Programadores de eventos especiais – especialmente aqueles no mundo sem fins lucrativos – sabem que organizar um evento de captação de recursos ao ar livre é uma ótima idéia. Estes tipos de eventos, como outras ideias de angariação de fundos da comunidade, requerem que o planeamento para o evento do próximo ano comece imediatamente após a conclusão do evento de angariação de fundos deste ano. É importante que o evento seja analisado e discutido o que correu bem e o que pode ser melhorado enquanto o evento ainda está fresco na mente da equipe. Discutir os sucessos e as melhorias garante que essas características possam ser incluídas ou melhoradas para o evento do próximo ano. Tal planejamento pró-ativo também agrega valor para os patrocinadores. E, inevitavelmente, todas as caminhadas bem-sucedidas da comunidade esperam crescer e expandir de ano para ano.
É importante manter o foco no objetivo principal da realização de tais eventos: arrecadação de fundos. Para aqueles planejadores de eventos que já realizaram uma caminhada comunitária, um dos momentos mais importantes para o planejamento realmente acontece depois que a caminhada termina. A fim de aprender sobre os muitos aspectos do planeamento e execução de uma caminhada de angariação de fundos comunitários, vamos ver os bastidores do Evento do Dia das Mães organizado pela Organização Y-ME de Câncer de Mama de Chicago.
A Caminhada de Angariação de Fundos para o Dia das Mães
Y-ME foi fundada por dois sobreviventes do cancro da mama em 1979. A organização sem fins lucrativos era mais conhecida pelo seu programa multilingue de Linha Directa Nacional do Cancro da Mama para doentes com cancro da mama. O programa ganhou fama como a única linha direta gratuita de 24 horas do país, com pessoal totalmente treinado por sobreviventes de câncer de mama. Mas a organização também organizou uma campanha anual de arrecadação de fundos no Dia das Mães, que apoiou seus programas e serviços. Em 2007, a Y-ME arrecadou mais de US$ 7 milhões com quase 43.000 caminhantes de 12 cidades. Até 2008, 15 cidades participaram. Infelizmente, a Y-ME fechou suas portas em 2012, mas o legado de sua campanha anual de arrecadação de fundos continua sendo um grande estudo de caso para planejadores de eventos sem fins lucrativos.
O sucesso da Y-ME na arrecadação de fundos pode ser atribuído a uma abordagem organizada de planejamento e manter um olho nos objetivos mais importantes primeiro. Liz Klug, ex-diretora de eventos especiais da organização, teve isto a dizer após seu ano recorde em 2007: “Nós temos um plano para vários pontos no tempo durante o processo de planeamento. Por isso, vamos tomar medidas para promover os pontos mais críticos a tempo de garantir o nosso sucesso”. Por exemplo, em uma cidade onde possamos estar sediando um evento pela primeira vez, devemos nos concentrar em garantir que tenhamos um ótimo local e local onde as pessoas queiram voltar”. Ao fundo da rua, podemos nos concentrar em quais cafeterias deixaremos os folhetos”. Vamos dar uma olhada em como Klug e a equipe de planejamento do evento Y-ME organizaram um evento tão bem sucedido.
Analizando os Números
Anfitrião de um passeio comunitário ou evento similar requer reunir vários objetivos constituintes diferentes, mas, em última análise, a associação ou instituição de caridade que hospeda o evento está fazendo isso para arrecadar dinheiro para sua causa. Portanto, o primeiro passo no planejamento do próximo evento acontece quando o evento atual termina, e a maior parte desse trabalho envolve os “números”
“Olhamos atentamente os números após o término do evento”, explica Klug, “Comparamos como fizemos este ano com o anterior . Olhamos para a experiência dos participantes. Avaliamos as nossas categorias de patrocínio. Respondemos a qualquer e-mail imediato sobre os eventos”. Os organizadores do evento também tomarão medidas imediatas para assegurar que todos os envolvidos no evento deste ano continuarão no próximo ano.
Klug também entraram nos detalhes. Em suas avaliações, ela olhou tudo a partir do número de voluntários que participaram do volume de camisetas distribuídas. Ela perguntaria então se precisava de mais ou menos para o próximo ano.
Linha do Tempo de Planejamento
Para aqueles que organizam uma caminhada de arrecadação de fundos da comunidade, é importante saber quais passos devem ser dados em vários momentos. A maioria das organizações sem fins lucrativos não tem o luxo de muitos funcionários e membros voluntários do comitê para conduzir o sucesso do evento. Mas os planejadores reconhecem que devem certificar-se de trabalhar em conjunto com o escritório do prefeito e o departamento de obras públicas da cidade para colocar o evento no calendário público.
