Als Inhaber eines kleinen oder mittelgroßen Unternehmens sind Sie mit einer Vielzahl von Pflichten konfrontiert, und die Meldung und Zahlung der Arbeitslosensteuer – oder FUTA-Steuer – ist eine davon. Mit der FUTA-Steuer müssen Sie einen Satz von 6 % auf die ersten 7.000 Dollar des Lohns eines Mitarbeiters zahlen. Um dieses Formular korrekt auszufüllen, müssen Sie das ganze Jahr über genaue Aufzeichnungen führen, und die Inanspruchnahme eines Gehaltsabrechnungsdienstes wie dem unseren trägt zur Rationalisierung dieses Prozesses bei. Sobald Sie alle Informationen zu Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammengetragen haben, folgen Sie dieser Anleitung.
Schritt 1 – Allgemeine Informationen
Geben Sie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), Ihren Namen, Ihren Handelsnamen (falls erforderlich) und die Adresse Ihres Unternehmens ein. Wenn Sie noch keine EIN haben, können Sie diese online beantragen.
Kreuzen Sie im Abschnitt „Art der Steuererklärung“ alle zutreffenden Kästchen an. Kreuzen Sie Kästchen a an, wenn Sie Änderungen an einer früheren Erklärung vornehmen. Kreuzen Sie Kästchen b an, wenn Sie ein Nachfolgearbeitgeber sind und Löhne melden, die vor dem Erwerb eines Unternehmens gezahlt wurden (weitere Einzelheiten finden Sie in den Anweisungen zum Formular 940). Wenn Sie während des Jahres keine Arbeitnehmer bezahlt haben, kreuzen Sie Feld c an und gehen Sie zu Teil 7, um das Formular zu unterschreiben und zu datieren. Wenn Ihr Unternehmen den Betrieb eingestellt hat oder keine Löhne mehr zahlt, kreuzen Sie Kästchen d an.
Schritt 2 – Teil 1
Wenn alle Ihre Arbeitnehmer ausschließlich in einem Staat beschäftigt sind und Sie die Arbeitslosensteuer (SUTA) dieses Staates zahlen mussten, tragen Sie die Abkürzung des Staates in Zeile 1a ein.
Für Zeile 1b kreuzen Sie das Kästchen an und füllen Sie Anlage A (Formular 940) aus, wenn Sie Arbeitnehmer in mehreren Staaten haben und für einen oder mehrere dieser Staaten Arbeitslosensteuer zahlen mussten.
Sie müssen Anlage A (Formular 940) auch ausfüllen und Zeile 1c ankreuzen, wenn Sie Löhne in einem Staat gezahlt haben, in dem ein Kredit reduziert wurde. Dabei handelt es sich um einen Staat, der von der Bundesregierung Geld für die Zahlung von Arbeitslosenunterstützung geliehen hat, dieses Darlehen aber noch nicht zurückgezahlt hat. Arbeitgeber zahlen in der Regel mehr FUTA-Steuer, wenn sie Löhne in einem Bundesstaat zahlen, in dem der Kredit reduziert wird.
Schritt 3 – Teil 2
In Zeile 3 tragen Sie den Gesamtbetrag der Löhne ein, die Sie im Laufe des Jahres an alle Ihre Arbeitnehmer gezahlt haben.
Dann geben Sie in Zeile 4 den Betrag der von der FUTA-Steuer befreiten Zahlungen an. Zu diesen steuerbefreiten Zahlungen gehören bestimmte Zusatzleistungen, Gruppenlebensversicherungen, Beiträge zu Altersvorsorgeplänen und Betreuungsleistungen. Weitere Einzelheiten zu diesen Zahlungen finden Sie in der Anleitung zum Formular 940.
In Zeile 5 ist der Gesamtbetrag der an jeden Arbeitnehmer geleisteten Zahlungen anzugeben, der 7.000 USD – die FUTA-Lohngrundlage – übersteigt. Nachdem Sie Zeile 4 von Zeile 3 abgezogen haben, subtrahieren Sie dieses Ergebnis über 7.000 $ und tragen die Summe in Zeile 5 ein.
