How to Effectively Manage Your IT Inventory

Näkyvyys, läpinäkyvyys, tietoisuus, selkeys ja ennustaminen. Nämä ovat niiden IT-ylläpitäjien keskeisiä ominaisuuksia, jotka hallinnoivat menestyksekkäästi IT-omaisuuttaan käyttämällä IT-omaisuudenhallinnan (ITAM) kurinalaisuutta.

Vain muutama vuosi sitten omaisuudenhallintaprosessi oli useimmille IT-osastoille lähinnä sivutehtävä. Nykyään siitä on kuitenkin tullut olennainen osa IT-palvelujen hallintaa. Itse asiassa ITAM on luokiteltu viidenneksi eniten omaksutuksi ITSM:n osa-alueeksi.

Lisäksi IT-omaisuuden hallinnalla on suora vaikutus neljään tärkeimpään ITSM-prosessiin: häiriötilanteisiin, tietoon, muutoksiin ja ongelmiin.

Tässä artikkelissa käsitellään lukuisia käytäntöjä ja vinkkejä IT-omaisuuden hallinnan parantamiseen, kuten:

• ITAM nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä

• Mitä IT-omaisuuden hallintatyökaluissa kannattaa huomioida

• Mitä kannattaisi etsiä IT-omaisuuden hallinnointityökaluista?

• Hyvät käytännöt laitteisto-omaisuuden hallintaan

• Miten lisätä olemassa olevia IT-omaisuusrekisteritietoja työkalun tietokantaan

• IT-omaisuuden seurantaprosessin määrittäminen uusia kohteita varten

• Miten IT-omaisuutta optimoidaan laitteisto-omaisuuden hallinnan avulla

• Hyviä käytännöt ohjelmisto-omaisuuden hallintaan

ITAM nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä

IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) kuvailee IT-omaisuuden hallintaa liiketoimintakäytäntöjen kokonaisuudeksi, joka kattaa IT-omaisuuden organisaation eri liiketoimintayksiköissä. Sen tarkoituksena on yhdistää rahoitus-, inventointi-, sopimus- ja riskinhallintavastuut omaisuuden koko elinkaaren hallitsemiseksi.

Organisaatiokäytännöt ja toimialan viime vuosikymmenen suuntaukset ovat lisänneet tarvetta parempaan omaisuudenhallintaan. Näitä ovat mm:

• Varjo-IT:n yleistyminen, jossa muut kuin IT-johtajat ottavat käyttöön uusia ratkaisuja käymättä läpi virallista prosessia
• Jatkuva tarve muuttaa IT-alustoja, pilvipalvelumigraatiot, ja virtualisointi
• Virtualisoinnin ja pilvipalveluihin siirtymisen aiheuttama epävarmuus ohjelmistolisenssikustannuksista
• Kasvava paine alentaa kustannuksia suorituskykyä ylläpitäen
• Ohjelmistotarkastusten määrän lisääntyminen

Jopa vuonna 2011 asiakkaat, jotka ovat menestyksekkäästi toteuttaneet ITAM:n kurinalaisuutena, ovat tyypillisesti saavuttaneet 30 prosentin kustannussäästöt ensimmäisen vuoden aikana. Sekä viisi prosenttia seuraavien viiden vuoden aikana.

Toisaalta organisaatioiden, jotka eivät ole ottaneet ITAM:ää käyttöön tai jotka ovat ottaneet sen käyttöön huonosti, kerrotaan käyttävän 20 prosenttia kokonaiskustannuksistaan ohjelmistolisensseihin ja laitteistojen ylläpitoon omaisuudelle, jota ei enää käytetä.

IT-omaisuudenhallinnassa erotetaan tyypillisesti toisistaan ohjelmisto-omaisuudenhallinta (software asset management, SAM) ja laitteisto-omaisuudenhallinta (hardware asset management, HAM). SAM ja HAM ovat saman kolikon kaksi puolta. Niitä on hallinnoitava hieman eri tavalla, koska kummallakin on erityisvaatimuksia, mutta ne liittyvät kuitenkin toisiinsa.

Alkuaan HAM tuli ensin ja SAM vasta sen jälkeen, koska ohjelmistoja varten oli oltava fyysinen infrastruktuuri, jossa ne sijaitsivat.

Laiteomaisuuden hallinta on kuitenkin kallista ja vaikeasti ylläpidettävää, mikä vaikeuttaa pienempien yritysten suuria investointeja fyysiseen IT-infrastruktuuriin.

