Understanding the Virtual Organizational Chart
Verandering is opwindend. Verandering kan beangstigend zijn. Laten we eerlijk zijn, verandering is veel werk. Als organisaties blijven groeien en nieuwe werknemers toevoegen, blijft het organisatorische landschap veranderen. We hebben het allemaal meegemaakt. Iemand vertrekt, er komt een functie bij, of iemand maakt promotie, waardoor je met een nieuwe organisatiestructuur komt te zitten. We proberen allemaal uit te zoeken wat de kosten van de aanwerving waren of uit welke kostenplaats die komt.
Wanneer verandering plaatsvindt, betekent dat voor veel organisaties dat zij hun interne structuur moeten reorganiseren of helemaal opnieuw moeten beginnen. Veel bedrijven beheren de kosten en teamopstellingen van hun organisatie via complexe spreadsheets en documenten die slechts een paar werknemers in één oogopslag kunnen begrijpen. Zoals het 2018 State of Workforce Management-rapport laat zien, ervaart 42% van de organisaties in de gezondheidszorg en de menselijke dienstverlening een verloop van meer dan 20%, waardoor constante wijzigingen in de organisatiestructuur ontstaan. Om bovenop deze veranderingen te blijven, moeten organisaties een eenvoudigere manier vinden.
De structuur van een organisatie moet transparant zijn, wat betekent dat alle werknemers binnen een personeelsbestand moeten kunnen bekijken en begrijpen hoe hun organisatie is opgezet. Dit helpt werknemers om de interne hiërarchie te begrijpen, en helpt managers om alle werknemers binnen hun team te zien, en administratieve maatregelen te nemen wanneer dat nodig is. Wanneer werknemers de organisatie verlaten, een vacante functie wordt ingevuld of een werknemer naar een nieuwe functie verhuist, moet de structuur van de organisatie automatisch worden bijgewerkt, zonder handmatige inspanning of tussenkomst. Gelukkig is er voor organisaties in de gezondheids- en welzijnszorg nu een hulpmiddel beschikbaar dat transparantie en automatisering met betrekking tot de structuur van een organisatie bevordert en dat speciaal is ontworpen met hun behoeften en uitdagingen in gedachten. Dit hulpmiddel staat bekend als een virtueel organigram.
Wat is een virtueel organigram?
Een virtueel organigram is een visuele weergave van de interne hiërarchie van een organisatie, en brengt een personeelsbestand per afdeling in kaart. Virtuele organigrammen zijn nuttig bij de automatisering van de workflow en zorgen ervoor dat er geen taken, projecten of gegevens door de mazen van het net glippen. Dit is vooral nuttig in organisaties met honderden werknemers, waar het handmatig bijhouden van de veranderende organisatie een fulltime baan kan zijn. Niet alleen bespaart dit HR tijd, maar het bevrijdt hen om zich te concentreren op taken die meer bijdragen aan organisatorisch succes, zoals het werven en behouden van toptalent.
Het virtuele organigram stelt leidinggevenden in staat om hun organisatie in te richten zoals zij dat willen, waardoor ze kunnen bepalen hoeveel posities er in elke afdeling zullen zijn. Leidinggevenden kunnen ook een stap verder gaan en specifieke kenmerken aan elke positie koppelen, zoals salarisbereik, kostenplaats, financieringsbron en locatie. Deze aanpak vergroot niet alleen de interne zichtbaarheid van de organisatie, maar helpt leidinggevenden ook om de kosten van elke functie beter te volgen. Dit vermindert aanzienlijk het risico van het inhuren van niet gebudgetteerde werknemers.
Waar vindt u een virtueel organigram?
Veel van de grote spelers en leveranciers in de HR-software ruimte komen niet compleet met een virtueel organigram. Dit is waarschijnlijk omdat hun software generiek is, en bedoeld is voor massaal gebruik, ongeacht de grootte van de organisatie. Geavanceerde, gespecialiseerde leveranciers zoals DATIS die zich richten op specifieke sectoren bieden echter een volledig interactief en bruikbaar virtueel organigram zonder extra kosten. Voor leidinggevenden die zich momenteel in het leveranciersselectieproces bevinden en waarde zien in meer interne transparantie en automatisering, zouden tijdens softwaredemonstraties moeten informeren naar een virtueel organigram.
Moderne virtuele organigrammen zijn webgebaseerd en kunnen overal en altijd worden geraadpleegd, meestal via een online portal. Veel gezondheids- en human services organisaties hebben werknemers die op afstand werken of onderweg zijn, waardoor deze werknemers hun organisatiestructuur kunnen bekijken, kan de betrokkenheid van werknemers toenemen en houdt deze werknemers in de loop. Hoewel alle medewerkers binnen een organisatie toegang hebben tot het virtuele organigram, hebben managers, beheerders en leidinggevenden speciale machtigingen die hen meer gedetailleerde beschrijvingen geven van de verschillende posities waaruit hun organisatie is opgebouwd.
Wat kunt u nu doen?
Want 98% van de organisaties in de gezondheidszorg en de menselijke dienstverlening voorspelt dat ze in 2018 in meer digitale tools en oplossingen zullen investeren, is het waarschijnlijk dat u al enkele leveranciers hebt onderzocht of zelfs demo’s hebt gepland. Neem vandaag even de tijd om uw processen onder de loep te nemen. U bent het afgelopen jaar waarschijnlijk overgestapt op verschillende technologieën, maar bent u volledig afgestapt van het handmatig invoeren van informatie in spreadsheets en op papier gebaseerde oplossingen? Bedenk hoeveel tijd u kwijt bent aan het bijwerken van de organisatiestructuur wanneer deze verandert, en welke voordelen u zult ondervinden door dit proces te automatiseren. Stelt u zich eens voor dat u uw personeelsbestand kunt structureren binnen een paar muisklikken, en dat u workflows automatisch laat doorverwijzen naar de juiste medewerker wanneer de hiërarchie wordt verbroken.
Voor meer informatie over het virtuele organigram, download de DATIS Organizational Chart datasheet.
Deze DATIS Blog werd geschreven door Rob Bennett, DATIS, op 22 februari 2018 en mag niet zonder toestemming worden herplaatst.