Kirjanpitotapahtuma on liiketoimi tai tapahtuma, joka aiheuttaa mitattavissa olevan muutoksen kirjanpidon yhtälössä. Käteisvarojen vaihtaminen kauppatavaraan on liiketapahtuma. Pelkkä tavaran tilaaminen ei ole kirjauskelpoinen liiketapahtuma, koska vaihtoa ei ole tapahtunut. Seuraavissa jaksoissa saat lisätietoja erilaisista tilinpäätöksistä, joita kirjanpitäjät laativat yrityksille.
Edellisessä jaksossa kuvailimme erityisiä tilityyppejä, joihin yritystoiminta kuuluu, nimittäin:
- Varat (mitä se omistaa)
- Velat (mitä se on velkaa muille)
- Oma pääoma (varojen ja velkojen erotus eli mitä se on velkaa omistajille)
Nämä ovat kirjanpidon perusyhtälön rakennuspalikoita. Kirjanpidon yhtälö on:
VARAT = VELAT + OMA PÄÄOMA
Esimerkki:
Yksittäisyritys on velkaa 12 000 dollaria ja sinä, omistaja, olet henkilökohtaisesti sijoittanut 100 000 dollaria omia käteisvarojasi yritykseen. Tällöin yrityksen omistamat varat lasketaan seuraavasti:
12 000 dollaria (mitä se on velkaa) + 100 000 dollaria (mitä olet sijoittanut) = 112 000 dollaria (mitä yrityksellä on varoja)
| Varat | = | Velat | + Oma pääoma |
| 112,000 | = | 12,000 | 100,000 |
Yksinhenkilöyhtiössä oma pääoma on itse asiassa omistusosuus. Jos kyseessä on osakeyhtiö, oma pääoma on osakkeenomistajien hallussa, jolloin käytetään omaa pääomaa, mutta perusyhtälö on sama:
VARAT = VELAT + OMA PÄÄOMA
Esimerkki:
Yritys on velkaa 35 000 dollaria ja osakkeenomistajat (sijoittajat) ovat sijoittaneet 115 000 dollaria ostamalla osakkeita yritykseen. Tällöin yrityksen omistamat varat lasketaan seuraavasti:
35 000 dollaria (mitä se on velkaa) + 115 000 dollaria (mitä osakkeenomistajat ovat sijoittaneet) = 150 dollaria,000 (mitä yrityksellä on varoja)
| Varat | = | Velat | + Oma pääoma |
| 150,000 | = | 35,000 | 115,000 |
Koska jokainen liiketoimintayksikköön vaikuttava tapahtuma on kirjattava kirjanpitoon yksityiskohtaisen tiliöinnin perusteella (muistathan kansiot ja tilikartan edellisestä osiosta), tapahtuman analysointi ennen sen varsinaista kirjaamista on tärkeä osa talouskirjanpitoa. Virhe liiketoimien analysoinnissa voi johtaa virheelliseen tilinpäätökseen.
Transaktioiden analysointia ja niiden vaikutuksia kirjanpidon perusyhtälöön havainnollistetaan tarkemmin analysoimalla kuvitteellisen yrityksen Metro Courier, Inc. toimintaa. Viittaamme edellisessä kappaleessa esitettyyn tilikarttaan.
1. Omistajat sijoittivat käteisvaroja
Metro Courier, Inc. perustettiin osakeyhtiöksi 1. tammikuuta Yhtiö laski liikkeelle kantaosakkeita (10 000 kappaletta 3 dollarin kappalehintaan) 30 000 dollarin käteishintaan Ron Chaneylle, hänen vaimolleen ja heidän pojalleen. 30 000 dollaria käteistä talletettiin uuden yrityksen tilille.
Tapahtuman analyysi:
- Uusi yhtiö sai 30 000 dollaria käteistä vaihdossa kantaosakkeiden omistukseen (10 000 osaketta 3 dollarilla kappale).
- Haluamme kasvattaa varallisuutta Käteinen ja kasvattaa omaa pääomaa Kantaosakkeet.
| varat | pääoma | |
| Transaktio | käteisvarat | osakkeet |
| 1. Omistaja sijoitti käteistä | + 30 000 | + 30 000 |
Tarkastetaan kirjanpidon yhtälö: Varat 30 000 $ = Velat 0 $ + Oma pääoma 30 000 $
2. Ostettiin laitteita käteisellä
Metro maksoi laitteista (kaksi tietokonetta) 5 500 $ käteisellä.