Tänään suuret yritykset, kuten SAP, IBM ja Microsoft, kantavat laitteistoinfrastruktuuri-investoinnit ja käyttökustannukset. Ne tarjoavat laskentatehoa ja tallennustilaa asiakkailleen palveluina.

Palvelimeton kehitys vie tämän askeleen pidemmälle, jolloin yksi tietokone, jolla on internet-yhteys, voi saumattomasti suorittaa monimutkaisia toimintoja.

Siten alamme nähdä laitteiston ja ohjelmistojen erilaisen jakautumisen organisaatiosta toiseen. Pienemmät yritykset tarvitsevat vähemmän investointeja laitteistoon, kun taas suuret organisaatiot, jotka tarjoavat Infrastructure as a Service -palvelua, joutuvat käyttämään enemmän resursseja vastatakseen kysyntään.

Tässä yhteydessä on muistettava, että suurin osa yrityksistä on jo tehnyt investointeja IT-infrastruktuuriin, ja ne vain laajentavat IT-valmiuksiaan ottamalla käyttöön pilviratkaisun. Tässä vaiheessa monimutkaisuudesta tulee ongelma ja resurssien hallinnasta tulee ratkaisevan tärkeää.

Lähes 70 prosenttia yrityksistä, jotka ovat virtualisoineet ohjelmisto-omaisuuttaan, ovat epäonnistuneet myyjien tarkastuksissa ja joutuneet maksamaan suuria laskuja. Ohjelmistotarkastukset ovat raskas taakka IT-resursseille, ja ITAM-tiimit joutuvat käyttämään 50-70 prosenttia ajastaan tarkastusten hoitamiseen.

Kustannusten vähentäminen on tärkein ajuri ja ilmeisin syy ITAM:n käyttöönottoon. Kustannusten vähentämisen lisäksi on kuitenkin paljon muitakin etuja:

• Hankintojen tehokkuuden lisääminen
• Säännösten noudattamisen parantaminen
• Varallisuuden ja immateriaalioikeuksien turvallisuuden lisääminen
• Rahoitus-, sopimus-, ja maineriskiä
• paremmat edellytykset neuvotella uusista sopimuksista

Mitä IT-omaisuudenhallintatyökaluista kannattaa etsiä

Onneksi yhä monimutkaisempien tietotekniikka- ja verkkojärjestelmien rinnalle on kehitetty työkaluja, joiden avulla voidaan optimoida ja parantaa organisaation omaisuuserien keräämistä.

• Auditointihallinta
• Säännösten noudattamisen seuranta
• Konfiguraatioiden hallinta
• Sopimusten/lisenssien hallinta
• Kustannusten seuranta
• Varastonhallinta

.

• Kunnossapidon hallinta
• Hankintojen hallinta
• Hankintojen hallinta
• Tilausten hallinta
• Toimittajien hallinta

Miten olisi taulukkolaskentaohjelmien käyttö ITAM:ssa?

Vaikka ne saattavat vaikuttaa alkeellisilta ja saada vähemmän markkinointibudjettia verrattuna dedikoituihin ITAM-työkaluihin, taulukkolaskentaohjelmissa on runsaasti toimintoja. Tämän vuoksi ne sopivat pieniin ja keskisuuriin IT-kiinteistöihin.

Voidaksesi hyödyntää taulukkolaskentaohjelmistoja parhaalla mahdollisella tavalla, harkitse seuraavien toiminnallisuuksien käyttöä:

• Edellytysten muotoilu

  Tämän avulla voidaan tuoda esiin omaisuuseriä, joiden tuki loppuu, päivityksiä tai vastaavaa.

• Raportointi

  Käyttämällä Microsoft Excelin kaavioita tai Pivot-taulukoita voidaan tuottaa monimutkaisia raportteja.

• Makrot

  Tiedonkäsittelyn automatisointi ja yhteyden luominen ulkoisiin lähteisiin.

• Tietojen vienti ja tuonti

  Yhteyden luominen SQL-tietokantoihin tietojen syöttämiseksi tai hankkimiseksi.

Lisäksi suurin osa taulukkolaskentataulukko-ohjelmistoista on ilmaisia, ja useimmilla tietoteknisillä järjestelmillä on jo olemassa versio Microsoft Excelistä. Lisäinvestointeja ei siis tarvita.

Parhaat käytännöt laitteisto-omaisuuden hallintaan

Hardware on sateenvarjotermi, joka sisältää useimmat IT-ympäristöstä löytyvät esineet. Esimerkkejä ovat pöytätietokoneet, kannettavat tietokoneet, näytöt, reitittimet, kytkimet, keskittimet ja puhelimet.

