Iedereen heeft wel eens gehoord van de uitdrukking: “Niet plannen is plannen om te falen.” Nergens is deze uitspraak meer waar dan bij PR Consulting. Een goed public relations-plan maakt het verschil tussen een effectieve campagne en een mislukking. Het volgende is een voorbeeld van een zeer eenvoudig maar effectief plan.
Public Relations Plan for Center City Mission Center
Problem To Be Addressed
Fondsen zijn nodig voor noodzakelijke benodigdheden, reparaties aan het gebouw, betaling van de hypotheek op het gebouw, en een salaris voor een directeur. Ook zijn meer vrijwilligers nodig om het programma uit te breiden.
Huidige situatie
De Center City Mission is een op geloof gebaseerd, non-profit, niet door de overheid gefinancierd centrum dat de bewoners aan de oostkant van Boston de hand reikt. Het centrum biedt hulp op het gebied van levensvaardigheidstraining, zoals beroepsvaardigheden, het zoeken naar werk en sollicitatiegesprekken, persoonlijk budgetteren en bijles voor kinderen. Center City heeft sinds de oprichting in 2000 ongeveer 130 gezinnen geholpen, maar zonder een groter aantal vrijwilligers en extra financiering is het centrum beperkt in zijn reikwijdte.
Beschrijving van doelgroepen
1. Stichtingen
2. Kerken en Verenigingen
3. Individuele donors
4. Zorgverleners
Doel
1. De financiering verhogen met
a. $40.000/jaar – directeur
b. $10.000/jaar – aflossing hypotheek van $75.000
c. $15.000 – reparatie gebouw
d. $10.000 – computers en andere benodigdheden
2. Donaties voedselbank
3. 25 extra vrijwilligers
4. Werven van zorgverleners voor gratis medische basiszorg
Doelstelling voor ieder publiek
1. Stichtingen
a. Verkrijgen van subsidies
2. Kerken en vakverenigingen
a. Regelmatige maandelijkse financiële schenkingen
b. Eenmalige financiële schenkingen
c. Regelmatige voedsel- en nietjesdonaties
d. Maandelijkse voedseldonaties
3. Individuele donateurs
a. Regelmatige maandelijkse financiële schenkingen
b. Eenmalige financiële schenkingen
c. Werven van vrijwilligers
4. Zorgverleners
a. Werven van vrijwilligers voor maandelijkse medische basiszorg
Actieplan voor ieder publiek
1. Stichtingen
a. Subsidieaanvragen indienen bij 25 stichtingen in 2009
2. Kerken en brancheorganisaties
a. Een team van sprekers samenstellen om ten minste twee kerken in Boston en één vereniging per maand toe te spreken
i. Vraag om maandelijkse donaties en eenmalige donaties
ii. Werving van maandelijkse voedseldonaties en eenmalige donaties
iii. Vrijwilligers werven
b. Regelmatig nieuwsbrieven versturen om de effectiviteit van het centrum te benadrukken
3. Individuele donateurs
a. Jaarlijkse fondsenwervingsevenementen organiseren
b. Organiseer een jaarlijks waarderingsdiner voor donateurs en vrijwilligers
c. Regelmatig een nieuwsbrief versturen met dankbetuigingen van families die geholpen zijn
4. Zorgverleners
a. Regelmatig ontbijtbijeenkomsten houden voor zorgverleners om Center City te presenteren en vrijwilligers te werven voor een maandelijkse gratis gezondheidskliniek
Communicatieplan Publiek
1. Stichtingen
2. Kerken en verenigingen
3. Individuele donateurs
4. Zorgaanbieders
Communicatiestrategieën
1. Stichtingen
a. Dien 25 subsidieaanvragen in
2. Kerken en organisaties
a. Bel pastores/directeuren om uitleg te geven over Center City en bied sprekers aan
3. Individuele donateurs
a. Richt u tot kerken en verenigingen
b. Houd jaarlijkse fondsenwervende evenementen
c. Stuur nieuwsbrieven waarin de resultaten van de inspanningen van Center City worden beschreven
4. Zorgverleners
a. Praat met lokale AMA voor advies over hoe zorgverleners te benaderen
Mediastrategieën
1. Contact opnemen met plaatselijke verslaggevers voor verhalen in de plaatselijke kranten
2. Persberichten over inzamelingsacties
3. Onderzoeken of men te gast kan zijn in plaatselijke radiopraatprogramma’s.
Budget
Alles in dit Public Relations Plan zal worden gerealiseerd door donaties en vrijwilligersinspanningen.
Plan Evaluatie
1. Fondsen ingezameld tegen april 2010
2. Jaarlijkse fondsen vastgelegd tegen oktober 2009
3. Aantal toegezegde vrijwilligers tegen april 2010
4. Aantal zorgverleners toegezegd om vrijwilligerswerk te doen
5. Toename van de voedselbank. Dit is moeilijk te kwantificeren.
Plan Implementatie
1. Volledige subsidieaanvragen
2. Lijst samenstellen van kerken in grootstedelijk Boston
3. Lijst samenstellen van verenigingen in grootstedelijk Boston
4. Voorbereiden mailings naar kerken en verenigingen
5. Mailings opvolgen met telefoontjes
6. Groepspresentatie voorbereiden
7. Brochures ontwerpen en laten drukken
8. Contact opnemen met Boston branch van American Medical Association
64>
Feedback en bijstellen van plan
1. Monitor presentaties
a. Feedback krijgen van sprekers
b. Feedback krijgen van pastores/directeuren
2. Bijstellen waar nodig
Een effectief public relations plan
Zoals u ziet, is het public relations plan heel eenvoudig en basaal. Het is echter slechts het begin, een plattegrond om uw doel te bereiken. U zult op dit plan voortbouwen om uw tijdlijn en de details van elke activiteit te ontwikkelen. U kunt het plan vervolgens gebruiken om de activiteiten te volgen en de resultaten te evalueren. Dit geeft u een goed begin van een plan voor succes.
Strategische Public Relations