Acest capitol se concentrează asupra propunerii – genul de document care face ca dumneavoastră sau organizația dumneavoastră să fie aprobată sau angajată pentru a realiza un proiect.
În cadrul unui curs de tehnoredactare, sarcina de propunere este o oportunitate pentru dumneavoastră de a prezenta o idee unui public specific, numit, despre o idee pe care o aveți pentru a îmbunătăți un anumit aspect al acelei companii, organizații, centre sau alte afaceri. Oricare ar fi subiectul pe care îl alegeți, trebuie să fiți capabili să efectuați cercetări academice amănunțite pe care le veți integra în raportul final.
Pentru a începe să planificați o propunere, amintiți-vă definiția de bază: o propunere este o ofertă sau o licitație pentru a finaliza un proiect pentru cineva. Propunerile pot conține și alte elemente – context tehnic, recomandări, rezultate ale unor sondaje, informații despre fezabilitate și așa mai departe. Dar ceea ce face ca o propunere să fie o propunere este faptul că solicită audienței să aprobe, să finanțeze sau să acorde permisiunea de a realiza proiectul propus.
O propunere ar trebui să conțină informații care să permită audienței acelei propuneri să decidă dacă să aprobe proiectul, să vă aprobe sau să vă angajeze pentru a face lucrarea, sau ambele. Pentru a scrie o propunere de succes, puneți-vă în locul audienței dumneavoastră – destinatarul propunerii – și gândiți-vă de ce fel de informații ar avea nevoie acea persoană pentru a se simți încrezătoare în a vă încredința realizarea proiectului.
Este ușor să vă încurcați în privința propunerilor, sau cel puțin a tipului de propunere pe care îl veți scrie pentru acest curs. Imaginați-vă că aveți o idee extraordinară pentru instalarea unei noi tehnologii în locul în care lucrați și că redactați un document în care explicați cum funcționează, arătați beneficiile și apoi îndemnați conducerea să o instaleze. Este aceasta o propunere? În sine, aceasta nu ar fi o propunere completă. Ar fi mai degrabă un raport de fezabilitate, care studiază meritele unui proiect și apoi face recomandări pro sau contra acestuia. Cu toate acestea, pentru ca acest document să devină o propunere, ar fi suficient să adăugați elemente prin care să cereți aprobarea conducerii pentru a merge mai departe cu proiectul. În plus, pentru această clasă, unul dintre aceste elemente este cercetarea științifică. Cu siguranță, unii autori de propuneri trebuie să vândă proiectele pe care le propun, dar în toate cazurile, propunerile trebuie să vândă autorul (sau organizația autorului) ca fiind cea care va realiza proiectul.
Tipuri de propuneri
Considerați situațiile în care apar propunerile. O companie poate trimite un anunț public prin care solicită propuneri pentru un anumit proiect. Acest anunț public – numit cerere de propuneri (RFP) – ar putea fi emis prin intermediul site-urilor web, e-mailurilor, mediilor sociale, ziarelor sau revistelor de specialitate. Firmele sau persoanele fizice interesate de proiect ar trebui apoi să scrie propuneri în care să își rezume calificările, calendarul și costurile proiectului și să discute abordarea lor față de proiect. Destinatarul tuturor acestor propuneri le-ar evalua apoi, ar selecta cel mai bun candidat și apoi ar elabora un contract.
Dar propunerile apar și în mod mult mai puțin formal. Imaginați-vă că sunteți interesat să realizați un proiect la locul de muncă (de exemplu, să investigați meritele introducerii unei noi tehnologii pentru a crește productivitatea). Imaginați-vă că v-ați întâlnit cu șeful dumneavoastră și ați încercat să o convingeți de acest lucru. Ea ar putea răspunde spunându-vă: „Scrieți-mi o propunere și o voi prezenta conducerii superioare”. Aceasta seamănă mai mult cu tipul de propunere pe care o veți scrie la un curs de scriere tehnică.
Majoritatea propunerilor pot fi împărțite în mai multe categorii:
- Intern, extern: O propunere adresată cuiva din cadrul organizației dumneavoastră (o afacere, o agenție guvernamentală etc.) este o propunere internă. În cazul propunerilor interne, este posibil să nu trebuiască să includeți anumite secțiuni (cum ar fi calificările) sau la fel de multe informații în ele. O propunere externă este o propunere scrisă de o organizație separată, independentă sau de un individ către o altă entitate de acest tip. Exemplul tipic este consultantul independent care propune să realizeze un proiect pentru o altă firmă. Sunt șanse mari să scrieți unul dintre aceste două tipuri de propuneri pentru această clasă, iar acesta poate fi solicitat sau nesolicitat, după cum se explică mai jos.