Kustakin laitteistohyödykkeestä tallennettujen tietojen on vähintäänkin varmistettava, että hyödyke voidaan yksilöidä.

Laitteistohyödykkeiden optimoimiseksi tietotekniikan ylläpitäjien on säilytettävä lisätietoja takuusta, tukisopimuksista, kunnossapidosta ja muista muuttujista. Laitteisto-omaisuuden hallinnan on myös sisällettävä tietoja SAM:n tukemiseksi.

Tässä on joitakin laitteistoja koskevia ydintietoja:

• Ohjelmiston nimi yksilöllisen tunnisteen luomiseksi käyttämällä tietoja, kuten merkki, malli, sijainti
• Ohjelmiston toimittaja
• Laitetyypit, kuten kannettava tietokone, reititin tai matkapuhelin
• Sarjanumero
• Ohjelmiston tilat, kuten Käyttöönotettu, Varastoituna, Eläkkeelle siirretty ja Hylätyneitä
• Ohjelmiston rooleja, kuten Tuotantoon siirtyminen, Varallaolo, ja Test
• Organisaatioyksikkö, joka omistaa kunkin hyödykkeen
• Laitteen sijainti
• Konfiguraatiotiedot
• Hyödykkeeseen asennettu ohjelmisto
• Ostopäivä
• Toimintavalmiuspäivämäärä
• Takuu-/sopimustuen voimassaolon päättymispäivämäärä

Täydennettäessä ITAM-ohjelman ITAM-työkalun tietokantaa tai laskentataulukkoa, IT-ylläpitäjien on myös lisättävä tietoja nykyisestä IT-omaisuudesta. Samoin on luotava prosessi uusien omaisuuserien lisäämiseksi, kun niitä hankitaan tulevaisuudessa.

Miten lisätä olemassa olevia IT-omaisuusrekisteritietoja työkalun tietokantaan

Alhaalla on kuvattu kolme tapaa, joilla IT-ylläpitäjät voivat täyttää työkalun tietokannan nykyisiä IT-järjestelmiä koskevilla tiedoilla.

1. Olemassa olevien seurantarekisterien tuonti työkaluun

   Jos yrityksesi on kasvanut ja pelkkä taulukkolaskentataulukko on riittänyt laitteistojesi seurantaan, voit käyttää taulukkolaskentataulukkoa kaikkien tietojen syöttämiseen HAM-työkaluun.

2. Havaitse verkkoosi liitetyt laitteet

   On olemassa runsaasti havaintotyökaluja, jotka pystyvät skannaamaan koko verkkosi ja palauttamaan runsaasti tietoa laitteisto-omaisuudestasi.

3. Hyödynnä toimittajien tilaustietoja

   Toimittajien antamat tilaustiedot antavat tietoa kaikista laitteistosi varusteista.

Tietoteknisten hyödykkeiden seurantaprosessin määrittäminen uusia kohteita varten

Organisaatiot käyvät läpi tietynlaisen laitteiston elinkaaren, kun ne lisäävät uusia tietoteknisiä hyödykkeitä laitteistoonsa. Elinkaari kuvaa vaiheet, joiden kautta laite etenee koko elinkaarensa ajan.

Tyypillisesti laitteiston elinkaari sisältää seuraavat vaiheet:

• Arkkitehtuuri ja verkon suunnittelu
• Hyödykkeen hankintapyyntö
• Hyväksyntä ja hankinta
• Käyttöönotto
• Käyttö, ylläpito ja päivitykset
• Käyttökuntoon saattaminen

Yllä kuvatun kaltaisessa elinkaaressa hyödykkeen seurantaprosessi käynnistyy jo vaiheessa numero yksi. Kun analyysi on suoritettu ja ostotilaus tai liiketoiminta-asiakirja on esitetty uusien hyödykkeiden hankkimista varten, IT-osastolla pitäisi jo olla selkeä kuva siitä, mikä laite menee minne ja mitä ohjelmistoja se tarvitsee toimiakseen.

Vaiheessa numero neljä hyödykkeenhallintaprosessi voidaan vakiinnuttaa, kun kaikki tiedot ovat saatavilla.