Tapahtuma-analyysi:
- Uusi yhtiö osti uuden omaisuuserän (laitteet) 5 500 $:lla ja maksoi käteisellä.
- Haluamme lisätä omaisuuserää Laitteet ja vähentää omaisuuserää Käteinen, koska maksoimme käteisellä.
| varat | pääoma | ||
| Transaktio | käteisvarat | laitteet | osakkeet |
| 1. Omistaja sijoitti käteistä | + 30 000 | +30 000 | |
| 2. Ostetut laitteet käteisellä | – 5 500 | +5 500 | |
| Saldo: | 24 500 | 5 500 | 30 000 |
Tarkistetaan kirjanpidon yhtälö: Varat $30,000 (Käteisvarat $24,500 + Kalusto $5,500) = Velat $0 + Oma pääoma $30,000
3. Ostettu kuorma-auto käteisellä
Metro maksoi kuorma-autosta $8,500 käteisellä.
Tapahtuma-analyysi:
- Uusi yhtiö osti uuden omaisuuserän (kuorma-auto) $8,500:lla ja maksoi käteisellä.
- Haluamme lisätä omaisuuserää Kuorma-auto ja vähentää omaisuuserän käteistä 8500 dollaria.
| varat | pääoma | ||||
| Transaktio | käteisvarat | laitteet | kuorma-auto | osakkeet | |
| 1. Omistaja sijoitti käteistä | +30,000 | +30,000 | |||
| 2. Osti kaluston käteisellä | – 5,500 | +5,500 | |||
| 3. Ostettu kuorma-auto käteisellä | -8,500 | + 8,500 | |||
| Saldo: | 16,000 | 5,500 | 8,500 | 30,000 | |
Tarkistetaan kirjanpitoyhtälö: Varat $30,000 (Käteinen $16,000 + Laitteet $5,500 + Kuorma-auto $8,500) = Velat $0 + Oma pääoma $30,000
4. Ostetaan tarvikkeita tilille.
Metro osti tarvikkeita tilille Office Luxilta $500:lla.
Tapahtuma-analyysi:
- Uusi yhtiö osti uuden omaisuuserän (tarvikkeita) 500:lla dollarilla, mutta se maksaa ne myöhemmin.
- Haluamme kasvattaa omaisuuserää Tarvikkeet ja kasvattaa velkaa velalla Ostovelat.
| Varat = | Velat + | Pääoma | |||||
| Transaktio | Kassa | Tarvikkeet | Kalusto | Kuorma-auto | Velat | Liiketoiminta | |
| 1. Omistaja sijoitti käteistä | +30,000 | +30,000 | |||||
| 2. Käteisellä ostetut laitteet | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. Ostettu kuorma-auto käteisellä | -8,500 | + 8,500 | |||||
| 4. Ostetut tarvikkeet ennakkoon. | + 500 | +500 | |||||
| Saldo: | 16 000 | 500 | 5 500 | 8 500 | 500 | 30 000 | |
Tarkistetaan kirjanpitoyhtälö: Varat $30,500 (Käteinen $16,000+ Tarvikkeet $500 + Laitteet $5,500 + Kuorma-auto $8,500) = Velat $500 + Oma pääoma $30,000
5. Maksun suorittaminen velkojalle.
Metro antoi Office Luxille shekin 300 dollaria aiemmin ostetuista tarvikkeista tilille.
Tapahtuman analyysi:
- Yhtiö maksoi 300 dollaria käteisellä ja vähensi velkaansa Office Luxille.
