Nykyaikana nopeatempoisessa digitaalisessa aikakaudessa on melkeinpä edellytetty, että työskentelemme tehokkaammin ja hyödynnämme teknologiaa monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseksi. Eikä mikään tietokoneohjelma tee siinä parempaa työtä kuin Microsoft Excel.
Ensimmäisen kerran 1980-luvun puolivälissä käyttöön otettu Excel on monien liike-elämän asiantuntijoiden mielestä yksi kaikkien aikojen parhaista koskaan kehitetyistä ohjelmistoista – vuonna 2013 PCMag kutsui sitä ”ensimmäiseksi ja ainoaksi valinnaksi numeeristen tietojen käsittelyyn”. Ja koska nykyaikaisen digitaalisen talouden valtavat osat ovat nykyään riippuvaisia ohjelmasta, sen koukeroiden hallitseminen on varma keino lisätä tuottavuutta, parantaa tehokkuutta ja tehdä vaikutus työtovereihin ja työntekijöihin.
Mikäli Excelillä on merkittävä asema ohjelmistomaailmassa, on olemassa lukemattomia tapoja, joilla Microsoft Excelin käyttökokemusta voi tehostaa, ja osa niistä on sisällytetty suoraan ohjelman käyttöliittymään, ja osa on saatavana lisäosina ja laajennuksina. Ja koska kukaan ei ole koskaan sanonut, että Excel on helppo, olemme keränneet suosikkistrategioitamme suorituskyvyn parantamiseksi.
- 1.) Navigoi Excelissä kuin ammattilainen.
- 2). Voit soveltaa samanlaista muotoilua useisiin arkeihin samanaikaisesti.
- 3.) Excel-tietojen lisääminen Microsoft Wordiin tai PowerPointiin.
- 4). Valitse yksinkertaisesti sarakkeet ja rivit.
- 5.) Lisää rivejä ja sarakkeita helposti.
- 6.) Lisää rivejä ja sarakkeita. Käännä sarakkeet riveiksi (tai päinvastoin).
- 7.) Käytä yksinkertaisia laskutoimituksia säästääksesi aikaa ja energiaa.
- 8). Yhteenvetorivin lisääminen taulukkoon.
- 9.) Käytä automaattista täyttöä.
- 10.). Piilota tiedot suojatuissa työlehdissä.
Totta kai hiiri ja ohjauslevy ovat vakiovarusteita useimmissa nykyaikaisissa työpöydissä. Mutta jos haluat todella tehostaa Microsoft Excelin käyttöäsi, opettele näppäimistön pikanäppäimet. Esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla ja napauttamalla nuolinäppäimiä ylös, alas, vasemmalle tai oikealle voit valita jokaisen solun aina arkin loppuun asti. Voit selata työarkkeja pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun painat joko Page Down tai Page Up. Voit muuttaa numeroalueen valuutaksi, jossa on dollarimerkki ja kaksi desimaalia, painamalla samanaikaisesti Ctrl + Shift + $. Voit myös muuttaa numeron päivämääräksi (päivä, kuukausi ja vuosi) painamalla Ctrl + Shift + #.
2). Voit soveltaa samanlaista muotoilua useisiin arkeihin samanaikaisesti.
Tämä kriittinen tehtävä on helppo toteuttaa Excelin ryhmiteltyjen työarkkien toiminnolla. Napsauta niiden arkkien välilehtiä, jotka haluat ryhmitellä, samalla kun painat Ctrl-näppäintä, ja ne kaikki muuttuvat valkoisiksi; kun arkit on ryhmitelty, kaikki yhteen arkkiin syötetyt muotoilut näkyvät myös muissa arkeissa. Kun olet muotoillut ryhmitetyt arkit, varmista, että voit poistaa niiden ryhmittelyn napsauttamalla välilehtiä ennen tietojen syöttämistä tai poistamista.
3.) Excel-tietojen lisääminen Microsoft Wordiin tai PowerPointiin.
Jos olet joskus aiemmin kokeillut tätä, saatat nauraa. Mutta tietojen siirtäminen taulukkolaskentaohjelmasta tekstiasiakirjaan on mahdollista. Varo vain, että napsautat liittämisen jälkeen näkyviin tulevaa leikepöytää ja päätät, haluatko säilyttää alkuperäisen Excel-muotoilun vai haluatko, että liitetyt tiedot vastaavat olemassa olevan Word- tai PowerPoint-asiakirjan muotoilua.
