Erityistapahtumien suunnittelijat – erityisesti voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden piirissä toimivat – tietävät, että ulkoilmassa järjestettävän varainhankintatapahtuman järjestäminen on loistava idea. Tämäntyyppiset tapahtumat, kuten muutkin yhteisön varainkeruuideat, edellyttävät, että seuraavan vuoden tapahtuman suunnittelu aloitetaan heti tämän vuoden varainkeruutapahtuman päätyttyä. On tärkeää raportoida tapahtumasta ja keskustella siitä, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa. Keskustelemalla onnistumisista ja parannuksista varmistetaan, että nämä ominaisuudet voidaan sisällyttää tai parantaa ensi vuoden tapahtumaan. Tällainen ennakoiva suunnittelu tuo lisäarvoa myös sponsoreille. Ja väistämättä kaikki menestyksekkäät yhteisökävelyt toivovat kasvavansa ja laajenevansa vuosi vuodelta.
On tärkeää keskittyä tällaisten tapahtumien järjestämisen ensisijaiseen tavoitteeseen: varainhankintaan. Niille tapahtumasuunnittelijoille, jotka ovat aiemmin järjestäneet yhteisökävelyn, yksi tärkeimmistä suunnittelun ajankohdista tapahtuu itse asiassa kävelyn päättymisen jälkeen. Tutustuaksemme yhteisöllisen varainkeruukävelyn suunnittelun ja toteutuksen moniin näkökohtiin pääsemme kurkistamaan kulissien taakse Chicagon Y-ME-rintasyöpäjärjestön järjestämään äitienpäivätapahtumaan.
Y-ME:n äitienpäivän rintasyöpärahoituskävely
Y-ME:n perusti kaksi rintasyövästä selviytynyttä henkilöä vuonna 1979. Voittoa tavoittelematon järjestö tunnettiin parhaiten rintasyöpäpotilaille suunnatusta monikielisestä National Breast Cancer Hotline -ohjelmastaan. Ohjelma sai mainetta maan ainoana 24 tunnin maksuttomana vihjelinjana, jossa työskentelee yksinomaan rintasyövästä selviytyneitä, jotka ovat koulutettuja vertaisohjaajia. Järjestö järjesti kuitenkin myös vuosittain äitienpäivänä varainkeruukävelyn, jolla tuettiin sen ohjelmia ja palveluja. Vuonna 2007 Y-ME keräsi yli 7 miljoonaa dollaria lähes 43 000 kävelijän voimin 12 kaupungista. Vuonna 2008 mukana oli jo 15 kaupunkia. Valitettavasti Y-ME sulki ovensa vuonna 2012, mutta sen vuotuisen varainkeruun perintö on edelleen loistava tapaustutkimus voittoa tavoittelemattomien tapahtumien suunnittelijoille.
Suuri osa Y-ME:n varainkeruun menestyksestä johtuu organisoidusta lähestymistavasta suunnitteluun ja siitä, että tärkeimpiä tavoitteita pidetään ensin silmällä. Liz Klug, järjestön entinen erityistapahtumien johtaja, sanoi näin järjestön ennätysvuoden 2007 jälkeen: ”Meillä on suunnitelma eri ajankohtia varten suunnitteluprosessin aikana. Ryhdymme siis toimiin näiden kriittisimpien ajankohtien edistämiseksi varmistaaksemme, että olemme menestyksekkäitä. Esimerkiksi kaupungissa, jossa saatamme järjestää tapahtuman ensimmäistä kertaa, meidän on keskityttävä varmistamaan, että meillä on loistava tapahtumapaikka ja paikka, jonne ihmiset haluavat tulla uudelleen. Myöhemmin voimme keskittyä siihen, mihin kahviloihin jätämme esitteitä.” Katsotaanpa, miten Klug ja Y-ME:n tapahtumasuunnittelutiimi järjestivät näin onnistuneen tapahtuman.