- Haluamme pienentää velkaa Ostovelat ja pienentää omaisuuserää Käteisvarat, koska emme ole ostamassa uusia tarvikkeita vaan maksamassa aiemmasta ostosta.
| Varat = | Velat + | Pääoma | |||||
| Transaktio | Kassa | Tarvikkeet | Kalusto | Kuorma-auto | Velat | Liiketoiminta | |
| 1. Omistaja sijoitti käteistä | +30,000 | +30,000 | |||||
| 2. Käteisellä ostetut laitteet | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. Ostettu tarvikkeita ennakkoon. | +500 | +500 | |||||
| 5. Maksun suorittaminen velkojalle. | -300 | -300 | |||||
| Saldo: | 15 700 | 500 | 5 500 | 8 500 | 200 | 30 000 | |
Tarkistetaan kirjanpitoyhtälö: Varat $30,200 (Käteinen $15,700 + Tarvikkeet $500 + Laitteet $5,500 + Kuorma-auto $8,500) = Velat $200 + Oma pääoma $30,000
6. Ennakkomaksun suorittaminen.
Metro kirjoitti Rent Commerce, Inc:lle 1,800 dollarin suuruisen shekin, jolla se maksoi toimistovuokran ennakkona helmi- ja maaliskuulta.
Tapahtuma-analyysi (tilan säästämiseksi tarkastelemme vain kunkin jäljellä olevan tapahtuman vaikutuksia):
- Yhtiö maksoi vuokran ennakkoon kahdelta seuraavalta kuukaudelta tehden 1800 dollarin käteisennakon.
- Suurennamme omaisuuserätiliä nimeltä Prepaid Rent (koska maksamme ennakkoon vuokran käytöstä) ja pienennämme omaisuuserää Cash.
| Varallisuuserät | ||
| Tapahtuma | Kassa | Prepaid Rent |
| Edellinen saldo | $ 15,700 | |
| 6. Ennakkomaksun suorittaminen. | -1 800 | + 1 800 |
| Saldo: | 13 900 | 1 800 |
Ainoat tilien saldot, jotka ovat muuttuneet tapahtumasta 5, ovat käteisvarat ja ennakkoon maksettu vuokra. Kaikki muut tilisaldot pysyvät ennallaan. Uusi kirjanpitoyhtälö olisi:
7. Palveluiden myynti käteisellä.
Helmikuun aikana Metro Oyj sai yhteensä 50 000 dollaria tuloja käteisellä maksaneilta asiakkailta.
Tapahtuma-analyysi:
- Yhtiö sai 50 000 dollaria käteisenä asiakkaille tarjotuista palveluista.
- Haluamme kasvattaa omaisuuserää Käteinen ja kasvattaa tulotiliä Palvelutuotot.
| Varat | Tulot | |
| Transaktio | Kassavarat | Palvelutulot |
| Viimeinen saldo | Dollari13,900 | |
| 7. Palvelujen myyminen käteisellä . | + 50,000 | + 50,000 |
| Saldo: | $ 63,900 | $ 50,000 |
Wait a minute…kirjanpidon yhtälö on VARAT = VELAT + OMA PÄÄOMA ja siinä ei ole tuloja eikä menoja…mihin ne sopivat? Tulot – menot on yhtä kuin nettotulos. Nettotulos lisätään omaan pääomaan tilikauden lopussa. Varat 80 200 dollaria (käteisvarat 63 900 dollaria + tarvikkeet 500 dollaria + maksetut vuokraennakot 1 800 dollaria + laitteet 5 500 dollaria + kuorma-auto 8 500 dollaria) = velat 200 dollaria) + oma pääoma 80 000 dollaria (kantaosakkeet 30 000 dollaria + nettotulos 50 000 dollaria). Huomautus: Tämä ei tarkoita, että tulot ja menot ovat oman pääoman tilejä!
8. Palvelujen myynti luotolla.
Metro Oyj sai yhteensä 10 000 dollaria palvelutuloja asiakkailta, jotka maksavat 30 päivän kuluessa.
Tapahtuma-analyysi:
- Metro suoritti työtä ja saa rahat tulevaisuudessa.
- Kirjaamme tämän lisäykseksi saamistilille Saamiset ja lisäykseksi palvelutuloihin.
| saamiset | tulot | |
| tapahtuma | Saamiset | Palvelutulot |
| Edellinen saldo | $ 50,000 | |
| 8. Palveluiden myynti luotolla. | + 10,000 | + 10,000 |
| Saldo: | $ 10,000 | $ 60,000 |
Muistathan, että kaikki muut tilien saldot pysyvät ennallaan. Ainoat muutokset ovat saamisten lisäys ja tulojen lisäys. Varat 90 200 dollaria (Käteisvarat 63 900 dollaria + Saamiset 10 000 dollaria + Tarvikkeet 500 dollaria + Vuokraennakko 1 800 dollaria + Laitteet 5 500 dollaria + Kuorma-auto 8 500 dollaria)= Velat 200 dollaria + Oma pääoma 90 000 dollaria (Kantaosakkeet 30 000 dollaria + Nettotulos 60 000 dollaria).
