Cum să vă gestionați eficient inventarul IT

Vizibilitate, transparență, conștientizare, claritate și previziuni. Acestea sunt caracteristicile cheie ale administratorilor IT care își gestionează cu succes patrimoniul IT prin utilizarea disciplinei de gestionare a activelor IT (ITAM).

Cu doar câțiva ani în urmă, procesul de gestionare a activelor era, în esență, o sarcină secundară pentru majoritatea departamentelor IT. Dar, în zilele noastre, a devenit o parte esențială a managementului serviciilor IT. De fapt, ITAM a fost clasat ca fiind al cincilea cel mai adoptat aspect al ITSM.

În plus, gestionarea activelor IT are un impact direct asupra primelor patru procese ITSM; incidente, cunoștințe, schimbări și probleme.

Acest articol va acoperi numeroase practici și sfaturi pentru îmbunătățirea managementului activelor IT, cum ar fi:

• ITAM în mediul de afaceri modern

• Ce trebuie să căutați în instrumentele de management al activelor IT

• Ce părere aveți despre utilizarea foilor de calcul pentru ITAM?

• Cele mai bune practici pentru gestionarea activelor hardware

• Cum să adăugați datele existente din registrul activelor IT în baza de date a unui instrument

• Configurarea unui proces de urmărire a activelor IT pentru articole noi

• Cum să optimizați activele IT folosind Hardware Asset Management

• Cele mai bune practici pentru gestionarea activelor software

ITAM în mediul de afaceri modern

Asociația IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) descrie managementul activelor IT ca fiind un set de practici de afaceri care încorporează activele IT în toate unitățile de afaceri ale unei organizații. Scopul său este de a uni responsabilitățile financiare, de inventariere, contractuale și de gestionare a riscurilor pentru a gestiona întregul ciclu de viață al activelor.

Practicile organizaționale și tendințele din industrie din ultimul deceniu au sporit necesitatea unei mai bune gestionări a activelor. Acestea includ:

• Creșterea Shadow IT, unde directorii non-IT adoptă noi soluții fără a trece prin procesul formal
• Necesitatea continuă de a transforma platformele IT, migrațiile în cloud, și virtualizarea
• Incertitudinea în jurul costurilor licențelor software cauzată de virtualizare și de migrarea către cloud
• Presiunea tot mai mare de a reduce costurile, menținând în același timp performanța
• Creșterea numărului de audituri software

Încă din 2011, clienții care au executat cu succes ITAM ca disciplină au obținut, de obicei, o reducere a costurilor de 30 % în primul an. Precum și cinci la sută în următorii cinci ani.

Pe de altă parte, se pare că organizațiile care nu au adoptat ITAM sau care au adoptat-o în mod deficitar cheltuiesc 20 la sută din costul total pe licențe software și întreținere hardware pentru active care nu mai sunt utilizate.

Gestiunea activelor IT face de obicei o diferență între gestionarea activelor software (SAM) și gestionarea activelor hardware (HAM). SAM și HAM sunt două fețe ale aceleiași monede. Ele trebuie gestionate ușor diferit, deoarece fiecare dintre ele are cerințe specifice, dar sunt totuși interconectate.

La început, HAM era pe primul loc, iar SAM pe al doilea, deoarece trebuia să existe o infrastructură fizică pe care să se afle software-ul.

Cu toate acestea, managementul activelor hardware este costisitor și greu de întreținut, ceea ce face ca investițiile mari în infrastructura fizică IT pentru întreprinderile mai mici să fie greu de realizat.

În prezent, întreprinderile mari, cum ar fi SAP, IBM și Microsoft, suportă costurile de investiții în infrastructura hardware și costurile operaționale. Oferind puterea de calcul și spațiul de stocare clienților lor sub formă de servicii.

Dezvoltarea fără server duce acest lucru cu un pas mai departe, permițând unui singur calculator cu o conexiune la internet să ruleze fără probleme funcții complexe.

Ca atare, începem să vedem o distribuție diferită între hardware și software de la o organizație la alta. Întreprinderile mai mici au nevoie de mai puține investiții în hardware, în timp ce organizațiile mari, care oferă Infrastructure as a Service, trebuie să implementeze mai multe resurse pentru a satisface cererea.

Aici trebuie să ne amintim că majoritatea întreprinderilor au făcut deja investiții în infrastructura IT și nu fac decât să își extindă capacitățile IT prin adoptarea unei soluții cloud. Aici este momentul în care complexitatea devine o problemă și gestionarea activelor devine crucială.

