Over het algemeen kunt u een werknemer om een doktersverklaring vragen wanneer hij of zij vrij neemt wegens ziekte. Naast het ziekteverzuimbeleid van uw bedrijf zijn er drie federale wetten die betrekking hebben op doktersbriefjes en werkgerelateerde afwezigheid: de Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA), de Amerikanen met een handicap Act (ADA) en de Federal Medical Leave Act (FMLA). Het is belangrijk om te weten wat is toegestaan onder elke wet.
HIPPA
Onder HIPAA’s Privacy Rule, kan een werkgever een doktersbriefje en andere gezondheidsinformatie van werknemers vragen als de informatie nodig is om ziekteverlof, werknemerscompensatie, wellness-programma’s of ziektekostenverzekering te bepalen.
Als u de zorgverlener van uw werknemer echter rechtstreeks om informatie vraagt, kunnen ze u die informatie niet geven zonder de toestemming van de werknemer – tenzij een andere wet hen daartoe dwingt.
ADA
Volgens de Equal Employment Opportunity Commission – die de ADA handhaaft – kunnen werkgevers een beleid hebben dat vereist dat alle werknemers doktersnotities verstrekken om een handicap te onderbouwen, redelijke aanpassingen aan te vragen of de behoefte aan verlof te bewijzen.
In 2017 heeft een federale rechtbank een ADA-gerelateerde zaak bekrachtigd waarin de werknemer werd beëindigd omdat hij weigerde een doktersnotitie te verstrekken. In de zaak, Gogos v. AMS Mechanical System Inc., klaagde de werknemer (Gogos) AMS Mechanical System Inc. aan, met het argument dat hij was ontslagen vanwege een handicap – wat, als het waar was, de ADA zou schenden. De rechtbank bevestigde dat er “onomstreden” bewijs was dat de werknemer werd ontslagen wegens het weigeren van wat de rechtbank beschouwde als een redelijk en wettig verzoek om een doktersverklaring.
FMLA
De FMLA staat werkgevers toe om een doktersverklaring of medische certificering te vragen wanneer een werknemer voor het eerst verlof aanvraagt in het kader van de FMLA. Als de werknemer met verlengd verlof is, kan elke 30 dagen een doktersverklaring worden gevraagd.
Voor een werknemer met intermitterend FMLA-verlof kan niet elke keer dat hij of zij het werk mist, een doktersverklaring worden gevraagd. De eerste doktersverklaring die de werknemer heeft ingediend en waaruit de noodzaak van het intermitterend FMLA-verlof blijkt, zou voldoende moeten zijn. Werkgevers kunnen echter vragen of de afwezigheid rechtstreeks verband houdt met de reden voor intermitterend FMLA-verlof.
Ziekteverlofbeleid
U kunt doktersnota’s onderdeel maken van het ziekteverlofbeleid van uw bedrijf, zolang u de praktijk consequent toepast op alle werknemers. Om te voorkomen dat u de ADA overtreedt, kunt u overwegen om alleen te controleren of een werknemer door een zorgverlener is gezien en om eventuele werkgerelateerde beperkingen te bevestigen. Zoek geen diagnose van de ziekte van de werknemer, tenzij dit wettelijk is toegestaan.
Zorg ervoor dat u staats- en lokale wetten inzake betaald ziekteverlof controleert, die u kunnen verbieden om een doktersbriefje te vragen, tenzij uw werknemer gedurende een specifieke periode afwezig is geweest.
Weten wanneer je een doktersbriefje van een zieke werknemer moet vragen, kan lastig zijn. Win juridisch advies in voordat u het ziekteverzuimbeleid van uw bedrijf vaststelt en om na te gaan of de federale wetten worden nageleefd.