- Solicitat, nesolicitat: O propunere solicitată este cea în care beneficiarul a solicitat propunerea. În mod obișnuit, o companie va trimite cereri de propuneri (RFP) prin poștă sau le va publica în anumite surse de știri. Dar propunerile pot fi solicitate la un nivel foarte local: de exemplu, i-ați putea explica șefului dvs. ce lucru grozav ar fi să instalați o nouă tehnologie la birou; șeful dvs. ar putea fi interesat și v-ar putea cere să redactați o propunere prin care să vă oferiți să faceți un studiu formal al ideii. Propunerile nesolicitate sunt cele în care beneficiarul nu a solicitat propuneri. În cazul propunerilor nesolicitate, uneori trebuie să-l convingeți pe destinatar că există o problemă sau o nevoie înainte de a putea începe partea principală a propunerii. Majoritatea proiectelor de tehnoredactare pe care le-am văzut în acest curs au fost propuneri nesolicitate.
Scenarii tipice pentru propunere
Mulți dintre voi poate că nu v-ați gândit niciodată prea mult la producerea unui raport tehnic bazat pe o propunere viabilă. Mai multe modele de subiecte sunt incluse pe foaia de temă; iată câteva idei suplimentare:
- Imaginați-vă că o companie are o problemă sau dorește să facă un fel de îmbunătățire. Compania trimite o cerere de propuneri; dumneavoastră primiți una și răspundeți cu o propunere. Vă oferiți să veniți, să investigați, să intervievați, să faceți recomandări – și să prezentați totul sub forma unui raport.
- O organizație dorește un seminar în expertiza dumneavoastră. Scrieți o propunere pentru a ține seminarul – în pachetul de oferte este inclus un ghid sau un manual pe care îl vor primi cei care participă la seminar.
- O agenție tocmai a început să folosească un nou sistem de date online, dar manualul de utilizare este complex din punct de vedere tehnic și dificil de citit. Primiți o cerere de oferte de la această agenție pentru a scrie un ghid simplificat sau un ghid de pornire.
- Imaginați-vă că o organizație nonprofit axată pe o anumită problemă dorește un consultant care să scrie un manual sau un ghid pentru membrii săi. Acest document va prezenta informații cu privire la problema respectivă într-un mod pe care membrii îl pot înțelege.
Nu toate subiectele de cercetare sunt adecvate pentru scrierea tehnică. Subiectele care se bazează pe valori și credințe nu se încadrează în categoria celor tehnice. Subiectele istorice și literare nu se califică. Consultați întotdeauna instructorul dumneavoastră cu privire la orice idei de subiecte pe care le aveți înainte de a începe proiectul.
În plus, rețineți că trebuie să integrați cercetarea academică în raportul final, alegeți un subiect pentru care puteți găsi cu ușurință astfel de materiale. În timp ce interviurile și alte surse de primă mână sunt adesea valoroase pentru un raport, unul care se bazează în mare măsură pe aceste surse nu va îndeplini rezultatele acestui curs.
Secțiuni comune în propuneri
Cele ce urmează oferă o trecere în revistă a secțiunilor pe care le veți găsi în mod obișnuit în propuneri, prezentate la acest curs în format memo. Nu presupuneți că fiecare dintre ele trebuie să se regăsească în propunerea reală pe care o scrieți și nici că trebuie să fie în ordinea în care sunt prezentate aici. Consultați foaia de temă și luați în considerare alte tipuri de informații unice pentru subiectul dvs. care ar trebui incluse în propunerea dvs. particulară.
În timp ce citiți acest capitol despre propuneri, consultați modelul de memo de propunere partajat în dosarul unității noastre din săptămâna curentă. Din nou, rețineți că nu toate secțiunile discutate aici vor apărea în exemple, dar majoritatea vor apărea.
Introducere. Planificați cu atenție introducerea propunerii dumneavoastră. Asigurați-vă că face toate lucrurile de mai jos (dar nu neapărat în această ordine) care se aplică la propunerea dvs. particulară:
- Indicați că conținutul memorandumului este o propunere pentru un proiect specific.
- Elaborați cel puțin o scurtă declarație motivațională care să încurajeze destinatarul să citească mai departe și să ia în considerare aprobarea proiectului (în special dacă este o propunere nesolicitată sau competitivă).
- Făceți o prezentare generală a conținutului propunerii.
