Seuraavassa on ote kirjasta Accounting Made Simple: Accounting Explained in 100 Pages or Less.
Kun yritys ostaa hyödykkeen, joka todennäköisesti kestää yli vuoden, sen hankintamenoa ei lasketa välittömäksi kuluksi. Sen sijaan hankintameno jaetaan useammalle vuodelle prosessissa, jota kutsutaan poistoiksi.
Suoraviivaiset poistot
Perusteellisin poistomuoto tunnetaan suoraviivaisina poistoina. Tässä menetelmässä hyödykkeen hankintameno jaetaan tasaisesti hyödykkeen odotetulle käyttöiälle.
Esimerkki: Daniel käyttää 5 000 dollaria uuteen laitteeseen puusepänliikkeessään. Hän odottaa laitteen kestävän 5 vuotta, jolloin sillä ei todennäköisesti ole enää merkittävää arvoa. Joka vuosi 1000 dollaria laitteen hankintamenosta luetaan kuluksi.
Kun Daniel ostaa laitteen ensimmäisen kerran, hän tekee seuraavan päiväkirjamerkinnän:
| DR. Laitteet | 5,000 |
| CR. Kassavarat | 5 000 |
Tällöin Daniel tekisi joka vuosi seuraavan kirjauksen kirjatakseen laitteiden poistomenot:
| Poistomenot | 1 000 |
| Kertyneet poistot | 1 000 |
Kertyneistä poistoista käytetään nimitystä vastatili tai tarkemmin sanottuna vastatili.” Kontratilejä käytetään muiden tilien kuittaamiseen. Tässä tapauksessa Kertyneillä poistoilla kuitataan Varusteita.
Kunakin ajankohtana Varusteiden debet-saldon ja Kertyneiden poistojen kredit-saldon nettomäärä antaa Varusteiden nettosaldon, jota kutsutaan joskus ”nettokirjanpitoarvoksi”. Yllä olevassa esimerkissä sanotaan, että ensimmäisen vuoden poistojen jälkeen Laitteiden nettokirjanpitoarvo on 4000. (5 000 alkuperäinen hankintameno, josta on vähennetty 1 000 kertyneet poistot.)
Tehdään hyvityskirjaukset kertyneisiin poistoihin sen sijaan, että ne kirjattaisiin suoraan Laitteisiin, jotta:
- tieto siitä, kuinka paljon hyödyke on alun perin maksanut, ja
- tieto siitä, kuinka paljon poistoja hyödykkeestä on jo kirjattu.
Esimerkki (jatkuu): Lopulta, 5 vuoden kuluttua, Kertyneiden poistojen saldo on 5 000 (hyödykkeen alkuperäinen hankintameno). Tässä vaiheessa – kun hyödykkeen nettokirjanpitoarvo on nolla – Daniel tekee seuraavan kirjauksen hyödykkeen ”poistamiseksi”:
| Kertyneet poistot | 5 000 |
| Kalusto | 5 000 |
Tämän kirjauksen tekemisen jälkeen kalustossa tai kertyneissä poistoissa ei enää ole saldoa.
Palautusarvo
Mitä jos yritys suunnittelee käyttävänsä omaisuuserää muutaman vuoden ja myyvänsä sen sitten ennen kuin se on täysin arvoton? Näissä tapauksissa käytetään niin sanottua ”lunastusarvoa”. Pelastusarvo (joskus kutsutaan myös jäännösarvoksi) on arvo, joka omaisuuserällä odotetaan olevan suunnitellun käyttövuosimäärän jälkeen.
Esimerkki: Lydia käyttää 11 000 dollaria toimistohuonekaluihin, joita hän aikoo käyttää seuraavat kymmenen vuotta, minkä jälkeen hän uskoo, että niiden arvo on noin 2 000 dollaria. Huonekalujen alkuperäistä hankintamenoa, josta on vähennetty niiden odotettu lunastusarvo, kutsutaan poistokelpoiseksi hankintamenoksi – tässä tapauksessa 9 000 dollaria.
Joka vuosi Lydia kirjaa 900 dollarin poistot seuraavasti:
| Poistomenot | 900 |
| Kertyneet poistot | 900 |
Kymmenen vuoden kuluttua kertyneillä poistoilla on 9000 dollarin hyvitys. Jos Lydia myy huonekalut 2000 dollarilla, hänen on kirjattava rahavirta ja poistettava toimistokalusteiden ja kertyneiden poistojen saldot:
| Kertyneet poistot | 9 000 |
| Liikevarat | 2 000 |
| Konttorikalusteet | 11,000 |
Myyntivoitto tai -tappio
On tietysti melko epätodennäköistä, että joku voi ennustaa tarkalleen, mikä on omaisuuserän lunastusarvo useiden vuosien kuluttua siitä, kun hän osti omaisuuserän. Kun omaisuuserä myydään, jos saatu rahamäärä on suurempi kuin omaisuuserän nettokirjanpitoarvo, myynnistä on kirjattava myyntivoitto. (Voitto toimii tulojen tavoin siten, että se on kreditoitu ja kasvattaa omaa pääomaa.)
Jos omaisuuserä kuitenkin myydään alle sen nettokirjanpitoarvon, on kirjattava tappio. (Tappiot toimivat kuten menot: Niillä on debet-saldot, ja ne pienentävät omaa pääomaa.)
Määrääminen siitä, tehdäänkö voitto- vai tappiokirjaus, ei ole koskaan liian vaikeaa: Selvitetään vain, tarvitaanko lisäveloitusta vai -krediittiä, jotta päiväkirjamerkintä saadaan tasapainoon.
