In diesem Kapitel geht es um das Proposal – die Art von Dokument, das Ihnen oder Ihrer Organisation die Genehmigung oder den Auftrag für ein Projekt verschafft.
In einem Kurs für technisches Schreiben ist die Proposal-Aufgabe eine Gelegenheit für Sie, einem bestimmten, benannten Publikum eine Idee zu präsentieren, die Sie haben, um einen bestimmten Aspekt dieses Unternehmens, dieser Organisation, dieses Zentrums oder eines anderen Geschäfts zu verbessern. Welches Thema Sie auch immer wählen, Sie müssen in der Lage sein, gründliche wissenschaftliche Recherchen durchzuführen, die Sie in Ihren Abschlussbericht integrieren werden.
Um mit der Planung eines Vorschlags zu beginnen, erinnern Sie sich an die grundlegende Definition: Ein Vorschlag ist ein Angebot oder eine Offerte, ein Projekt für jemanden durchzuführen. Vorschläge können auch andere Elemente enthalten – technische Hintergründe, Empfehlungen, Ergebnisse von Umfragen, Informationen über die Durchführbarkeit und so weiter. Was einen Vorschlag jedoch zu einem Vorschlag macht, ist die Aufforderung an die Adressaten, das vorgeschlagene Projekt zu genehmigen, zu finanzieren oder die Erlaubnis zu erteilen, es durchzuführen.
Ein Vorschlag sollte Informationen enthalten, die die Adressaten in die Lage versetzen, zu entscheiden, ob sie das Projekt genehmigen, Sie mit der Durchführung der Arbeit beauftragen oder beides. Um ein erfolgreiches Angebot zu verfassen, versetzen Sie sich in die Lage des Adressaten – des Empfängers des Angebots – und überlegen Sie, welche Art von Informationen dieser benötigt, um sich sicher zu fühlen, dass er Sie mit der Durchführung des Projekts beauftragt.
Es ist leicht, über Angebote verwirrt zu werden, oder zumindest über die Art von Angeboten, die Sie für diesen Kurs schreiben werden. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine großartige Idee für die Einführung einer neuen Technologie in Ihrem Unternehmen, und Sie schreiben ein Dokument, in dem Sie die Funktionsweise und die Vorteile dieser Technologie erläutern und die Geschäftsleitung auffordern, sie einzuführen. Ist das ein Vorschlag? Für sich allein genommen wäre dies kein vollständiger Vorschlag. Es wäre eher ein Durchführbarkeitsbericht, der die Vorzüge eines Projekts untersucht und dann eine Empfehlung dafür oder dagegen abgibt. Um dieses Dokument zu einem Vorschlag zu machen, müsste man jedoch lediglich Elemente hinzufügen, die die Unternehmensleitung um die Genehmigung bitten, das Projekt durchzuführen. In dieser Klasse ist eines dieser Elemente die wissenschaftliche Forschung. Sicherlich müssen einige Verfasser von Vorschlägen die Projekte, die sie vorschlagen, verkaufen, aber in allen Fällen müssen Vorschläge den Verfasser (oder die Organisation des Verfassers) als denjenigen verkaufen, der das Projekt durchführt.
Arten von Vorschlägen
Betrachten Sie die Situationen, in denen Vorschläge auftreten. Ein Unternehmen kann eine öffentliche Bekanntmachung mit der Bitte um Vorschläge für ein bestimmtes Projekt versenden. Diese öffentliche Bekanntmachung, die als Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) bezeichnet wird, kann über Websites, E-Mails, soziale Medien, Zeitungen oder Fachzeitschriften veröffentlicht werden. Unternehmen oder Einzelpersonen, die sich für das Projekt interessieren, würden dann Vorschläge schreiben, in denen sie ihre Qualifikationen, den Zeitplan und die Kosten des Projekts zusammenfassen und ihren Ansatz für das Projekt erläutern. Der Empfänger all dieser Vorschläge würde sie dann bewerten, den besten Kandidaten auswählen und dann einen Vertrag ausarbeiten.
Aber Vorschläge kommen auch viel weniger formell zustande. Stellen Sie sich vor, Sie sind daran interessiert, ein Projekt bei der Arbeit durchzuführen (z.B. die Vorteile der Einführung einer neuen Technologie zur Steigerung der Produktivität zu untersuchen). Stellen Sie sich vor, Sie treffen sich mit Ihrer Vorgesetzten und versuchen, sie davon zu überzeugen. Sie könnte Ihnen antworten: „Schreiben Sie mir einen Vorschlag und ich werde ihn der oberen Führungsebene vorlegen. Dies entspricht eher der Art von Vorschlägen, die Sie in einem Kurs über technisches Schreiben schreiben werden.
