Hoe houden artsen hun naasten op de hoogte en respecteren ze tegelijkertijd de HIPAA-richtlijnen?
Hoewel HIPAA draait om privacy, hoe praktisch is dat als er familie aanwezig is, of aan de telefoon? Kun je überhaupt iets zeggen? Hoeveel mag je zeggen? Hoe zit het met noodsituaties? Hoe zit het met minderjarigen?
De leidende regel over het delen van beschermde gezondheidsinformatie (PHI) is dat het de beslissing van de patiënt is. Soms is het gemakkelijk om te weten wat de patiënt wil, maar niet altijd. De gemakkelijke is wanneer een patiënt van tevoren een persoon heeft genoemd op zijn ’toestemming voor behandeling’-formulier (of intake, of ander initieel papierwerk). Dit wordt een ‘autorisatie’ genoemd. Als ze de persoon niet hebben genoemd, vereist de HIPAA-privacyregel dat de patiënt “de gelegenheid heeft om in te stemmen of bezwaar te maken” tegen het delen van informatie.
Vele situaties zijn niet zo voor de hand liggend, en in de haast van de patiëntenzorg, wat moet je doen?
Common Dilemmas for HIPAA and Communicating with Loved Ones
Vraag: Ik ben in gesprek met een patiënt en zijn vrouw komt binnen. Mag ik ons gesprek voortzetten?
Antwoord: Als u niet zeker weet of de patiënt van tevoren iemand heeft genoemd – het kan een familielid of een vriend zijn, vraag het dan aan de patiënt. U hoeft GEEN schriftelijke toestemming te krijgen. Ze kunnen mondeling instemmen. De beste praktijken vereisen dat u die toestemming achteraf in hun patiëntendossier documenteert.
Vraag: Ik behandel een patiënt die bewusteloos is en niet in staat is om het mij te vertellen – mag ik met haar familie praten?
Antwoord: Als de patiënt niet in staat is om het u te vertellen, gebruik dan uw ervaring en professionele oordeel om te beslissen of het in het belang van de patiënt is om met hem of haar te praten. Zorg ervoor dat u de “minimaal noodzakelijke” regel volgt – bespreek alleen informatie die relevant is voor de betrokkenheid van die persoon bij de zorg voor de patiënt. Later moet u dit documenteren in het dossier van de patiënt.
Vraag: Ik heb een 19-jarige patiënte en haar moeder wil graag met me praten over de hoofdpijn en migraine van haar dochter. Haar moeder woont niet in de VS en heeft me gebeld, maar ik heb niets ondertekend waarin ze toestemming geeft voor deze informatie.
Antwoord: U mag met de moeder praten als zij betrokken is bij de zorg van uw patiënt, zolang u uw patiënt, de dochter, eerst de gelegenheid geeft om in te stemmen of bezwaar te maken. U hebt haar schriftelijke toestemming niet nodig, maar u kunt haar bellen en om haar mondelinge toestemming vragen. U moet documenteren dat u haar toestemming hebt gekregen, en het bij haar dossier bewaren.
Vraag: Ik verzorg een oudere patiënte en haar zoon heeft mij gebeld om naar haar medicijnen te vragen. Mag ik hem dat vertellen?
Antwoord: Dit is vergelijkbaar met de vraag hierboven. Als uw patiënte u heeft gezegd dat het goed is, is dat voldoende. U hebt haar schriftelijke toestemming niet nodig, maar u moet het wel in uw klinische aantekeningen documenteren dat de patiënt u vertelde dat het ok was om met hem te praten.
Aan de andere kant, als de patiënt niet in staat is om het u te vertellen (heeft dementie, is bewusteloos of anderszins onbekwaam) gebruik dan uw ervaring en professionele oordeel, volg de minimaal noodzakelijke regel, en documenteer het.
Vraag: Wij zijn een EMS-dienst en hebben net een patiënt naar het ziekenhuis vervoerd. Als we een telefoontje krijgen met de vraag naar de bestemming, mogen we die dan vertellen?
Antwoord: Dat hangt ervan af. Volgens de HIPAA mag u “minimaal noodzakelijke” informatie delen met familie en vrienden die betrokken zijn bij de zorg voor de betrokkene. Dus…
Als u met een redelijke mate van zekerheid kunt vaststellen dat de persoon die belt betrokken is bij de verzorging van de persoon, hetzij in de familie, of zelfs een buurman die mantelzorger is, kunt u hem of haar de ziekenhuisbestemming vertellen. Leg in het dossier vast dat u met hen gesproken hebt. HIPAA staat dit toe omdat het in het belang van de patiënt is dat vrienden en familie die betrokken zijn bij hun zorg dit weten. Maar een nieuwsgierige buurman, een willekeurig persoon, of de media… NEE.
Vraag: De ex-man van mijn patiënte heeft ons kantoor gebeld om informatie te vragen omdat zij onder zijn ziektekostenverzekering valt. Mag ik de vragen van de ex-man beantwoorden?
Antwoord: Niet tenzij u een geldige machtiging hebt van uw patiënte waarin haar ex-man wordt genoemd – zo niet, zeg dan “nee” en zeg dat hij zijn ziektekostenverzekeraar moet bellen.
