Geralmente, você pode pedir a um funcionário uma nota médica quando ele tira um tempo livre devido a doença. Além da apólice de licença médica da sua empresa, existem três leis federais que regem as notas médicas e as ausências relacionadas com o trabalho: a Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA); a American with Disabilities Act (ADA); e a Federal Medical Leave Act (FMLA). É importante saber o que é permitido por cada lei.
HIPPA
A Regra de Privacidade da HIPAA, um empregador pode solicitar uma nota médica e outras informações de saúde dos funcionários se a informação for necessária para determinar a licença por doença, compensação dos trabalhadores, programas de bem-estar ou seguro de saúde.
No entanto, se você pedir informações diretamente ao provedor de saúde do seu empregado, ele não pode lhe dar essas informações sem o consentimento do empregado – a menos que outro estatuto o obrigue.
ADA
De acordo com a Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego – que aplica a ADA – os empregadores podem ter uma política exigindo que todos os empregados forneçam notas médicas para comprovar uma deficiência, solicitar acomodações razoáveis ou provar a necessidade de licença.
Em 2017, um tribunal federal manteve um caso relacionado à ADA em que o empregado foi rescindido por se recusar a fornecer uma nota médica. No caso, o Gogos v. AMS Mechanical System Inc., o funcionário (Gogos) processou a AMS Mechanical System Inc., argumentando que ele foi demitido por causa de uma deficiência – o que, se fosse verdade, violaria a ADA. O tribunal afirmou que havia provas ‘não-contradicionais’ de que o funcionário foi demitido por recusar o que o tribunal considerou ser um pedido razoável e legal de uma nota médica.
FMLA
A FMLA permite que os empregadores solicitem uma nota médica ou certificado médico quando um funcionário solicita a sua saída pela primeira vez sob a FMLA. Se o empregado estiver em licença prolongada, uma nota médica pode ser solicitada a cada 30 dias.
Para um empregado em licença FMLA intermitente, uma nota médica não pode ser solicitada toda vez que ele faltar ao trabalho. A nota médica inicial que o funcionário apresentou, indicando a necessidade de férias FMLA intermitentes, deve ser suficiente. Os empregadores podem, entretanto, perguntar se a ausência está diretamente relacionada ao motivo da licença FMLA intermitente.
Política de Licença por Doença
Pode fazer com que as anotações médicas façam parte da política de licença por doença da sua empresa, desde que você aplique a prática de forma consistente a todos os funcionários. Para evitar violar a ADA, você pode considerar apenas verificar se um funcionário foi visto por um provedor de saúde e confirmar quaisquer restrições relacionadas ao trabalho. Não procure um diagnóstico da doença do funcionário, a menos que permitido por lei.
Não se esqueça de verificar as leis estaduais e locais de licenças médicas pagas, o que pode proibi-lo de solicitar um atestado médico, a menos que o funcionário tenha estado ausente por um período de tempo específico.
Saber quando pedir um atestado médico a um funcionário doente pode ser complicado. Procure aconselhamento jurídico antes de estabelecer a política de licença médica da sua empresa e verificar o cumprimento das leis federais.