Kaikki ovat kuulleet sanonnan ”Suunnittelematta jättäminen on epäonnistumisen suunnittelua”. Missään muuallakaan tämä toteamus ei ole niin totta kuin PR-konsultoinnissa. Hyvä suhdetoimintasuunnitelma tekee eron tehokkaan kampanjan ja epäonnistumisen välillä. Seuraavassa on esimerkki hyvin yksinkertaisesta mutta tehokkaasta suunnitelmasta.
Julkisuussuhdesuunnitelma Center Cityn lähetyskeskukselle
Käsiteltävä ongelma
Rahoitusta tarvitaan tarvittaviin tarvikkeisiin, rakennuksen korjauksiin, rakennuksen kiinnityksen maksamiseen ja johtajan palkkaan. Tarvitaan myös lisää vapaaehtoisia, jotta ohjelman tavoittavuutta voidaan laajentaa.
Nykytilanne
Center City Mission on uskontoon perustuva, voittoa tavoittelematon, ei-hallituksen rahoittama keskus, joka tavoittaa Bostonin itäpuolen asukkaat. Keskus tarjoaa apua elämäntaitojen harjoittelussa, kuten työtaidoissa, työnhaussa ja -haastatteluissa, henkilökohtaisessa budjetoinnissa sekä tukiopetusta lapsille. Center City on auttanut noin 130 perhettä vuonna 2000 tapahtuneen perustamisensa jälkeen, mutta ilman vapaaehtoispohjan laajentamista ja lisärahoitusta keskuksen toimintaedellytykset ovat rajalliset.
Kohderyhmän kuvaus
1. Säätiöt
2. Kirkot ja yhdistykset
3. Yksittäiset lahjoittajat
4. Terveydenhuollon tarjoajat
Tavoite
1. Lisätä rahoitusta
a. 40 000 dollaria/vuosi – johtaja
b. 10 000 dollaria/vuosi – 75 000 dollarin asuntolainan maksaminen pois
c. 15 000 dollaria – rakennuksen korjaukset
d. 10 000 dollaria – tietokoneet ja muut tarvikkeet
2. Ruokapankkilahjoitukset
3. 25 lisävapaaehtoista
4. Terveydenhuollon tarjoajien rekrytointi maksuttomaan perusterveydenhuoltoon
Tavoite jokaiselle yleisölle
1. Säätiöt
a. Hanki avustuksia
2. Kirkot ja ammattiyhdistykset
a. Säännölliset kuukausittaiset rahalahjoitukset
b. Kertaluonteiset rahalahjoitukset
c. Säännölliset elintarvike- ja peruselintarvikelahjoitukset
d. Kuukausittaiset elintarvikelahjoitukset
3. Yksittäiset lahjoittajat
a. Säännölliset kuukausittaiset rahalahjoitukset
b. Kertaluonteiset rahalahjoitukset
c. Vapaaehtoisten rekrytointi
4. Terveydenhuollon tarjoajat
a. Värvää vapaaehtoisia kuukausittaiseen perusterveydenhuoltoon
Toimintasuunnitelma jokaiselle yleisölle
1. Säätiöt
a. Toimitetaan avustushakemukset 25 säätiölle vuonna 2009
2. Kirkot ja ammattiyhdistykset
a. Kehitetään puhujaryhmä, joka puhuu vähintään kahdessa Bostonin pääkaupunkiseudun kirkossa ja yhdessä yhdistyksessä kuukaudessa
i. Pyydetään säännöllisiä kuukausilahjoituksia sekä kertalahjoituksia
ii. Pyydetään säännöllisiä kuukausittaisia elintarvikelahjoituksia sekä kertalahjoituksia
iii. Pyydetään vapaaehtoisia
b. Lähetetään säännöllisesti uutiskirjeitä, joissa korostetaan keskuksen tehokkuutta
3. Yksittäiset lahjoittajat
a. Järjestetään vuosittaisia varainkeruutapahtumia
b. Järjestetään vuosittainen arvostusillallinen lahjoittajille ja vapaaehtoisille
c. Lähetä säännöllisesti uutiskirje, jossa on kiitoksia perheiltä, joita on autettu
4. Terveydenhuollon tarjoajat
a. Pidetään säännöllisiä aamiaistapaamisia terveydenhuollon tarjoajille Center Cityn esittelemiseksi ja vapaaehtoisten rekrytoimiseksi kuukausittaiselle ilmaiselle terveysklinikalle
Viestintäsuunnitelma Julkisuus
1. Säätiöt
2. Kirkot ja yhdistykset
3. Yksittäiset lahjoittajat
4. Terveydenhuollon tarjoajat
Viestintästrategiat
1. Säätiöt
a. Lähetä 25 avustushakemusta
2. Kirkot ja järjestöt
a. Soita pastoreille/johtajille kertomaan Center Citystä ja tarjoa puhujia
3. Yksittäiset lahjoittajat
a. Puhuttele kirkkoa ja yhdistyksiä
b. Järjestäkää vuosittaisia varainkeruutapahtumia
c. Lähetetään uutiskirjeitä, joissa kuvataan Center Cityn toimien tuloksia
4. Terveydenhuollon tarjoajat
a. Keskustelkaa paikallisen AMA:n kanssa saadaksenne ohjeita siitä, miten lähestyä terveydenhuollon tarjoajia
Mediastrategiat
1. Ottakaa yhteyttä paikallisiin toimittajiin, jotta paikallislehdet voisivat julkaista juttuja
2. Lehdistötiedotteet varainkeruutapahtumista
3. Tutkikaa mahdollisuutta olla vieraana paikallisissa radiopuheohjelmissa.
Budjetti
Kaikki tässä suhdetoimintasuunnitelmassa esitetyt asiat toteutetaan lahjoituksin ja vapaaehtoisten ponnisteluin.
Suunnitelman arviointi
1. Kerätyt varat huhtikuuhun 2010 mennessä
2. Vuotuiset varat, jotka on sidottu lokakuuhun 2009 mennessä
3. Sitoutuneiden vapaaehtoisten määrä huhtikuuhun 2010 mennessä
4. Vapaaehtoistyöhön sitoutuneiden terveydenhuollon tarjoajien määrä
5. Vapaaehtoistyöntekijöiden määrä
5. Ruokapankin toiminnan lisääntyminen. Tätä on vaikea mitata määrällisesti.
Suunnitelman toteuttaminen
1. Avustushakemusten täydentäminen
2. Luettelon laatiminen Bostonin pääkaupunkiseudun kirkoista
3. Luettelon laatiminen Bostonin pääkaupunkiseudun yhdistyksistä
4. Postitusten laatiminen kirkoille ja yhdistyksille
5. Seuraa postituksia puhelinsoitoilla
6. Valmistele ryhmäesitys
7. Suunnittele esitteet ja painata ne
8. Ota yhteyttä American Medical Associationin Bostonin osastoon
Palaute ja suunnitelman mukauttaminen
1. Seuraa esityksiä
a. Hanki palautetta puhujilta
b. Hanki palautetta pastoreilta/johtajilta
2. Tee tarvittaessa muutoksia
Tehokas suhdetoimintasuunnitelma
Kuten näet, suhdetoimintasuunnitelma on hyvin yksinkertainen ja perusluonteinen. Se on kuitenkin vasta alku, kartta tavoitteen saavuttamiseen. Tämän suunnitelman pohjalta kehität aikataulusi ja kunkin toimen yksityiskohdat. Sen jälkeen voit käyttää suunnitelmaa toiminnan seuraamiseen ja sen tulosten arviointiin. Näin saat loistavan alun menestyssuunnitelmalle.
Strateginen suhdetoiminta