9. Saamisten perintä.
Metro Oyj keräsi asiakkailta, jotka omistivat rahaa aiemmin laskutetuista palveluista, yhteensä 5000 dollarin ennakkomaksun.
Tapahtuma-analyysi:
- Metro sai asiakkailta 5000 dollaria jo laskuttamastamme työstä (ei uutta työtä).
- Haluamme kasvattaa omaisuuserää Käteinen ja vähentää (mitä saamme myöhemmin asiakkailta) omaisuuserää Saamiset.
| Varat | |||
| Transaktio | Kassa | Reskontra | Reskontrisaamiset |
| Viimeinen saldo | $ 63,900 | $ 10,000 | |
| 9. Saatavien perintä. | + 5,000 | – 5,000 | |
| Saldo: | $ 68,900 | $ 5,000 | |
Varat $90,200 (Käteisvarat $68,900 + Saamiset $5,000 + Tarvikkeet $500 + Vuokraennakot $1,800 + Laitteet $5,500 + Kuorma-auto $8,500)= Vieras pääoma $200 + Oma pääoma $90,000 (Osakekanta $30,000 + Nettotulos $60,000).
10. Toimistopalkkojen maksaminen.
Metro Oyj maksoi toimistopalkkoja yhteensä 900 dollaria.
Tapahtuma-analyysi:
- Yhtiö maksoi 900 dollaria työntekijöilleen.
- Korotamme kulukirjanpidon tiliä Palkkakulut ja vähennämme omaisuuserätiliä Kassat.
| varat | kulut | |
| Transaktio | Kassa | Palkkakulut |
| Viimeinen saldo | $ 68,900 | |
| 10. Toimistopalkkojen maksaminen. | – 900 | + 900 |
| Saldo: | $ 68 000 | $ 900 |
Muistathan, että nettotulos lasketaan tuloina – menoina ja lisätään omaan pääomaan. Uusi kirjanpitoyhtälö näyttäisi: Varat 89 300 dollaria (Käteisvarat 68 000 dollaria + Saamiset 5 000 dollaria + Tarvikkeet 500 dollaria + Vuokraennakot 1 800 dollaria + Laitteet 5 500 dollaria + Kuorma-auto 8 500 dollaria)= Velat 200 dollaria + Oma pääoma 89 100 dollaria (Kantaosakkeet 30 000 dollaria + Nettotulos 59 100 dollaria, joka saadaan tuloista 60 000 dollaria – kuluista 900 dollaria).
11. Yhdyskuntalaskun maksaminen.
Metro Oyj maksoi yhdyskuntalaskusta yhteensä 1200 dollaria.
Tapahtuma-analyysi:
- Yhtiö maksoi yhdyskuntalaskusta 1200 dollaria käteisenä.
- Korotamme kulukirjanpitotiliä Yhdyskuntalaskut ja vähennämme omaisuuserää Käteinen.
| Varat | Kulut | |
| Transaktio | Kassa | Liiketoimintakulut |
| Viimeinen saldo | $ 68,000 | |
| 11. Yhdyskuntalaskun maksaminen | – 1,200 | + 1,200 |
| Saldo: | $ 66,800 | $ 1,200 |
Klikkaamalla Tapahtuma-analyysi näet täydellisen kaaviota, jossa näkyvät kaikki tapahtumat. Lopullinen kirjanpitoyhtälö olisi: Varat $88,100 (Käteisvarat $66,800 + saamiset $5,000 + tarvikkeet $500 + ennakkoon maksetut vuokrat $1,800 + kalusto $5,500 + kuorma-auto $8,500) = velat $200 + oma pääoma $87, 900 (kantaosakkeet $30,000 + nettotulos $57,900 liikevaihdosta $60,000 – palkkakulut $900 – yleishyödyllisyyskulut $1,200).