Analysoimalla numerot
Yhteisökävelyn tai vastaavanlaisen tapahtuman järjestäminen edellyttää useiden eri osatekijöiden tavoitteiden yhdistämistä, mutta viime kädessä tapahtumaa isännöivä yhdistys tai hyväntekeväisyysjärjestö tekee sen kerätäkseen rahaa asialleen. Siksi seuraavan tapahtuman suunnittelun ensimmäinen vaihe tapahtuu nykyisen tapahtuman päätyttyä, ja suurin osa tästä työstä liittyy ”numeroihin”.
”Katsoimme tarkkaan lukuja tapahtuman päätyttyä”, Klug selittää, ”Vertasimme tämän vuoden tulosta edelliseen . Katsoimme osallistujien kokemusta. Arvioimme sponsorointikategorioitamme. Vastasimme tapahtumia koskeviin välittömiin sähköpostiviesteihin.” Tapahtumasuunnittelijat ryhtyvät myös välittömiin toimiin varmistaakseen, että kaikki tämän vuoden tapahtumaan osallistuneet jatkavat ensi vuonna.
Klug kaivautui myös yksityiskohtiin. Arvioinneissaan hän tarkasteli kaikkea osallistuneiden vapaaehtoisten määrästä jaettujen t-paitojen määrään. Sen jälkeen hän kysyi, tarvitaanko ensi vuonna enemmän vai vähemmän.
Suunnitteluaikataulu
Yhteisön varainkeruukävelyä järjestäville on tärkeää tietää, mitä vaiheita eri ajankohtina tulisi hoitaa. Useimmilla voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä ei ole sitä ylellisyyttä, että niillä olisi paljon henkilökuntaa ja vapaaehtoisia toimikunnan jäseniä ajamassa tapahtuman onnistumista. Suunnittelijat kuitenkin tunnustavat, että heidän on varmistettava, että he tekevät tiivistä yhteistyötä kaupungin pormestarin toimiston ja julkisten töiden osaston kanssa, jotta tapahtuma saadaan julkiseen kalenteriin.
Klug ehdottaa, että viime vuoden lukujen analysoinnin jälkeen ensimmäisenä askeleena olisi keskittyä yritysten rekrytointiin. Jos tapahtuma ei ole uusi ohjelma, on tärkeää saada yritysten tuki ensi vuoden tapahtumalle heti tämän vuoden tapahtuman päätyttyä. ”Keskityimme sponsoreiden uusimiseen, kun toimitimme tapahtuman loppuraportin”, Klug sanoo. Hän tarjoaa myös seuraavia kohokohtia suunnittelijoille, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään kävelykävelyn varainhankintatapahtumana:
- Tunnista yrityssponsorit
- Kehitä kävelyjoukkueiden ohjelmat
- Määritä tapahtuman aktiviteetit
- Aloita kävelyn rekrytointi
- Tapahtuman logistiikan viimeistely
- Tapahtuman järjestäminen
- Kiitostapahtuman järjestäminen
- Arviointi ja seuraavan tapahtuman aloittaminen
.
Y-ME palkkaisi myös ulkopuolisen logistiikkayrityksen hoitamaan monia logistisia vaatimuksiaan. Yksi hyödyllisimmistä oli kuitenkin verkkoilmoittautumisjärjestelmän käyttöönotto.
Verkkoilmoittautumisjärjestelmän menestys
Y-ME oppi nopeasti verkon käytön tärkeydestä verkkoilmoittautumisessa, ja se on sittemmin vahvasti puolustanut tekniikan käyttöä verkkoilmoittautumisessa ja varainhankinnassa.
Y-ME investoi verkkopohjaiseen valitsijasuhteidenhallintajärjestelmään, joka toimi vuoden 2003 kisasivustona. Tämäntyyppinen järjestelmä toimii vapaaehtoisten henkilökohtaisena verkkosivustona, jolla he voivat tehdä henkilökohtaisia vetoomuksia lahjoitusten ja muun osallistumisen saamiseksi. Se kerää tiedot yhteen tietokantaan ja toimii välineenä, jonka avulla kävelyjoukkueiden kapteenit voivat kannustaa jäseniään.
