Lomakkeiden W-2 jakelu on päättynyt. Juuri kun luulet olevasi valmis, työntekijä tulee luoksesi, ojentaa sinulle lomakkeensa ja kysyy: ”Miksi W-2:n 1. laatikon ansiot ovat pienemmät kuin 3. ja 5. laatikon ansiot?
Paniikissa vilkaiset W-2-lomaketta. Se ei auta.
Teit nopean haun W-2-lomakkeesta internetistä, mutta olet liian häkeltynyt saadaksesi nopean ja täsmällisen vastauksen työntekijäsi kysymykseen.
Olitko väärässä? Onko sinun annettava korjattu W-2-lomake? Todennäköisesti ei. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, miksi lomakkeen W-2 kentän 1 arvot ovat suurempia tai pienempiä kuin muut lomakkeen arvot.
Lomakkeen W-2 kentästä 1
Tiedät todennäköisesti, että sinun on ilmoitettava työntekijän palkat ja pidätetyt verot edelliseltä vuodelta lomakkeella W-2. Lomakkeen W-2 yksityiskohdat askarruttavat kuitenkin monia työnantajia ja työntekijöitä.
Ruutu 1
Jos olet tuonut tiedot palkanlaskentaohjelmistostasi tai käyttänyt verovalmistelijaa, et ehkä tiedä ruudun 1 yksityiskohtia.
Lomakkeen W-2 perusteiden ymmärtäminen on kuitenkin avainasemassa, kun haluat vastata työntekijän kysymyksiin. Mikä siis on laatikko 1?
Laatikko 1 – palkat, juomarahat ja muut korvaukset – sisältää työntekijän kaikki liittovaltion tuloveron alaiset palkat. Älä sisällytä veroa edeltäviä etuuksia ruutuun 1.
Luettele IRS:n mukaan seuraavat veronalaiset palkat, juomarahat ja muut korvaukset kohtaan 1:
- Palkat, bonukset, palkinnot yhteensä, ja palkinnot, jotka maksoit työntekijälle
- Muut kuin käteismaksut
- Työntekijän ilmoittamat juomarahat
- Tietyt työntekijän liikekulukorvaukset
- Tapaturma- ja sairausvakuutusmaksut vähintään 2 %:n osakkeenomistajille-työntekijät (jos sinulla on S Corp)
- Veronalaiset käteisetuudet Section 125 cafeteria-järjestelystä
- Työntekijän ja työnantajan maksut Archer MSA:han
- Työnantajan maksut hyväksyttyihin pitkäaikaishoitopalveluihin, jos kattavuuden tarjoaa FSA
- Ryhmähenkivakuutuksen veronalaiset kustannukset, jotka ylittävät 50 000 dollaria
- Ei poissuljettavat koulutusavustusmaksut
- Määrä, jonka olet maksanut työntekijän osuudesta sosiaaliturva- ja Medicare-veroihin, soveltuvin osin
- Suunnitellut Roth-maksut
- Maksut työntekijän ehdottomaan lykättyyn palkitsemisjärjestelyyn tai muuhun kuin valtiolliseen Section 457(b)-järjestelyyn
- Qualifying Section 457(f)-määriin
- Maksut lakisääteisille palkansaajille, jotka ovat sosiaaliturva- ja Medicare-verovelvollisia, mutta jotka eivät ole liittovaltion tuloveron lähdeveron alaisia
- Vakuutusjärjestelyjen vakuutussuojaa korvausosuuden jakamisella-dollarihenkivakuutusjärjestelyyn
- Työntekijän ja työnantajan maksut HSA:han, jos ne ovat tuloon sisällytettävissä
- NQDC-ohjelman määrät, jotka ovat tuloon sisällytettävissä 409A pykälän vuoksi
- Ei-kvalifioidut muuttokulut ja -korvaukset
- Maksut entisille työntekijöille, jotka ovat sotilaspalveluksessa
- Kaikki muut korvaukset (esim.g., stipendit ja apurahat)
Seuraavat ruudut
Laatikosta 2 käy ilmi, kuinka paljon liittovaltion tuloveroa pidätit ruudun 1 palkoista vuoden aikana. Ruutujen 1 ja 2 numerot auttavat määrittämään työntekijän veronpalautuksen tai -velvollisuuden.
