Este capítulo foca a proposta – o tipo de documento que faz com que você ou sua organização sejam aprovados ou contratados para fazer um projeto.
Em um curso de escrita técnica, a proposta é uma oportunidade para você apresentar uma idéia para um público específico, nomeado sobre uma idéia que você tem que melhorar um determinado aspecto daquela empresa, organização, centro, ou outro negócio. Qualquer que seja o tópico que você escolher, você deve ser capaz de conduzir uma pesquisa acadêmica completa que você irá integrar em seu relatório final.
Para começar a planejar uma proposta, lembre-se da definição básica: uma proposta é uma oferta ou proposta para completar um projeto para alguém. As propostas podem conter outros elementos – antecedentes técnicos, recomendações, resultados de pesquisas, informações sobre viabilidade, e assim por diante. Mas o que torna uma proposta uma proposta é que ela pede ao público para aprovar, financiar ou conceder permissão para fazer o projeto proposto.
Uma proposta deve conter informações que permitam ao público dessa proposta decidir se aprova o projeto, aprova ou contrata você para fazer o trabalho, ou ambos. Para escrever uma proposta de sucesso, coloque-se no lugar do seu público – o destinatário da proposta – e pense no tipo de informação que essa pessoa precisaria para se sentir confiante em ter você completando o projeto.
É fácil ficar confuso sobre as propostas, ou pelo menos sobre o tipo de proposta que você estará escrevendo para essa turma. Imagine que você tem uma ótima idéia para instalar alguma nova tecnologia onde você trabalha, e você escreve um documento explicando como ela funciona, mostrando os benefícios, e depois pedindo à gerência que a instale. Isso é uma proposta? Por si só, isto não seria uma proposta completa. Seria mais como um relatório de viabilidade, que estuda os méritos de um projeto e depois recomenda a favor ou contra ele. No entanto, tudo o que seria necessário para tornar este documento uma proposta seria adicionar elementos que pedissem a aprovação da gerência para que você avançasse com o projeto. Além disso, para esta turma, um desses elementos é a pesquisa acadêmica. Certamente, alguns redatores de propostas devem vender os projetos que propõem, mas em todos os casos, as propostas devem vender o redator (ou a organização do redator) como aquele que vai completar o projeto.
Tipos de propostas
Considerar as situações em que as propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público – chamado de pedido de propostas (RFP) – pode ser emitido através de websites, e-mails, redes sociais, jornais ou revistas especializadas. As empresas ou indivíduos interessados no projeto escreveriam propostas nas quais resumiriam suas qualificações, cronogramas e custos, e discutiriam sua abordagem ao projeto. O destinatário de todas essas propostas as avaliaria, selecionaria o melhor candidato e, em seguida, elaboraria um contrato.
Mas as propostas também se apresentam muito menos formalmente. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar os méritos de trazer alguma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você se encontrou com o seu supervisor e tentou convencê-la disso. Ela poderia responder dizendo: “Escreva-me uma proposta e eu apresento-a à gerência superior”. Este é mais o tipo de proposta que você vai escrever em um curso de redação técnica.
A maioria das propostas pode ser dividida em várias categorias:
- Internal, externo: Uma proposta para alguém dentro da sua organização (uma empresa, uma agência governamental, etc.) é uma proposta interna. Com propostas internas, talvez não seja necessário incluir certas seções (como qualificações) ou tanta informação nelas. Uma proposta externa é uma proposta escrita de uma organização separada e independente ou individual para outra entidade desse tipo. O exemplo típico é o consultor independente que se propõe a fazer um projeto para outra empresa. É provável que você escreva um desses dois tipos de propostas para essa classe, e ela pode ser solicitada ou não, como explicado abaixo.
