Wie Sie Ihren IT-Bestand effektiv verwalten

Sichtbarkeit, Transparenz, Bewusstsein, Klarheit und Prognosen. Dies sind die Schlüsseleigenschaften von IT-Administratoren, die ihren IT-Bestand erfolgreich verwalten, indem sie die Disziplin des IT-Asset-Managements (ITAM) anwenden.

Noch vor wenigen Jahren war der Prozess des Asset-Managements für die meisten IT-Abteilungen im Wesentlichen eine Nebenaufgabe. Heutzutage ist es jedoch zu einem wesentlichen Bestandteil des IT-Service-Managements geworden. Tatsächlich wurde ITAM als fünftwichtigster Aspekt des ITSM eingestuft.

Außerdem hat die Verwaltung von IT-Assets einen direkten Einfluss auf die vier wichtigsten ITSM-Prozesse: Vorfälle, Wissen, Änderungen und Probleme.

Dieser Artikel behandelt zahlreiche Praktiken und Tipps zur Verbesserung der Verwaltung von IT-Assets, z. B.:

• ITAM in der modernen Geschäftsumgebung

• Worauf ist bei IT-Asset-Management-Tools zu achten

• Was ist mit Tabellenkalkulationen für ITAM?

• Best Practices für die Verwaltung von Hardware-Assets

• Wie fügt man vorhandene IT-Asset-Registerdaten in die Datenbank eines Tools ein

• Einrichten eines IT-Asset-Tracking-Prozesses für neue Objekte

• Wie optimiert man IT-Assets mithilfe von Hardware Asset Management

• Best Practices für die Praktiken für die Verwaltung von Software-Assets

ITAM im modernen Geschäftsumfeld

Die IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) beschreibt IT Asset Management als eine Reihe von Geschäftspraktiken, die IT-Assets in allen Geschäftsbereichen eines Unternehmens einbeziehen. Ziel ist es, die Verantwortlichkeiten in den Bereichen Finanzen, Inventarisierung, Vertrags- und Risikomanagement zu vereinen, um den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten zu verwalten.

Organisatorische Praktiken und Branchentrends der letzten zehn Jahre haben den Bedarf an einer besseren Vermögensverwaltung erhöht. Dazu gehören:

• Der Anstieg der Schatten-IT, bei der Nicht-IT-Führungskräfte neue Lösungen übernehmen, ohne den formalen Prozess zu durchlaufen
• Die ständige Notwendigkeit, IT-Plattformen, Cloud-Migrationen, und Virtualisierung
• Die Unsicherheit bei den Softwarelizenzkosten, die durch Virtualisierung und die Migration in die Cloud verursacht werden
• Der zunehmende Druck, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Leistung aufrechtzuerhalten
• Die steigende Anzahl von Software-Audits

Bereits 2011 haben Kunden, die ITAM erfolgreich als Disziplin eingeführt haben, in der Regel eine Kosteneinsparung von 30 Prozent im ersten Jahr erzielt. Und fünf Prozent in den darauffolgenden fünf Jahren.

Andererseits geben Unternehmen, die ITAM nicht oder nur unzureichend eingeführt haben, Berichten zufolge 20 Prozent ihrer Gesamtkosten für Softwarelizenzen und Hardware-Wartung für Anlagen aus, die nicht mehr genutzt werden.

Beim IT-Asset-Management wird in der Regel zwischen Software Asset Management (SAM) und Hardware Asset Management (HAM) unterschieden. SAM und HAM sind zwei Seiten der gleichen Medaille. Sie müssen leicht unterschiedlich verwaltet werden, da sie jeweils spezifische Anforderungen haben, aber sie sind dennoch miteinander verknüpft.

In den Anfängen stand HAM an erster Stelle und SAM an zweiter Stelle, da es eine physische Infrastruktur geben musste, auf der sich die Software befinden konnte.

Das Hardware Asset Management ist jedoch teuer und schwer zu pflegen, so dass große Investitionen in die physische IT-Infrastruktur für kleinere Unternehmen nur schwer zu realisieren sind.

