In het snelle digitale tijdperk van vandaag is het bijna een vereiste dat we efficiënter werken terwijl we technologie gebruiken om ingewikkelde problemen op te lossen. En geen enkel computerprogramma doet dat beter dan Microsoft Excel.
Veel bedrijfsexperts beschouwen Excel, dat voor het eerst werd geïntroduceerd in het midden van de jaren tachtig, als een van de beste softwareprogramma’s die ooit zijn ontwikkeld – in 2013 noemde PCMag het “de eerste en enige keuze voor het manipuleren van numerieke gegevens”. En met grote stukken van de moderne digitale economie die nu afhankelijk zijn van het programma, is het beheersen van de fijne kneepjes ervan een trefzekere manier om de productiviteit te verhogen, de efficiëntie te verbeteren en indruk te maken op collega’s en werknemers.
Gezien zijn prominentie in de softwarewereld, zijn er talloze manieren om uw Microsoft Excel-ervaring te turbo-chargen, waarvan sommige rechtstreeks in de interface van het programma zijn ingebakken en sommige beschikbaar zijn als add-ins en plug-ins. En omdat niemand ooit heeft gezegd dat Excel eenvoudig was, hebben we onze favoriete strategieën voor betere prestaties verzameld.
- 1.) Navigeer door Excel als een pro.
- 2 te drukken). Pas soortgelijke opmaak toe op meerdere bladen tegelijk.
- 3.) Excel-gegevens invoegen in Microsoft Word of PowerPoint.
- 4.) Selecteer eenvoudig kolommen en rijen.
- 5.) Voeg gemakkelijk rijen en kolommen in.
- 6.) Maak van kolommen rijen (of omgekeerd).
- 7.) Gebruik eenvoudige berekeningen om tijd en energie te besparen.
- 8.) Een samenvattende rij aan een tabel toevoegen.
- 9.) Gebruik AutoFill.
- 10.) Verberg gegevens in beschermde werkbladen.
Zeker, een muis en een trackpad zijn standaardarmaturen op de meeste moderne bureaus. Maar als u uw gebruik van Microsoft Excel echt wilt superchargen, leer dan sneltoetsen. Als u bijvoorbeeld Ctrl ingedrukt houdt terwijl u op de pijlen omhoog, omlaag, links of rechts tikt, wordt elke cel helemaal tot het einde van het blad geselecteerd. Blader door werkbladen door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u op Page Down of Page Up drukt. U kunt een reeks getallen omzetten in valuta, compleet met een dollarteken en twee decimalen, door tegelijkertijd op Ctrl + Shift + $ te drukken. U kunt ook een getal in een datum (dag, maand en jaar) veranderen door op Ctrl + Shift + #.
2 te drukken). Pas soortgelijke opmaak toe op meerdere bladen tegelijk.
Deze kritieke taak is een fluitje van een cent met Excel’s functie voor gegroepeerde werkbladen. Klik op de tabbladen van de bladen die u wilt groeperen terwijl u Ctrl ingedrukt houdt, en ze worden allemaal wit; terwijl de bladen zijn gegroepeerd, wordt de opmaak die op het ene blad is ingevoerd ook zichtbaar op de andere bladen. Na het opmaken van gegroepeerde bladen, zorg ervoor dat u op Tabbladen klikt om ze te degroeperen voordat u gegevens invoert of verwijdert.
3.) Excel-gegevens invoegen in Microsoft Word of PowerPoint.
Als u dit ooit eerder hebt geprobeerd, lacht u misschien. Maar het overbrengen van gegevens van een spreadsheet naar een tekstdocument is mogelijk. Let er alleen op dat u op het klembord klikt dat verschijnt nadat u hebt geplakt om te beslissen of u de oorspronkelijke Excel-opmaak wilt behouden of dat de geplakte gegevens overeenkomen met de opmaak van uw bestaande Word- of PowerPoint-document.
4.) Selecteer eenvoudig kolommen en rijen.