Die meisten Vorschläge lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:
- Intern, extern: Ein Vorschlag für jemanden innerhalb Ihrer Organisation (ein Unternehmen, eine Regierungsbehörde usw.) ist ein interner Vorschlag. Bei internen Angeboten müssen Sie möglicherweise bestimmte Abschnitte (z. B. Qualifikationen) oder so viele Informationen nicht angeben. Ein externes Angebot ist ein Angebot, das von einer separaten, unabhängigen Organisation oder Einzelperson an eine andere solche Einrichtung gerichtet wird. Das typische Beispiel ist ein unabhängiger Berater, der ein Projekt für ein anderes Unternehmen durchführen möchte. Wahrscheinlich werden Sie in diesem Kurs eine dieser beiden Arten von Vorschlägen verfassen, die, wie unten erläutert, angefordert oder unaufgefordert sein können.
- Angefordert, unaufgefordert: Ein angefordertes Angebot ist ein Angebot, bei dem der Empfänger das Angebot angefordert hat. Normalerweise verschickt ein Unternehmen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) per Post oder veröffentlicht sie in einer Nachrichtenquelle. Vorschläge können aber auch auf lokaler Ebene angefordert werden: Sie könnten z. B. Ihrem Chef erklären, wie toll es wäre, eine neue Technologie im Büro zu installieren; Ihr Chef könnte sich dafür interessieren und Sie bitten, einen Vorschlag zu verfassen, der eine formelle Studie über diese Idee vorsieht. Unaufgeforderte Vorschläge sind solche, bei denen der Empfänger nicht um Vorschläge gebeten hat. Bei unaufgeforderten Vorschlägen müssen Sie den Empfänger manchmal davon überzeugen, dass ein Problem oder ein Bedarf besteht, bevor Sie mit dem Hauptteil des Vorschlags beginnen können. Die meisten technischen Schreibprojekte, die wir in diesem Kurs gesehen haben, waren unaufgeforderte Vorschläge.
Typische Szenarien für den Vorschlag
Viele von Ihnen haben vielleicht noch nie darüber nachgedacht, einen technischen Bericht auf der Grundlage eines realisierbaren Vorschlags zu erstellen. Einige Beispielthemen sind auf dem Aufgabenblatt enthalten; hier sind einige zusätzliche Ideen:
- Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat ein Problem oder möchte eine Verbesserung vornehmen. Das Unternehmen schickt eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen; Sie erhalten einen und antworten mit einem Vorschlag. Sie bieten an, das Unternehmen zu besuchen, es zu untersuchen, zu befragen, Empfehlungen auszusprechen und das Ganze in Form eines Berichts zu präsentieren.
- Eine Organisation möchte ein Seminar zu Ihrem Fachwissen veranstalten. Sie schreiben ein Angebot für die Durchführung des Seminars, das auch einen Leitfaden oder ein Handbuch für die Seminarteilnehmer enthält.
- Eine Behörde hat gerade mit einem neuen Online-Datensystem begonnen, aber das Benutzerhandbuch ist technisch komplex und schwer zu lesen. Sie erhalten von dieser Behörde eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, um ein vereinfachtes Handbuch oder einen Leitfaden für die Inbetriebnahme zu verfassen.
- Stellen Sie sich vor, eine gemeinnützige Organisation, die sich auf ein bestimmtes Thema konzentriert, möchte einen Berater, der ein Handbuch oder einen Leitfaden für ihre Mitglieder verfasst. In diesem Dokument sollen Informationen zu dem Thema so dargestellt werden, dass die Mitglieder sie verstehen können.
Nicht alle Forschungsthemen eignen sich für technische Texte. Themen, die auf Werten und Überzeugungen beruhen, fallen nicht in die Kategorie „technisch“. Historische und literarische Themen sind nicht geeignet. Sprechen Sie immer mit Ihrem Ausbilder über Ihre Themenideen, bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen.