Heutzutage tragen große Unternehmen wie SAP, IBM und Microsoft die Investitions- und Betriebskosten für die Hardware-Infrastruktur. Sie bieten ihren Kunden die Rechenleistung und den Speicherplatz als Dienstleistungen an.

Die serbelose Entwicklung geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es, dass ein einziger Computer mit einer Internetverbindung komplexe Funktionen nahtlos ausführen kann.

Daher ist eine unterschiedliche Verteilung zwischen Hardware und Software von Unternehmen zu Unternehmen zu beobachten. Kleinere Unternehmen benötigen weniger Investitionen in Hardware, während große Organisationen, die Infrastructure as a Service anbieten, mehr Ressourcen bereitstellen müssen, um die Nachfrage zu befriedigen.

Hier müssen wir bedenken, dass die meisten Unternehmen bereits in die IT-Infrastruktur investiert haben und ihre IT-Fähigkeiten nur durch die Einführung einer Cloud-Lösung erweitern. Hier wird die Komplexität zum Problem, und die Verwaltung der Anlagen ist von entscheidender Bedeutung.

Nahezu 70 Prozent der Unternehmen, die ihre Software-Assets virtualisiert haben, sind bei Hersteller-Audits durchgefallen und mussten am Ende hohe Rechnungen bezahlen. Software-Audits stellen eine große Belastung für die IT-Ressourcen dar, da ITAM-Teams 50 bis 70 Prozent ihrer Zeit für die Durchführung von Audits aufwenden müssen.

Kostenreduzierung ist der Hauptantrieb und der offensichtlichste Grund für die Einführung von ITAM. Aber neben der Kostenreduzierung gibt es noch viele weitere Vorteile:

• Steigerung der Beschaffungseffizienz
• Verbesserung der Compliance
• Erhöhung der Sicherheit von Vermögenswerten und geistigem Eigentum
• Reduzierung von finanziellen, vertraglichen, und Reputationsrisiken
• Bessere Verhandlungsposition bei neuen Verträgen

Worauf man bei IT-Asset-Management-Tools achten sollte

Glücklicherweise haben wir neben den immer komplexer werdenden IT- und Netzwerksystemen auch Tools entwickelt, die uns helfen können, die Asset-Sammlung eines Unternehmens zu optimieren und zu verbessern.

Die Kernfunktionen eines IT-Asset-Management-Tools sind:

• Einfache Datenimportfunktionen
• Repository zur Verwaltung von Software- und Hardware-Assets
• Klar definierte Beziehungen zwischen IT-Assets, Benutzern und Nutzungsinformationen
• Integration mit angrenzenden IT- und Geschäftssystemen

Auch die folgenden Funktionen von IT-Asset-Management-Tools können sehr nützlich sein:

• Audit Management
• Compliance Tracking
• Konfigurationsmanagement
• Vertrags-/Lizenzmanagement
• Kostenverfolgung
• Inventory Management
• Wartungsmanagement
• Beschaffungsmanagement
• Beschaffungsmanagement
• Lieferantenmanagement

Was ist mit Tabellenkalkulationen für ITAM?

Auch wenn sie rudimentär erscheinen und im Vergleich zu speziellen ITAM-Tools weniger Marketingbudget erhalten, bieten Tabellenkalkulationen eine Vielzahl von Funktionen. Dadurch eignen sie sich für kleine bis mittlere IT-Anlagen.

Um das Beste aus der Tabellenkalkulationssoftware herauszuholen, sollten Sie folgende Funktionen in Betracht ziehen:

• Bedingte Formatierung

  Dies kann verwendet werden, um Anlagen hervorzuheben, für die der Support ausläuft, Updates oder ähnliches.

• Berichterstellung

  Mit Hilfe von Microsoft Excel-Grafiken oder Pivot-Tabellen können komplexe Berichte erstellt werden.

• Makros

  Automatisieren Sie die Datenverarbeitung und stellen Sie Verbindungen zu externen Quellen her.

• Datenexport und -import

  Verbinden Sie sich mit SQL-Datenbanken, um Informationen einzuspeisen oder abzurufen.

Darüber hinaus ist die meiste Tabellenkalkulationssoftware kostenlos und die meisten IT-Systeme verfügen bereits über eine Version von Microsoft Excel. Es sind also keine zusätzlichen Investitionen erforderlich.