Miten IT-varallisuutta optimoidaan laitteistovarallisuuden hallinnan avulla

Hyödyt, joita saadaan laitteistovarallisuuden hallinnointityökalun käytöstä, ulottuvat laajemmallekin kuin pelkän laitetiedon tallentamiseen. Nykyaikaisten työkalujen avulla voit määrittää kojelaudan ja käyttää arvokkaita tietoja, kuten:

• Luo raportteja

  Katsele saatavuutta, käyttöä, kohteita, joita ei ole tällä hetkellä asennettu, käytöstä poistettavia laitteita.

• Käytä IT-verkon seurantaa hälytysten tekemiseen

  Huomauta ongelmatilanteita, kun ohjelmiston takuu on umpeutumassa tai kun ohjelmistot ovat saavuttamassa elinkaarensa lopun.

• Automatisoi käyttöönoton työnkulkuja

  Luo konfigurointimalleja laitteille niiden toimintojen mukaan.

• Hallitse ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksiä

  Suunnittele päivityksille varatut aikaväliajat käyttökatkosten minimoimiseksi.

Ohjelmisto-omaisuuden hallinnan parhaat käytännöt

Ohjelmisto-omaisuuden hallinnasta on tullut välttämättömyys pilvipalveluiden laajamittaisen käyttöönoton ja varjo-IT:n hiljaisen sisällyttämisen jälkeen.

Ohjelmistovarallisuuden hallinta tarjoaa kolme etua:

1. Hallinta

   Varmuus siitä, että paikalliseen laskentaympäristöön otetaan käyttöön vain hyväksyttyjä sovelluksia ja ohjelmistolisenssejä hyödynnetään täysimääräisesti ja tarkoituksenmukaisesti.

2. Hallinta

   SAM-ohjelmistovarallisuuden hallinnointi tarjoaa monipuolisia toimintoja, joiden avulla voidaan ajastaa päivityksiä, ennakoida kustannuksia, lisätä uusia varallisuuden osia ja poistaa vanhoja.

3. Yrityksen ketteryys

   Tiedon saatavuus nopeuttaa muutosprosessia dramaattisesti suurissa organisaatioissa.

Lisensointi on luultavasti tärkein ulottuvuus ohjelmistovarallisuuden hallinnan kannalta, sillä lisenssien huono käsittely voi maksaa organisaatioille miljoonia euroja.

Lisenssejä on monentyyppisiä, ja kullakin lisenssillä on erilaiset sopimussuhteet ja -vaatimukset. Joitakin niistä ovat:

• Identiteettilukittu

  Lisenssi on osoitettu tietylle käyttäjälle ja se ei ole siirrettävissä (esim. Microsoft Windows).

• Node-locked

  Lisenssi, jota voi käyttää vain yksi käyttäjä kerrallaan, mutta useampi käyttäjä voi käyttää myöhempinä ajankohtina.

• Floating

  Lisenssi, joka on useiden käyttäjien käytettävissä. Sisäänkirjautumisen yhteydessä lisenssijärjestelmä osoittaa pyynnön esittäneelle käyttäjälle lisenssin, joka lunastetaan takaisin istunnon päätyttyä.

• Site License

  Rajoittamaton käyttö lisenssin asennuspaikalla.

• Open Source

  Rajoittamaton käyttö lisenssisopimuksen puitteissa.

• Aikaistettu

  Lisenssi on käytettävissä vain tietyn ajanjakson ajan.

• Fyysisesti rajoitettu

  Lisenssit kiinnitetty laitteistoon.

SAM-työkalun valinta

Ohjelmisto-omaisuudenhallintatyökalut on suunniteltu tarjoamaan IT-henkilöstölle mahdollisimman paljon hallintaa ja näkyvyyttä IT-omaisuuteen. Vaikka jokainen työkalu on erilainen, useimmat niistä sisältävät toiminnallisuuksia, kuten:

• Ohjelmistolisenssien hallinta
• Ohjelmiston konfigurointi
• Varastonhallinta
• Ohjelmiston käyttö
• Sopimukset ja ostot
• Compliance. ad governance
• Ohjelmiston elinkaaren hallinta
• Ohjelmiston käyttöönotto
• Raportointi

Arvioidessasi ohjelmistovarallisuuden hallintatyökalujen kriittisiä ominaisuuksia, suosittelemme etsimään ominaisuuksia, jotka täsmäyttävät ohjelmistojen käyttöoikeus- ja kulutustiedot, jotta voidaan vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä, optimoida kustannuksia ja parantaa liiketoiminnan suorituskykyä. Suosittelemme infrastruktuurin ja toiminnan johtajia etsimään seuraavia ominaisuuksia:

• Ohjelmisto-oikeuksien manuaalinen kirjaaminen
• Ohjelmisto-oikeuksien automatisointi
• Päätepisteiden ohjelmistojen kulutus
• Tietokeskuksen ohjelmistojen kulutus
• Pilvien kulutus
• Erikoisohjelmistojen kulutus
• Ulkoisten tietojen yhteensovittaminen
• Optimize Entitlements/Consumption
• Share Information

Miten hallinnoida ohjelmisto-omaisuutta työntekijöiden liittyessä, lähtevät tai siirtyvät yrityksen sisällä

Kun organisaatiossa tapahtuu muutos, kyseinen työntekijä tarvitsee päivitetyt IT-varat.

On luotava työnkulku, jonka on katettava seuraavat asiat: olemassa olevien omaisuuserien osoittaminen, uusien omaisuuserien hankkiminen, omaisuuserien palauttaminen yrityksen poistuessa ja myös prosessin luominen kadonneita tai varastettuja omaisuuseriä varten.

Tämän tietoteknisen työnkulun olisi toimittava tiiviissä yhteistyössä HR-järjestelmän kanssa, ja sen olisi kommunikoitava käyttäjää koskevien tietojen ja lupatasojen välillä.

Miten ohjelmisto-omaisuutta hallitaan auditointien estämiseksi

Toimittajan auditoinnit ovat prosesseja, joiden avulla selvitetään, onko organisaatio noudattanut ohjelmistojen käyttöehtoja sopimusehtojen mukaisesti.

Käytettävissä olevien lisenssien huono näkyvyys ja hallinta voi johtaa siihen, että organisaatio ei noudata sääntöjä, jolloin se on helppo kohde myyjille, jotka voivat myydä tuotteitaan kalliimmalla ja veloittaa suuria laskuja.

Suuret ohjelmistotoimittajat, kuten Microsoft, Adobe, IBM, SAP ja Oracle, ovat saaneet maineen aggressiivisista ohjelmistotarkastuksista, jotka häiritsevät organisaation IT-toimintoja.

Valitsemalla käyttöön ohjelmisto-omaisuudenhallintatyökalun riski vaatimustenvastaisuudesta pienenee huomattavasti, sillä IT-ylläpitäjillä on kokonaisnäkemys kaikista saatavilla olevista lisensseistä, niiden jakelusta, siitä, kuka niitä käyttää ja milloin niiden voimassaolo päättyy.

Lisenssien uusimisesta huolehtiminen, lisävarojen hankkiminen kysynnän kasvaessa ja lisenssien poistaminen tapauksissa, joissa niitä ei käytetä, auttaa organisaatioita paitsi suojautumaan tarkastuksilta myös optimoimaan IT-omaisuuttaan niin, että se tuottaa eniten arvoa.

Ohjelmistovarojen hallinta pilvipalveluun siirryttäessä

Pilvipalvelun siirtyminen pilvipalvelun käyttäjäksi (cloud migrating) on monitahoinen ja pitkäkestoinen hanke, joka voi jättää IT-järjestelmiin paljon aukkoja, jos se tehdään virheellisesti. Ohjelmistovarallisuuden hallinnalla on suuri merkitys sen varmistamisessa, että kaikilla käyttäjillä on pääsy samoihin palveluihin kuin ennenkin ja että järjestelmän välillä ei ole eroavaisuuksia ennen ja jälkeen migraation.

Kullakin toimittajalla on hieman erilaiset järjestelmät, joten SAP:n Hana Enterprise Cloudin, IBM Cloudin ja jopa Adobe Experience Cloudin välillä on eroja.

Microsoft suosittelee IT-johtajia harkitsemaan SAM-ratkaisuja, jotka auttavat seuraavissa asioissa:

• Helpotetaan määrittelemään, onko toimitiloissa, pilvipalvelussa vai hybridi ratkaisu paras rakenne yritykselle.
• Konsolidaatio-, pilvi- ja virtualisointihankkeisiin liittyvien datakeskusresurssien siirtämiseen liittyvien riskien pienentäminen.
• Pitkän aikavälin pilvimigraation etenemissuunnitelman laatiminen, joka auttaa määrittelemään migraatiotavoitteet.
• Arvioidaan, helpottaako pilveen siirtyminen ohjelmistoresurssien hallintaa.
• Syvällinen ymmärrys ohjelmistojen lisensioinnista sekä pilvipalvelu- että toimitiloissa tapahtuviin käyttöönottoihin.