Como Gerenciar Eficazmente seu Inventário de TI

Leia também: Como mapear seus ativos de TI ”

E que tal usar folhas de cálculo para ITAM?

Embora possam parecer rudimentares e recebam menos orçamento de marketing em comparação com as ferramentas dedicadas ao ITAM, as folhas de cálculo têm muitas funcionalidades. Isso as torna adequadas para pequenas e médias propriedades de TI.

Para aproveitar ao máximo o software de planilhas, considere o uso das seguintes funcionalidades:

• Formatação condicional

  Isso pode ser usado para destacar ativos que estão fora de suporte, atualizações ou similares.

• Relatórios

  Usar gráficos do Microsoft Excel ou tabelas Pivot pode produzir relatórios complexos.

• Macros

  Automate data processing and connect to external sources.

• Data exporting and importing

  Connect to SQL databases to feed or pull information.

Além disso, a maioria dos softwares de planilhas é livre e a maioria dos sistemas de TI já tem uma versão do Microsoft Excel. Portanto, não há necessidade de investimento adicional.

Best practices for managing hardware assets

Hardware é um termo guarda-chuva que inclui a maioria dos itens que podem ser encontrados em um ambiente de TI. Exemplos incluem desktops, laptops, monitores, roteadores, switches, hubs e telefones.

As informações armazenadas contra cada ativo de hardware devem pelo menos garantir que o ativo possa ser identificado de forma única.

A fim de otimizar os ativos de hardware, os administradores de TI precisam manter informações adicionais em relação à garantia, contratos de suporte, manutenção e outras variáveis. O gerenciamento de ativos de hardware também precisa incluir dados para suportar SAM.

Aqui estão algumas informações essenciais para o hardware:

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• Nome do Asset para criar um identificador único usando informações como marca, modelo, localização
• Vendedor do Asset
• Tipos de dispositivos como laptop, roteador ou celular
• Número de série
• Status do Asset como Deployment, In Storage, Retired e Disposed
• Papéis do Asset como Produção, Standby, e Teste
• A entidade organizacional que possui cada activo
• Localização do dispositivo
• Informação de configuração
• Software instalado no activo
• Data de compra
• Data de compra
• Data de compra
• Garantia / Suporte contratual Data de validade

Quando se preenche uma base de dados de uma ferramenta ITAM ou uma folha de cálculo, Os administradores de TI também precisam adicionar informações sobre os ativos de TI atuais. Além de configurar um processo para adicionar novos ativos à medida que eles são adquiridos no futuro.

Como adicionar dados de registro de ativos de TI existentes no banco de dados de uma ferramenta

Below são descritas três maneiras pelas quais os administradores de TI podem preencher o banco de dados de uma ferramenta com informações sobre seus sistemas de TI atuais.

1. Importe quaisquer rastreadores existentes para a ferramenta

   Se o seu negócio cresceu e uma simples planilha de cálculo foi suficiente para manter o controle do seu hardware, você pode usar sua planilha de cálculo para alimentar toda a informação para a ferramenta HAM.

2. Descubra sua rede para dispositivos conectados

   Existem muitas ferramentas de descoberta que são capazes de verificar toda a sua rede e retornar muitas informações sobre seus ativos de hardware.

3. Utilizar informações de pedidos de fornecedores

   Os detalhes de pedidos emitidos pelos fornecedores lhe darão informações sobre todos os ativos em seu patrimônio.

Configurar um processo de rastreamento de ativos de TI para novos itens

Adicionar novos ativos de TI em seu patrimônio, as organizações passam por um ciclo de vida de hardware específico. O ciclo de vida delineia os passos através dos quais o dispositivo progride ao longo da sua vida útil.

Tipicamente, um ciclo de vida do hardware implica o seguinte:

• Arquitectura e desenho de rede
• Pedido de bens
• Aprovação e aquisição
• Emprego
• Utilização, manutenção e actualizações
• Desmantelamento

Num ciclo de vida como o descrito acima, o processo de seguimento de bens começa logo no primeiro passo. Após realizar a análise e apresentar uma ordem de compra ou um caso comercial para aquisição de mais ativos, o departamento de TI já deve ter uma imagem clara de qual dispositivo irá para onde e qual software será necessário executar.

No passo número quatro o processo de gerenciamento de ativos pode ser consolidado quando todos os dados estiverem disponíveis.

Como otimizar os ativos de TI usando o Gerenciamento de Ativos de Hardware

Os benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de ativos de hardware vão além do simples armazenamento de informações do dispositivo. Ferramentas modernas permitem que você configure seu painel e acesse informações valiosas como:

• Gerar relatórios

  Veja a disponibilidade, uso, itens não instalados atualmente, dispositivos a serem desativados.

• Utilizar o Monitoramento de Rede de TI para levantar alarmes

  Elevantar problemas quando o software estiver saindo da garantia ou chegando ao fim de sua vida útil.

• Automate deployment workflows

  Criar templates de configuração para dispositivos dependendo de suas funções.

• Gerenciar atualizações de software e segurança

  Escalonar slots de tempo dedicado a atualizações para minimizar o tempo de inatividade.

Best practices for managing software assets

Gerenciar ativos de software tornou-se uma necessidade após a implementação generalizada da computação em nuvem e a inclusão silenciosa do Shadow IT.

O gerenciamento de ativos de software fornece três benefícios:

1. Governança

   Segurando que apenas aplicativos aprovados são introduzidos no ambiente de computação local e as licenças de software são total e adequadamente utilizadas.