- Solicitada, não solicitada: Uma proposta solicitada é aquela em que o destinatário solicitou a proposta. Normalmente, uma empresa enviará pedidos de propostas (RFPs) através do correio ou publicá-los-á em alguma fonte de notícias. Mas as propostas podem ser solicitadas em um nível muito local: por exemplo, você poderia estar explicando ao seu chefe o que seria ótimo instalar uma nova tecnologia no escritório; seu chefe poderia se interessar e pedir que você escrevesse uma proposta que se oferecesse para fazer um estudo formal da idéia. Propostas não solicitadas são aquelas em que o destinatário não tenha solicitado propostas. Com propostas não solicitadas, às vezes você deve convencer o destinatário de que existe um problema ou necessidade antes de poder começar a parte principal da proposta. A maioria dos projetos de redação técnica que vimos nesta classe foram propostas não solicitadas.
Cenários típicos para a proposta
Muitos de vocês podem nunca ter pensado muito em produzir um relatório técnico baseado em uma proposta viável. Vários exemplos de tópicos estão incluídos na folha de atribuição; aqui estão algumas idéias adicionais:
- Imagine que uma empresa tem um problema ou quer fazer algum tipo de melhoria. A empresa envia uma solicitação de propostas; você recebe uma e responde com uma proposta. Você se oferece para entrar, investigar, entrevistar, fazer recomendações – e apresentar tudo na forma de um relatório.
- Uma organização quer um seminário na sua especialidade. Você escreve uma proposta para dar o seminário – incluído no pacote é um guia ou manual que as pessoas que participam do seminário receberão.
- Uma agência acaba de começar a usar um novo sistema de dados online, mas o manual do usuário é tecnicamente complexo e difícil de ler. Você recebe um pedido de propostas desta agência para escrever um guia simplificado ou guia de inicialização.
- Imagine que uma organização sem fins lucrativos focada em um determinado assunto quer que um consultor escreva um manual ou guia para a sua filiação. Este documento apresentará informações sobre o assunto de uma forma que os membros possam entender.
Nem todos os tópicos de pesquisa são apropriados para escrita técnica. Os tópicos que são baseados em valores e crenças não se enquadram na categoria de técnicos. Tópicos históricos e literários não se qualificam. Verifique sempre com seu instrutor sobre qualquer idéia de tópico que você tenha antes de iniciar seu projeto.
Além disso, tenha em mente que você deve integrar a pesquisa acadêmica em seu relatório final, escolha um tópico para o qual você possa encontrar prontamente tal material. Embora entrevistas e outras fontes em primeira mão sejam muitas vezes valiosas para um relatório, uma que se baseie muito nessas fontes não irá atender aos resultados deste curso.
Seções comuns em propostas
O que se segue fornece uma revisão das seções que você normalmente encontrará nas propostas, submetidas nesta turma em formato de memorando. Não assuma que cada uma delas tem que estar na proposta real que você escreve, nem que elas têm que estar na ordem em que são apresentadas aqui. Consulte a folha de atribuições e considere outros tipos de informações exclusivas ao seu tópico que devem ser incluídas em sua proposta particular.
Ao ler este capítulo sobre propostas, confira o exemplo de proposta de memorando compartilhado na pasta de unidades da semana atual. Novamente, tenha em mente que nem todas as seções discutidas aqui aparecerão nos exemplos, mas a maioria aparecerá.
Introduction. Planeje cuidadosamente a introdução à sua proposta. Certifique-se de que ela faz todas as seguintes coisas (mas não necessariamente nesta ordem) que se aplicam à sua proposta particular:
- Indique que o conteúdo do memorando é uma proposta para um projeto específico.
- Desenvolva pelo menos uma breve declaração motivadora que irá encorajar o destinatário a ler e a considerar a aprovação do projeto (especialmente se for uma proposta não solicitada ou competitiva).
- Dê uma visão geral do conteúdo da proposta.