Online-osallistujamäärä kasvoi 4 000:sta 11 594:ään. Verkkolahjoitukset kasvoivat 5 000:sta 19 650:een. Y-ME-tiimi uskoi, että se auttoi osaltaan saavuttamaan 2,35 miljoonan dollarin tavoitteen, ja bonuksena teknologia vähensi hallintokuluja noin 20 000 dollarilla.
Tällainen järjestelmä voi toimia myös tärkeänä viestintävälineenä, jonka avulla organisaatio voi seurata ja jatkaa äänestäjien osallistumista myös itse kilpailupäivän jälkeen.
Kilpailupäivän aikataulu
Yhteisökävelyt ajoitetaan useimmiten aamupäiväksi. Riippuen opasteiden monimutkaisuudesta ja sijainnista, tapahtuman valmistelu voi yleensä alkaa jo viikkoa ennen tapahtumaa, ja suurin osa toiminnasta tapahtuu pari päivää ennen kävelyä.
Kun Y-ME suunnitteli vuosittaista varainhankintatapahtumaansa, tiimi pyrki tyypillisesti rajaamaan kävelyn järjestämisalueen niin, että se ei vaatisi merkittävää määrää resursseja tiettyjen toimintatehtävien, kuten katujen sulkemisen, suorittamiseen. Heidän kävelynsä oli yleensä ei-kilpailullista, joten se auttaa myös siinä, että heidän ei tarvinnut ottaa huomioon kilpailullisemman kilpailuympäristön edellyttämiä vaatimuksia.
Itse kilpailupäivän aikataulu sujui yleensä seuraavasti:
- Tapahtuman suunnitteluryhmä saapuu (2.5 tuntia ennen kävelyä)
- Vapaaehtoisten sisäänkirjautuminen (2 tuntia ennen kävelyä)
- Sponsoreiden sisäänkirjautuminen ja järjestelyt (2 tuntia ennen kävelyä)
- Rekisteröinti alkaa (1.5 tuntia ennen kävelyä)
- Aloituslinjan pystytys (30 minuuttia ennen kävelyä)
- Avajaisseremonia (10 minuuttia ennen kävelyä)
- Kilpailu alkaa
- Päälavan viihdytys alkaa (1 tunti kävelyn alkamisen jälkeen)
- Päälavan viralliset huomautukset (kävelyn päätyttyä; klo 1.5 tunnin kohdalla)
- Ohjelma päättyy virallisesti (3 tuntia kävelyn alkamisen jälkeen)
- Tapahtuman purkaminen alkaa (tapahtuman virallisen päättymisen jälkeen)
Vinkkejä yhteisön kävelyn tai juoksun suunnitteluun
Niille organisaatioille, jotka ovat kiinnostuneita järjestämään yhteisön kävelyn tai juoksun ensimmäistä kertaa, Klug tarjoaa useita ehdotuksia, jotka auttavat varmistamaan tapahtuman onnistumisen.
- Aloita lämpimistä johtolangoista, mukaan lukien hyvät yhteydet vapaaehtoistyöntekijöihin, sponsoreihin tai suureen joukkueeseen. Määrittele mitattavissa olevat tulokset.
- Arvioi kilpailevia tapahtumia kaupungissasi/paikkakunnallasi selvittääksesi niiden parhaat käytännöt ja parannuskohteet.
- Työskentele kaupungin pormestarinviraston ja puisto-osastojen kanssa keskustellaksesi vaadittavista luvista ja tapahtumasi logistiikasta: ajankohdasta, paikasta ja osallistujien määrästä. Varmista, että olet valmistautunut näihin tapaamisiin.
- Tutustu budjettiisi ja varmista, että pidät toimintakulut 25-30 prosentissa uuden tapahtuman osalta. Jotkut hyväntekeväisyysjärjestöt pyrkivät 15-20 %:iin kokonaiskustannuksista.
- Varmista sponsorit, jotka kattavat 100 % tapahtumasi toimintakuluista.