How to Effectively Manage Your IT Inventory

Zichtbaarheid, transparantie, bewustzijn, duidelijkheid en prognose. Dit zijn de belangrijkste kenmerken van IT-beheerders die met succes hun IT-landgoed beheren door gebruik te maken van de discipline van IT asset management (ITAM).

Nog maar een paar jaar geleden was het proces van asset management voor de meeste IT-afdelingen in wezen een bijtaak. Maar tegenwoordig is het een essentieel onderdeel geworden van IT service management. In feite is ITAM gerangschikt als het vijfde meest geadopteerde aspect van ITSM.

Daarnaast heeft het beheer van IT assets een directe impact op de top vier ITSM processen; incidenten, kennis, verandering en problemen.

In dit artikel komen tal van praktijken en tips aan bod om het beheer van IT-middelen te verbeteren, zoals:

• ITAM in de moderne bedrijfsomgeving

• Wat te zoeken in IT Asset Management Tools

• Wat te denken van het gebruik van spreadsheets voor ITAM?

• Beste praktijken voor het beheer van hardware-activa

• Hoe bestaande IT-activaregistergegevens toe te voegen aan de database van een tool

• Een IT-activatraceerproces opzetten voor nieuwe items

• Hoe IT-activa te optimaliseren met behulp van Hardware Asset Management

• Beste praktijken voor het beheer van software

• Hoe IT-activa te optimaliseren met behulp van Hardware Asset Management

• Beste praktijken voor het beheer van software

  . praktijken voor het beheer van softwaremiddelen

ITAM in de moderne bedrijfsomgeving

De IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) omschrijft IT Asset Management als een reeks bedrijfspraktijken die IT-activa in alle bedrijfseenheden binnen een organisatie integreert. Het doel ervan is de verantwoordelijkheden op het gebied van financiën, inventaris, contracten en risicobeheer samen te voegen om de totale levenscyclus van activa te beheren.

Organisatorische praktijken en industrietrends van het afgelopen decennium hebben de behoefte aan een beter beheer van activa doen toenemen. Deze omvatten:

• De opkomst van Shadow IT, waarbij niet-IT-managers nieuwe oplossingen adopteren zonder het formele proces te doorlopen
• De voortdurende noodzaak om IT-platforms te transformeren, cloudmigraties, en virtualisatie
• Onzekerheid over softwarelicentiekosten als gevolg van virtualisatie en migratie naar de cloud
• De toenemende druk om kosten te verlagen met behoud van prestaties
• De toename van het aantal software-audits

Zelfs in 2011 hebben klanten die ITAM met succes als discipline hebben uitgevoerd, in het eerste jaar meestal een kostenbesparing van 30 procent bereikt. En vijf procent in de daaropvolgende vijf jaar.

Aan de andere kant geven organisaties die ITAM niet of slecht hebben ingevoerd naar verluidt 20 procent van hun totale kosten uit aan softwarelicenties en hardwareonderhoud voor activa die niet meer worden gebruikt.

IT-activabeheer maakt gewoonlijk onderscheid tussen software asset management (SAM) en hardware asset management (HAM). SAM en HAM zijn twee zijden van dezelfde medaille. Ze moeten enigszins anders worden beheerd omdat elk ervan specifieke eisen stelt, maar ze zijn niettemin met elkaar verbonden.

In de begindagen kwam HAM op de eerste plaats en SAM op de tweede, omdat er een fysieke infrastructuur moest zijn voor software om op te kunnen draaien.

Hardware Asset Management is echter duur en moeilijk te onderhouden, waardoor grote investeringen in de fysieke IT-infrastructuur voor kleinere bedrijven moeilijk te realiseren zijn.

Heden ten dage dragen grote ondernemingen als SAP, IBM en Microsoft de investerings- en operationele kosten van de hardware-infrastructuur. Zij bieden hun klanten de rekenkracht en opslag aan als diensten.

Serverloze ontwikkeling gaat een stap verder, waardoor één computer met een internetverbinding naadloos complexe functies kan uitvoeren.

Zo beginnen we een andere verdeling te zien tussen hardware en software van organisatie tot organisatie. Kleinere bedrijven hebben minder investeringen in hardware nodig, terwijl grote organisaties die Infrastructure as a Service leveren, meer middelen moeten inzetten om aan de vraag te voldoen.

Hier moeten we niet vergeten dat de meeste bedrijven al investeringen in IT-infrastructuur hebben gedaan en hun IT-mogelijkheden alleen uitbreiden door een cloudoplossing te adopteren. Dit is waar complexiteit een probleem wordt en asset management van cruciaal belang wordt.