Als uw gegevens in een tabel staan en u in een nieuwe formule naar een hele kolom moet verwijzen, klikt u op de kolomnaam. (Pro tip: zorg ervoor dat uw cursor eruit ziet als een pijl omlaag voordat u op de kolomnaam klikt). Andere handige snelkoppelingen voor selectie zijn Shift + Spatiebalk, waarmee u een hele rij selecteert, en Ctrl + Spatiebalk, waarmee u een hele kolom selecteert.
5.) Voeg gemakkelijk rijen en kolommen in.
Een goede Excel-spreadsheet is altijd klaar om te groeien. Snel rijen en kolommen toevoegen kan op verschillende manieren: klik op Insert > Rowsor Columns; klik met de rechtermuisknop op rijen of kolommen en kies Insert; of druk op de toetsen Ctrl en + of Ctrl + Shift en +
6.) Maak van kolommen rijen (of omgekeerd).
Als u gegevens hebt die in kolommen zijn georganiseerd en die in rijen moeten worden omgezet (of omgekeerd), hoeft u zich geen zorgen te maken. Kopieer het oorspronkelijke blok cellen, klik vervolgens met de rechtermuisknop op de bestemmingscel en selecteer Plakken speciaal, vervolgens Transponeren.
7.) Gebruik eenvoudige berekeningen om tijd en energie te besparen.
Excel’s formules kunnen legendarisch zijn vanwege hun complexiteit, maar eenvoudige berekeningen kunnen u vaak de meest directe productiviteitsimpuls geven. Om op te tellen, gebruikt u de + toets; om af te trekken, gebruikt u de – toets; om te vermenigvuldigen, gebruikt u de * toets; en om te delen, gebruikt u de /
8.) Een samenvattende rij aan een tabel toevoegen.
U kunt een samenvattende rij aan een tabel toevoegen in het lint Ontwerpen (met Windows) of het lint Tabel (op een Mac) door Totale rij aan te vinken. U kunt dan kiezen uit een verscheidenheid van samenvattende statistieken: niet alleen de totale som, maar het totale aantal, het gemiddelde, de standaardafwijking, enzovoort. Door de informatie in een totale of samenvattende rij te plaatsen, wordt ze aan uw tabel toegevoegd, maar blijft ze in de onderste rij staan, ongeacht hoe u uw tabelgegevens vervolgens wilt sorteren. Dit kan een enorme tijdsbesparing opleveren als u veel gegevens aan het verkennen bent.
9.) Gebruik AutoFill.
Dit werkt geweldig voor repetitieve taken: het invullen van datums, tijden, of andere waarden die een sequentie volgen. Begin met de eerste invoer, beweeg dan de cursor over het gedeelte rechtsonder van de laatste cel, waardoor een vulgreep verschijnt. Zodra het verandert in een plusteken (+), klikt u en selecteert u alle cellen die u wilt vullen met het door u gekozen patroon. U kunt zelfs een kolom omhoog gaan of links en rechts op een rij.
10.) Verberg gegevens in beschermde werkbladen.
Als u sommige gegevens met andere gebruikers wilt delen, maar niet alle, overweeg dan om ze te verbergen. De eenvoudige manier is om met de rechtermuisknop te klikken en de functie Verbergen te selecteren. Maar u kunt nog veiliger zijn door de functie Cellen opmaken te gebruiken door te klikken op Home > Lettertype > Cellen opmaken > Nummer tabblad > Aangepast > Type openen. Op die manier blijven uw gegevens echt veilig.
Of u nu een doorgewinterde Excel-professional bent die op zoek is naar nieuwe bruikbaarheidstrucs, of een nieuwe gebruiker die alles nog eens op een rijtje wil zetten, met deze tips kunt u uw programma-ervaring verbeteren. Wilt u meer weten over de Microsoft Office-productiviteitssuite? Benieuwd of uw kantoor klaar is voor een upgrade die uw technologieleven productiever en efficiënter maakt? Neem vandaag nog contact op met CMIT Solutions. Wij zijn er om hardware en software voor uw bedrijf te laten werken, niet ertegen.