Hoe de afschrijvingskosten te berekenen

Het volgende is een uittreksel uit Accounting Made Simple: Accounting Uitgelegd in 100 pagina’s of minder.

Wanneer een bedrijf een actief koopt dat waarschijnlijk langer dan een jaar meegaat, worden de kosten van dat actief niet als een onmiddellijke uitgave geteld. In plaats daarvan worden de kosten over meerdere jaren uitgesmeerd in een proces dat bekend staat als afschrijving.

Straight-Line Depreciation

De meest elementaire vorm van afschrijving staat bekend als lineaire afschrijving. Bij deze methode worden de kosten van het actief gelijkmatig verdeeld over de verwachte levensduur van het actief.

Voorbeeld: Daniel besteedt $5.000 aan een nieuw stuk gereedschap voor zijn timmerbedrijf. Hij verwacht dat de apparatuur 5 jaar meegaat en tegen die tijd waarschijnlijk geen noemenswaardige waarde meer zal hebben. Elk jaar wordt $1.000 van de kosten van de apparatuur als kosten geteld.

Wanneer Daniel de apparatuur voor het eerst aanschaft, zou hij de volgende journaalpost maken:

DR. Uitrusting	5.000
CR. Cash	5,000

Dan zou Daniel elk jaar de volgende boeking maken om de afschrijvingskosten van de apparatuur te boeken:

Afschrijvingskosten	1.000
Gecumuleerde afschrijvingen	1.000

Gecumuleerde afschrijvingen staan bekend als een “tegenrekening”, of meer specifiek, een “tegenrekening voor activa”.” Tegenrekeningen worden gebruikt om andere rekeningen te compenseren. In dit geval wordt Geaccumuleerde Afschrijving gebruikt om Apparatuur te compenseren.

Op elk gegeven moment geeft het saldo van het debet saldo van Apparatuur en het creditsaldo van Geaccumuleerde Afschrijving ons het netto Apparatuur saldo – ook wel “netto boekwaarde” genoemd. In het bovenstaande voorbeeld, na het eerste jaar van afschrijvingskosten, zouden we zeggen dat de uitrusting een netto boekwaarde heeft van 4.000. (5.000 oorspronkelijke kosten, min 1.000 geaccumuleerde afschrijvingen.)

We boeken de creditposten bij Geaccumuleerde afschrijvingen in plaats van direct bij Apparatuur, zodat we:

1. hebben hoeveel het actief oorspronkelijk kostte, en
2. hebben we een overzicht van hoeveel afschrijvingen er al ten laste van het actief zijn gebracht.

Voorbeeld (vervolg): Uiteindelijk, na 5 jaar, zal de Geaccumuleerde Afschrijving een creditsaldo hebben van 5.000 (de oorspronkelijke kostprijs van het goed). Op dat moment, als de nettoboekwaarde van het goed nul is, zal Daniel de volgende boeking doen om het goed “af te schrijven”:

Gecumuleerde afschrijving	5.000
Uitrusting	5.000

Na deze boeking is er geen saldo meer in Uitrusting of Geaccumuleerde afschrijving.

Waardevermindering

Wat als een bedrijf van plan is een goed een paar jaar te gebruiken en het dan te verkopen voordat het volledig waardeloos wordt? In deze gevallen gebruiken we de zogenaamde “restwaarde”. De restwaarde is de waarde die het goed naar verwachting nog zal hebben na het geplande aantal jaren gebruik.
Voorbeeld: Lydia besteedt $ 11.000 aan kantoormeubilair, dat ze van plan is de komende tien jaar te gebruiken, waarna het volgens haar een waarde van ongeveer $ 2.000 zal hebben. De oorspronkelijke kosten van het meubilair, verminderd met de verwachte restwaarde, worden de af te schrijven kosten genoemd – in dit geval $9.000.

Elk jaar schrijft Lydia als volgt $900 af:

Afschrijvingskosten	900
Gecumuleerde afschrijving	900

Na tien jaar zal de geaccumuleerde afschrijving een creditsaldo van $9.000 hebben. Als Lydia het meubilair op dat moment inderdaad voor $ 2000 verkoopt, moet zij de instroom van kasmiddelen boeken en het saldo van het kantoormeubilair en de geaccumuleerde afschrijving afschrijven:

Cumulatieve afschrijving	9.000
Cash	2.000
Kantoormeubilair	11,000

Winst of verlies bij verkoop

Het is natuurlijk vrij onwaarschijnlijk dat iemand precies kan voorspellen wat de restwaarde van een goed zal zijn enkele jaren na de datum waarop zij het goed heeft gekocht. Wanneer een actief wordt verkocht en het ontvangen geldbedrag hoger is dan de nettoboekwaarde van het actief, moet een winst op de verkoop worden geboekt. (Winsten werken als inkomsten: ze hebben een creditsaldo en verhogen het eigen vermogen.)

Als het goed echter voor minder dan de nettoboekwaarde wordt verkocht, moet een verlies worden geboekt. (Verliezen werken als kosten: Verliezen hebben een debetsaldo en verlagen het eigen vermogen.)