Al bijna 70 procent van de bedrijven die hun software-assets hebben gevirtualiseerd, is niet geslaagd voor leveranciersaudits en heeft uiteindelijk hoge rekeningen moeten betalen. Software-audits vormen een zware belasting voor IT-resources, waarbij ITAM-teams 50 tot 70 procent van hun tijd moeten besteden aan het afhandelen van audits.

Kostenreductie is de belangrijkste drijfveer en de meest voor de hand liggende reden om ITAM in te voeren. Maar naast kostenreductie zijn er nog veel meer voordelen:

• Verhoogde inkoopefficiëntie
• Verbeterde compliance
• Verbeterde beveiliging van activa en intellectueel eigendom
• Vermindering van financiële, contractuele, en reputatierisico
• Betere positie bij onderhandelingen over nieuwe contracten

Wat te zoeken in IT Asset Management Tools

Naast de steeds complexere IT- en netwerksystemen zijn er gelukkig ook tools ontwikkeld die ons kunnen helpen bij het optimaliseren en verbeteren van de assetverzameling van een organisatie.

De kerncapaciteiten van een IT Asset Management Tool zijn:

• Eenvoudige mogelijkheden voor het importeren van gegevens
• Repository voor het beheren van software en hardware assets
• Eenduidig gedefinieerde relatie tussen IT Assets, Gebruikers, en gebruiksinformatie
• Integratie met aangrenzende IT- en bedrijfssystemen

De volgende functies voor IT Asset Management tools kunnen ook zeer nuttig zijn:

• Audit Management
• Compliance Tracking
• Configuration Management
• Contract/License Management
• Cost Tracking
• Inventory Management
• Onderhoudsbeheer
• Inkoopbeheer
• Aanvragenbeheer
• Leveranciersbeheer

Hoe zit het met het gebruik van spreadsheets voor ITAM?

Hoe rudimentair ze ook mogen lijken en minder marketingbudget krijgen in vergelijking met speciale ITAM-tools, spreadsheets hebben veel functionaliteit. Dit maakt ze geschikt voor kleine tot middelgrote IT-landgoederen.

Om het meeste uit spreadsheetsoftware te halen, overweeg dan het gebruik van de volgende functionaliteiten:

• Conditional formatting

  Dit kan worden gebruikt om assets te markeren die niet meer worden ondersteund, updates of iets dergelijks.

• Rapportage

  Met behulp van Microsoft Excel grafieken of Pivot tabellen kunnen complexe rapporten worden gemaakt.

• Macro’s

  Gegevensverwerking automatiseren en verbinding maken met externe bronnen.

• Gegevens exporteren en importeren

  Verbinding maken met SQL-databases om informatie te voeden of te halen.

Bovendien is de meeste spreadsheetsoftware gratis en beschikken de meeste IT-systemen al over een versie van Microsoft Excel. Er zijn dus geen extra investeringen nodig.

Best practices voor het beheer van hardware-activa

Hardware is een overkoepelende term die de meeste items omvat die in een IT-omgeving kunnen worden aangetroffen. Voorbeelden zijn desktops, laptops, monitoren, routers, switches, hubs en telefoons.

De informatie die is opgeslagen voor elk hardware-asset moet er ten minste voor zorgen dat het asset uniek kan worden geïdentificeerd.

Om hardware-assets te optimaliseren, moeten IT-beheerders aanvullende informatie bijhouden met betrekking tot garantie, ondersteuningscontracten, onderhoud, en andere variabelen. Hardware asset management moet ook gegevens bevatten ter ondersteuning van SAM.

Hier is wat kerninformatie voor hardware:

• Assetnaam om een unieke identifier te creëren met behulp van informatie zoals merk, model, locatie
• Assetverkoper
• Device types zoals laptop, router, of mobiele telefoon
• Serienummer
• Asset statussen zoals Deployed, In Storage, Retired en Disposed
• Asset rollen zoals Productie, Standby, en Test
• De organisatorische entiteit die eigenaar is van elk asset
• Locatie van het apparaat
• Configuratie-informatie
• Software die op het asset is geïnstalleerd
• Aankoopdatum
• Go-Live datum
• Vervaldatum van garantie/contractuele ondersteuning

Wanneer u de database of een spreadsheet van een ITAM-tool vult, moeten IT-beheerders ook informatie toevoegen over de huidige IT assets. Daarnaast moet een proces worden opgezet voor het toevoegen van nieuwe assets wanneer deze in de toekomst worden aangeschaft.