Useimmat liittovaltion tuloverosta vapautetut etuudet eivät ole vapautettuja sosiaaliturvaverosta. Laatikossa 3 ilmoitetaan, kuinka paljon työntekijä ansaitsi rahaa, josta piti maksaa sosiaaliturvaveroa vuoden aikana.
Koska jotkin etuudet eivät ole liittovaltion tuloveron alaisia, laatikoissa 1 ja 3 (samoin kuin laatikossa 5) voi olla eri arvoja. Samoin W-2:n ruutujen 1 ja 16 arvot voivat poiketa toisistaan. Myös laatikoiden 1 ja 18 arvot voivat vaihdella.
Syyt W-2-lomakkeen laatikon 1 palkkaeroihin
Tässä on muutamia yleisiä syitä eroihin laatikon 1 palkkojen ja laatikon 18 välillä. Social Security-palkat, Medicare-palkat sekä osavaltion ja paikallistason tulopalkat:
Työntekijä on valinnut maksuja eläkejärjestelyyn
Jos työntekijä on valinnut maksuja ennakkoverotukseen perustuvaan eläkejärjestelyyn, hänen W-2-lomakkeen laatikkoon 1 maksamansa palkat ovat todennäköisesti alhaisemmat kuin hänen laatikkoon 3 maksamansa palkat.
Työntekijän valitsemiin eläkejärjestelyihin maksamiinsa maksuihin ei kohdisteta liittovaltion tasolla suoritettavia tuloveroja. Näistä maksuista kannetaan kuitenkin sosiaaliturva- ja Medicare-veroja.
Ilmoita työntekijän eläkejärjestelmään suorittamien maksujen määrä lomakkeella W-2. Käytä koodia ”D” kentässä 12 ja merkitse ruksi kohtaan 13 ”Eläkeohjelma”.
Maksatko työntekijän eläkeohjelmaan? Jos näin on, älä merkitse maksujasi työntekijän lomakkeeseen W-2.
Työntekijän valitsemat maksut Roth-eläkejärjestelyyn kuuluvat liittovaltion tuloveron, sosiaaliturva- ja Medicare-verojen piiriin.
Esitettäköön, että työntekijä, joka ansaitsee 50 000 dollaria, maksoi vuoden aikana 2 000 dollaria 401(k)-järjestelmäänsä. Työntekijän veronalaiset palkat laatikossa 1 ovat 48 000 dollaria. Työntekijän veronalaiset palkat ruuduissa 3 ja 5 ovat 50 000 dollaria.
Eläkejärjestelmän maksuista saatetaan periä osavaltion tuloveroa osavaltiosta riippuen. Jotkin osavaltiot noudattavat liittovaltion sääntöjä, kun on kyse verovapaista eläkemaksuista. Toiset osavaltiot verottavat maksuja osavaltion tasolla.
Jos eläkemaksut on vapautettu osavaltion tuloverosta, ruudut 1 ja 16 voivat olla samat. Jos maksut ovat osavaltion tuloveron alaisia, ruutu 16 voi olla suurempi kuin ruutu 1.
Pennsylvaniassa esimerkiksi työntekijöiden on maksettava osavaltion tuloveroa eläkemaksuista. Toisaalta Ohio noudattaa liittovaltion vaatimuksia ja vapauttaa eläkemaksut osavaltion tuloverosta. Tarkista lisätietoja osavaltiostasi.