Contexto sobre o problema, oportunidade ou situação. Muitas vezes ocorrendo logo após a introdução, a seção de fundo discute o que trouxe a necessidade do projeto – que problema, que oportunidade existe para melhorar as coisas, qual é a situação básica. Por exemplo, o gerenciamento de uma cadeia de creches pode precisar garantir que todos os funcionários conheçam a RCP por causa de novos mandatos estaduais que o exijam, ou um proprietário de terra de madeira de pinus no leste do Oregon pode querer obter a terra produzindo madeira vendável sem destruir o meio ambiente.
Embora o público nomeado da proposta possa conhecer muito bem o problema, escrever a seção de fundo é útil para demonstrar sua visão particular do problema. Além disso, se a proposta não for solicitada, uma seção de fundo é quase uma exigência – você provavelmente precisará convencer o público de que o problema ou oportunidade existe e que deve ser abordado.
Benefícios e viabilidade do projeto proposto. A maioria das propostas discute brevemente as vantagens ou benefícios de completar o projeto proposto. Isto funciona como um tipo de argumento a favor da aprovação do projeto. Além disso, algumas propostas discutem a probabilidade de sucesso do projeto. Em uma proposta não solicitada, esta seção é especialmente importante – você está tentando “vender” o público no projeto.
Descrição do trabalho proposto (resultados do projeto). A maioria das propostas deve descrever o produto final do projeto proposto. Em um curso de redação técnica, isso significa descrever o documento escrito que você se propõe a escrever, seu público e propósito; fornecer um esboço; e discutir coisas como sua extensão, gráficos, encadernação, e assim por diante. No cenário que você definir, pode haver outros trabalhos, como a realização de seminários de treinamento ou a prestação de um serviço contínuo. Nesta fase inicial, você pode não saber tudo o que será necessário para completar seu projeto, mas você deve pelo menos ter uma idéia de alguns dos passos necessários.
Metodo, procedimento, teoria. Em algumas propostas, você precisará explicar como você irá completar o trabalho proposto. Isto funciona como um elemento persuasivo adicional; mostra ao público que você tem uma abordagem sólida e atenciosa do projeto. Também serve para demonstrar que você tem o conhecimento do campo para completar o projeto.
Calendário. A maioria das propostas contém uma seção que mostra não apenas a data de conclusão projetada, mas também os principais marcos para o projeto. Se você estiver fazendo um grande projeto espalhado por muitos meses, a linha do tempo também mostraria as datas em que você entregaria relatórios de progresso. Se não for possível citar datas específicas, citar quantidades de tempo para cada fase do projeto.
Custos, recursos necessários. A maioria das propostas também contém uma seção que detalha os custos do projeto, sejam internos ou externos. Com projetos externos, pode ser necessário listar as taxas horárias, horas projetadas, custos de equipamentos e suprimentos, e assim por diante, e depois calcular o custo total do projeto completo. Os projetos internos, é claro, não são gratuitos, portanto você ainda deve listar os custos do projeto: horas necessárias para completar o projeto, equipamentos e suprimentos que você vai usar, assistência de outras pessoas na organização, e assim por diante.
Conclusões. O parágrafo ou seção final da proposta deve trazer os leitores de volta para um foco nos aspectos positivos do projeto. Na seção final, você pode pedir que eles entrem em contato com você para trabalhar os detalhes do projeto, lembrá-los dos benefícios de fazer o projeto, e talvez fazer um último argumento para você ou sua organização como a escolha certa para o projeto.
Seções especiais específicas do projeto. Lembre-se que as seções anteriores são típicas ou comuns em propostas escritas, não requisitos absolutos. Sempre se pergunte o que mais seu público precisa para entender o projeto, a necessidade dele, os benefícios decorrentes dele, seu papel no projeto e suas qualificações para fazê-lo. O que mais eles precisam ver para aprovar o projeto e para aprová-lo?