4). Valitse yksinkertaisesti sarakkeet ja rivit.
Jos tietosi ovat taulukossa ja sinun on viitattava kokonaiseen sarakkeeseen uudessa kaavassa, napsauta sarakkeen nimeä. (Ammattilaisvinkki: varmista, että kursori näyttää alaspäin osoittavalta nuolelta, ennen kuin napsautat sarakkeen nimeä). Muita käteviä valintanäppäimiä ovat Shift + välilyönti, jolla valitaan koko rivi, ja Ctrl + välilyönti, jolla valitaan koko sarake.
5.) Lisää rivejä ja sarakkeita helposti.
Hyvä Excel-taulukkolaskenta on aina valmis kasvamaan. Rivien ja sarakkeiden nopea lisääminen onnistuu monella eri tavalla: napsauttamalla Lisää > Rivit tai sarakkeet, napsauttamalla riviä tai saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää tai painamalla Ctrl ja + tai Ctrl + Shift ja +
6.) Lisää rivejä ja sarakkeita. Käännä sarakkeet riveiksi (tai päinvastoin).
Jos sinulla on sarakkeisiin järjestettyjä tietoja, jotka on muutettava riveiksi (tai päinvastoin), älä huoli. Kopioi alkuperäinen solulohko, napsauta sitten kohdesolua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Paste Special,sitten Transpose.
7.) Käytä yksinkertaisia laskutoimituksia säästääksesi aikaa ja energiaa.
Excelin kaavat voivat olla legendaarisia monimutkaisuudestaan, mutta yksinkertaiset laskutoimitukset voivat usein antaa välittömimmän tuottavuuslisäyksen. Käytä +-näppäintä lisäämiseen, -näppäintä vähentämiseen, *-näppäintä kertomiseen ja /-näppäintä jakamiseen
8). Yhteenvetorivin lisääminen taulukkoon.
Voit lisätä yhteenvetorivin taulukkoon Design-nauhassa (Windowsissa) tai Table-nauhassa (Macissa) valitsemalla Total Row (Yhteenvetorivi). Tämän jälkeen voit valita erilaisista yhteenvetotilastoista: kokonaissumman lisäksi myös kokonaislukumäärän, keskiarvon, keskihajonnan ja paljon muuta. Tietojen sijoittaminen kokonais- tai yhteenvetoriville tarkoittaa, että ne on liitetty taulukkoon, mutta ne pysyvät alimmalla rivillä riippumatta siitä, miten haluat lajitella taulukon tiedot. Tämä voi säästää valtavasti aikaa, jos tutkit paljon tietoja.
9.) Käytä automaattista täyttöä.
Tämä toimii erinomaisesti toistuvissa tehtävissä: päivämäärien, kellonaikojen tai muiden arvojen täyttämisessä, jotka noudattavat järjestystä. Aloita ensimmäisestä merkinnästä ja siirrä kursori viimeisen solun oikean alaosan päälle, jolloin esiin tulee täyttökahva. Kun se muuttuu plusmerkiksi (+), napsauta ja valitse kaikki solut, jotka haluat täyttää valitsemallasi kuviolla. Voit jopa mennä sarakkeessa ylöspäin tai rivillä vasemmalle ja oikealle.
10.). Piilota tiedot suojatuissa työlehdissä.
Jos haluat jakaa joitakin tietoja muiden käyttäjien kanssa, mutta et kaikkia, harkitse niiden piilottamista. Helppo tapa on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Piilota-toiminto. Voit kuitenkin olla vielä turvallisempi käyttämällä Muotoile solut -toimintoa valitsemalla Aloitus > Fontti > Avaa Muotoile solut > Numerovälilehti > Mukautettu > Tyyppi. Näin tietosi pysyvät todella turvassa.
Olitpa sitten kokenut Excel-ammattilainen, joka etsii uusia helppokäyttöisyystemppuja, tai uusi käyttäjä, joka yrittää päästä kaikesta jyvälle, näiden vinkkien pitäisi parantaa ohjelmakokemustasi. Haluatko tietää lisää Microsoft Officen tuottavuuspaketista? Oletko utelias, onko toimistosi valmis päivitykseen, joka tekee teknologiaelämästäsi tuottavampaa ja tehokkaampaa? Ota yhteyttä CMIT Solutionsiin jo tänään. Olemme täällä saadaksemme laitteistot ja ohjelmistot toimimaan yrityksesi hyväksi, emme sitä vastaan.