Compartimentar
Desde que se passe um tempo significativo sentado atrás de uma secretária ou em frente de um computador, desenhe a sua área de trabalho para que haja um lugar para tudo e para que o telefone, blocos de notas, canetas, lápis e agenda estejam na ponta dos seus dedos. Coloque recursos adicionais – mas apenas aqueles que são essenciais – ao seu alcance. Isto irá minimizar o movimento e permitir-lhe-á ser mais produtivo.
De-clutter
Para evitar desordens desnecessárias – e perda de tempo – limite a quantidade de itens na sua secretária. Insira os prazos e notas directamente no seu telefone, calendário ou agenda pessoal. Isso evitará que pequenos pedaços de papel se acumulem na sua mesa.
Categorize
Categorize os arquivos em duas categorias: ativo e inativo. Mantenha os arquivos ativos acessíveis (na sua mesa, em um carrinho de arquivos rolante ou em um gabinete de arquivos) e armazene os arquivos inativos em uma caixa de armazenamento rotulada. Isto reduzirá o tempo gasto em uma enorme pilha de arquivos que podem não ser atuais.
Utilize
Não se esqueça de utilizar o espaço frequentemente desperdiçado disponível atrás da porta ou na parede sobre a sua mesa. Usando produtos como grelhas montadas na parede ou prateleiras suspensas sobre a porta para guardar acessórios de secretária, CDs ou DVDs irão optimizar o espaço de trabalho limitado.
Minimizar
Ler um documento repetidamente pode perder tempo valioso. Minimize o número de vezes que um documento é lido, arquivando, descartando ou colocando os itens em um arquivo “para fazer”. A quantidade de papelada em sua mesa será grandemente reduzida, tornando isto uma parte de sua rotina diária.