Requisitos especiais de atribuição
Dependente da situação escrita, sua proposta pode precisar incluir outros elementos especializados também. Alguns destes são descritos abaixo. Nota: alguns destes elementos serão realmente necessários na sua nota de progresso para esta classe; no entanto, numa situação de escrita técnica real, o seu supervisor poderá pedir-lhe para incluir na sua proposta qualquer um dos seguintes:
Audience: Descreva a audiência do relatório final (que pode ser diferente da audiência da proposta). Você pode precisar discutir para quem o relatório foi elaborado, seus títulos e trabalhos, sua formação técnica e sua capacidade de entender o relatório.
Fontes de informação: Liste fontes de informação; certifique-se de que você sabe que há informação adequada para o seu tópico; liste citações de livros específicos, artigos, obras de referência, outros tipos de fontes que você acha que irão contribuir para o seu relatório.
Gráficos: Liste os gráficos que você acha que seu relatório precisará de acordo com seu tipo e seu conteúdo. (Se você não conseguir pensar em nenhum relatório que precise, você pode não ter um bom tópico – faça um brainstorming com o seu instrutor). Para esta classe, você deverá criar e incluir gráficos no seu relatório final.
Outline: Inclua um resumo dos tópicos e subtópicos que você acha que irá cobrir no seu relatório.
Propostas e audiência
Lembrar que, em um curso de redação técnica, a proposta de trabalho serve a vários propósitos: (1) lhe dá alguma experiência em escrever uma proposta; (2) lhe dá a oportunidade de começar a planejar o seu relatório de curso; (3) lhe dá a oportunidade de trabalhar com você no seu projeto, para garantir que você tenha um tópico viável. Pela segunda e terceira razões, você precisa incluir elementos específicos em sua proposta (como observado em sua folha de tarefas) alguns dos quais podem não parecer apropriados em uma proposta do mundo real.
Neste curso de redação técnica, a proposta é o início de um processo de pesquisa e redação de uma semana que passa por muitas etapas até chegar ao ponto final: o relatório técnico. Você só envia a proposta uma vez durante este processo. Depois disso, você vai escrever e submeter diferentes tipos de documentos: um relatório de progresso, um esboço, uma bibliografia anotada, um rascunho gráfico, um rascunho de relatório, e um relatório final. Tenha cuidado para usar o termo “proposta” somente se você estiver se referindo especificamente ao estágio inicial do seu projeto.
Outro ponto a ter em mente relaciona-se com o público para propostas versus o público para relatórios que vêm mais tarde no processo de escrita. O público da sua proposta é a pessoa que pode aprovar, apoiar e possivelmente financiar a sua pesquisa e escrita. O relatório final que você produz pode ser dirigido a um público diferente. Considere o exemplo de uma proposta escrita a um supervisor de uma empresa de energia solar sugerindo a criação de um manual de políticas para instaladores de painéis solares residenciais. O público da proposta pode ser um executivo, cujo conhecimento dos aspectos técnicos pode ser muito amplo. Por outro lado, o público do relatório final são os técnicos, que podem ter mais conhecimento especializado do que o executivo. O conteúdo e a linguagem utilizados para estes dois públicos diferentes terão de ser ajustados para se adequarem à situação de escrita. (Para mais sobre isso, revise o capítulo sobre Análise de Público)
Revisão da lista de verificação para propostas
Ao revisar e revisar sua proposta, tenha em mente o seguinte:
- Utilize o formato correto. Lembre-se, para esta classe, você está escrevendo esta proposta em formato de memorando.
- Escreva um resumo claro (ou introdução) do tópico da sua proposta.
- Identifique exatamente o que você está propondo fazer.
- Segure que um relatório – um documento escrito – está de alguma forma envolvido no projeto que você está propondo fazer. Lembre-se que neste curso de redação técnica estamos ambos praticando escrever uma proposta como aquelas feitas no mundo real e completar um projeto de pesquisa de nível universitário.
- Segure que as seções da sua proposta estão em uma ordem lógica, natural e que você use corretamente os subtítulos e balas (e qualquer outro estilo de formatação).
- Enderece a proposta ao seu público nomeado – não ao seu instrutor.