Um Ihre Zwischensumme der übersteigenden Löhne, die nicht der FUTA-Steuer unterliegen, zu erhalten, addieren Sie die Zeilen 4 und 5 und tragen das Ergebnis in Zeile 6 ein.
Für Zeile 7 ziehen Sie Zeile 6 von Zeile 3 ab, was Ihre gesamten steuerpflichtigen FUTA-Löhne bestimmt. Anschließend multiplizieren Sie Zeile 7 mit 0,0006 (,6 %) und tragen die Summe in Zeile 8 ein. Dies ist Ihre FUTA-Steuerschuld vor Anpassungen.
Schritt 4 – Teil 3
In diesem Abschnitt werden Sie aufgefordert, etwaige Anpassungen für staatliche Arbeitslosensteuern zu berechnen. Für Zeile 9 multiplizieren Sie Zeile 7 mit 0,054 (5,4 %), wenn alle Ihre steuerpflichtigen FUTA-Löhne, die Sie gezahlt haben, nicht der staatlichen Arbeitslosensteuer unterlagen.
Wenn einige Ihrer steuerpflichtigen FUTA-Löhne von der staatlichen Arbeitslosensteuer ausgenommen waren oder Sie die Arbeitslosensteuer verspätet gezahlt haben, füllen Sie das Arbeitsblatt in der Anleitung aus. Tragen Sie anschließend den Betrag aus Zeile 7 des Arbeitsblatts in Zeile 10 des Formulars 940 ein.
Wenn Sie Anlage A ausgefüllt haben, weil Sie Löhne in einem Staat gezahlt haben, in dem die Steuergutschrift gekürzt wurde, beziehen Sie sich auf die Gesamtgutschrift, die Sie in Anlage A berechnet haben, und tragen Sie den Betrag in Zeile 11 ein.
Lassen Sie Teil 3 leer, wenn keine dieser Anpassungen für Sie relevant ist.
Schritt 5 – Teil 4
Bestimmen Sie Ihre gesamte FUTA-Steuer nach den Anpassungen, indem Sie die Zeilen 8 bis 11 addieren und die Summe in Zeile 12 eintragen.
Wenn Sie eine geschätzte Steuerzahlung für das Jahr geleistet oder eine Überzahlung aus dem Vorjahr auf die diesjährige Steuererklärung angerechnet haben, geben Sie den Betrag in Zeile 13 an.
Zur Berechnung Ihres geschuldeten Saldos ziehen Sie Zeile 13 von Zeile 12 ab und tragen das Ergebnis in Zeile 14 ein. Beträgt der Saldo mehr als 500 $, müssen Sie diesen Betrag über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) einzahlen. Liegt der Betrag unter 500 $, können Sie die Zahlung zusammen mit Ihrem Formular 940 einsenden.
Wenn Zeile 13 höher ist als Zeile 12, bedeutet dies, dass Sie Ihre Steuern zu viel gezahlt haben. Tragen Sie den zu viel gezahlten Betrag in Zeile 15 ein und geben Sie an, ob Sie das Geld zurückerstattet bekommen möchten oder ob es auf Ihre nächste Steuererklärung angerechnet werden soll.
Schritt 6 – Teil 5
Sie müssen diesen Abschnitt nur ausfüllen, wenn Ihr jährlicher Betrag mehr als 500 $ betrug. Wenn dies der Fall ist, geben Sie Ihre Steuerschuld – nicht den Betrag, den Sie eingezahlt haben – für jedes Quartal in den entsprechenden Feldern an.
Schritt 7 – Teile 6 und 7
Sie können einen Dritten – z. B. einen unserer engagierten Buchhalter – beauftragen, in Ihrem Namen mit dem IRS über Ihre Steuererklärung zu sprechen. Tragen Sie den Namen, die Telefonnummer und die fünfstellige PIN-Nummer der beauftragten Person ein. Danach unterschreiben und datieren Sie das Formular und senden es bis zum 31. Januar an das Finanzamt.
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