În era digitală rapidă de astăzi, este aproape obligatoriu să lucrăm mai eficient în timp ce utilizăm tehnologia pentru a rezolva probleme complicate. Și niciun program de calculator nu face o treabă mai bună în acest sens decât Microsoft Excel.
Primul introdus la mijlocul anilor 1980, mulți experți în afaceri consideră Excel una dintre cele mai mari piese de software dezvoltate vreodată – în 2013, PCMag l-a numit „prima și singura alegere pentru manipularea datelor numerice”. Și, având în vedere că bucăți uriașe din economia digitală modernă se bazează acum pe acest program, stăpânirea complexității sale este o modalitate sigură de a crește productivitatea, de a spori eficiența și de a impresiona colegii și angajații.
Datorită proeminenței sale în lumea software-ului, există nenumărate modalități de a vă îmbunătăți experiența cu Microsoft Excel, dintre care unele sunt integrate direct în interfața programului, iar altele sunt disponibile sub formă de add-in-uri și plug-in-uri. Și pentru că nimeni nu a spus vreodată că Excel este ușor, am adunat strategiile noastre preferate pentru îmbunătățirea performanțelor.
- 1.) Navigați în Excel ca un profesionist.
- 2). Aplicați o formatare similară la mai multe foi în același timp.
- 3.) Introduceți date Excel în Microsoft Word sau PowerPoint.
- 4.) Selectați pur și simplu coloane și rânduri.
- 5.) Introduceți rânduri și coloane cu ușurință.
- 6.) Transformați coloanele în rânduri (sau invers).
- 7.) Folosiți calcule simple pentru a economisi timp și energie.
- 8.) Adăugați un rând de sumar la un tabel.
- 9.) Utilizați AutoFill.
- 10.) Ascundeți datele în foile de lucru protejate.
Sigur, un mouse și un trackpad sunt dispozitive standard pe majoritatea birourilor moderne. Dar dacă doriți să vă supraîncărcați cu adevărat utilizarea Microsoft Excel, învățați scurtăturile de la tastatură. De exemplu, dacă țineți apăsat Ctrl în timp ce atingeți săgețile sus, jos, stânga sau dreapta, veți selecta fiecare celulă până la sfârșitul foii. Răsfoiți foile de lucru ținând apăsat Ctrl în timp ce apăsați Page Down sau Page Up. Transformați un interval de numere în monedă, cu tot cu semnul dolarului și două zecimale, apăsând în același timp Ctrl + Shift + $. De asemenea, puteți transforma un număr într-o dată (zi, lună și an) apăsând Ctrl + Shift + #.
2). Aplicați o formatare similară la mai multe foi în același timp.
Această sarcină critică este floare la ureche cu funcția de foi de lucru grupate a Excel. Faceți clic pe filele foilor pe care doriți să le grupați în timp ce apăsați Ctrl și toate foile vor deveni albe; în timp ce foile sunt grupate, orice formatare introdusă pe o foaie apare și în celelalte. După ce formatați foile grupate, asigurați-vă că faceți clic pe Tabs pentru a le dezagrega înainte de a introduce sau elimina date.
3.) Introduceți date Excel în Microsoft Word sau PowerPoint.
Dacă ați mai încercat vreodată acest lucru, s-ar putea să râdeți. Dar transferul de date dintr-o foaie de calcul într-un document de text este posibil. Aveți grijă doar să faceți clic pe clipboard-ul care apare după ce lipiți pentru a decide dacă doriți să păstrați formatarea Excel originală sau dacă datele lipite trebuie să se potrivească cu formatul documentului Word sau PowerPoint existent.
4.) Selectați pur și simplu coloane și rânduri.
Dacă datele dvs. se află într-un tabel și trebuie să faceți referire la o întreagă coloană într-o nouă formulă, faceți clic pe numele coloanei. (Sfat pro: asigurați-vă că cursorul arată ca o săgeată în jos înainte de a face clic pe numele coloanei). Alte comenzi rapide de selecție la îndemână includ Shift + Spacebar, care selectează un întreg rând, și Ctrl + Spacebar, care selectează o întreagă coloană.
5.) Introduceți rânduri și coloane cu ușurință.
O foaie de calcul Excel bună este întotdeauna gata să crească. Adăugarea rapidă de rânduri și coloane se poate face în mai multe moduri: făcând clic pe Insert > Rowsor Columns (Inserare > rânduri sau coloane); făcând clic dreapta pe rânduri sau coloane și alegând Insert (Inserare); sau apăsând tastele Ctrl și + sau Ctrl + Shift și +
6.) Transformați coloanele în rânduri (sau invers).
Dacă aveți date organizate în coloane care trebuie să fie transformate în rânduri (sau invers), nu vă faceți griji. Copiați blocul original de celule, apoi faceți clic dreapta pe celula de destinație și selectați Paste Special,apoi Transpose.
7.) Folosiți calcule simple pentru a economisi timp și energie.
Formulele Excel pot fi legendare pentru complexitatea lor, dar calculele simple vă pot oferi adesea cel mai imediat impuls în productivitate. Pentru a adăuga, utilizați tasta +; pentru a scădea, utilizați tasta -; pentru a înmulți, utilizați tasta *; iar pentru a împărți, utilizați tasta /
8.) Adăugați un rând de sumar la un tabel.
Puteți adăuga un rând de sumar la un tabel în panglica Design (folosind Windows) sau în panglica Table (pe Mac), bifând Total Row. Puteți alege apoi dintr-o varietate de statistici sumare: nu doar suma totală, ci și numărul total, media, abaterea standard, altele. Plasarea informațiilor într-un rând total sau sumar înseamnă că acestea sunt atașate la tabel, dar vor rămâne în rândul de jos, indiferent de modul în care ați putea alege apoi să sortați datele din tabel. Acest lucru poate servi ca un mare economizor de timp dacă faceți o mulțime de explorări de date.
9.) Utilizați AutoFill.
Acest lucru funcționează foarte bine pentru sarcini repetitive: completarea datelor, orelor sau a altor valori care urmează o secvență. Începeți cu prima intrare, apoi deplasați cursorul pe secțiunea din dreapta jos a celulei finale, ceea ce face să apară un mâner de umplere. Odată ce acesta se transformă într-un semn plus (+), faceți clic și selectați toate celulele pe care trebuie să le completați cu modelul ales. Puteți merge chiar și în sus pe o coloană sau la stânga și la dreapta pe un rând.
10.) Ascundeți datele în foile de lucru protejate.
Dacă doriți să partajați unele date cu alți utilizatori, dar nu toate, luați în considerare posibilitatea de a le ascunde. Modul simplu este să faceți clic dreapta și să selectați funcția Hide (Ascunde). Dar puteți fi și mai sigur dacă folosiți funcția Format Cells, făcând clic pe Home > Font > Open Format Cells > Number Tab > Custom > Type. În acest fel, datele dvs. pot rămâne cu adevărat în siguranță.
Dacă sunteți un profesionist experimentat al Excel în căutare de noi trucuri de utilizare sau un utilizator nou care se străduiește să înțeleagă totul, aceste sfaturi ar trebui să vă întărească experiența în program. Doriți să aflați mai multe despre suita de productivitate Microsoft Office? Sunteți curios dacă biroul dvs. este pregătit pentru un upgrade care să vă facă viața tehnologică mai productivă și mai eficientă? Contactați CMIT Solutions astăzi. Suntem aici pentru a face ca hardware-ul și software-ul să lucreze pentru afacerea dvs., nu împotriva ei.
.