Bedenken Sie außerdem, dass Sie wissenschaftliche Recherchen in Ihren Abschlussbericht einbeziehen müssen, und wählen Sie ein Thema, zu dem Sie leicht solches Material finden können. Interviews und andere Quellen aus erster Hand sind zwar oft wertvoll für einen Bericht, aber ein Bericht, der sich stark auf diese Quellen stützt, wird den Anforderungen dieses Kurses nicht gerecht.
Gebräuchliche Abschnitte in Projektanträgen
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Abschnitte, die Sie häufig in Projektanträgen finden werden, die in diesem Kurs im Memo-Format eingereicht werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder dieser Abschnitte in dem von Ihnen verfassten Vorschlag enthalten sein muss, und auch nicht, dass sie in der hier dargestellten Reihenfolge vorkommen müssen. Schauen Sie sich das Aufgabenblatt an und überlegen Sie, welche anderen Informationen, die für Ihr Thema typisch sind, in Ihrem Vorschlag enthalten sein sollten.
Während Sie dieses Kapitel über Vorschläge lesen, sehen Sie sich das Muster für einen Vorschlag an, das Sie in der Mappe der aktuellen Woche finden. Denken Sie daran, dass nicht alle der hier besprochenen Abschnitte in den Beispielen auftauchen werden, aber die meisten schon.
Einleitung. Planen Sie die Einleitung zu Ihrem Vorschlag sorgfältig. Vergewissern Sie sich, dass sie alle folgenden Punkte (aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge) enthält, die auf Ihren speziellen Vorschlag zutreffen:
- Hinweisen Sie darauf, dass der Inhalt des Vermerks ein Vorschlag für ein bestimmtes Projekt ist.
- Entwickeln Sie mindestens eine kurze motivierende Aussage, die den Empfänger ermutigt, weiterzulesen und die Genehmigung des Projekts in Betracht zu ziehen (insbesondere, wenn es sich um einen unaufgeforderten oder wettbewerbsorientierten Vorschlag handelt).
- Geben Sie einen Überblick über den Inhalt des Vorschlags.
Hintergrundinformationen über das Problem, die Gelegenheit oder die Situation. Im Hintergrundteil, der oft gleich nach der Einleitung folgt, wird erörtert, wodurch die Notwendigkeit des Projekts entstanden ist – welches Problem, welche Möglichkeit zur Verbesserung der Dinge, welche Ausgangssituation. Zum Beispiel muss die Leitung einer Kette von Kindertagesstätten sicherstellen, dass alle Angestellten HLW-Kenntnisse haben, weil neue staatliche Vorschriften dies vorschreiben, oder ein Besitzer von Kiefernwäldern im östlichen Oregon möchte, dass das Land verkaufsfähiges Holz produziert, ohne die Umwelt zu zerstören.
Während das benannte Publikum des Vorschlags das Problem sehr gut kennt, ist das Schreiben des Hintergrundabschnitts nützlich, um Ihre besondere Sichtweise des Problems darzustellen. Auch wenn der Vorschlag unaufgefordert eingereicht wird, ist ein Hintergrundabschnitt fast schon Pflicht – Sie müssen die Zuhörer wahrscheinlich davon überzeugen, dass das Problem oder die Gelegenheit existiert und dass es angegangen werden sollte.
Nutzen und Machbarkeit des vorgeschlagenen Projekts. In den meisten Vorschlägen wird kurz auf die Vorteile oder den Nutzen der Durchführung des vorgeschlagenen Projekts eingegangen. Dies dient als eine Art Argument für die Genehmigung des Projekts. In einigen Vorschlägen wird auch die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs des Projekts erörtert. Bei einem unaufgeforderten Vorschlag ist dieser Abschnitt besonders wichtig – Sie versuchen, dem Publikum das Projekt zu „verkaufen“.
Beschreibung der vorgeschlagenen Arbeit (Projektergebnisse). Die meisten Vorschläge müssen das Endprodukt des vorgeschlagenen Projekts beschreiben. In einem Kurs über technisches Schreiben bedeutet das, dass Sie das geplante Dokument, seine Zielgruppe und seinen Zweck beschreiben, eine Gliederung erstellen und Dinge wie Länge, Grafiken, Bindung usw. besprechen. In dem von Ihnen definierten Szenario können auch andere Arbeiten anfallen, wie z. B. die Durchführung von Schulungsseminaren oder die Erbringung einer laufenden Dienstleistung. In diesem frühen Stadium wissen Sie vielleicht noch nicht alles, was für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich ist, aber Sie sollten zumindest eine Vorstellung von einigen der erforderlichen Schritte haben.