Ancheta asupra problemei, oportunității sau situației. Apărând adesea imediat după introducere, secțiunea de context discută despre ceea ce a determinat necesitatea proiectului – ce problemă, ce oportunitate există pentru îmbunătățirea lucrurilor, care este situația de bază. De exemplu, conducerea unui lanț de centre de îngrijire de zi poate avea nevoie să se asigure că toți angajații știu resuscitare cardio-respiratorie din cauza noilor mandate de stat care o cer, sau un proprietar de terenuri cu lemn de pin din estul Oregonului poate dori ca terenul să producă lemn vandabil fără a distruge mediul înconjurător.
În timp ce audiența numită a propunerii poate cunoaște foarte bine problema, scrierea secțiunii de context este utilă pentru a demonstra viziunea dvs. particulară asupra problemei. De asemenea, dacă propunerea este nesolicitată, o secțiune de context este aproape o cerință – probabil că va trebui să convingeți audiența că problema sau oportunitatea există și că ar trebui abordată.
Beneficii și fezabilitate a proiectului propus. Majoritatea propunerilor discută pe scurt avantajele sau beneficiile realizării proiectului propus. Acest lucru acționează ca un fel de argument în favoarea aprobării proiectului. De asemenea, unele propuneri discută probabilitatea de reușită a proiectului. Într-o propunere nesolicitată, această secțiune este deosebit de importantă – încercați să „vindeți” audiența cu privire la proiect.
Descrierea activității propuse (rezultatele proiectului). Majoritatea propunerilor trebuie să descrie produsul finit al proiectului propus. Într-un curs de tehnoredactare, acest lucru înseamnă să descrieți documentul scris pe care vă propuneți să îl scrieți, audiența și scopul acestuia; să furnizați o schiță; și să discutați aspecte cum ar fi lungimea, grafica, legătura și așa mai departe. În scenariul pe care îl definiți, este posibil să existe și alte activități, cum ar fi organizarea de seminarii de formare sau furnizarea unui serviciu continuu. În acest stadiu incipient, s-ar putea să nu știți tot ceea ce va fi necesar pentru a vă finaliza proiectul, dar ar trebui să aveți cel puțin o idee despre unii dintre pașii necesari.
Metodă, procedură, teorie. În unele propuneri, va trebui să explicați cum veți proceda pentru a finaliza lucrarea propusă. Acest lucru acționează ca un element persuasiv suplimentar; arată publicului că aveți o abordare solidă și bine gândită a proiectului. De asemenea, servește pentru a demonstra că aveți cunoștințele necesare în domeniu pentru a finaliza proiectul.
Program. Majoritatea propunerilor conțin o secțiune care arată nu numai data de finalizare preconizată, ci și etapele cheie ale proiectului. Dacă realizați un proiect de amploare care se întinde pe mai multe luni, calendarul va arăta, de asemenea, datele la care veți prezenta rapoartele de progres. Dacă nu puteți cita date specifice, citați cantități de timp pentru fiecare fază a proiectului.
Costuri, resurse necesare. Majoritatea propunerilor conțin, de asemenea, o secțiune care detaliază costurile proiectului, fie ele interne sau externe. În cazul proiectelor externe, este posibil să trebuiască să enumerați tarifele dvs. orare, orele preconizate, costurile echipamentelor și consumabilelor și așa mai departe, iar apoi să calculați costul total al întregului proiect. Proiectele interne, bineînțeles, nu sunt gratuite, așa că ar trebui totuși să enumerați costurile proiectului: orele de care veți avea nevoie pentru a finaliza proiectul, echipamentele și consumabilele pe care le veți folosi, asistența din partea altor persoane din organizație și așa mai departe.
Concluzii. Ultimul paragraf sau ultima secțiune a propunerii ar trebui să readucă cititorii la o concentrare asupra aspectelor pozitive ale proiectului. În secțiunea finală, puteți să-i îndemnați să vă contacteze pentru a stabili detaliile proiectului, să le reamintiți beneficiile realizării proiectului și poate să aduceți un ultim argument în favoarea dumneavoastră sau a organizației dumneavoastră ca fiind alegerea potrivită pentru proiect.
Secțiuni speciale specifice proiectului. Amintiți-vă că secțiunile precedente sunt tipice sau comune în propunerile scrise, nu sunt cerințe absolute. Întrebați-vă întotdeauna de ce altceva ar mai putea avea nevoie audiența dvs. pentru a înțelege proiectul, necesitatea acestuia, beneficiile care decurg din el, rolul dvs. în cadrul acestuia și calificările dvs. pentru a-l realiza. Ce altceva mai trebuie să vadă pentru a aproba proiectul și pentru a vă aproba să îl realizați?
