Planificatorii de evenimente speciale – în special cei din lumea nonprofit – știu că organizarea unui eveniment de strângere de fonduri în aer liber este o idee excelentă. Aceste tipuri de evenimente, ca și alte idei de strângere de fonduri pentru comunitate, necesită ca planificarea pentru evenimentul de anul viitor să înceapă imediat după ce evenimentul de strângere de fonduri din acest an se încheie. Este important să faceți un bilanț al evenimentului și să discutați ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit cât timp evenimentul este încă proaspăt în mintea echipei. Discutarea succeselor și a îmbunătățirilor asigură faptul că acele caracteristici pot fi incluse sau îmbunătățite pentru evenimentul de anul viitor. O astfel de planificare proactivă adaugă, de asemenea, valoare pentru sponsori. Și, în mod inevitabil, toate marșurile comunitare de succes speră să crească și să se extindă de la an la an.
Este important să rămâneți concentrați asupra obiectivului principal al organizării unor astfel de evenimente: strângerea de fonduri. Pentru acei planificatori de evenimente care au organizat anterior o plimbare comunitară, unul dintre cele mai importante momente de planificare are loc, de fapt, după încheierea plimbării. Pentru a afla despre numeroasele aspecte ale planificării și executării unei marșuri comunitare de strângere de fonduri, vom arunca o privire în culisele evenimentului de Ziua Mamei găzduit de Organizația Y-ME împotriva cancerului de sân din Chicago.
Marșul de strângere de fonduri de Ziua Mamei Y-ME împotriva cancerului de sân
Y-ME a fost fondat de două supraviețuitoare ale cancerului de sân în 1979. Organizația non-profit a fost cunoscută mai ales pentru programul său multilingv National Breast Cancer Hotline multilingv pentru pacientele cu cancer de sân. Programul și-a câștigat faima ca fiind singura linie telefonică gratuită de 24 de ore din țară, deservită în întregime de supraviețuitori ai cancerului la sân, care sunt consilieri de la egal la egal instruiți. Dar organizația a organizat, de asemenea, o plimbare anuală de strângere de fonduri cu ocazia Zilei Mamei, care a sprijinit programele și serviciile lor. Înapoi În 2007, Y-ME a strâns peste 7 milioane de dolari cu aproape 43.000 de participanți la plimbare din 12 orașe. În 2008, au participat 15 orașe. Din păcate, Y-ME și-a închis porțile în 2012, dar moștenirea strângerii sale anuale de fonduri rămâne un excelent studiu de caz pentru planificatorii de evenimente nonprofit.
Mult din succesul Y-ME în strângerea de fonduri poate fi atribuit unei abordări organizate a planificării și a menținerii atenției asupra celor mai importante obiective mai întâi. Liz Klug, fostul director de evenimente speciale al organizației, a spus următoarele după anul lor record din 2007: „Avem un plan pentru diferite momente în timpul procesului de planificare. Astfel, vom lua măsuri pentru a promova acele puncte cele mai critice în timp pentru a ne asigura că vom avea succes. De exemplu, într-un oraș în care este posibil să găzduim un eveniment pentru prima dată, trebuie să ne concentrăm să ne asigurăm că avem un loc de desfășurare și o locație excelentă, unde oamenii vor dori să revină. Mai târziu, ne putem concentra asupra cafenelelor în care vom lăsa broșuri.” Să aruncăm o privire asupra modului în care Klug și echipa de planificare a evenimentelor de la Y-ME au organizat un astfel de eveniment de succes.
Analizând cifrele
Găzduirea unei plimbări comunitare sau a unui eveniment similar necesită reunirea mai multor obiective constitutive diferite, dar, în cele din urmă, asociația sau organizația de caritate care găzduiește evenimentul face acest lucru pentru a strânge bani pentru cauza lor. Prin urmare, primul pas în planificarea următorului eveniment are loc atunci când evenimentul curent se încheie, iar cea mai mare parte a acestei munci înconjoară „cifrele.”
„Ne-am uitat cu atenție la cifre după încheierea evenimentului”, explică Klug, „Am comparat cum ne-am descurcat în acest an față de cel precedent . Ne-am uitat la experiența participanților. Am evaluat categoriile noastre de sponsorizare. Am răspuns la toate e-mailurile imediate despre evenimente.” Planificatorii evenimentului vor lua, de asemenea, măsuri imediate pentru a se asigura că toți cei implicați în evenimentul din acest an vor continua și anul viitor.
Klug a săpat, de asemenea, în detalii. În evaluările sale, ea a analizat totul, de la numărul de voluntari care au participat la volumul de tricouri distribuite. Ea se întreba apoi dacă avea nevoie de mai mult sau mai puțin pentru anul următor.
Calendarul de planificare
Pentru cei care organizează o plimbare de strângere de fonduri pentru comunitate, este important să știe ce pași trebuie parcurși în diferite momente. Cele mai multe organizații nonprofit nu au luxul de a avea mulți membri ai personalului și ai comitetelor de voluntari care să conducă succesul evenimentului. Dar planificatorii recunosc că trebuie să se asigure că lucrează îndeaproape cu primăria unui oraș și cu departamentul de lucrări publice pentru a înscrie evenimentul în calendarul public.