Methode, Verfahren, Theorie. In manchen Anträgen müssen Sie erklären, wie Sie die vorgeschlagene Arbeit durchführen werden. Dies ist ein zusätzliches überzeugendes Element; es zeigt dem Publikum, dass Sie einen fundierten, durchdachten Ansatz für das Projekt haben. Außerdem können Sie damit nachweisen, dass Sie über das nötige Fachwissen verfügen, um das Projekt durchzuführen.
Zeitplan. Die meisten Vorschläge enthalten einen Abschnitt, der nicht nur das voraussichtliche Fertigstellungsdatum, sondern auch die wichtigsten Meilensteine des Projekts enthält. Wenn Sie ein großes Projekt durchführen, das sich über mehrere Monate erstreckt, enthält der Zeitplan auch Termine, zu denen Sie Fortschrittsberichte vorlegen werden. Wenn Sie keine konkreten Termine nennen können, geben Sie die Zeitspannen für die einzelnen Projektphasen an.
Kosten, erforderliche Ressourcen. Die meisten Vorschläge enthalten auch einen Abschnitt über die Kosten des Projekts, unabhängig davon, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. Bei externen Projekten müssen Sie unter Umständen Ihre Stundensätze, die voraussichtlichen Arbeitsstunden, die Kosten für Ausrüstung und Material usw. auflisten und dann die Gesamtkosten für das gesamte Projekt berechnen. Interne Projekte sind natürlich nicht kostenlos, daher sollten Sie trotzdem die Projektkosten auflisten: die Stunden, die Sie für das Projekt benötigen, die Ausrüstung und das Material, das Sie verwenden werden, die Unterstützung durch andere Personen in der Organisation usw.
Schlussfolgerungen. Der letzte Absatz oder Abschnitt des Vorschlags sollte den Leser wieder auf die positiven Aspekte des Projekts aufmerksam machen. Im letzten Abschnitt können Sie sie auffordern, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um die Einzelheiten des Projekts auszuarbeiten, sie an die Vorteile der Durchführung des Projekts erinnern und vielleicht ein letztes Argument für Sie oder Ihre Organisation als die richtige Wahl für das Projekt anführen.
Besondere projektspezifische Abschnitte. Denken Sie daran, dass die vorangegangenen Abschnitte typisch oder üblich für schriftliche Vorschläge sind und keine absoluten Anforderungen darstellen. Fragen Sie sich immer, was Ihre Zuhörer noch brauchen könnten, um das Projekt, die Notwendigkeit, den Nutzen, Ihre Rolle und Ihre Qualifikationen für das Projekt zu verstehen. Was müssen sie noch sehen, um das Projekt zu genehmigen und Sie für die Durchführung des Projekts zuzulassen?
Spezielle Anforderungen an den Auftrag
Abhängig von der Schreibsituation muss Ihr Vorschlag möglicherweise auch andere spezielle Elemente enthalten. Einige davon sind im Folgenden beschrieben. Hinweis: Einige dieser Elemente werden in Ihrem Fortschrittsbericht für diesen Kurs verlangt; in einer realen Situation des technischen Schreibens könnte Ihr Betreuer Sie jedoch bitten, eines der folgenden Elemente in Ihren Vorschlag aufzunehmen:
Zielgruppe: Beschreiben Sie die Zielgruppe des Abschlussberichts (die sich von der Zielgruppe des Vorschlags unterscheiden kann). Möglicherweise müssen Sie erörtern, für wen der Bericht bestimmt ist, deren Titel und Beruf, deren technischen Hintergrund und deren Fähigkeit, den Bericht zu verstehen.
Informationsquellen: Führen Sie Informationsquellen auf; stellen Sie sicher, dass es für Ihr Thema ausreichende Informationen gibt; führen Sie Zitate für bestimmte Bücher, Artikel, Nachschlagewerke und andere Arten von Quellen auf, die Ihrer Meinung nach zu Ihrem Bericht beitragen werden.
Grafiken: Listen Sie die Grafiken auf, die Ihrer Meinung nach für Ihren Bericht benötigt werden, geordnet nach ihrer Art und ihrem Inhalt. (Wenn Ihnen nichts einfällt, was Ihr Bericht brauchen könnte, haben Sie vielleicht kein gutes Thema – machen Sie ein Brainstorming mit Ihrem Lehrer). Für diesen Kurs müssen Sie Grafiken erstellen und in Ihren Abschlussbericht aufnehmen.