Hoe bestaande IT-activaregistergegevens toe te voegen aan de database van een tool

Hieronder worden drie manieren beschreven waarop IT-beheerders de database van een tool kunnen vullen met informatie over hun huidige IT-systemen.

1. Elke bestaande tracker in de tool importeren

   Als u uw bedrijf hebt laten groeien en een eenvoudige spreadsheet volstond om uw hardware bij te houden, kunt u uw spreadsheet gebruiken om alle informatie in de HAM-tool in te voeren.

2. Ontdek uw netwerk voor aangesloten apparaten

   Er zijn tal van ontdekkingstools die in staat zijn om uw hele netwerk te scannen en veel informatie over uw hardware assets te retourneren.

3. Gebruik bestelinformatie van leveranciers

   Ordergegevens die door de leveranciers zijn verstrekt, geven u informatie over alle assets in uw nalatenschap.

Opzetten van een IT-activatraceerproces voor nieuwe items

Als organisaties nieuwe IT-assets in hun nalatenschap opnemen, doorlopen zij een specifieke hardwarelevenscyclus. De levenscyclus beschrijft de stappen die het apparaat doorloopt gedurende zijn levensduur.

Typisch omvat een hardwarelevenscyclus het volgende:

• Architectuur en netwerkontwerp
• Vraag om activa
• Goedkeuring en aanschaf
• Deployment
• Gebruik, onderhoud en upgrades
• Decommissioning

In een levenscyclus zoals hierboven beschreven, begint het proces voor het traceren van activa al bij stap nummer één. Na het uitvoeren van een analyse en het indienen van een inkooporder of business case voor de aanschaf van meer bedrijfsmiddelen, zou de IT-afdeling al een duidelijk beeld moeten hebben van welk apparaat waar komt en welke software erop moet draaien.

In stap nummer vier kan het asset management-proces worden geconsolideerd wanneer alle gegevens beschikbaar zijn.

Hoe IT-middelen optimaliseren met Hardware Asset Management

De voordelen van het gebruik van een hardware asset management-tool gaan verder dan alleen het opslaan van apparaatinformatie. Met moderne tools kunt u uw dashboard configureren en waardevolle informatie opvragen zoals:

• Genereer rapporten

  Zie de beschikbaarheid, het gebruik, items die momenteel niet zijn geïnstalleerd, apparaten die buiten gebruik moeten worden gesteld.

• Gebruik IT Network Monitoring om alarm te slaan

  Stel problemen aan de kaak wanneer de garantie verloopt of het einde van de levensduur is bereikt.

• Automate deployment workflows

  Create configuration templates for devices depending on their functions.

• Manage software and security updates

  Schedule dedicated time slots for updates to minimize downtime.

Best practices voor het beheer van software-assets

Het beheer van software-assets is een noodzaak geworden na de wijdverbreide implementatie van cloud computing en de stille opname van Shadow IT.

Software asset management biedt drie voordelen:

1. Governance

   Zorgt ervoor dat alleen goedgekeurde applicaties in de lokale computeromgeving worden geïntroduceerd en dat de softwarelicenties volledig en op de juiste wijze worden benut.

2. Management

   SAM biedt meerdere functies voor het plannen van updates, het voorspellen van kosten, het toevoegen van nieuwe assets en het buiten gebruik stellen van oude assets.

3. Enterprise agility

   De beschikbaarheid van informatie versnelt het veranderingsproces in grote organisaties drastisch.

Licenties zijn aantoonbaar de belangrijkste dimensie met betrekking tot software asset management, omdat een slechte afhandeling van licenties organisaties miljoenen kan kosten.

Er zijn vele soorten licenties, elk met verschillende contractuele overeenkomsten en vereisten. Enkele daarvan zijn:

• Identity-locked

  Een licentie wordt toegewezen aan een specifieke gebruiker en is niet overdraagbaar (bijv. Microsoft Windows).

• Node-locked

  Een licentie die slechts door één gebruiker tegelijk kan worden gebruikt, maar die meerdere gebruikers op latere tijdstippen kunnen gebruiken.

• Floating

  Een licentie die voor een groot aantal gebruikers beschikbaar is. Bij het inloggen wordt door een licentiesysteem aan de aanvragende gebruiker een licentie toegewezen die aan het eind van de sessie weer wordt geclaimd.

• Site License

  Onbeperkt gebruik op de locatie van de licentie-installatie.

• Open Source

  Onbeperkt gebruik binnen de licentie-overeenkomst.

• Timed

  Licentie is alleen beschikbaar voor een bepaalde periode.

