Care este diferența dintre un sistem ERP și un sistem EPM? Ce probleme de afaceri rezolvă acestea? De ce aveți nevoie de ambele? Cum funcționează ele împreună?
ERP – optimizat pentru procesarea tranzacțiilor
Să începem cu sistemele ERP. Deși numele îl face să sune ca un sistem optimizat pentru planificare, în realitate, un sistem ERP este conceput și optimizat pentru procesarea tranzacțiilor de back-office și pentru susținerea proceselor operaționale. Iată câteva dintre procesele cheie susținute de un sistem ERP:
- Achiziții
- Conturi de plătit
- Procesarea comenzilor și facturare
- Gestiunea creanțelor și a încasărilor
- Gestiunea activelor fixe
- Fixed asset management
- Contabilitate generală
. Gestiunea trezoreriei și a numerarului
Majoritatea sistemelor ERP sunt construite și implementate utilizând un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale (RDBMS), care este optimizat pentru procesarea tranzacțiilor de mare volum. Datele dintr-un sistem ERP sunt, de obicei, rezumate în modulul de contabilitate generală.
De aceea, pe lângă gestionarea raportării operaționale a datelor tranzacționale, sistemele ERP suportă, de asemenea, unele raportări financiare și de management de bază. Aceasta include situații financiare de bază, cum ar fi bilanțul, contul de profit și pierdere și situația fluxurilor de numerar. Aceasta include, de asemenea, rapoarte de gestiune, cum ar fi rapoartele de variație reală vs. buget pe centru de cost și departament.
Majoritatea sistemelor ERP, cu toate acestea, nu reușesc să susțină următoarele procese EPM:
- Consolidarea și raportarea rezultatelor financiare din mai multe sisteme ERP/GL
- Colectarea, compilarea și gestionarea iterativă a bugetelor financiare și operaționale
- Orchestrarea și gestionarea unui proces de prognoză continuă
- Modelarea de tip „ce-ar fi dacă” a diferitelor scenarii financiare sau operaționale (M&A, reorganizări, noi produse sau intrarea pe piață, planificarea pe termen lung, prognoza fluxurilor de numerar, etc.)
Analiză multidimensională a rezultatelor financiare și operaționale
Înseamnă că vă întrebați – cum fac organizațiile față acestor tipuri de cerințe dacă sistemele lor ERP nu le pot gestiona? Răspunsul: Multe organizații își suplimentează sistemele ERP cu o serie de foi de calcul Excel sau utilizează aplicații EPM pentru a susține aceste cerințe.
EPM – optimizat pentru procesele de management
Soluțiile software EPM sunt complementare sistemelor ERP și, de obicei, înlocuiesc foile de calcul care sunt folosite pentru a susține procese de management specifice:
- Bugetărire, planificare și previziuni
- Consolidare și raportare financiară
- Raportare managerială & Analiză
- Modelarea întreprinderii
Să aruncăm o privire asupra modului în care un sistem EPM gestionează unele dintre aceste procese – începând cu bugetarea, planificarea și previziunile.
Modulul de planificare din cadrul unui sistem EPM este conceput pentru a gestiona colectarea și compilarea bugetelor și a datelor de prognoză, cu un flux de lucru și un suport de proces care recunoaște natura iterativă a procesului. Șabloanele de introducere a datelor bugetare pot fi create și adaptate la nevoile diferitelor departamente, dar managerii ierarhici nu pot de obicei să anuleze regulile de afaceri și calculele care au fost definite de departamentul financiar.
Și atunci când managerii introduc datele bugetare și apasă enter, rezultatele merg direct într-o bază de date centralizată pentru compilare. Aceste capacități permit organizațiilor să accelereze procesul de elaborare a bugetului, îmbunătățind în același timp acuratețea informațiilor. Bugetul poate fi „însămânțat” cu rezultatele efective ale anului precedent din sistemul ERP, iar când bugetul este finalizat, acesta poate fi încărcat în sistemul ERP, dacă este necesar.