Esimerkki (jatkuu): Jos Lydia olisi kymmenen vuoden kuluttua myynyt huonekalut 2000 dollarin sijaan 3000 dollarilla, hän kirjaisi tapahtuman seuraavasti:
| Kassa | 3 000 |
| Kertyneet poistot | 9 000 |
| Konttorihuonekalut | 11,000 |
| Kaluston myyntivoitto | 1,000 |
Esimerkki (jatkuu): Jos Lydia olisi kuitenkin myynyt huonekalut vain 500 dollarilla, hän tekisi seuraavan kirjauksen:
| Kassa | 500 | |
| Kertyneet poistot | 9 000 | |
| Tappio huonekalujen myynnistä | 1 500 | |
| Konttorihuonekalut | 11,000 |
Muut poistomenetelmät
Suoraviivaisen poistomenetelmän lisäksi on olemassa kourallinen muita (monimutkaisempia) poistomenetelmiä, jotka ovat myös GAAP:n hyväksymiä. Esimerkiksi kaksinkertainen degressiivinen menetelmä koostuu siitä, että jäljellä oleva nettokirjanpitoarvo kerrotaan vuosittain tietyllä prosenttimäärällä. Käytettävä prosenttiosuus on kaksinkertainen siihen verrattuna, jota käytettäisiin ensimmäisenä tasapoistovuonna.
Esimerkki: Randy ostaa 10 000 dollarilla laitteita, joista hän aikoo tehdä poistot viiden vuoden aikana. Käytettäessä tasapoistoa Randy poistaisi ensimmäisenä vuonna 20 % laitteen arvosta (100 % ÷ viisi vuotta). Näin ollen kaksinkertaisen alenevan taseen menetelmässä käytetään 40 prosentin poistoja joka vuosi (2 x 20 %). Kunkin neljän ensimmäisen vuoden poistot olisivat seuraavat:
| Vuosi | Nettokirjanpitoarvo | Poistomenot | |
| 1 | 10 dollaria,000 | x40% = | $4,000 |
| 2 | $6,000 | x40% = | $2,400 |
| 3 | $3,600 | x40% = | $1,440 |
| 4 | $2,160 | x40% = | $864 |
Esimerkki (jatkuu): Koska laitteesta tehdään poistot viiden vuoden aikana, Randy kirjaa viidennelle vuodelle 1296 dollaria (eli 2160 – 864) poistoja, jotta omaisuuserän nettokirjanpitoarvo pienenisi nollaan.
Toinen GAAP:n hyväksymä poistomenetelmä on tuotantoyksikkömääräinen poistomenetelmä. Tuotantoyksiköiden menetelmässä omaisuuserän poistoaste ei ole ajan funktio vaan pikemminkin sen funktio, kuinka paljon omaisuuserää käytetään.
Esimerkki: Bruce harjoittaa nahkatakkeja valmistavaa liiketoimintaa. Hän käyttää 50 000 dollaria laitteeseen, jonka odotetaan kestävän 5 000 takin valmistuksen ajan. Tuotantoyksikkökohtaista poistomenetelmää käyttäen Bruce tekisi laitteesta poistot kullakin kaudella sen mukaan, kuinka monta takkia on tuotettu (10 dollarin poistoasteella takkia kohti).
Jos Bruce käyttäisi tiettynä kuukautena laitteita 150 takin valmistamiseen, poistot kirjattaisiin seuraavalla kirjauksella:
| Poistomenot | 1 500 |
| Kertyneet poistot | 1 500 |
Aineellisten hyödykkeiden hankinnat
Käsitteellä oleellisuus on suuri merkitys siinä, miten jotkin omaisuuserät kirjataan. Tarkastellaan esimerkiksi 15 dollarin arvoisen roskakorin tapausta. Kun otetaan huomioon, että roskakori kestää lähes varmasti yli vuoden, siitä pitäisi teoriassa tehdä poistot sen odotettavissa olevan käyttöiän aikana.
Mutta – yrityksen tilinpäätökseen kohdistuvan vaikutuksen kannalta – ero roskakorin poistojen ja koko hankintamenon välittömän kuluksi kirjaamisen välillä on selvästi vähäinen. Kirjanpidon lisätarkkuudesta saatava hyöty on paljon suurempi kuin se vaiva, joka aiheutuu merkityksettömien poistokirjausten tekemisestä vuodesta toiseen. Tämän vuoksi tämänkaltaiset hyödykkeet kirjataan yleensä kuluksi heti hankinnan yhteydessä sen sijaan, että niistä tehtäisiin poistot usean vuoden aikana. Tällainen hankinta kirjataan tavallisesti seuraavasti:
| Toimiston hallintokulut | 15.00 |
| Kassa (tai ostovelat) | 15,00 |
Yksinkertainen yhteenveto
- Suoraviivainen poisto on yksinkertaisin poistomenetelmä. Suoraviivaista poistomenetelmää käytettäessä hyödykkeen hankintameno poistetaan sen odotettavissa olevan käyttöiän aikana siten, että joka kuukausi kirjataan yhtä suuri määrä poistoja.
- Kertyneitä poistoja – omaisuuserän vastatiliä – käytetään sen seuraamiseen, kuinka paljon poistoja hyödykkeestä on tähän mennessä kirjattu.
- Hyödykkeen nettokirjanpitoarvo on yhtä suuri kuin sen alkuperäinen hankintameno vähennettynä hyödykkeestä kirjatuilla kertyneillä poistoilla.
- Jos hyödyke myydään nettokirjanpitoarvoa suuremmalla hinnalla, siitä on kirjattava voitto. Jos se myydään alle nettokirjanpitoarvon, kirjataan tappio.
- Aineellisten hyödykkeiden hankinnat kirjataan yleensä heti kuluksi sen sijaan, että niistä tehtäisiin poistot.