Klug sugere que o primeiro passo após analisar os números do ano passado seja focar no recrutamento corporativo. Se o evento não for um novo programa, é importante ganhar o apoio corporativo para o evento do próximo ano, imediatamente após a conclusão do evento deste ano. “Nós nos concentramos na renovação de patrocínios quando entregamos o relatório de encerramento do evento”, diz Klug. Ela também oferece os seguintes destaques para os planejadores interessados em organizar uma caminhada comunitária como um evento de arrecadação de fundos:
- Identificar patrocinadores corporativos
- Desenvolver programas de caminhada de equipes
- Determinar atividades do evento
- Recrutamento da caminhada inicial
- Finalizar a logística do evento
- Deter o evento
- Deter um evento “obrigado”
- Avaliar e iniciar o evento subsequente
>
>
>
>
>
Y-ME também contrataria uma empresa de logística externa para lidar com muitos de seus requisitos logísticos. Mas uma das mais úteis foi implementar um sistema de registro online.
Sucesso do Sistema de Registro Online
Y-ME aprendeu rapidamente sobre a importância de usar a web para registro online e desde então tem defendido fortemente o uso da tecnologia para registro online e captação de recursos.
Investiram em um sistema de gestão de relacionamento online para servir como seu website da corrida de 2003. Este tipo de sistema serve como um site pessoal para os voluntários fazerem apelos personalizados para doações e outros envolvimentos. Ele captura informações em um único banco de dados e serve como uma ferramenta para os capitães das equipes de caminhada a fim de incentivar seus membros.
Os participantes em linha aumentaram de 4.000 para 11.594. As doações online aumentaram de 5.000 para 19.650. A equipa Y-ME acreditou que contribuiu para alcançar uma meta de $2.35 milhões, e como bónus, a tecnologia reduziu os custos administrativos em cerca de $20.000.
Tal sistema também pode servir como uma importante ferramenta de comunicação que permite a uma organização acompanhar e continuar a envolver os constituintes para além do próprio dia da corrida.
Linha do Tempo do Dia da Corrida
Caminhadas comunitárias são mais frequentemente agendadas pela manhã. Dependendo da complexidade da sinalização e do local, os preparativos para o evento podem normalmente começar já uma semana antes do evento, com a maioria das atividades acontecendo alguns dias antes da caminhada.
Quando Y-ME estaria planejando para o evento anual de levantamento de fundos, a equipe normalmente tentaria limitar a área onde eles realizavam a caminhada de modo que não fosse necessário um tempo significativo de recursos para executar certas tarefas operacionais como fechar as ruas. A sua caminhada era geralmente não competitiva, por isso também ajuda que eles não tivessem que considerar os requisitos necessários para um ambiente de corrida mais competitivo.
O horário para o próprio dia da corrida normalmente fluía da seguinte forma:
- Event Planning Team Arrives (2.5 horas antes da caminhada)
- Controle de Voluntariado (2 horas antes da caminhada)
- Controle de Patrocinador e Configuração (2 horas antes da caminhada)
- Início do Registro (1.5 horas antes da caminhada)
- Configuração da Linha Inicial (30 minutos antes da caminhada)
- Abrir Cerimónias (10 minutos antes da caminhada)
- Começam as Corridas
- Início do Entretenimento do Palco Principal (1 hora após o início da caminhada)
- Comentários Oficiais do Palco Principal (após a conclusão da caminhada; a 1.5 horas)
- Programa Termina Oficialmente (3 horas após o início da caminhada)
- Event Breakdown Begins (após o término oficial do evento)
>
>
>
>
>
>
>
Dicas para Planejar uma caminhada ou corrida comunitária
Para as organizações interessadas em realizar uma caminhada ou corrida comunitária pela primeira vez, a Klug oferece várias sugestões que ajudarão a garantir um evento de sucesso.
- Comece com contatos calorosos, incluindo voluntários bem conectados, patrocinadores ou uma grande equipe. Defina resultados mensuráveis.
- Avalie os eventos concorrentes em sua cidade/local para identificar suas melhores práticas e áreas de melhoria.
- Trabalhe com o prefeito da cidade e os distritos de estacionamento para discutir as permissões necessárias e a logística do seu evento: horário, local, número de participantes. Certifique-se de que você está preparado para essas reuniões.
- Antenda o seu orçamento e certifique-se de manter as suas despesas operacionais a 25-30% para um novo evento. Algumas instituições de caridade se esforçarão por 15-20% do total das despesas.
- Segure os patrocinadores para absorver 100% das despesas operacionais do seu evento.