Mitä eroa on ERP- ja EPM-järjestelmällä? Mitä liiketoimintaongelmia ne ratkaisevat? Miksi tarvitset molempia? Miten ne toimivat yhdessä?
ERP – optimoitu tapahtumien käsittelyyn
Aloitetaan ERP-järjestelmistä. Vaikka nimi saa sen kuulostamaan suunnitteluun optimoidulta järjestelmältä, todellisuudessa ERP-järjestelmä on suunniteltu ja optimoitu back-office-tapahtumien käsittelyyn ja operatiivisten prosessien tukemiseen. Seuraavassa on joitakin ERP-järjestelmän tukemia keskeisiä prosesseja:
- Ostot
- Velat
- Tilausten käsittely ja laskutus
- Tilisaatavien ja perinnän hallinta
- Kiinteän omaisuuden hallinta
- .
- Kassa- ja kassanhallinta
- Pääkirjanpito
Useimmat toiminnanohjausjärjestelmät rakennetaan ja otetaan käyttöön relaatiotietokannan hallintajärjestelmän (RDBMS) avulla, joka on optimoitu suurten tapahtumamäärien käsittelyyn. Toiminnanohjausjärjestelmän tiedot tiivistetään tyypillisesti pääkirjanpitomoduuliin.
Transaktiotietojen operatiivisen raportoinnin lisäksi toiminnanohjausjärjestelmät tukevat siis myös jonkin verran taloudellista perusraportointia ja johdon raportointia. Tähän kuuluvat perustilinpäätös, kuten tase, tuloslaskelma ja rahavirtalaskelma. Siihen kuuluvat myös johdon raportit, kuten toteutuneen ja budjetin välisen poikkeaman raportit kustannuspaikoittain ja osastoittain.
Useimmat ERP-järjestelmät eivät kuitenkaan tue riittävästi seuraavia EPM-prosesseja:
- Taloudellisten tulosten konsolidointi ja raportointi useista ERP/GL-järjestelmistä
- Taloudellisten ja toiminnallisten budjettien keruu, laatiminen ja hallinta
- Jatkuvan ennustelaskentaprosessin johtaminen ja hallinta
- Mitä-mitä-mikä-olisi-mallinnus erilaisista taloudellisista tai toiminnallisista skenaarioista (M&A:t, uudelleenorganisoinnit, uusien tuotteiden tai markkinoiden tulo markkinoille, pitkän tähtäimen suunnittelutoiminnot, kassavirtojen ennuste jne.)
- Taloudellisten ja operatiivisten tulosten moniulotteinen analyysi
Voi siis ihmetellä – miten organisaatiot selviytyvät tämäntyyppisistä vaatimuksista, jos niiden toiminnanohjausjärjestelmät eivät pysty käsittelemään niitä? Vastaus: Monet organisaatiot täydentävät ERP-järjestelmiään sarjalla Excel-taulukoita tai käyttävät EPM-sovelluksia tukemaan näitä vaatimuksia.
EPM – optimoitu johtamisprosesseille
EPM-ohjelmistoratkaisut täydentävät ERP-järjestelmiä ja korvaavat tyypillisesti taulukkolaskentaohjelmat, joita käytetään tiettyjen johtamisprosessien tukemiseen:
- Budjetointi, suunnittelu ja ennustaminen
- Taloudellinen konsolidointi ja raportointi
- Johtamisraportointi &analytiikka
- Yritysmallinnus
Katsotaanpa, miten EPM-järjestelmä käsittelee joitain näistä prosesseista – aloittaen budjetoinnista, suunnittelusta ja ennustamisesta.
EPM-järjestelmän suunnittelumoduuli on suunniteltu käsittelemään budjettien ja ennustetietojen keräämistä ja laatimista, ja siinä on työnkulku- ja prosessituki, joka tunnistaa prosessin iteratiivisen luonteen. Budjettitietojen syöttömalleja voidaan luoda ja virittää eri osastojen tarpeisiin, mutta esimiehet eivät yleensä voi ohittaa taloushallinnon määrittelemiä liiketoimintasääntöjä ja laskelmia.
Ja kun esimiehet syöttävät budjettitietonsa ja painavat enter-painiketta, tulokset menevät suoraan keskitettyyn tietokantaan koottavaksi. Näiden ominaisuuksien avulla organisaatiot voivat nopeuttaa budjetointiprosessia ja parantaa samalla tietojen tarkkuutta. Budjetti voidaan ”siementää” edellisen vuoden toteutuneilla tuloksilla toiminnanohjausjärjestelmästä, ja kun budjetti on valmis, se voidaan tarvittaessa ladata toiminnanohjausjärjestelmään.