Best Practices für die Verwaltung von Hardware-Assets

Hardware ist ein Oberbegriff, der die meisten Gegenstände umfasst, die in einer IT-Umgebung zu finden sind. Beispiele sind Desktops, Laptops, Monitore, Router, Switches, Hubs und Telefone.

Die zu jedem Hardware-Asset gespeicherten Informationen müssen zumindest sicherstellen, dass das Asset eindeutig identifiziert werden kann.

Um Hardware-Assets zu optimieren, müssen IT-Administratoren zusätzliche Informationen zu Garantie, Supportverträgen, Wartung und anderen Variablen aufbewahren. Das Hardware Asset Management muss auch Daten zur Unterstützung von SAM enthalten.

Hier sind einige Kerninformationen für Hardware:

• Asset-Name zur Erstellung eines eindeutigen Identifikators unter Verwendung von Informationen wie Marke, Modell, Standort
• Asset-Hersteller
• Gerätetypen wie Laptop, Router oder Mobiltelefon
• Seriennummer
• Asset-Status wie „Bereitgestellt“, „Im Lager“, „Ausgemustert“ und „Entsorgt“
• Asset-Rollen wie „Produktion“, „Standby“, und Test
• Die organisatorische Einheit, die Eigentümer des jeweiligen Geräts ist
• Standort des Geräts
• Konfigurationsinformationen
• Auf dem Gerät installierte Software
• Kaufdatum
• Gebrauchsdatum
• Ablaufdatum der Garantie/des vertraglichen Supports

Beim Auffüllen der Datenbank eines ITAM-Tools oder eines Arbeitsblatts, müssen IT-Administratoren auch Informationen über aktuelle IT-Assets hinzufügen. Außerdem müssen sie einen Prozess für das Hinzufügen neuer Assets einrichten, wenn diese in der Zukunft erworben werden.

Wie fügt man bestehende IT-Asset-Registerdaten in die Datenbank eines Tools ein

Im Folgenden werden drei Möglichkeiten beschrieben, wie IT-Administratoren die Datenbank eines Tools mit Informationen über ihre aktuellen IT-Systeme auffüllen können.

1. Importieren Sie vorhandene Tracker in das Tool

   Wenn Sie Ihr Unternehmen vergrößert haben und eine einfache Tabellenkalkulation ausreichte, um Ihre Hardware zu verfolgen, können Sie Ihre Tabellenkalkulation verwenden, um alle Informationen in das HAM-Tool zu übertragen.

2. Ermitteln Sie Ihr Netzwerk nach angeschlossenen Geräten

   Es gibt zahlreiche Erkennungstools, die in der Lage sind, Ihr gesamtes Netzwerk zu scannen und zahlreiche Informationen über Ihre Hardware-Assets zu liefern.

3. Nutzen Sie die Bestellinformationen der Lieferanten

   Die von den Lieferanten herausgegebenen Bestelldaten liefern Ihnen Informationen über alle Geräte in Ihrem Bestand.

Richten Sie einen Prozess zur Verfolgung von IT-Geräten für neue Geräte ein

Wenn Unternehmen neue IT-Geräte in ihren Bestand aufnehmen, durchlaufen sie einen bestimmten Hardware-Lebenszyklus. Der Lebenszyklus umreißt die Schritte, die das Gerät während seiner Lebensdauer durchläuft.

Typischerweise umfasst ein Hardware-Lebenszyklus die folgenden Schritte:

• Architektur und Netzwerkdesign
• Anforderung des Geräts
• Genehmigung und Beschaffung
• Einsatz
• Benutzung, Wartung und Upgrades
• Außerbetriebnahme

In einem Lebenszyklus wie dem oben beschriebenen beginnt der Asset-Tracking-Prozess bereits mit Schritt Nummer eins. Nachdem die IT-Abteilung eine Analyse durchgeführt und eine Bestellung oder einen Geschäftsfall für die Anschaffung weiterer Anlagen vorgelegt hat, sollte sie bereits ein klares Bild davon haben, welches Gerät wohin kommt und welche Software es zum Betrieb benötigt.

