Neuvotteluissa tai siinä, mikä tekee mestarineuvottelijasta mestarin, ei ole mitään maagista tai mystistä. On olemassa 5 vaihetta ja käytäntöä, jotka toimivat johdonmukaisesti. Tässä esiteltävässä mallissa tunnistetaan jokaisen neuvottelun viisi vaihetta yksinkertaistetussa viitekehyksessä, joka auttaa sinua analysoimaan, omaksumaan ja soveltamaan parhaita neuvottelukäytäntöjä.
Malli on rakennettu erilaisten asiakaskokemusten pohjalta organisaatioissa ympäri maailmaa vuodesta 1993 lähtien. Se on pyöreä, koska se kuvaa kaikkien neuvottelujen sujuvaa liikettä. Yhteistoiminnalliset neuvottelut ovat jatkuva prosessi, joka rakentaa luottamusta, luottamusta ja vahvoja suhteita.
22 parasta neuvottelukäytäntöä (BNP) sijoittuvat periaatteessa johonkin neuvotteluvaiheeseen – vaikkakin jotkin niistä pätevät koko neuvottelusyklin ajan ja toiset siirtyvät vaiheesta toiseen.
| Viisi neuvotteluvaihetta | ||
|---|---|---|
| Vaihe 1: Valmistautuminen |
Potentiaalisen arvon tunnistaminen |
|
|
Vaihe 2: Tiedonvaihto ja validointi |
Arvon löytäminen ja luominen |
|
| Vaihe 3: Tinkiminen |
Luo ja jaa arvoa |
|
| Vaihe 4: Johtopäätökset |
Varmistaa arvo |
|
| Vaihe 5: Suorita |
Laajenna arvoa |
|
Vaihe 1 – Valmistaudu
Valmistautumisessa ei ole hyviä oikoteitä. Se on jokaisen neuvottelun ensimmäinen vaihe, vaikka ihmiset eivät useinkaan anna sille sen ansaitsemaa aikaa. He ryntäävät usein tiedonvaihtovaiheeseen tai jopa suoraan neuvotteluvaiheeseen.
Valmistelu alkaa määrittämällä, onko kyseessä mahdollinen yhteistyötilanne, jotta voit valita paremman strategian. Seuraavaksi käytät aikaa tietojen tutkimiseen, tietojen ja vipuvaikutuksen analysointiin sekä etujen ja kantojen tunnistamiseen. Lopuksi sinun on pohdittava suhdetta, jonka haluat rakentaa.
Viisi keskeistä elementtiä neuvotteluihin valmistautumiseen
- Aluksi pohdittavia asioita
Pitäisikö minun neuvotella?
Mitä minun on tiedettävä
Tietojen järjestäminen - Tutkimus kattaa
Toimijat ja sidosryhmät
Tietopohjan
Standardit ja vertailuarvot - Analyysi sisältää
Tietojen uudelleenjärjestäminen
Tapahtumien ennakointi
Vahvuuksien ja riskien arviointi - Omien ja muiden
intressien
identifiointi
Positioiden tunnistaminen: Tavoitteet, toivotuimmat tulokset, ja vähiten hyväksyttävät sopimukset
Parhaat vaihtoehdot neuvotellulle sopimukselle
Uteliaisuudet - Tiedä suhde, jonka haluat rakentaa
Suunnittele luottamuksen rakentaminen
Valmistaudu tunnereaktioihin
Kehitä koettelemuksia, joiden avulla voit havaita ”ei tiedä” ja testata olettamuksia
Vaihe 2 – Tiedonvaihto
Tiedonvaihdonvaiheessa alat sitoutua vastapuolen kanssa, jakamaan tietoa ja tutkimaan vaihtoehtoja, jotka koskevat etuja – sitä, mitä kumpikin tarvitsee, toisin kuin kantoja – sitä, mitä kumpikin pyytää myöhemmin neuvotteluvaiheessa. Keskustelemme myöhemmin perusteellisesti etujen ja kantojen välisestä erosta ja siitä, miten kriittisiä ne ovat neuvottelujen onnistumisen kannalta, mutta tässä on lyhyt esimerkki:
Työntekijän kanta: hän on pyytänyt saada tehtäväkseen projektin Beeta.
Työntekijän etu: saadakseen ylennyksen hänen on onnistuttava hyvin näkyvässä projektissa.
Kriittisen tärkeää on keskittyä tässä vaiheessa rakentamaan yhteisymmärrystä ja luottamusta, jota ilman kumpikaan osapuoli ei tunne oloaan miellyttäväksi etujensa jakamisessa. Yksi tapa rakentaa suhdetta on tehdä tässä vaiheessa ”sosiaaliset kotiläksyt” selvittämällä ja osoittamalla kiinnostusta toisen osapuolen yrityskulttuuria, persoonallisuutta, ulkopuolisia kiinnostuksen kohteita ja arvoja kohtaan.