Työntekijä osallistui adoptiotukiohjelmaanne
Jos pienyrityksessäsi on adoptiokustannusohjelma, maksat tai korvaat työntekijöille tukikelpoisia kustannuksia. Adoptioon liittyviä kuluja ovat muun muassa adoptiomaksut, oikeudenkäyntikulut ja asianajopalkkiot sekä matkakulut.
Kun maksat tai korvaat työntekijälle hyväksyttäviä adoptiokuluja, työntekijän W-2:n laatikko 1 on todennäköisesti suurempi kuin laatikko 3.
Adoptiokulujen maksut ja korvaukset on vapautettu liittovaltion tuloveron ennakonpidätyksen suorittamisesta, mutta niistä on maksettava Sosiaaliturva- ja Medicare-veroa.
Mainitse adoptiokulujen määrä lomakkeella W-2 kohdassa 12. Käytä koodia ”T” adoptiokulujen maksuista tai korvauksista.
Esimerkiksi maksat 1 100 dollarin korvauksen työntekijän adoptiokulujen kattamiseksi. Työntekijän bruttotulot ovat 65 000 dollaria. Merkitse 63 900 dollaria kohtaan 1 ja 65 000 dollaria kohtiin 3 ja 5.
Työntekijä ansaitsi yli SS-palkkaperusteen
Joskus kohta 1 voi olla suurempi kuin kohta 3. Kun työntekijä ansaitsee yli sosiaaliturvan palkkaperusteen, hänen ei enää tarvitse maksaa sosiaaliturvaveroa.
Koska sosiaaliturvan palkkaperustetta suuremmat ansiot eivät ole sosiaaliturvaveron alaisia, älä ilmoita niitä laatikkoon 3.
Vuoden 2020 palkkaperuste on 137 700 dollaria. Vuonna 2021 sosiaaliturvan palkkaperuste on 142 800 dollaria.
SS-palkkaperusteen ylittävät palkat ovat liittovaltion tuloveron alaisia. Jatka näin ollen palkkojen listaamista kenttään 1.
Esitettäkö, että maksat työntekijälle 150 000 dollaria veronalaista palkkaa vuonna 2020. Merkitsisit ”150 000 dollaria” ruutuun 1 ja ”137 700 dollaria” ruutuun 3. Koska Medicare-palkkaperustetta ei ole, sinun on ilmoitettava ”150 000 dollaria” myös ruutuun 5.
Esimerkki W-2-lomakkeen 1 ruutuun 1 ”poikkeama”
Katso tätä esimerkkilomaketta W-2. Yksinkertaisuuden vuoksi kaikki ruudut ovat tyhjiä lukuun ottamatta palkkaruutuja, ruutua 12 ja ruutua 13.
Ruudun 1 arvo on pienempi kuin ruutujen 3, 5, 16 ja 18 arvot. Näet myös, että W-2 Box 12:n koodit ja arvot ovat olemassa. Ja laatikossa 13 on valintamerkki.
Tämästä esimerkkilomakkeesta W-2 käy ilmi, että työntekijä maksoi 1 000 dollaria veroja edeltävään eläkejärjestelyyn, mikä vähensi hänen veronalaista palkkaansa 1 000 dollarilla. Eläkemaksu on kuitenkin edelleen sosiaaliturva- ja Medicare-veron alainen. Lisäksi työntekijä työskentelee paikkakunnalla, joka ei vapauta eläkemaksuja osavaltion tuloverosta. Siksi eläkemaksu on edelleen osavaltion ja paikallisen tuloveron alainen.
Etsitkö luotettavaa palveluntarjoajaa täyttämään W-2-lomakkeet puolestasi? Patriot Softwaren täyden palvelun palkanlaskentapalvelut täyttävät W-2-lomakkeet puolestasi. Sinun tarvitsee vain tulostaa työntekijäkopiot jakelua varten. Hanki ilmainen kokeiluversio nyt!
Tämä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; lisätietoja saat klikkaamalla tästä.