In Schritt Nummer vier kann der Anlagenverwaltungsprozess konsolidiert werden, wenn alle Daten verfügbar sind.

Wie man IT-Anlagen mit Hardware Asset Management optimiert

Die Vorteile der Verwendung eines Hardware Asset Management-Tools gehen über die einfache Speicherung von Geräteinformationen hinaus. Moderne Tools ermöglichen es Ihnen, Ihr Dashboard zu konfigurieren und auf wertvolle Informationen zuzugreifen, z. B.:

• Berichte erstellen

  Verfügbarkeit, Nutzung, derzeit nicht installierte Geräte, auszusondernde Geräte anzeigen

• Mit der IT-Netzwerküberwachung Alarme auslösen

  Probleme melden, wenn die Software die Garantiezeit abläuft oder das Ende der Lebensdauer erreicht.

• Automatisieren Sie Bereitstellungsabläufe

  Erstellen Sie Konfigurationsvorlagen für Geräte je nach deren Funktionen.

• Verwalten Sie Software- und Sicherheitsupdates

  Planen Sie dedizierte Zeitfenster für Updates, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Best Practices für die Verwaltung von Software-Assets

Die Verwaltung von Software-Assets ist nach der weit verbreiteten Einführung von Cloud Computing und der stillen Einbeziehung von Schatten-IT zu einer Notwendigkeit geworden.

1. Software Asset Management bietet drei Vorteile:

   1. Governance

      Sicherstellen, dass nur zugelassene Anwendungen in die lokale Computerumgebung eingeführt und die Softwarelizenzen vollständig und angemessen genutzt werden.

   2. Management

      SAM bietet mehrere Funktionen für die Planung von Aktualisierungen, die Vorhersage von Kosten, das Hinzufügen neuer und die Stilllegung alter Assets.

   3. Unternehmensflexibilität

      Die Verfügbarkeit von Informationen beschleunigt den Veränderungsprozess in großen Organisationen erheblich.

   Die Lizenzierung ist wohl die wichtigste Dimension im Hinblick auf die Verwaltung von Software-Assets, da eine schlechte Handhabung von Lizenzen Organisationen Kosten in Millionenhöhe verursachen kann.

   Es gibt viele Arten von Lizenzen, die jeweils unterschiedliche vertragliche Vereinbarungen und Anforderungen haben. Einige davon sind:

   • Identitätsgesichert

     Eine Lizenz wird einem bestimmten Benutzer zugewiesen und ist nicht übertragbar (z.B. Microsoft Windows).

   • Node-locked

     Eine Lizenz, die jeweils nur von einem Benutzer verwendet werden kann, die aber von mehreren Benutzern zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden kann.

   • Floating

     Eine Lizenz, die für eine große Anzahl von Benutzern verfügbar ist. Bei der Anmeldung weist ein Lizenzierungssystem dem anfragenden Benutzer eine Lizenz zu, die am Ende der Sitzung zurückverlangt wird.

   • Standortlizenz

     Unbegrenzte Nutzung am Standort der Lizenzinstallation.

   • Open Source

     Unbegrenzte Nutzung innerhalb der Lizenzvereinbarung.

   • Timed

     Lizenz ist nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar.

   • Physically Restricted

     Lizenzen sind an Hardware gebunden.

   Auswahl eines SAM-Tools

   Software Asset Management-Tools sind so konzipiert, dass sie dem IT-Personal ein Höchstmaß an Kontrolle und Transparenz über ihren IT-Bestand bieten. Zwar ist jedes Tool anders, aber die meisten bieten Funktionen wie:

   • Softwarelizenzverwaltung
   • Softwarekonfiguration
   • Bestandsverwaltung
   • Softwarenutzung
   • Vertrags- und Einkaufsmanagement
   • Compliance ad governance
   • Software lifecycle management
   • Software deployment
   • Reporting

   Bei der Bewertung der kritischen Fähigkeiten von Software Asset Management Tools, empfehlen wir, nach Merkmalen zu suchen, die Software-Berechtigungs- und Verbrauchsdaten abgleichen, um Compliance-Risiken zu verringern, Kosten zu optimieren und die Unternehmensleistung zu verbessern. Wir empfehlen Infrastruktur- und Betriebsleitern, auf die folgenden Merkmale zu achten:

