Entendendo o Organograma Virtual
Alterar é excitante. A mudança pode ser assustadora. Sejamos realistas, a mudança é muito trabalho. À medida que as organizações continuam a crescer e a adicionar novos funcionários, o cenário organizacional continua a mudar. Todos nós já experimentamos isso. Uma pessoa sai, um cargo é adicionado, ou alguém é promovido, deixando você com uma nova estrutura organizacional. Todos nós estamos tentando descobrir qual foi o custo da contratação ou de qual centro de custo que vem.
Quando a mudança acontece, para muitas organizações isso significa reorganizar sua estrutura interna ou recomeçar completamente do zero. Muitas empresas gerem os custos da sua organização e da sua equipa através de planilhas e documentos complexos que apenas alguns funcionários conseguem compreender num relance. Como mostra o relatório de 2018, 42% das organizações de saúde e de serviços humanos apresentam um turnover superior a 20%, criando alterações constantes na estrutura organizacional. Para se manterem a par dessas mudanças, as organizações precisam encontrar uma forma mais simples.
A estrutura da organização deve ser transparente, o que significa que todos os funcionários de uma força de trabalho devem ser capazes de ver e entender como sua organização é estabelecida. Isso ajuda os funcionários a entender a cadeia de comando interna e ajuda os gerentes a ver todos os funcionários dentro de sua equipe, e a tomar medidas administrativas quando necessário. Quando os funcionários deixam uma organização, uma função vaga é preenchida ou um funcionário passa para um novo cargo, a estrutura de uma organização deve ser atualizada automaticamente, sem qualquer esforço ou intervenção manual. Felizmente para as organizações de saúde e serviços humanos, existe agora uma ferramenta que incentiva a transparência e a automatização da estrutura de uma organização concebida especificamente com as suas necessidades e desafios em mente. Esta ferramenta é conhecida como um organograma virtual.
O que é um organograma virtual?
Um organograma virtual é uma representação visual da hierarquia interna de uma organização, e mapeia uma força de trabalho por departamento. Os organogramas virtuais são instrumentais na automação do fluxo de trabalho, e ajudam a assegurar que nenhuma tarefa, projeto, ou boletim de dados passe pelas rachaduras. Isto é especialmente útil dentro de organizações com centenas de funcionários, onde manter o controle manual da organização em mudança pode ser um trabalho em tempo integral. Isto não só poupa tempo aos RH, como também os liberta para se concentrarem em tarefas que contribuem mais para o sucesso organizacional, como o recrutamento e retenção de talentos de topo.
O organograma virtual capacita os executivos a configurarem a sua organização da forma que quiserem, permitindo-lhes determinar quantos cargos estarão em cada departamento. Os executivos também podem dar um passo adiante e ligar atributos específicos a cada posição, tais como faixa salarial, centro de custo, fonte de financiamento e localização. Para além de aumentar a visibilidade interna da organização, esta abordagem também ajuda os executivos a acompanhar melhor os custos associados a cada posição. Isto reduz significativamente o risco de contratar qualquer funcionário não orçado.
Onde você pode encontrar um organograma virtual?
Muitos dos principais players e fornecedores do espaço de software de RH não vêm completos com um organograma virtual. Isto é provável porque seu software é genérico, e é para uso em massa, independentemente do tamanho da organização. Entretanto, fornecedores sofisticados e especializados como o DATIS, que se concentram em setores específicos, oferecem um organograma virtual totalmente interativo e acionável, sem custo adicional. Para os executivos atualmente no processo de seleção de fornecedores que vêem valor em mais transparência interna e automação, devem perguntar sobre um organograma virtual durante demonstrações de software.
Gráficos organizacionais virtuais modernos são baseados na web e podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento, geralmente através de um portal online. Muitas organizações de saúde e serviços humanos têm funcionários que trabalham remotamente ou em trânsito, permitindo que esses funcionários vejam sua estrutura organizacional pode aumentar o engajamento dos funcionários e manter esses funcionários no circuito. Enquanto todos os funcionários dentro de uma organização têm acesso ao organograma virtual, gerentes, administradores e executivos têm permissões especiais que lhes fornecem descrições mais detalhadas das várias posições que compõem sua organização.
O que você pode fazer agora?
Com 98% das organizações de saúde e serviços humanos prevendo que irão investir em mais ferramentas e soluções digitais em 2018, é provável que você já tenha pesquisado alguns fornecedores ou mesmo agendado demonstrações. Tire um momento hoje para rever os seus processos. Você provavelmente mudou para tecnologias diferentes ao longo do último ano, mas você se mudou completamente inserindo informações manualmente em planilhas e soluções baseadas em papel? Pense em quanto tempo é gasto atualizando a estrutura organizacional à medida que ela muda, e os benefícios que você experimentará ao automatizar este processo. Imagine ser capaz de estruturar sua força de trabalho a poucos cliques do seu mouse e ter fluxos de trabalho redirecionados automaticamente para o funcionário apropriado quando a cadeia de comando for quebrada.
Para mais informações sobre o organograma virtual, baixe a folha de dados do organograma DATIS.
Este Blog DATIS foi escrito por Rob Bennett, DATIS, em 22 de fevereiro de 2018 e não pode ser lançado novamente sem permissão.