Então qual é a diferença entre um sistema ERP e um sistema EPM? Quais os problemas de negócio que eles resolvem? Por que você precisa dos dois? Como eles trabalham juntos?
ERP – Optimized for Transaction Processing
Comecemos pelos sistemas ERP. Embora o nome faça parecer um sistema otimizado para o planejamento, na realidade, um sistema ERP é projetado e otimizado para o processamento de transações de back-office e suporte a processos operacionais. Aqui estão alguns dos principais processos suportados por um sistema ERP:
- Compra
- Contas a pagar
- Processamento de encomendas e facturação
- Contas a receber e gestão de cobranças
- Gestão de activos fixos
- Gestão de tesouraria e caixa
- Contabilidade do razão geral
A maioria dos sistemas ERP são construídos e implementados usando um sistema de gestão de base de dados relacional (RDBMS), que é otimizado para o processamento de transações de alto volume. Os dados em um sistema ERP são normalmente resumidos no módulo do Razão.
Então, além de lidar com relatórios operacionais sobre dados transacionais, os sistemas ERP também suportam alguns relatórios financeiros e gerenciais básicos. Isto inclui demonstrações financeiras básicas, tais como o balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração dos fluxos de caixa. Também inclui relatórios gerenciais, tais como relatórios de desvio real vs. orçamento, por centro de custo e departamento.
Maior parte dos sistemas ERP, no entanto, não suportam os seguintes processos EPM:
- Consolidar e reportar resultados financeiros de múltiplos sistemas ERP/GL
- Recuperação, compilação e gestão iterativa de orçamentos financeiros e operacionais
- Orquestrar e gerir um processo de previsão rolante
- Que- se modelagem de diferentes cenários financeiros ou operacionais (M&As, reorganizações, entrada de novos produtos ou mercados, planejamento de longo prazo, previsão de fluxo de caixa, etc.))
- Análise multidimensional de resultados financeiros e operacionais
Então você pode estar se perguntando – como as organizações lidam com esses tipos de requisitos se seus sistemas ERP não conseguem lidar com eles? A resposta: Muitas organizações aumentam seus sistemas ERP com uma série de planilhas do Excel ou usam aplicativos EPM para suportar esses requisitos.
EPM – Optimized for Management Processes
EPM soluções de software são complementares aos sistemas ERP e normalmente substituem as planilhas sendo usadas para suportar processos de gerenciamento específicos:
- Orçamento, planejamento e previsão
- Consolidação financeira e relatórios
- Relatórios de gestão &Análises
- Modelagem empresarial
Vejamos como um sistema EPM lida com alguns desses processos – começando com orçamento, planejamento e previsão.
O módulo de planejamento dentro de um sistema EPM é projetado para lidar com a coleta e compilação de orçamentos e dados de previsão, com fluxo de trabalho e suporte a processos que reconhecem a natureza iterativa do processo. Os modelos de entrada de dados de orçamento podem ser criados e ajustados às necessidades de vários departamentos, mas os gestores de linha normalmente não podem substituir as regras de negócio e cálculos que foram definidos pelas Finanças.
E quando os gestores entram os seus dados de orçamento e empurram a entrada, os resultados vão directamente para uma base de dados centralizada para compilação. Essas capacidades permitem que as organizações acelerem o processo de elaboração do orçamento enquanto melhoram a precisão das informações. O orçamento pode ser “semeado” com resultados reais do sistema ERP do ano anterior, e quando o orçamento é finalizado, ele pode ser carregado no sistema ERP, se necessário.
Quando se trata de consolidação financeira e relatórios, os módulos de consolidação da maioria dos sistemas EPM são projetados para coletar e consolidar resultados financeiros de GLs únicos ou múltiplos, e outras fontes de dados. Esses sistemas fornecem suporte integrado para complexidades como conversão de moeda, eliminações entre empresas e relatórios sob múltiplas diretrizes contábeis, tais como US GAAP ou IFRS. Além disso, os sistemas EPM fornecem ferramentas de relatórios flexíveis que permitem aos usuários de Finanças criar e produzir facilmente uma grande variedade de relatórios financeiros e de gestão, sem suporte de TI. Isso permite que as organizações automatizem e acelerem o encerramento do período e o processo de geração de relatórios, além de liberar mais tempo de análise das Finanças.
E quando se trata de apoiar análises “what-if”, os módulos de modelagem na maioria dos sistemas EPM são projetados para suportar modelos integrados e multidimensionais que permitem às organizações compreender o impacto financeiro das decisões operacionais, extraindo dados de outros módulos EPM, ou de sistemas ERP e outros sistemas transacionais.
EPM e ERP – Better Working Together
Após compreender as diferenças entre os sistemas ERP e EPM, a questão pode ser, qual é o primeiro a ser implementado? Isto faz-me lembrar a questão da galinha ou do ovo – mas esta é mais fácil de responder. Na maioria das organizações, o sistema de contabilidade/ERP vem primeiro. A menos que você planeje pagar contas e manter os livros manualmente, sua empresa não pode operar sem algum tipo de sistema de contabilidade automatizado para executar a folha de pagamento, processar faturas, fazer pagamentos, faturar clientes, acompanhar cobranças e produzir demonstrações financeiras periódicas.
Folhas de cálculo podem ser suficientes, nos estágios iniciais, como um meio de criar orçamentos ou previsões, e fazer alguns relatórios e análises básicas. Mas à medida que as empresas crescem em tamanho e complexidade, a abordagem manual à elaboração de orçamentos, planejamento, previsão e relatórios usando Excel e e-mail torna-se incômoda. A necessidade de uma solução EPM surgirá.
A boa notícia aqui é que os sistemas EPM podem muitas vezes alavancar o Excel como um front-end, e são projetados para integrar e coletar dados de múltiplas fontes – ERP, GL, RH, Vendas, Marketing, etc. Em alguns casos, o fornecedor pode até fornecer conectores certificados que proporcionam integração direta com sistemas específicos, o que acelera o processo de integração e reduz o custo da integração.
E o bom da maioria dos sistemas EPM é que, como eles são agnósticos aos sistemas de transação subjacentes, você pode atualizar ou substituir seu sistema ERP/GL subjacente sem interromper seus processos de gerenciamento – ou seja, planejamento e relatórios – durante o período de transição. Portanto, as organizações que procuram atualizar esses sistemas, e ainda não têm um sistema EPM instalado, podem querer implementar um sistema EPM antes de fazer a atualização do ERP, a fim de reduzir a interrupção. Então, neste caso, a galinha vem antes do ovo!
Cliente Exemplos
Planful já trabalhou com mais de 600 empresas para ajudá-las a substituir planilhas ou aplicativos legados sendo usados para planejamento, consolidação, relatórios, análise e modelagem – com uma solução EPM baseada em nuvem que funciona perfeitamente com seus sistemas ERP. E, quer o sistema ERP seja implantado no local ou na nuvem, o Planful pode ser implantado rapidamente – normalmente em questão de semanas ou meses.
Estes clientes são capazes de o fazer:
- Reduzir os ciclos de planejamento e previsão em até 50%
- Curtar os dias para fechar em até 75%
- Acelerar os relatórios financeiros e gerenciais em até 80%
- Dar insights que reduzam custos e melhorem o foco do negócio
- Fazer tudo isso com um custo total de propriedade (TCO) mais baixo do que no local e outros fornecedores da nuvem
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