   • Manuelle Eingabe von Softwareberechtigungen
   • Automatisierung von Softwareberechtigungen
   • Softwareverbrauch am Endpunkt
   • Softwareverbrauch im Rechenzentrum
   • Verbrauch in der Cloud
   • Spezialsoftware-Verbrauch
   • Externe Informationen abgleichen
   • Berechtigungen/Verbrauch optimieren
   • Informationen austauschen

   Wie verwaltet man Software-Assets, wenn Mitarbeiter eintreten, verlassen oder innerhalb des Unternehmens umziehen

   Bei jeder organisatorischen Änderung muss der betreffende Mitarbeiter über einen aktualisierten Satz von IT-Beständen verfügen.

   Es muss ein Arbeitsablauf eingerichtet werden, der Folgendes abdeckt: Zuweisung vorhandener Assets, Beschaffung neuer Assets, Wiedererlangung von Assets beim Ausscheiden aus dem Unternehmen und auch die Einrichtung eines Prozesses für verlorene oder gestohlene Assets.

   Dieser IT-Workflow müsste eng mit dem Personalsystem zusammenarbeiten und zwischen den Informationen über den Benutzer und den Berechtigungsstufen kommunizieren.

   Wie verwaltet man Software-Assets, um Audits zu verhindern

   Anbieter-Audits sind Verfahren zur Untersuchung der Einhaltung der Vertragsbedingungen für die Nutzung der Software durch eine Organisation.

   Eine unzureichende Übersicht und Verwaltung der verfügbaren Lizenzen kann dazu führen, dass ein Unternehmen die Bestimmungen nicht einhält, was es zu einem leichten Ziel für Anbieter macht, ihre Produkte zu verkaufen und hohe Rechnungen zu stellen.

   Große Softwareanbieter wie Microsoft, Adobe, IBM, SAP und Oracle haben sich einen Ruf für aggressive Software-Audits erworben, die den IT-Betrieb eines Unternehmens stören.

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   Durch den Einsatz eines Software Asset Management-Tools wird das Risiko, die Vorschriften nicht einzuhalten, drastisch reduziert, da IT-Administratoren einen Überblick über alle verfügbaren Lizenzen haben, wie sie verteilt sind, wer sie nutzt und wann sie ablaufen.

   Wenn man sich um die Erneuerung von Lizenzen kümmert, zusätzliche Assets erwirbt, wenn die Nachfrage steigt, und Lizenzen entfernt, wenn sie nicht genutzt werden, können sich Unternehmen nicht nur vor Audits schützen, sondern auch ihren IT-Bestand optimieren, um den größten Nutzen zu erzielen.

   Verwaltung von Software-Assets bei der Migration in die Cloud

   Die Cloud-Migration ist ein komplexes und langwieriges Projekt, das bei falscher Durchführung viele Lücken in den IT-Systemen hinterlassen kann. Das Software-Asset-Management spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass alle Nutzer Zugang zu denselben Diensten wie zuvor haben und es keine Diskrepanzen zwischen dem System vor und nach der Migration gibt.

   Jeder Anbieter hat leicht unterschiedliche Systeme, so gibt es Unterschiede zwischen SAPs Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud und sogar Adobe Experience Cloud.

   Microsoft empfiehlt IT-Führungskräften, SAM-Lösungen in Betracht zu ziehen, die bei Folgendem helfen:

   • Hilfe bei der Entscheidung, ob On-Premises, Cloud oder Hybrid die beste Struktur für das Unternehmen ist.
   • Minderung der Risiken, die mit der Verlagerung von Rechenzentrumsressourcen für Konsolidierungs-, Cloud- und Virtualisierungsprojekte verbunden sind.
   • Lieferung eines langfristigen Cloud-Migrationsplans, der bei der Definition von Migrationszielen hilft.
   • Bewertung, ob die Migration in die Cloud die Verwaltung von Software-Assets vereinfacht.
   • Großes Verständnis der Software-Lizenzierung sowohl für Cloud- als auch für On-Premises-Implementierungen.