Business Communication –

/fi/business-communication/how-to-format-a-business-document/content/

Choosing fonts for business documents

Tekstin on oltava ammattimaista ja helppolukuista, jotta sisältösi olisi asiakirjasi keskipisteenä. Siksi oikean fontin valinta on niin tärkeä osa liikekirjoittamista.

Fontit ovat keskeinen osa typografiaa, joka on taito järjestää teksti luettavaksi ja houkuttelevaksi. On hyödyllistä tietää hieman taustatietoa typografiasta, joten katso alla oleva video saadaksesi lisätietoa.

Kuten videolla näkyy, typografia tarjoaa paljon luovia mahdollisuuksia. Yritysmaailmassa suositaan kuitenkin yleensä ammattimaisempia fontteja. Tällä oppitunnilla keskitymme yritysasiakirjoissa yleisesti käytettyihin fontteihin.

Yrityksesi saattaa käyttää asiakirjojensa muotoilussa omaa tyyliään, kuten tietyn fontin tai värimaailman käyttöä. Jos näin on, yrityksesi tyyli on aina asetettava etusijalle tämän oppitunnin vinkkeihin nähden.

Serif ja sans serif

Oikean fontin valitseminen riippuu siitä, miltä haluat asiakirjasi näyttävän. Haluatko sen näyttävän klassiselta ja perinteiseltä vai tarvitsetko jotain modernimpaa? Riippumatta siitä, mitä etsit, se löytyy jommastakummasta kirjasintyypistä: serif- ja sans serif -kirjasintyypeistä.

Serif-kirjasintyypeissä on pieniä viivoja, jotka on liitetty kirjaimen pääosaan, mikä antaa kirjasintyypille perinteisemmän ilmeen. Suositeltavia serif-fontteja ovat esimerkiksi Cambria, Georgia ja Times New Roman.

Sans serif -fonteissa kirjaimiin ei ole liitetty pieniä viivoja, mikä antaa niille puhtaamman ja modernimman tyylin. Suositeltavia serifittömiä fontteja ovat esimerkiksi Arial, Calibri ja Verdana.

Monien typografia-asiantuntijoiden mielestä serif-fontit ovat luettavampia painetussa muodossa ja serifittömät fontit helpompia lukea tietokoneen näytöltä. Toiset ovat kuitenkin sitä mieltä, että kumpikin kirjasintyyppi on luettavissa riippumatta siitä, missä sitä käytetään. Viime kädessä kannattaa valita fontti, joka sopii parhaiten viestiin ja haluttuun ulkoasuun.

fonttikoko

Tehokas fonttikoko on tarpeeksi suuri, jotta sitä on helppo lukea, mutta se ei vie liikaa tilaa. Tämä tarkoittaa, että runkotekstisi fontin tulisi olla kooltaan 10-12 pistettä, riippuen haluamastasi ulkoasusta ja yrityksesi suosimasta tyylistä. Jos et osaa päättää koon välillä, 12 pisteen fontti on yleensä luotettava valinta, koska se on uskomattoman yleinen liike-elämässä.

Osaotsikot voivat sen sijaan olla suurempia kuin 12 pisteen fontti, jos haluat korostaa tekstiä. Otsikon koon kasvattaminen 14- tai 16-pisteiseen fonttiin on yleensä enemmän kuin tarpeeksi, jotta otsikko erottuu.

Keeping it simple

Kuten käsittelimme liikeasiakirjan muotoilua käsittelevällä oppitunnilla, kirjoituksesi on tehokkainta, kun muotoilu on yksinkertaista. Yksi tapa pitää asiat yksinkertaisina on käyttää vain yhtä tai kahta fonttia per asiakirja. Näin se näyttää yhtenäisemmältä ja ammattimaisemmalta.

Fontin ei myöskään pitäisi koskaan viedä huomiota pois sisällöstäsi, joten vältä hölmöjä tai koristeellisia fontteja. Jos fontti häiritsee tai heikentää viestiäsi jollakin tavalla, se on vaihdettava.

Katsotaanpa esimerkkiä asiakirjasta, jossa on epäammattimaisia fontteja.

Koristeelliset fontit ovat heikentäneet yllä olevaa esimerkkiä. Ensisijainen fontti ei yksinkertaisesti sovi liikeasiakirjaan. Lisäksi esimerkissä on useita epäammattimaisia fontteja, jotka häiritsevät ja ovat ristiriidassa viestin vakavan sävyn kanssa.

Katsotaan nyt hiotumpaa esimerkkiä.

Tämä esimerkki on suuri parannus! Käyttämällä ammattimaista fonttia koko muistiossa kirjoittajan sisältö on selkeä ja häiriötön.

Käyttämäsi fontti voi tehdä tai rikkoa liikekirjoituksesi. Valitse fontti, joka sopii parhaiten viestisi tarkoitukseen ja tyyliin, niin saat asiakirjan, joka on ammattimainen ja helppolukuinen.