Er is geen magie of mysterie in onderhandelingen of in wat een meesteronderhandelaar maakt. Er zijn 5 stappen en praktijken die consistent werken. Het hier gepresenteerde model identificeert de vijf fasen van elke onderhandeling in een vereenvoudigd kader dat u helpt de beste onderhandelingspraktijken (Best Negotiating Practices, BNPS) te analyseren, in u op te nemen en toe te passen.
Dit model is opgebouwd op basis van diverse klantervaringen bij organisaties over de hele wereld sinds 1993. Het is cirkelvormig omdat het de vloeiende beweging van alle onderhandelingen weergeeft. Samenwerkingsonderhandelingen zijn een doorlopend proces, dat vertrouwen en sterke relaties opbouwt.
De 22 Beste Onderhandelingspraktijken (BNP’s) vallen hoofdzakelijk in een onderhandelingsfase – hoewel sommige gedurende de gehele onderhandelingscyclus van toepassing zijn en andere van de ene fase naar de volgende overgaan.
| Vijf stadia van een onderhandeling | |
|---|---|
| Stadium 1: Voorbereiding |
Identificeer potentiële waarde |
|
Stadium 2. Informatie-uitwisseling en validatie |
|
|
Stadium 3. Onderhandelen Informatie-uitwisseling en validatie |
Ontdekken en creëren van waarde |
| Stadium 3: Onderhandelen |
Waarde creëren en verdelen |
| Fase 4: Concludeer |
Verover waarde |
| Stadium 5: Uitvoeren |
Uitbreiden waarde |
Stadium 1 – Voorbereiden
Er is geen goede korte weg naar Voorbereiden. Het is de eerste fase van elke onderhandeling, hoewel mensen er vaak niet de tijd aan besteden die het verdient. Zij storten zich vaak in de fase van informatie-uitwisseling, of zelfs direct in de fase van onderhandelen.
Voorbereiding begint met het bepalen of dit een potentiële samenwerkingssituatie is, zodat u de beste strategie kunt kiezen. Vervolgens besteedt u tijd aan het onderzoeken van informatie, het analyseren van gegevens en hefboomwerking, en het vaststellen van belangen en posities. Ten slotte moet u nadenken over de relatie die u wilt opbouwen.
Vijf hoofdelementen van onderhandelingsvoorbereiding
- Eerste punten om te overwegen
Moet ik onderhandelen?
Wat ik moet weten
Organiseer informatie - Onderzoek omvat
Players en stakeholders
De fact base
Standaarden en benchmarks - Analyse omvat
Herschikken van gegevens
Voorspellen wat er gaat gebeuren
Beoordelen van sterktes en risico’s - Indentificatie van uw en hun
Belangen
Posities: Doelen, Meest Gewenste Uitkomsten, en Minst Aanvaardbare Overeenkomsten
Beste Alternatieven voor een Onderhandelde Overeenkomst
Concessies - Ken de relatie die u wilt opbouwen
Plan om vertrouwen op te bouwen
Bereid u voor op emotionele reacties
Ontwikkel Probes om “Weet niet” te ontdekken en veronderstellingen te testen
Fase 2 – Informatie-uitwisseling
De fase van informatie-uitwisseling vindt plaats wanneer u de andere partij begint te betrekken, informatie uit te wisselen en opties te verkennen die betrekking hebben op belangen – wat u beiden nodig hebt, in tegenstelling tot standpunten – waar u beiden later in de onderhandelingsfase om vraagt. We zullen later dieper ingaan op het verschil tussen belangen en standpunten en hoe cruciaal ze zijn voor succesvolle onderhandelingen, maar hier is een kort voorbeeld:
De positie van de werknemer: ze heeft gevraagd om te worden toegewezen aan Project Beta.
Het belang van de werknemer: om promotie te maken, moet ze slagen op een project met een hoge zichtbaarheid.
Het is hier van cruciaal belang om je te concentreren op het opbouwen van een goede verstandhouding en vertrouwen, zonder welke geen van beide partijen zich op zijn gemak zal voelen bij het delen van belangen. Een manier om de relatie op te bouwen is om in deze fase je “sociale huiswerk” te doen door de bedrijfscultuur, persoonlijkheid, externe interesses en waarden van de andere partij te leren kennen en er belangstelling voor te tonen.