Peste 70% dintre companiile care și-au virtualizat activele software au eșuat la auditurile furnizorilor și au ajuns să li se impute facturi mari. Auditurile software reprezintă o povară grea pentru resursele IT, echipele ITAM fiind nevoite să își petreacă între 50 și 70 la sută din timp pentru a se ocupa de audituri.

Reducerea costurilor este principalul motor și cel mai evident motiv pentru adoptarea ITAM. Dar, există multe alte beneficii în afară de reducerea costurilor:

• Creșterea eficienței achizițiilor
• Îmbunătățirea conformității
• Creșterea securității activelor și a proprietății intelectuale
• Reducerea costurilor financiare, contractuale, și de reputație
• O poziție mai bună pentru a negocia noi contracte

Ce trebuie să căutăm în instrumentele de gestionare a activelor IT

Din fericire, alături de sistemele IT și de rețele din ce în ce mai complexe, am dezvoltat și instrumente care ne pot ajuta să optimizăm și să îmbunătățim colectarea activelor unei organizații.

Capacitățile de bază ale unui instrument de gestionare a activelor IT sunt:

• Capacități ușoare de import de date
• Repozitoriu pentru gestionarea activelor software și hardware
• Relație clar definită între activele IT, utilizatori și informații de utilizare
• Integrare cu sistemele IT și de afaceri adiacente

Următoarele funcții pentru instrumentele de gestionare a activelor IT pot fi, de asemenea, foarte utile:

• Gestiunea auditului
• Tratarea conformității
• Gestiunea configurației
• Gestiunea contractelor/licențelor
• Tratarea costurilor
• Gestiunea inventarului

.

• Managementul întreținerii
• Managementul achizițiilor
• Managementul cererilor de ofertă
• Managementul furnizorilor

Ce părere aveți despre utilizarea foilor de calcul pentru ITAM?

Chiar dacă pot părea rudimentare și primesc mai puțin buget de marketing în comparație cu instrumentele ITAM dedicate, foile de calcul au o mulțime de funcționalități. Acest lucru le face potrivite pentru parcurile IT mici și mijlocii.

Pentru a profita la maximum de programele de tip foaie de calcul, luați în considerare utilizarea următoarelor funcționalități:

• Formatul condiționat

  Acest lucru poate fi utilizat pentru a evidenția activele care ies din suport, actualizările sau altele asemenea.

• Reporting

  Utilizarea graficelor Microsoft Excel sau a tabelelor pivot poate produce rapoarte complexe.

• Macros

  Automatizați procesarea datelor și conectați-vă la surse externe.

• Exportul și importul de date

  Conectați-vă la baze de date SQL pentru a alimenta sau a extrage informații.

În plus, majoritatea programelor de calcul tabelar sunt gratuite și majoritatea sistemelor IT au deja o versiune de Microsoft Excel. Deci, nu este nevoie de investiții suplimentare.

Bune practici pentru gestionarea activelor hardware

Hardware este un termen generic care include majoritatea elementelor care pot fi găsite într-un mediu IT. Exemplele includ desktop-uri, laptop-uri, monitoare, routere, switch-uri, hub-uri și telefoane.

Informațiile stocate în legătură cu fiecare activ hardware trebuie cel puțin să asigure că activul poate fi identificat în mod unic.

Pentru a optimiza activele hardware, administratorii IT trebuie să păstreze informații suplimentare în ceea ce privește garanția, contractele de asistență, întreținerea și alte variabile. De asemenea, gestionarea activelor hardware trebuie să includă date pentru a sprijini SAM.

Iată câteva informații de bază pentru hardware:

• Numele activului pentru a crea un identificator unic folosind informații precum marca, modelul, locația
• Vânzătorul activului
• Tipurile de dispozitive precum laptop, router sau telefon mobil
• Numărul de serie
• Statele activului precum Deployed, In Storage, Retired și Disposed
• Rolul activului precum Production, Standby, și Test
• Entitatea organizațională care deține fiecare activ
• Localizarea dispozitivului
• Informații de configurare
• Software instalat pe activ
• Data de achiziție
• Data de intrare în funcțiune
• Data de expirare a garanției/sprijinului contractual

În cazul în care se completează baza de date a unui instrument ITAM sau o foaie de calcul, administratorii IT trebuie, de asemenea, să adauge informații despre activele IT curente. Precum și de a stabili un proces de adăugare de noi active pe măsură ce acestea sunt achiziționate în viitor.

Cum se adaugă datele existente din registrul activelor IT în baza de date a unui instrument

Mai jos sunt descrise trei moduri în care administratorii IT pot popula baza de date a unui instrument cu informații despre sistemele IT actuale.