Gliederung: Fügen Sie eine Gliederung der Themen und Unterthemen bei, die Sie in Ihrem Bericht behandeln wollen.
Vorschläge und Zielgruppe
Erinnern Sie sich daran, dass in einem Kurs über technisches Schreiben die Aufgabe des Vorschlags mehreren Zwecken dient: (1) Sie verschafft Ihnen Erfahrung mit dem Verfassen eines Vorschlags; (2) Sie hilft Ihnen bei der Planung Ihres Semesterberichts; (3) Sie gibt Ihrem Dozenten die Möglichkeit, mit Ihnen an Ihrem Projekt zu arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie ein brauchbares Thema haben. Aus dem zweiten und dritten Grund müssen Sie bestimmte Elemente in Ihren Vorschlag aufnehmen (wie in Ihrem Aufgabenblatt vermerkt), von denen einige in einem realen Vorschlag vielleicht nicht angemessen erscheinen.
In diesem Kurs über technisches Schreiben ist der Vorschlag der Beginn eines wochenlangen Forschungs- und Schreibprozesses, der viele Stufen durchläuft, bis er zum Endpunkt gelangt: dem technischen Bericht. Sie reichen den Vorschlag nur einmal während dieses Prozesses ein. Danach werden Sie verschiedene Arten von Dokumenten verfassen und einreichen: einen Fortschrittsbericht, eine Gliederung, eine kommentierte Bibliographie, einen Grafikentwurf, einen Berichtsentwurf und einen Abschlussbericht. Achten Sie darauf, den Begriff „Vorschlag“ nur dann zu verwenden, wenn Sie sich speziell auf die Anfangsphase Ihres Projekts beziehen.
Ein weiterer Punkt, den Sie im Auge behalten sollten, betrifft die Zielgruppe für Vorschläge im Gegensatz zur Zielgruppe für Berichte, die später im Schreibprozess entstehen. Der Adressat Ihres Vorschlags ist die Person, die Ihre Forschung und Ihre Arbeit genehmigen, unterstützen und möglicherweise finanzieren kann. Der endgültige Bericht, den Sie verfassen, kann sich an eine andere Zielgruppe richten. Nehmen wir das Beispiel eines Vorschlags, der an den Vorgesetzten eines Solarenergieunternehmens gerichtet ist und die Erstellung eines Handbuchs für Installateure von Solaranlagen für Privathaushalte vorschlägt. Die Zielgruppe des Vorschlags könnte ein leitender Angestellter sein, der über ein sehr breites technisches Wissen verfügt. Die Zielgruppe des Abschlussberichts hingegen sind die Techniker, die möglicherweise über mehr Fachwissen verfügen als die Führungskraft. Der Inhalt und die Sprache, die für diese beiden unterschiedlichen Zielgruppen verwendet werden, müssen an die jeweilige Schreibsituation angepasst werden. (Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel über die Analyse des Zielpublikums.)
Checkliste für die Überarbeitung von Vorschlägen
Beim Überprüfen und Überarbeiten Ihres Vorschlags sollten Sie Folgendes beachten:
- Verwenden Sie das richtige Format. Denken Sie daran, dass Sie den Vorschlag in diesem Kurs im Memo-Format verfassen.
- Schreiben Sie eine klare Zusammenfassung (oder Einleitung) des Themas Ihres Vorschlags.
- Geben Sie genau an, was Sie vorhaben.
- Stellen Sie sicher, dass ein Bericht – ein schriftliches Dokument – in irgendeiner Weise mit dem Projekt, das Sie vorschlagen, verbunden ist. Denken Sie daran, dass wir in diesem Kurs über technisches Schreiben sowohl das Schreiben eines Vorschlags wie in der realen Welt als auch die Durchführung eines Forschungsprojekts auf Hochschulniveau üben.
- Vergewissern Sie sich, dass die Abschnitte Ihres Vorschlags in einer logischen, natürlichen Reihenfolge angeordnet sind und dass Sie Zwischenüberschriften und Aufzählungszeichen (und andere Formatierungsarten) korrekt verwenden.
- Richten Sie den Vorschlag an die von Ihnen benannte Zielgruppe – nicht an Ihren Dozenten.