Când vine vorba de consolidare și raportare financiară, modulele de consolidare ale majorității sistemelor EPM sunt concepute pentru a colecta și consolida rezultatele financiare de la un singur sau mai multe GL-uri, precum și din alte surse de date. Aceste sisteme oferă suport încorporat pentru complexități precum conversia valutară, eliminările intercompanii și raportarea în conformitate cu mai multe ghiduri contabile, cum ar fi US GAAP sau IFRS. În plus, sistemele EPM oferă instrumente de raportare flexibile care permit utilizatorilor din domeniul financiar să creeze și să producă cu ușurință o mare varietate de rapoarte financiare și de gestiune, fără asistență IT. Acest lucru permite organizațiilor să automatizeze și să accelereze procesul de închidere și raportare de sfârșit de perioadă și să elibereze mai mult timp de la Finanțe pentru analiză.
Și când vine vorba de susținerea analizei de tip „ce-ar fi dacă”, modulele de modelare din majoritatea sistemelor EPM sunt concepute pentru a susține modele integrate, multidimensionale, care permit organizațiilor să înțeleagă impactul financiar al deciziilor operaționale, extrăgând date din alte module EPM, sau din ERP și alte sisteme tranzacționale.
EPM și ERP – O mai bună colaborare
După ce ați înțeles diferențele dintre sistemele ERP și EPM, întrebarea ar putea fi: pe care îl implementați mai întâi? Aceasta îmi amintește de întrebarea cu oul sau găina – dar la aceasta este mai ușor de răspuns. În majoritatea organizațiilor, sistemul de contabilitate/ERP vine primul. Cu excepția cazului în care intenționați să plătiți facturi și să țineți cărțile manual, compania dvs. nu poate funcționa fără un anumit tip de sistem de contabilitate automatizat care să ruleze salarizarea, să proceseze facturile, să efectueze plăți, să factureze clienții, să urmărească încasările și să întocmească situații financiare periodice.
Foilele de calcul pot fi suficiente, în primele etape, ca mijloc de creare a bugetelor sau a previziunilor și de realizare a unor rapoarte și analize de bază. Dar, pe măsură ce companiile cresc în mărime și complexitate, abordarea manuală a bugetării, planificării, previziunilor și raportării folosind Excel și e-mail devine greoaie. Va apărea necesitatea unei soluții EPM.
Veștile bune în acest caz sunt că sistemele EPM pot folosi adesea Excel ca front-end și sunt concepute pentru a se integra cu și colecta date din mai multe surse – ERP, GL, HR, vânzări, marketing etc. În unele cazuri, furnizorul poate oferi chiar conectori certificați care asigură integrarea directă cu sisteme specifice, ceea ce accelerează procesul de integrare și reduce costul integrării.
Și lucrul bun la majoritatea sistemelor EPM este că, deoarece sunt agnostice față de sistemele de tranzacționare de bază, puteți actualiza sau înlocui sistemul ERP/GL de bază fără a vă întrerupe procesele de management – adică planificarea și raportarea – în timpul perioadei de tranziție. Așadar, organizațiile care doresc să actualizeze aceste sisteme și care nu au deja un sistem EPM, ar putea dori să implementeze un sistem EPM înainte de a face actualizarea ERP pentru a reduce întreruperile. Deci, în acest caz, găina vine înaintea oului!
Exemple de clienți
Planful a lucrat cu peste 600 de companii pentru a le ajuta să înlocuiască foile de calcul sau aplicațiile vechi folosite pentru planificare, consolidare, raportare, analiză și modelare – cu o soluție EPM bazată pe cloud care funcționează perfect cu sistemele lor ERP. Și indiferent dacă sistemul ERP este implementat la fața locului sau în cloud, Planful poate fi implementat rapid – de obicei în câteva săptămâni sau luni.
Acești clienți sunt capabili să:
- Reduceți ciclurile de planificare și previzionare cu până la 50%
- Reduceți numărul de zile până la închidere cu până la 75%
- Accelerați raportarea financiară și de management cu până la 80%
- Furnizați informații care reduc costurile și îmbunătățesc concentrarea asupra afacerii
- Realizați toate cele de mai sus la un cost total de cost total de achiziție (TCO) mai mic decât cel al furnizorilor locali și al altor furnizori cloud
Pentru a afla mai multe, descărcați cartea noastră albă gratuită intitulată „Cele mai bune practici: ERP și managementul performanței întreprinderii”
.