In de uitwisselingsfase worden vier kritische beoordelingen gemaakt:
- Betrouwbaarheid – Zijn ze eerlijk en betrouwbaar?
- Bekwaamheid – Zijn ze geloofwaardig en bekwaam?
- Sympathie – Kunt u goed samenwerken?
- Belangenafstemming – Zijn uw belangen afgestemd op die van hen?
Het gereedschap van de meester in de uitwisselingsfase is het opbouwen van vertrouwen en de onderhandelaarssonde.
Eén definitie van Probe:
… een techniek die wordt gebruikt om de respondent aan te moedigen een gedetailleerder antwoord op een vraag te geven en zijn eerdere antwoord uit te werken. Voorbeeld: “Nog iets?” “Waarom denkt u dat dat eerlijk is?” “Hoe bent u op die oplossing gekomen?”
Een Go/No-Go Beslissingsmoment in Uitwisseling
Als uw beoordeling in deze fase van het onderhandelingsproces negatief is, maakt u aanpassingen of voert u uw Beste Alternatief voor een Onderhandeld Akkoord (BATNA) uit.
Als uw beoordeling in deze fase van het onderhandelingsproces positief is, gaat u vooruit. Met het ontwikkelde vertrouwen gaat u op zoek naar creatieve oplossingen die de belangen aanpakken en ziet u de mogelijkheid om echte waarde te creëren.
Dive into Bargaining Now?
U zult op dit punt staan te popelen om de onderhandelingsfase in te duiken. Pauzeer om één cruciaal instrument te creëren dat u zal begeleiden en beschermen voor de fasen die volgen. Dat is de ontwikkeling van een gezamenlijke agenda.
Fase 3 – Onderhandelen
Onderhandelen is waar het “geven-en-nemen” gebeurt. Als u denkt dat succes alleen maar nemen en niets geven betekent, zult u geen echte waarde krijgen. Bij het onderhandelen doe en beheer je concessies. Wanneer u datgene geeft en neemt wat de belangen van beide partijen bevredigt, bouwt u aan een duurzame relatie en een vruchtbaar resultaat. Tijdens de onderhandelingsfase blijft u waarde creëren en met concessies uiteindelijk waarde creëren.
- Om te worden vertrouwd, moet u genereus zijn.
Er zijn twee hulpmiddelen die u in de onderhandelingsfase nodig hebt uit de gereedschapskist van uw onderhandelaar: de Sonde en Creativiteit.
Onderhandelen is uw “face-time” met de andere persoon, zelfs wanneer u niet oog in oog staat.
Zoals in alle interpersoonlijke relaties kunnen emoties de voortgang helpen of belemmeren. Specifieke onderhandelaarsinstrumenten en gedragsvaardigheden zijn hier van groot belang. Verfijnde communicatievaardigheden zijn in dit tijdsgewricht van cruciaal belang wanneer u opties verkent om waarde te creëren en transacties uit te voeren om waarde te creëren. U zult het meest succesvol zijn wanneer oplossingen aan ieders behoeften voldoen.
Fase 4 – Afsluiten
Fase 4 is het punt in het proces waarop u een overeenkomst bereikt. Het is belangrijk om erachter te komen of de andere partij in staat is om de dingen die zij heeft gezegd te zullen doen, ook na te komen. Dit is het moment om de gemeenschappelijke belangen op papier te zetten en een uitgebreide samenvatting van de overeenkomst te maken. Soms moet u hier strategieën overwegen om een verbintenis te verankeren. Zorg ervoor dat je ook afspraken maakt over de volgende stappen. En vergeet nooit om de andere partij te bedanken voor hun bereidheid om te onderhandelen – zelfs als er geen overeenkomst wordt bereikt.
Fase 5 – Uitvoeren
Fase 5 is de uitvoering van de overeenkomst. Deze fase kan ook worden gezien als voorbereiding op de volgende onderhandelingskans. U moet ervoor zorgen dat u de gedane beloften nakomt om de relatie te versterken en vertrouwen op te bouwen. U zult in deze fase meer te weten komen over de andere partij. Dit zal de volgende keer tot gemakkelijkere onderhandelingen leiden. En vergeet niet dat u tijdens de uitvoering waarschijnlijk het totale onderhandelingsproces en de Beste Onderhandelingspraktijken (BNP’s) zult toepassen op onverwachte gebeurtenissen, mislukte prestaties en de onvermijdelijke veranderingen.