Na era digital de hoje em dia, é quase necessário que trabalhemos com mais eficiência enquanto utilizamos a tecnologia para resolver problemas complicados. E nenhum programa de computador faz um trabalho melhor do que o Microsoft Excel.
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Inicialmente introduzido em meados dos anos 80, muitos especialistas em negócios consideram o Excel uma das maiores peças de software já desenvolvidas – em 2013, o PCMag chamou-o de “a primeira e única escolha para manipulação de dados numéricos”. E com enormes pedaços da economia digital moderna agora dependente do programa, dominar suas complexidades é uma maneira segura de aumentar a produtividade, aumentar a eficiência e impressionar colegas e funcionários.
Dado seu destaque no mundo do software, há inúmeras maneiras de turbinar sua experiência com o Microsoft Excel, algumas das quais são feitas diretamente na interface do programa e algumas delas estão disponíveis como add-ins e plug-ins. E como ninguém nunca disse que o Excel era fácil, nós coletamos nossas estratégias favoritas para melhorar o desempenho.
- 1). Navegue no Excel como um profissional.
- 2). Aplique uma formatação similar a várias folhas ao mesmo tempo.
- 3). Insira os dados do Excel no Microsoft Word ou PowerPoint.
- 4). Basta selecionar colunas e linhas.
- 5). Insira as linhas e colunas com facilidade.
- 6). Transforme colunas em filas (ou vice-versa).
- 7). Use cálculos simples para poupar tempo e energia.
- 8). Adicione uma linha de resumo a uma tabela.
- 9). Use AutoFill.
- 10). Ocultar dados em folhas de trabalho protegidas.
Sure, um mouse e um trackpad são dispositivos padrão na maioria das mesas modernas. Mas se você quer realmente sobrecarregar seu uso do Microsoft Excel, aprenda atalhos de teclado. Por exemplo, segurando o Ctrl enquanto toca as setas para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita irá selecionar cada célula até o final da planilha. Vire as folhas de trabalho segurando Ctrl enquanto pressiona a tecla Page Down ou Page Up. Transforme um intervalo de números em moeda, completo com um sinal de dólar e duas casas decimais, pressionando Ctrl + Shift + $ ao mesmo tempo. Você também pode transformar um número em uma data (dia, mês e ano) pressionando Ctrl + Shift + #.
2). Aplique uma formatação similar a várias folhas ao mesmo tempo.
Esta tarefa crítica é uma brisa com o recurso de folhas de trabalho agrupadas do Excel. Clique nas guias das planilhas que você deseja agrupar enquanto pressiona Ctrl e todas elas ficarão brancas; enquanto as planilhas são agrupadas, qualquer formatação inserida em uma planilha também aparece nas outras. Após formatar as folhas agrupadas, certifique-se de clicar nas abas para desagrupá-las antes de inserir ou remover dados.
3). Insira os dados do Excel no Microsoft Word ou PowerPoint.
Se você já tentou isso antes, você pode rir. Mas a transferência de dados de uma planilha para um documento de texto é possível. Basta ter cuidado para clicar na área de transferência que aparece depois de colar para decidir se deseja manter a formatação original do Excel ou se os dados colados correspondem ao formato do seu documento Word ou PowerPoint existente.
4). Basta selecionar colunas e linhas.
Se seus dados estiverem em uma tabela e você precisar se referir a uma coluna inteira em uma nova fórmula, clique no nome da coluna. (Dica Pro: certifique-se de que seu cursor se parece com uma seta para baixo antes de clicar no nome da coluna). Outros úteis atalhos de seleção incluem Shift + Barra de espaço, que seleciona uma linha inteira, e Ctrl + Barra de espaço, que seleciona uma coluna inteira.
5). Insira as linhas e colunas com facilidade.
Uma boa planilha do Excel está sempre pronta para crescer. A adição rápida de linhas e colunas pode ser feita de várias maneiras: clicando em Insert > Rowsor Columns; clicando com o botão direito do mouse em linhas ou colunas e escolhendo Insert; ou pressionando Ctrl e + ou Ctrl + Shift e +
6). Transforme colunas em filas (ou vice-versa).
Se você tiver dados organizados em colunas que precisam ser convertidos em linhas (ou o contrário), não se preocupe. Copie o bloco original de células, depois clique com o botão direito do mouse na célula de destino e selecione Colar Especial,depois Transpor.
7). Use cálculos simples para poupar tempo e energia.
As fórmulas do Excel podem ser lendárias pela sua complexidade, mas cálculos simples podem muitas vezes dar-lhe o impulso mais imediato na produtividade. Para adicionar, use a tecla +; para subtrair, use a tecla -; para multiplicar, use a tecla *; e para dividir, use a tecla /
8). Adicione uma linha de resumo a uma tabela.
Pode adicionar uma linha de resumo a uma tabela na Fita Design (usando o Windows) ou a Fita Table (num Mac), verificando Total Row. Você pode então escolher entre uma variedade de estatísticas de resumo: não apenas soma total, mas contagem total, média, desvio padrão, mais. Colocar a informação em uma linha de total ou resumo significa que ela está anexada à sua tabela, mas permanecerá na linha inferior, independentemente de como você possa escolher para ordenar os dados da sua tabela. Isto pode servir como uma grande economia de tempo se você estiver fazendo muita exploração de dados.
9). Use AutoFill.
Isso funciona muito bem para tarefas repetitivas: preenchimento de datas, horas ou outros valores que seguem uma sequência. Comece com a primeira entrada, depois mova o cursor sobre a seção inferior direita da célula final, o que traz uma alça de preenchimento. Assim que mudar para um sinal de mais (+), clique e selecione todas as células que você precisa preencher com seu padrão escolhido. Você pode até subir uma coluna ou esquerda e direita em uma linha.
10). Ocultar dados em folhas de trabalho protegidas.
Se você quiser compartilhar alguns dados com outros usuários, mas não todos, considere ocultá-los. A maneira mais fácil é clicar com o botão direito do mouse e selecionar a função Ocultar. Mas você pode ser ainda mais seguro usando a função Formatar células clicando em Início > Fonte > Abrir células de formato > Guia Número > Personalizado > Tipo. Dessa forma, seus dados podem ficar verdadeiramente seguros.
Se você é um profissional experiente do Excel na caça a novos truques de usabilidade, ou um novo usuário que está fazendo scrambling para dar sentido a tudo isso, essas dicas devem reforçar a sua experiência no programa. Quer saber mais sobre a suite de produtividade do Microsoft Office? Curioso se o seu escritório está pronto para uma atualização que torne a sua vida tecnológica mais produtiva e eficiente? Contacte hoje mesmo a CMIT Solutions. Estamos aqui para fazer com que o hardware e o software funcionem para o seu negócio, não contra isso.