Exigențe speciale ale misiunii
În funcție de situația de redactare, este posibil ca propunerea dumneavoastră să trebuiască să includă și alte elemente specializate. Unele dintre acestea sunt descrise mai jos. Notă: unele dintre aceste elemente vor fi de fapt cerute în memoriul dvs. de progres pentru acest curs; cu toate acestea, într-o situație reală de redactare tehnică, supervizorul dvs. ar putea să vă ceară să includeți în propunerea dvs. oricare dintre următoarele:
Audiență: Descrieți audiența raportului final (care poate fi diferită de audiența pentru propunere). S-ar putea să fie nevoie să discutați pentru cine este conceput raportul, titlurile și posturile acestora, pregătirea lor tehnică și capacitatea lor de a înțelege raportul.
Sursele de informații: Enumerați sursele de informații; asigurați-vă că știți că există informații adecvate pentru subiectul dumneavoastră; enumerați citatele pentru anumite cărți, articole, lucrări de referință, alte tipuri de surse care credeți că vor contribui la raportul dumneavoastră.
Grafică: Enumerați graficele de care credeți că raportul dvs. va avea nevoie în funcție de tipul lor și de conținutul lor. (Dacă nu vă puteți gândi la niciuna de care ar avea nevoie raportul dumneavoastră, este posibil să nu aveți un subiect bun – faceți un brainstorming cu instructorul dumneavoastră). Pentru acest curs, vi se va cere să creați și să includeți grafice în raportul final.
Schemă: Includeți o schiță a subiectelor și subpunctelor pe care credeți că le veți aborda în raportul dumneavoastră.
Propuneri și audiență
Rețineți că, într-un curs de scriere tehnică, sarcina de propunere servește mai multor scopuri: (1) vă oferă o anumită experiență în redactarea unei propuneri; (2) vă face să începeți să vă planificați raportul trimestrial; (3) îi oferă instructorului dvs. șansa de a lucra cu dvs. la proiect, pentru a se asigura că aveți un subiect viabil. Pentru al doilea și al treilea motiv, trebuie să includeți elemente specifice în propunerea dvs. (așa cum se notează în fișa de temă), unele dintre acestea putând să nu pară adecvate într-o propunere din lumea reală.
În acest curs de scriere tehnică, propunerea este începutul unui proces de cercetare și scriere de câteva săptămâni care trece prin mai multe etape până când ajunge la punctul final: raportul tehnic. Prezentați propunerea doar o singură dată pe parcursul acestui proces. După aceea, veți scrie și trimite diferite tipuri de documente: un raport de progres, o schiță, o bibliografie adnotată, un proiect grafic, un proiect de raport și un raport final. Aveți grijă să folosiți termenul „propunere” numai dacă vă referiți în mod specific la etapa inițială a proiectului dumneavoastră.
Un alt aspect de reținut se referă la publicul pentru propuneri față de publicul pentru rapoartele care vin mai târziu în procesul de scriere. Publicul pentru propunerea dumneavoastră este persoana care poate aproba, susține și, eventual, finanța cercetarea și scrierea dumneavoastră. Raportul final pe care îl realizați poate fi adresat unui public diferit. Luați în considerare exemplul unei propuneri scrise către un supervizor de la o companie de energie solară care sugerează crearea unui manual de politici pentru instalatorii de panouri solare rezidențiale. Audiența propunerii poate fi un director executiv, ale cărui cunoștințe tehnice pot fi foarte vaste. Pe de altă parte, audiența raportului final este reprezentată de tehnicieni, care pot avea cunoștințe mai specializate decât executivul. Conținutul și limbajul utilizat pentru aceste două audiențe diferite vor trebui să fie adaptate pentru a se potrivi situației de redactare. (Pentru mai multe informații în acest sens, revedeți capitolul privind analiza audienței.)
Listă de verificare a revizuirii propunerilor
În timp ce vă revizuiți propunerea, țineți cont de următoarele:
- Utilizați formatul potrivit. Amintiți-vă că, pentru acest curs, scrieți această propunere în format memo.
- Scrieți un rezumat clar al (sau o introducere la) subiectului propunerii dumneavoastră.
- Identificați exact ceea ce vă propuneți să faceți.
- Asigurați-vă că un raport – un document scris – este cumva implicat în proiectul pe care vă propuneți să-l faceți. Amintiți-vă că în acest curs de tehnoredactare exersăm atât scrierea unei propuneri precum cele realizate în lumea reală, cât și finalizarea unui proiect de cercetare la nivel de colegiu.
- Asigurați-vă că secțiunile propunerii dvs. sunt într-o ordine logică, naturală și că folosiți corect subtitlurile și bulinele (și orice alte stiluri de formatare).
- Direcționați propunerea către audiența numită – nu către instructorul dvs.