Het is nooit zo moeilijk om te bepalen of een winst- of een verliespost moet worden geboekt: U hoeft alleen maar uit te zoeken of een extra debet- of creditpost nodig is om de journaalpost in evenwicht te brengen.

Voorbeeld (vervolg): Als Lydia na tien jaar de meubels had verkocht voor $ 3.000 in plaats van $ 2.000, zou ze de transactie als volgt boeken:

Cash	3.000
Cumulatieve afschrijving	9.000
Kantoormeubilair	11,000
Winst bij verkoop van meubilair	1.000

Voorbeeld (vervolg): Als Lydia het meubilair echter voor slechts $500 had verkocht, zou ze de volgende boeking maken:

Cash	500
Cumulatieve afschrijvingen	9.000
Verlies op verkoop van meubilair	1.500
Kantoormeubilair	11,000

Andere afschrijvingsmethoden

Naast de lineaire methode zijn er nog een handvol andere (gecompliceerdere) afschrijvingsmethoden die ook door GAAP zijn goedgekeurd. Bijvoorbeeld, de dubbele degressieve afschrijvingsmethode bestaat uit het jaarlijks vermenigvuldigen van de resterende nettoboekwaarde met een bepaald percentage. Het gebruikte percentage is gelijk aan het dubbele van het percentage dat in het eerste jaar van lineaire afschrijving zou worden gebruikt.
Voorbeeld: Randy koopt voor $10.000 aan apparatuur, die hij in vijf jaar wil afschrijven. Bij lineaire afschrijving zou Randy in het eerste jaar 20% van de waarde (100% ÷ vijf jaar) afschrijven. Met de dubbele degressieve afschrijvingsmethode zal dus elk jaar 40% worden afgeschreven (2 x 20%). De afschrijving voor elk van de eerste vier jaren zou als volgt zijn:

Jaar	Netto boekwaarde		Afschrijvingskosten
1	$10,000	x40% =	$4,000
2	$6,000	x40% =	$2.400
3	$3.600	x40% =	$1,440
4	$2.160	x40% =	$864

Voorbeeld (vervolg): Omdat de apparatuur over vijf jaar wordt afgeschreven, zou Randy in het vijfde jaar $1.296 (dat is 2.160 – 864) aan afschrijvingskosten boeken om de nettoboekwaarde van het actief tot nul te reduceren.

Een andere door GAAP aanvaarde afschrijvingsmethode is de afschrijvingsmethode op basis van productie-eenheden. Bij deze methode wordt het afschrijvingspercentage niet bepaald door de tijd, maar door de mate waarin het actief wordt gebruikt.

Voorbeeld: Bruce heeft een bedrijf dat leren jassen maakt. Hij besteedt 50.000 dollar aan een apparaat dat naar verwachting 5.000 jassen zal produceren. Met behulp van de afschrijvingsmethode op basis van productie-eenheden zou Bruce de uitrusting elke periode afschrijven op basis van het aantal geproduceerde jassen (tegen een afschrijvingspercentage van $10 per jas).

Als het bedrijf van Bruce in een bepaalde maand met de apparatuur 150 jassen produceert, wordt de volgende boeking gebruikt om de afschrijving te boeken:

Afschrijvingskosten	1.500
Gecumuleerde afschrijvingen	1.500

Immateriële activa-aankopen

Het begrip materialiteit speelt een grote rol bij de wijze waarop sommige activa worden geboekt. Neem bijvoorbeeld het geval van een prullenbak van $15. Aangezien het vrijwel zeker is dat een prullenmand langer dan een jaar meegaat, zou hij theoretisch over zijn verwachte nuttige levensduur moeten worden afgeschreven.

Het verschil tussen het afschrijven van de prullenmand en het direct afschrijven van de volledige kosten is echter duidelijk te verwaarlozen. Het voordeel van de extra boekhoudkundige nauwkeurigheid weegt niet op tegen de moeite die het kost om jaar na jaar onbeduidende afschrijvingsboekingen te doen. Dientengevolge worden activa van deze aard in het algemeen onmiddellijk bij aankoop in de boeken opgenomen in plaats van ze over meerdere jaren af te schrijven. Een dergelijke aankoop zou gewoonlijk als volgt worden geboekt:

administratieve uitgaven	15.00
Cash (of Accounts Payable)	15,00

Eenvoudige samenvatting

• Rechtlijnse afschrijving is de eenvoudigste afschrijvingsmethode. Bij lineaire afschrijving wordt de kostprijs van een goed over de verwachte gebruiksduur afgeschreven, waarbij elke maand een gelijk bedrag aan afschrijving wordt geboekt.
• Cumulatieve afschrijving – een tegenrekening voor activa – wordt gebruikt om bij te houden hoeveel er tot dusver op een goed is afgeschreven.
• De nettoboekwaarde van een goed is gelijk aan de oorspronkelijke kostprijs, verminderd met het bedrag van de op dat goed geboekte afschrijvingen.
• Als een goed voor meer dan de nettoboekwaarde wordt verkocht, moet een winst worden geboekt.
• Als een goed voor minder dan de nettoboekwaarde wordt verkocht, moet een verlies worden geboekt.
• Aankopen van materiële vaste activa worden gewoonlijk onmiddellijk in de kosten opgenomen in plaats van te worden afgeschreven.