Vraag: De ouder van een student (18+) wil weten wanneer haar dochter voor het laatst bij mij is geweest? Mag ik dat zeggen?
Antwoord: Waarschijnlijk niet. De HIPAA is hier afhankelijk van de nationale wetgeving, en in de meeste staten wordt een ‘minderjarige’ op 18-jarige leeftijd een ‘volwassene’. Dus, zonder toestemming van uw patient, mag u haar vraag niet beantwoorden. Maar als een volwassen kind heeft ingestemd – en zij kunnen mondeling instemmen – mag u doorgaan met het delen van informatie met de ouder.
NOOT: Hoe minderjarigen (onder de 18 in de meeste staten) worden behandeld is ingewikkeld, vooral wanneer zij adolescenten worden. De algemene regel is dat ouders en voogden worden beschouwd als de “persoonlijke vertegenwoordiger” van een minderjarig kind – ze zijn “stand-ins” voor het kind en kunnen beslissingen nemen over de gezondheidszorg van het kind, en gezondheidsinformatie ontvangen en opvragen – maar er zijn enkele uitzonderingen.
Uitzonderingen – Geestelijke gezondheid, drugs-/alcoholbehandeling, seksuele gezondheidsdiensten
Er zijn speciale situaties waarin een ouder niet wordt behandeld als de “persoonlijke vertegenwoordiger” van een minderjarig kind. De wet van een staat kan bijvoorbeeld toestaan dat adolescenten seksuele gezondheidsdiensten of geestelijke gezondheidsbehandelingen krijgen zonder toestemming van de ouders. In die situaties houdt de HIPAA-privacyregel zich aan de wetgeving van de staat. En met de opioïdecrisis zijn er federale privacywetten die strenger zijn dan HIPAA en mogelijk geen betrokkenheid van ouders toestaan.
HIPAA Family and Friends Exception – Safety
Een ouder mag ook geen persoonlijke vertegenwoordiger zijn als er bezorgdheid is over de veiligheid. Als u van mening bent dat de minderjarige het slachtoffer is van misbruik of verwaarlozing door de ouder of in gevaar kan worden gebracht als u de ouder als de persoonlijke vertegenwoordiger behandelt, dan hoeft u hem niet als zodanig te behandelen. Wat moet u dan doen? U kunt het melden – zie hieronder.
Vraag: Ik heb het sterke vermoeden dat een patiënt slachtoffer is van huiselijk geweld, hoewel de patiënt mij niet in vertrouwen heeft genomen. Het misbruik lijkt te escaleren, te oordelen naar de verwondingen die ik heb gezien. Mag ik iets doen?
Antwoord: Ja. Als u denkt dat de patiënt het slachtoffer is van mishandeling, moet u een overheidsinstantie waarschuwen die wettelijk bevoegd is om zo’n melding te ontvangen. U kunt de toestemming van een volwassen patiënt verkrijgen, maar bent dit in bepaalde omstandigheden niet verplicht. U moet de patiënt op de hoogte stellen van uw melding, tenzij u van mening bent dat het informeren van de patiënt het risico van verder misbruik zou vergroten.
Vraag: Ik ben therapeut voor iemand van wie ik denk dat hij een bedreiging vormt voor zichzelf of voor anderen – heb ik enige speelruimte om zonder toestemming van de patiënt met de politie of de familie te praten?
Antwoord: Ja. Volgens de HIPAA-privacyregel mag u noodzakelijke informatie over een patiënt aan de politie, familieleden, schoolleiding of anderen verstrekken als u van mening bent dat de patiënt een ernstige en onmiddellijke bedreiging voor zichzelf of anderen vormt, en dat een waarschuwing de bedreiging zou kunnen helpen voorkomen of verminderen. Een brief aan de zorgverleners van de natie in 2013 na massale schietpartijen op scholen beschreef de reikwijdte van deze toestemming onder HIPAA.*
Vraag: De patiënt onder onze zorg is nu overleden. Mag ik informatie aan zijn familie verstrekken?
Antwoord: Ja, zolang het niet ingaat tegen een voorkeur die de patiënt uitsprak toen hij nog leefde. De “minimaal noodzakelijke” regel is van toepassing – geef alleen gezondheidsinformatie vrij die relevant is voor de betrokkenheid van de persoon bij de zorg van de overleden patiënt of de betaling van de zorg.
Wat de patiënt wil, staat centraal bij uw beslissingen over het praten met familie en vrienden:
- Heeft de patiënt daarmee ingestemd?
- Kunt u de patiënt de “gelegenheid geven om in te stemmen of bezwaar te maken”?
- Zo niet, gebruik dan uw professionele oordeel.
- Volg de “minimaal noodzakelijke” regel.
- Maak een aantekening in het dossier.
- Een belangrijke uitzondering is wanneer de patiënt een “ernstige en onmiddellijke bedreiging” vormt voor zichzelf of anderen. Waarschuw dan de autoriteiten.
*Brief waarin de reikwijdte wordt beschreven van toestemming om de politie of familie te waarschuwen dat een patiënt in gevaar is, vindt u hier