Ratkaisu
Sähköpostitilaan ja kalentereihin sekä rajallisiin yhteistyömahdollisuuksiin liittyvien turhautumisten vuoksi tietohallintojohtaja pyysi ryhmää tarkastelemaan opiskelijoille tarjottavia isännöityjä vaihtoehtoja, kuten Google Workspacea, Microsoft Livea ja Zimbraa. He analysoivat kustannuksia ja hyötyjä ja perustivat sitten opiskelijoiden kohderyhmiä vaihtoehtojen rajaamiseksi. Yliopisto päätti valita Googlen eri työkalujen pilottitestien sekä henkilökohtaisten esittelyjen ja opiskelijoilta saadun palautteen jälkeen. Kyky integroitua eri ohjelmistoihin ja laitteistoihin oli merkittävä tekijä NC Staten päätöksessä. ”Microsoftin ratkaisu toimi tuolloin oikeastaan vain Internet Explorerin kanssa”, kertoo Sarah Noell, Googlen palveluryhmän johtaja ja apulaisjohtaja tietotekniikkatoimistossa. ”Meillä on kampuksella yhä enemmän Mac-tietokoneita.
Opiskelijoille, joista monet jo käyttivät Googlea, se oli todella helppo valinta.” Samaan aikaan CIO pyysi kampuksen toista tutkimusryhmää arvioimaan Google Workspacea tiedekunnalle ja henkilökunnalle. Heidän tärkein kriteerinsä oli ratkaisu, joka vaatisi vain vähän muutoksia prosesseihin. Siirtyminen paikallisesta ratkaisusta pilvipohjaiseen vaatii jonkin verran muutoksia, mutta muutos koettiin todellisuutta suuremmaksi. Useimmat tiedekunnan jäsenet suhtautuivat myönteisesti Googlen käyttöön, koska he olivat nähneet, että opiskelijat käyttivät sitä menestyksekkäästi. Jotkut henkilökunnan jäsenet olivat aluksi vastahakoisia, mutta heidän valituksensa ovat lähes kadonneet sen jälkeen, kun he alkoivat käyttää Google Workspacea, Noell muistelee. Nyt Noellin tiimi hallinnoi 180 000 Google-tiliä, joista noin 75 000 on aktiivisia. NC Staten tutkinnon suorittaneet voivat pitää tilinsä määräämättömän ajan, ja monilla on inaktiivisia tilejä.