2. Gestão

   SAM fornece várias funções para agendar atualizações, prever custos, adicionar novos ativos e descomissionar os antigos.

3. Agilidade da empresa

   A disponibilidade de informações acelera drasticamente o processo de mudança em grandes organizações.

O licenciamento é indiscutivelmente a dimensão mais importante no que diz respeito ao gerenciamento de ativos de software, uma vez que o mau manuseio das licenças pode custar milhões às organizações.

Existem muitos tipos de licenças, cada uma com diferentes acordos contratuais e requisitos. Alguns deles são:

• Identity-locked

  Uma licença é atribuída a um usuário específico e não é comutável (por exemplo, Microsoft Windows).

• Node-lock

  Uma licença que só pode ser usada por um utilizador de cada vez, mas vários utilizadores podem usar em alturas subsequentes.

• Floating

  Uma licença que está disponível para um grande número de utilizadores. Após o login, um sistema de licenciamento atribuiu ao usuário solicitante uma licença que é reivindicada no final da sessão.

• Licença do site

  Utilização ilimitada no site da instalação da licença.

• Fonte Aberta

  Utilização ilimitada dentro do contrato de licenciamento.

• Timed

  Licença só está disponível por um determinado período de tempo.

• Fisicamente Restrito

  Licenças anexadas ao hardware.

Escolha de uma ferramenta SAM

Ferramentas de gerenciamento de ativos de software são projetadas para oferecer ao pessoal de TI tanto controle e visibilidade sobre seu patrimônio de TI. Embora cada ferramenta seja diferente, a maioria delas inclui funcionalidades como, por exemplo

• Gestão de licenças de software
• Configuração de software
• Gestão de inventário
• Utilização de software
• Contrato e compra
• Conformidade ad governance
• Gestão do ciclo de vida do software
• Desdobramento do software
• Relatórios

Ao avaliar as capacidades críticas das ferramentas de gestão de ativos de software, recomendamos a busca de características que conciliem os dados de direito e consumo de software para reduzir o risco de conformidade, otimizar os custos e melhorar o desempenho do negócio. Recomendamos aos líderes de infraestrutura e operações que procurem o seguinte:

• Entrada Manual de Direitos de Software

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• Automatização de Direitos de Software

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• Endpoint Consumo de Software

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• Consumo de Software do Centro de Dados

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• Consumo de Software em Nuvem
• Specialidade Consumo de Software
• Reconciliar Informação Externa
• Optimizar Direitos/Consumo
• Partilhar Informação

Como gerir os activos de software quando os empregados entram, sair, ou mudar dentro da empresa

Quando houver uma mudança organizacional, o funcionário em questão precisará ter um conjunto atualizado de ativos de TI.

É necessário configurar um fluxo de trabalho que deve abranger o seguinte: atribuição de ativos existentes, aquisição de novos ativos, recuperação de ativos ao sair da empresa e também estabelecer um processo para ativos perdidos ou roubados.

Este fluxo de trabalho de TI precisaria trabalhar de perto com o sistema de RH, comunicando entre as informações sobre o usuário e os níveis de permissão.

Como gerenciar ativos de software para evitar auditorias

Auditorias de fornecedores são processos para investigar a conformidade de uma organização para usar o software dentro dos termos contratuais.

A visibilidade e a gestão das licenças disponíveis podem levar uma organização a não estar em conformidade, tornando um alvo fácil para os fornecedores venderem o seu produto e cobrar-lhes contas grandes.

Os grandes fornecedores de software como a Microsoft, Adobe, IBM, SAP e Oracle ganharam uma reputação de auditorias de software agressivas que perturbam as operações de TI de uma organização.

Ao adotar uma ferramenta de gerenciamento de ativos de software, o risco de não conformidade é drasticamente reduzido, pois os administradores de TI têm uma visão abrangente de todas as licenças disponíveis, como elas são distribuídas, quem as está usando e quando elas vão expirar.

Cerrando as renovações de licenças, adquirindo ativos adicionais quando a demanda aumenta e removendo licenças nos casos em que elas não são usadas, ajudará as organizações não só a se protegerem contra auditorias, mas também a otimizar seu patrimônio de TI para produzir a maioria dos valores.

Gerenciar ativos de software ao migrar para a nuvem

Migração em nuvem é um projeto complexo e longo que pode deixar muitos buracos nos sistemas de TI se feito de forma incorreta. A gestão de ativos de software tem um papel enorme em garantir que todos os usuários tenham acesso aos mesmos serviços como antes e não há discrepâncias entre o sistema pré e pós migração.

Cada fornecedor tem sistemas ligeiramente diferentes, por isso há uma diferença entre o Hana Enterprise Cloud da SAP, IBM Cloud e até mesmo Adobe Experience Cloud.

Microsoft recomenda aos líderes de TI que considerem soluções SAM que ajudam com o seguinte:

• Ajuda a determinar se a melhor estrutura para o negócio é no local, na nuvem, ou híbrida.
• Mitigar os riscos associados à movimentação de ativos de data centers para projetos de consolidação, nuvem e virtualização.
• Fornecer um mapa rodoviário de migração de nuvens de longo prazo que ajude a definir as metas de migração.
• Avaliar se a migração para a nuvem facilitará o gerenciamento de ativos de software.
• Permitir um entendimento profundo do licenciamento de software para implantações na nuvem e no local.