Klug sugerează ca primul pas după ce analizează cifrele de anul trecut să fie să se concentreze pe recrutarea corporațiilor. Dacă evenimentul nu este un program nou, este important să se obțină sprijinul corporațiilor pentru evenimentul de anul viitor imediat după încheierea evenimentului din acest an. „Ne-am concentrat pe reînnoirea sponsorizărilor atunci când am prezentat raportul de încheiere a evenimentului”, spune Klug. Ea oferă, de asemenea, următoarele repere pentru planificatorii interesați să organizeze o plimbare comunitară ca eveniment de strângere de fonduri:
- Identificați sponsorii corporativi
- Dezvoltați programe pentru echipele de mers
- Determinați activitățile evenimentului
- Începeți recrutarea pentru mers
- Finalizați logistica evenimentului
- Avansați evenimentul
- Avansați un eveniment de „mulțumire”
- Evaluați și începeți evenimentul următor
.
Y-ME ar angaja, de asemenea, o firmă externă de logistică pentru a se ocupa de multe dintre cerințele sale logistice. Dar una dintre cele mai utile a fost implementarea unui sistem de înregistrare online.
Succesul sistemului de înregistrare online
Y-ME a învățat rapid despre importanța utilizării internetului pentru înregistrarea online și, de atunci, a pledat cu tărie pentru utilizarea tehnologiei pentru înregistrarea online și strângerea de fonduri.
Au investit într-un sistem online de gestionare a relațiilor cu constituenții care să servească drept site web al cursei din 2003. Acest tip de sistem servește ca un site web personal pentru ca voluntarii să facă apeluri personalizate pentru donații și alte tipuri de implicare. Acesta captează informațiile într-o singură bază de date și servește drept instrument pentru căpitanii echipelor de mers pe jos pentru a-și încuraja membrii.
Participanții online au crescut de la 4.000 la 11.594. Donațiile online au crescut de la 5.000 la 19.650. Echipa Y-ME a considerat că a contribuit la atingerea unui obiectiv de 2,35 milioane de dolari și, ca bonus, tehnologia a redus costurile administrative cu aproximativ 20.000 de dolari.
Un astfel de sistem poate servi, de asemenea, ca un important instrument de comunicare care permite unei organizații să urmărească și să continue să implice alegătorii dincolo de ziua cursei în sine.
Calendarul zilei cursei
Marșurile comunitare sunt cel mai frecvent programate dimineața. În funcție de complexitatea semnalizării și a locației, pregătirea evenimentului poate începe, de obicei, cu o săptămână înainte de eveniment, cea mai mare parte a activităților având loc cu câteva zile înainte de plimbare.
Când Y-ME ar planifica evenimentul lor anual de strângere de fonduri, echipa ar încerca, de obicei, să limiteze zona în care a organizat plimbarea, astfel încât să nu fie nevoie de o cantitate semnificativă de timp de resurse pentru a executa anumite sarcini operaționale, cum ar fi închiderea străzilor. Plimbarea lor era în general necompetitivă, așa că ajută și faptul că nu trebuiau să ia în considerare cerințele necesare pentru un mediu de cursă mai competitiv.
Programul pentru ziua cursei în sine curgea de obicei după cum urmează:
- Echipa de planificare a evenimentului sosește (2.5 ore înainte de mers)
- Înregistrarea voluntarilor (2 ore înainte de mers)
- Înregistrarea și instalarea sponsorilor (2 ore înainte de mers)
- Începe înscrierea (1.5 ore înainte de plimbare)
- Stabilirea liniei de start (30 de minute înainte de plimbare)
- Ceremonii de deschidere (10 minute înainte de plimbare)
- Începe cursa
- Începe divertismentul de pe scena principală (1 oră după începerea plimbării)
- Oficial Main Stage Remarks (după încheierea plimbării; la 1.5 ore)
- Programul se încheie oficial (la 3 ore după începerea plimbării)
- Începe dezmembrarea evenimentului (după ce evenimentul se încheie oficial)
Sfaturi pentru planificarea unei plimbări sau alergări comunitare
Pentru acele organizații interesate să organizeze pentru prima dată o plimbare sau o alergare comunitară, Klug oferă câteva sugestii care vor contribui la asigurarea unui eveniment de succes.
- Începeți cu piste calde, inclusiv voluntari bine conectați, sponsori sau o echipă mare. Definiți rezultate măsurabile.
- Evaluați evenimentele concurente din orașul/locația dvs. pentru a identifica cele mai bune practici ale acestora și zonele de îmbunătățire.
- Lucrați cu primăria orașului și cu districtele de parcuri pentru a discuta despre permisele necesare și despre logistica evenimentului dvs.: ora, locația, numărul de participanți. Asigurați-vă că sunteți pregătit pentru aceste întâlniri.
- Înțelegeți-vă bugetul și asigurați-vă că vă mențineți cheltuielile de funcționare la 25-30% pentru un nou eveniment. Unele organizații de caritate se vor strădui să obțină 15-20% din cheltuielile totale.
- Asigură-ți sponsori care să absoarbă 100% din cheltuielile de operare ale evenimentului tău.
.