Vaihtovaiheessa tehdään neljä kriittistä arviointia:
- Luotettavuus – Ovatko he rehellisiä ja luotettavia?
- Pätevyys – Ovatko he uskottavia ja kyvykkäitä?
- Miellyttävyys – Pystyttekö työskentelemään hyvin yhdessä?
- Etujen yhteensovittaminen – Ovatko sinun etusi ja hänen etunsa samansuuntaiset?
Mestarin työväline vaihtovaiheessa on luottamuksen rakentaminen ja neuvottelijan luotain.
Yksi määritelmä Probe:
… tekniikka, jota käytetään vastaajan rohkaisemiseksi antamaan yksityiskohtaisempi vastaus kysymykseen ja tarkentamaan aiempaa vastaustaan. Esim: ”Onko vielä jotain muuta?” ”Miksi se on mielestäsi reilua?” ”Miten päädyit tuohon ratkaisuun?”
Vaihdon Go/No-Go-päätöshetki
Jos arviosi neuvotteluprosessin tässä vaiheessa on kielteinen, teet mukautuksia tai otat käyttöön parhaan vaihtoehdon neuvotellulle sopimukselle (BATNA).
Jos arviosi neuvotteluprosessin tässä vaiheessa on myönteinen, siirryt eteenpäin. Kun luottamus on kehittynyt, etsit luovia ratkaisuja, jotka vastaavat intresseihin, ja näet potentiaalia luoda todellista arvoa.
Sukellu neuvotteluvaiheeseen nyt?
Olet tässä vaiheessa innokas sukeltamaan neuvotteluvaiheeseen. Pidä tauko luodaksesi yhden kriittisen työkalun, joka ohjaa ja suojaa sinua seuraavissa vaiheissa. Se on yhteisen asialistan laatiminen.
Vaihe 3 – Neuvottelu
Neuvotteluissa tapahtuu ”antaminen ja ottaminen”. Jos ajattelet, että menestys tarkoittaa pelkkää ottamista eikä mitään antamista, et saa todellista arvoa. Tehdään ja hallitaan myönnytyksiä tinkimällä. Kun annat ja otat sellaista, mikä tyydyttää molempien osapuolten etuja, rakennat kestävän suhteen ja hedelmällisen lopputuloksen. Neuvotteluvaiheessa jatkat arvon luomista ja kauppojen avulla lopulta kaappaat arvoa.
- Jotta sinuun luotetaan, sinun on oltava antelias.
Neuvotteluvaiheessa tarvitset neuvottelijan työkalupakista kaksi välinettä, luotaimen ja luovuuden.
Tarjousvaihe on ”kasvotusten” käymistäsi toisen henkilön kanssa, vaikka ette olisikaan kasvokkain.
Kuten kaikissa ihmissuhteissa, tunteet voivat auttaa tai estää edistymistä. Erityisillä neuvottelijan työkaluilla ja käyttäytymistaidoilla on tässä suuri merkitys. Hienovireiset viestintätaidot ovat ratkaisevan tärkeitä tässä vaiheessa, kun tutkit vaihtoehtoja arvon luomiseksi ja toteutat kauppoja arvon saamiseksi. Onnistut parhaiten, kun ratkaisut tyydyttävät kaikkien tarpeita.
Vaihe 4 – päättäminen
Vaihe 4 on se vaihe prosessissa, jossa päästään sopimukseen. On tärkeää selvittää, onko toisella osapuolella kykyä noudattaa lupaamiaan asioita. Nyt on aika kirjoittaa kirjallisesti yhteiset edut ja laatia kattava yhteenveto sopimuksesta. Joskus tässä vaiheessa on harkittava strategioita, joilla sitoutuminen voidaan lyödä lukkoon. Muista myös sopia seuraavista vaiheista. Äläkä koskaan unohda kiittää toista osapuolta neuvotteluhalukkuudesta – silloinkin, kun sopimukseen ei päästä.
Vaihe 5 – Toimeenpano
Vaihe 5 on sopimuksen täytäntöönpano. Tätä vaihetta voidaan pitää myös valmistautumisena seuraavaan neuvottelumahdollisuuteen. Sinun on varmistettava, että noudatat annettuja lupauksia, jotta voit vahvistaa suhdetta ja rakentaa luottamusta. Tässä vaiheessa opit enemmän toisesta osapuolesta. Tämä johtaa helpompiin neuvotteluihin seuraavalla kerralla. Ja muista, että toteutuksen aikana sovellat todennäköisesti koko neuvotteluprosessia ja parhaita neuvottelukäytäntöjä (BNP) odottamattomiin tapahtumiin, epäonnistumisiin suorituksessa ja väistämättömiin muutoksiin.