1. Importați toate registrele de evidență existente în instrument

   Dacă v-ați dezvoltat afacerea și o simplă foaie de calcul a fost suficientă pentru a vă ține evidența hardware-ului, puteți folosi foaia de calcul pentru a introduce toate informațiile în instrumentul HAM.

2. Descoperiți rețeaua dvs. pentru dispozitive conectate

   Există o mulțime de instrumente de descoperire care sunt capabile să scaneze întreaga rețea și să returneze o mulțime de informații despre activele dvs. hardware.

3. Utilizați informațiile de comandă ale furnizorilor

   Detalii de comandă emise de furnizori vă vor oferi informații despre toate activele din patrimoniul dumneavoastră.

Configurați un proces de urmărire a activelor IT pentru articolele noi

La adăugarea de noi active IT în patrimoniul lor, organizațiile trec printr-un ciclu de viață hardware specific. Ciclul de viață descrie etapele prin care dispozitivul progresează de-a lungul vieții sale.

În mod obișnuit, un ciclu de viață hardware presupune următoarele:

• Arhitectura și proiectarea rețelei
• Solicitarea activului
• Aprobarea și achiziția
• Dezvoltarea
• Utilizarea, întreținerea și actualizările
• Dezactivarea

Într-un ciclu de viață precum cel descris mai sus, procesul de urmărire a activului începe încă de la etapa numărul unu. După efectuarea analizei și înaintarea unei comenzi de achiziție sau a unui caz de afaceri pentru cumpărarea mai multor active, departamentul IT ar trebui să aibă deja o imagine clară despre ce dispozitiv va merge unde și ce software va trebui să ruleze.

În pasul numărul patru, procesul de gestionare a activelor poate fi consolidat atunci când toate datele sunt disponibile.

Cum să optimizați activele IT cu ajutorul managementului activelor hardware

Beneficiile utilizării unui instrument de gestionare a activelor hardware se extind dincolo de simpla stocare a informațiilor despre dispozitive. Instrumentele moderne vă permit să vă configurați tabloul de bord și să accesați informații valoroase, cum ar fi:

• Generați rapoarte

  Veziți disponibilitatea, utilizarea, elementele care nu sunt instalate în prezent, dispozitivele care urmează să fie scoase din uz.

• Utilizați monitorizarea rețelei IT pentru a ridica alarme

  Sesizați problemele atunci când software-ul iese din garanție sau ajunge la sfârșitul duratei de viață.

• Automatizați fluxurile de lucru de implementare

  Creați șabloane de configurare pentru dispozitive în funcție de funcțiile acestora.

• Gestionați actualizările de software și de securitate

  Programați intervale de timp dedicate pentru actualizări pentru a minimiza timpul de nefuncționare.

Bune practici pentru gestionarea activelor software

Gestionarea activelor software a devenit o necesitate după implementarea pe scară largă a cloud computing-ului și includerea tăcută a Shadow IT.

Gestionarea activelor software oferă trei beneficii:

1. Guvernare

   Asigurarea faptului că numai aplicațiile aprobate sunt introduse în mediul informatic local și că licențele software sunt utilizate pe deplin și în mod corespunzător.

2. Gestionare

   SAM oferă funcții multiple pentru programarea actualizărilor, prognozarea costurilor, adăugarea de noi active și scoaterea din uz a celor vechi.

3. Agilitatea întreprinderii

   Disponibilitatea informațiilor accelerează în mod dramatic procesul de schimbare în organizațiile mari.

Licențele sunt, fără îndoială, cea mai importantă dimensiune în ceea ce privește gestionarea activelor software, deoarece gestionarea necorespunzătoare a licențelor poate costa organizațiile milioane de euro.

Există mai multe tipuri de licențe, fiecare cu acorduri și cerințe contractuale diferite. Câteva dintre acestea sunt:

• Licență blocată pe identitate

  O licență este atribuită unui anumit utilizator și este necomandabilă (de exemplu, Microsoft Windows).

• Licență blocată pe noduri

  O licență care poate fi utilizată doar de un singur utilizator la un moment dat, dar mai mulți utilizatori o pot utiliza în momente ulterioare.

• Flotantă

  O licență care este disponibilă pentru un număr mare de utilizatori. La conectare, un sistem de licențiere a atribuit utilizatorului solicitant o licență care este revendicată la sfârșitul sesiunii.

• Licență pe site

  Utilizare nelimitată pe site-ul de instalare a licenței.

• Sursă deschisă

  Utilizare nelimitată în cadrul acordului de licențiere.

• Timed

  Licența este disponibilă numai pentru o anumită perioadă de timp.