Taloudellisen konsolidoinnin ja raportoinnin osalta useimpien EPM-järjestelmien konsolidointimoduulit on suunniteltu keräämään ja konsolidoimaan taloudelliset tulokset yhdestä tai useammasta pääkirjanpidosta ja muista tietolähteistä. Näissä järjestelmissä on sisäänrakennettu tuki monimutkaisille asioille, kuten valuuttakurssimuutoksille, konsernien välisille eliminoinneille ja raportoinnille useiden kirjanpito-ohjeiden, kuten US GAAP:n tai IFRS:n, mukaisesti. Lisäksi EPM-järjestelmät tarjoavat joustavia raportointityökaluja, joiden avulla taloushallinnon käyttäjät voivat helposti luoda ja tuottaa monenlaisia talous- ja johdon raportteja ilman IT-tukea. Näin organisaatiot voivat automatisoida ja nopeuttaa kauden lopun sulkemis- ja raportointiprosessia ja vapauttaa enemmän taloushallinnon aikaa analyyseihin.
Ja mitä tulee ”mitä jos” -analyysien tukemiseen, useimpien EPM-järjestelmien mallinnusmoduulit on suunniteltu tukemaan integroituja, moniulotteisia malleja, joiden avulla organisaatiot voivat ymmärtää operatiivisten päätösten taloudelliset vaikutukset, kun tietoja otetaan muista EPM-moduuleista tai ERP- ja muista transaktiojärjestelmistä.
EPM ja ERP – parempaa yhteistyötä
Kun ymmärrät ERP- ja EPM-järjestelmien erot, kysymys voi olla, kumman otat käyttöön ensin? Tämä muistuttaa kanan vai munan kysymystä – mutta tähän on helpompi vastata. Useimmissa organisaatioissa kirjanpito-/ERP-järjestelmä otetaan käyttöön ensin. Ellet aio maksaa laskuja ja pitää kirjanpitoa manuaalisesti, yrityksesi ei voi toimia ilman jonkinlaista automatisoitua kirjanpitojärjestelmää, jolla hoidetaan palkanlaskenta, käsitellään laskuja, suoritetaan maksuja, laskutetaan asiakkaita, seurataan perintää ja laaditaan kausittaisia tilinpäätöstietoja.
Alkuvaiheessa taulukkolaskentaohjelmat voivat riittää budjetin tai ennusteiden laatimiseen ja perusraportoinnin ja -analyysin tekemiseen. Mutta yritysten koon ja monimutkaisuuden kasvaessa manuaalinen lähestymistapa budjetointiin, suunnitteluun, ennustamiseen ja raportointiin Excelin ja sähköpostin avulla käy hankalaksi. EPM-ratkaisun tarve nousee esiin.
Hyvä uutinen on se, että EPM-järjestelmissä voidaan usein hyödyntää Exceliä käyttöliittymänä, ja ne on suunniteltu integroitaviksi ja keräämään tietoja useista eri lähteistä – ERP-, GL-, HR-, myynti-, markkinointi- ja muista lähteistä. Joissakin tapauksissa toimittaja voi jopa tarjota sertifioituja liittimiä, jotka mahdollistavat suoran integroinnin tiettyihin järjestelmiin, mikä nopeuttaa integrointiprosessia ja alentaa integrointikustannuksia.
Hyvää useimmissa EPM-järjestelmissä on myös se, että koska ne eivät ole riippuvaisia taustalla olevista transaktiojärjestelmistä, voit päivittää tai korvata taustalla olevan ERP- tai GL-järjestelmän ilman, että johtamisprosessit eli suunnittelu ja raportointi häiriintyvät siirtymävaiheen aikana. Organisaatiot, jotka aikovat päivittää näitä järjestelmiä ja joilla ei vielä ole käytössä EPM-järjestelmää, saattavat siis haluta ottaa käyttöön EPM-järjestelmän ennen toiminnanohjausjärjestelmän päivitystä häiriöiden vähentämiseksi. Tässä tapauksessa kana tulee siis ennen munaa!
Asiakasesimerkkejä
Planful on työskennellyt yli 600 yrityksen kanssa auttaakseen niitä korvaamaan suunnittelussa, konsolidoinnissa, raportoinnissa, analysoinnissa ja mallintamisessa käytettävät taulukkolaskentaohjelmat tai vanhat sovellukset pilvipohjaisella EPM-ratkaisulla, joka toimii saumattomasti heidän ERP-järjestelmiensä kanssa. Ja riippumatta siitä, onko ERP-järjestelmä käytössä toimitiloissa vai pilvessä, Planful voidaan ottaa käyttöön nopeasti – yleensä muutamassa viikossa tai kuukaudessa.
Nämä asiakkaat pystyvät:
- Vähentää suunnittelu- ja ennakointisyklejä jopa 50 %
- Lyhentää päättämiseen tarvittavia päiviä jopa 75 %
- Nopeuttaa talous- ja johtamisraportointia jopa 80 %
- Toimittaa oivalluksia, jotka alentavat kustannuksia ja parantavat liiketoiminnan fokusta
- Tehdä kaiken edellä mainitun alhaisemmilla kustannus-hyötysuhde-etuuksin (TCO) kuin toimitiloissa ja muilla pilvipalveluiden toimittajilla
Lisää lisätietoja, lataa ilmainen valkoinen paperimme ”Best Practices: ERP and Enterprise Performance Management.”