• Physically Restricted

  Licenties gekoppeld aan hardware.

Kiezen van een SAM-tool

Tools voor het beheer van softwareactiva zijn ontworpen om IT-personeel zo veel mogelijk controle en zichtbaarheid over hun IT-landgoed te bieden. Hoewel elke tool anders is, bevatten de meeste functionaliteiten zoals:

• Softwarelicentiebeheer
• Softwareconfiguratie
• Inventarisbeheer
• Softwaregebruik
• Contract- en inkoop
• Compliance ad governance
• Software lifecycle management
• Software deployment
• Reporting

Bij het beoordelen van de kritische mogelijkheden van software asset management tools, raden wij aan te zoeken naar kenmerken die gegevens over softwarerechten en -verbruik op elkaar afstemmen om compliance-risico’s te verminderen, kosten te optimaliseren en bedrijfsprestaties te verbeteren. Wij raden infrastructuur- en operationele leiders aan om te zoeken naar het volgende:

• Softwarerechten handmatig invoeren
• Softwarerechten automatiseren
• Endpoint Softwareverbruik
• Data Center Softwareverbruik
• Cloud Softwareverbruik
• Speciality Software Consumption
• Reconcile External Information
• Optimize Entitlements/Consumption
• Share Information

Hoe beheert u software assets wanneer medewerkers in dienst treden, verlaten, of verhuizen binnen het bedrijf

Wanneer er een organisatorische verandering plaatsvindt, zal de werknemer in kwestie een bijgewerkte set IT-activa moeten hebben.

Er moet een workflow worden opgezet die het volgende moet omvatten: toewijzing van bestaande activa, aanschaf van nieuwe activa, terugvordering van activa bij het verlaten van het bedrijf, en ook het opzetten van een proces voor verloren of gestolen activa.

Deze IT-workflow zou nauw moeten samenwerken met het HR-systeem, waarbij de informatie over de gebruiker en de toestemmingsniveaus met elkaar worden gecommuniceerd.

Hoe software-activa te beheren om audits te voorkomen

Vendor audits zijn processen voor het onderzoeken van de naleving van een organisatie voor het gebruik van de software binnen de contractuele voorwaarden.

Slecht zicht op en beheer van beschikbare licenties kan ertoe leiden dat een organisatie niet aan de eisen voldoet, waardoor het een gemakkelijk doelwit wordt voor verkopers om hun product te up-sellen en hoge rekeningen in rekening te brengen.

Grote softwareleveranciers zoals Microsoft, Adobe, IBM, SAP en Oracle hebben een reputatie opgebouwd met agressieve softwareaudits die de IT-activiteiten van een organisatie verstoren.

Door een software asset management-tool te gebruiken, wordt het risico dat de regelgeving niet wordt nageleefd drastisch verminderd, aangezien IT-beheerders een overkoepelend overzicht hebben van alle beschikbare licenties, hoe ze worden gedistribueerd, wie ze gebruikt en wanneer ze komen te vervallen.

Het bijhouden van licentievernieuwingen, het aanschaffen van extra middelen wanneer de vraag toeneemt en het verwijderen van licenties in gevallen waarin ze niet worden gebruikt, helpt organisaties niet alleen zichzelf te beschermen tegen audits, maar ook hun IT-landgoed te optimaliseren om de meeste waarde te produceren.

Het beheren van software-assets bij migratie naar de cloud

Migratie naar de cloud is een complex en lang project dat veel gaten in de IT-systemen kan achterlaten als het niet goed wordt uitgevoerd. Software asset management speelt een grote rol om ervoor te zorgen dat alle gebruikers toegang hebben tot dezelfde diensten als voorheen en dat er geen discrepanties zijn tussen het systeem voor en na de migratie.

Elke leverancier heeft iets andere systemen, dus er is een verschil tussen SAP’s Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud en zelfs Adobe Experience Cloud.

Microsoft raadt IT-leiders aan SAM-oplossingen te overwegen die helpen bij het volgende:

• Helpen bij het bepalen of on-premises, cloud of hybride de beste structuur is voor het bedrijf.
• Het beperken van risico’s die gepaard gaan met het verplaatsen van datacentermiddelen voor consolidatie-, cloud- en virtualisatieprojecten.
• Het leveren van een routekaart voor cloudmigratie op de lange termijn die helpt bij het definiëren van migratiedoelen.
• Bepalen of migratie naar de cloud het beheer van softwaremiddelen zal vereenvoudigen.
• Het hebben van een diepgaand inzicht in softwarelicenties voor zowel cloud- als on-premises-implementaties.