• Physically Restricted

  Licențe atașate la hardware.

Alegerea unui instrument SAM

Instrumentele de gestionare a activelor software sunt concepute pentru a oferi personalului IT cât mai mult control și vizibilitate asupra patrimoniului lor IT. Deși fiecare instrument este diferit, cele mai multe dintre ele includ funcționalități precum:

• Gestionarea licențelor software
• Configurarea software-ului
• Gestionarea inventarului
• Utilizarea software-ului
• Contractul și achiziția
• Conformitate. guvernanță publicitară
• Gestionarea ciclului de viață al software-ului
• Dezvoltarea software-ului
• Raportare

Când se evaluează capacitățile critice ale instrumentelor de gestionare a activelor software, vă recomandăm să căutați caracteristicile care reconciliază datele privind drepturile și consumul de software pentru a reduce riscul de conformitate, a optimiza costurile și a îmbunătăți performanța afacerii. Recomandăm liderilor de infrastructură și operațiuni să caute următoarele:

• Intrare manuală a drepturilor software
• Automatizarea drepturilor software
• Consumul de software pentru puncte terminale
• Consumul de software pentru centre de date
• Consumul de software pentru cloud
• Consumul de software pentru centre de date

.

• Consumul de software specializat
• Reconcilierea informațiilor externe
• Optimizarea drepturilor/consumului
• Share Information

Cum să gestionați activele software atunci când angajații se alătură, pleacă sau se mută în cadrul companiei

De fiecare dată când are loc o schimbare organizațională, angajatul în cauză va trebui să aibă un set actualizat de active IT.

Este necesar să se stabilească un flux de lucru care să acopere următoarele: atribuirea activelor existente, achiziționarea de noi active, recuperarea activelor la plecarea din companie și, de asemenea, stabilirea unui proces pentru activele pierdute sau furate.

Acest flux de lucru IT ar trebui să lucreze îndeaproape cu sistemul de resurse umane, comunicând între informațiile despre utilizator și nivelurile de permisiune.

Cum să gestionați activele software pentru a preveni auditurile

Auditurile furnizorului sunt procese de investigare a conformității unei organizații în ceea ce privește utilizarea software-ului în conformitate cu termenii contractuali.

Vizibilitatea și gestionarea deficitară a licențelor disponibile pot duce la neconformitatea unei organizații, ceea ce o transformă într-o țintă ușoară pentru vânzători de a-și vinde produsele și de a le percepe facturi mari.

Vânzătorii mari de software, cum ar fi Microsoft, Adobe, IBM, SAP și Oracle, și-au câștigat reputația de a efectua audituri software agresive care perturbă operațiunile IT ale unei organizații.

Prin adoptarea unui instrument de gestionare a activelor software, riscul de a deveni neconform este redus drastic, deoarece administratorii IT au o viziune de ansamblu asupra tuturor licențelor disponibile, a modului în care acestea sunt distribuite, a persoanelor care le utilizează și a momentului în care acestea urmează să expire.

Menținerea la zi cu reînnoirea licențelor, achiziționarea de active suplimentare atunci când cererea crește și eliminarea licențelor în cazurile în care acestea nu sunt utilizate vor ajuta organizațiile nu numai să se protejeze împotriva auditării, ci și să își optimizeze patrimoniul IT pentru a produce cele mai multe valori.

Managementul activelor software la migrarea în cloud

Migrarea în cloud este un proiect complex și de lungă durată care poate lăsa multe găuri în sistemele IT dacă este realizat incorect. Gestionarea activelor software joacă un rol imens pentru a se asigura că toți utilizatorii au acces la aceleași servicii ca înainte și că nu există discrepanțe între sistemul de dinainte și de după migrare.

Care furnizor are sisteme ușor diferite, astfel că există o diferență între Hana Enterprise Cloud de la SAP, IBM Cloud și chiar Adobe Experience Cloud.

Microsoft recomandă liderilor IT să ia în considerare soluții SAM care ajută la următoarele:

• Ajutarea determinării dacă on-premises, cloud sau hibrid este cea mai bună structură pentru afacere.
• Mitigarea riscurilor asociate cu mutarea activelor din centrele de date pentru proiecte de consolidare, cloud și virtualizare.
• Furnizarea unei foi de parcurs pe termen lung pentru migrarea în cloud care ajută la definirea obiectivelor de migrare.
• Evaluarea faptului dacă migrarea în cloud va facilita gestionarea activelor software.
• Înțelegerea în profunzime a licențelor software atât pentru implementările în cloud, cât și pentru cele on-premise.

.