Wat is nu het verschil tussen een ERP-systeem en een EPM-systeem? Welke bedrijfsproblemen lossen ze op? Waarom hebt u beide nodig? Hoe werken ze samen?
ERP – Geoptimaliseerd voor transactieverwerking
Laten we beginnen met ERP-systemen. Hoewel de naam doet klinken als een systeem dat is geoptimaliseerd voor de planning, in werkelijkheid, een ERP-systeem is ontworpen en geoptimaliseerd voor back-office transactieverwerking en operationele procesondersteuning. Hier zijn enkele van de belangrijkste processen ondersteund door een ERP-systeem:
- Inkoop
- Betalingen
- Orderverwerking en facturering
- Betalingen en incassobeheer
- Vast activa beheer
- Kasbeheer en kasbeheer
- Algemeen grootboekbeheer
De meeste ERP-systemen worden gebouwd en geïmplementeerd met behulp van een relationeel databasebeheersysteem (RDBMS), dat is geoptimaliseerd voor transactieverwerking met grote volumes. De gegevens in een ERP-systeem worden meestal samengevat in de grootboekmodule.
Dus naast het verwerken van operationele rapportage op transactiegegevens, ondersteunen ERP-systemen ook een aantal financiële basis- en managementrapportage. Dit omvat fundamentele financiële overzichten, zoals de balans, winst-en-verliesrekening, en overzicht van kasstromen. Het omvat ook management rapportages, zoals de werkelijke vs budget variantie rapporten door kostenplaats en afdeling.
De meeste ERP-systemen schieten echter tekort in de ondersteuning van de volgende EPM-processen:
- Consolideren en rapporteren van financiële resultaten uit meerdere ERP/GL-systemen
- Iteratief verzamelen, samenstellen en beheren van financiële en operationele budgetten
- Orkestreren en beheren van een rolling forecast-proces
- What-if-modellering van verschillende financiële of operationele scenario’s (M&As, reorganisaties, toetreding tot een nieuw product of een nieuwe markt, langetermijnplanning, cashflowprognose, enz.)
- Multidimensionale analyse van financiële en operationele resultaten
Dus u kunt zich afvragen – hoe gaan organisaties om met dit soort vereisten als hun ERP-systemen ze niet aankunnen? Het antwoord: Veel organisaties vergroten hun ERP-systemen met een reeks Excel-spreadsheets of gebruiken EPM-applicaties om deze vereisten te ondersteunen.
EPM – Geoptimaliseerd voor managementprocessen
EPM-softwareoplossingen zijn een aanvulling op ERP-systemen en vervangen meestal spreadsheets die worden gebruikt om specifieke managementprocessen te ondersteunen:
- Budgettering, planning en prognose
- Financiële consolidatie en rapportage
- Managementrapportage & analytics
- Enterprise modeling
Laten we eens kijken hoe een EPM-systeem enkele van deze processen afhandelt – te beginnen met budgettering, planning en prognose.
De planningsmodule binnen een EPM-systeem is ontworpen voor het verzamelen en samenstellen van budget- en prognosegegevens, met workflow- en procesondersteuning die de iteratieve aard van het proces erkent. Sjablonen voor het invoeren van budgetgegevens kunnen worden gemaakt en afgestemd op de behoeften van verschillende afdelingen, maar lijnmanagers kunnen bedrijfsregels en berekeningen die door Finance zijn gedefinieerd, doorgaans niet overschrijven.
En wanneer managers hun budgetgegevens invoeren en op enter drukken, gaan de resultaten direct naar een gecentraliseerde database om te worden gecompileerd. Deze mogelijkheden stellen organisaties in staat het budgetteringsproces te versnellen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid van de informatie te verbeteren. Het budget kan worden “gezaaid” met de werkelijke resultaten van het voorgaande jaar uit het ERP-systeem, en wanneer het budget is afgerond, kan het indien nodig in het ERP-systeem worden geladen.
Wat de financiële consolidatie en rapportage betreft, zijn de consolidatiemodules van de meeste EPM-systemen ontworpen om financiële resultaten van enkele of meerdere GL’s en andere gegevensbronnen te verzamelen en te consolideren. Deze systemen bieden ingebouwde ondersteuning voor complexiteiten zoals valutaomrekening, intercompany eliminaties, en rapportage volgens meerdere boekhoudrichtlijnen, zoals US GAAP of IFRS. Bovendien bieden EPM-systemen flexibele rapportagetools waarmee financiële gebruikers eenvoudig en zonder IT-ondersteuning een grote verscheidenheid aan financiële en managementrapportages kunnen maken en produceren. Dit stelt organisaties in staat om de periode-eindafsluiting en het rapportageproces te automatiseren en te versnellen, en meer tijd voor Finance vrij te maken voor analyse.
En als het gaat om het ondersteunen van “what-if”-analyses, zijn de modelleringsmodules in de meeste EPM-systemen ontworpen om geïntegreerde, multidimensionale modellen te ondersteunen die organisaties in staat stellen om de financiële gevolgen van operationele beslissingen te begrijpen, door gegevens uit andere EPM-modules of uit ERP en andere transactiesystemen te halen.
EPM en ERP – Beter samenwerken
Als u eenmaal de verschillen tussen ERP- en EPM-systemen begrijpt, kan de vraag zijn, welke zet u het eerst in? Dit doet me denken aan de kip of het ei vraag – maar deze is makkelijker te beantwoorden. In de meeste organisaties, de boekhouding / ERP-systeem komt eerst. Tenzij u van plan bent om rekeningen te betalen en de boeken handmatig bij te houden, kan uw bedrijf niet werken zonder een soort van geautomatiseerd boekhoudsysteem om de salarisadministratie te voeren, facturen te verwerken, betalingen te doen, klanten te factureren, incasso’s bij te houden, en periodieke financiële overzichten te produceren.
Spreadsheets kunnen volstaan, in het beginstadium, als een middel om budgetten of prognoses te maken, en een aantal fundamentele rapportage en analyse te doen. Maar naarmate bedrijven groeien in omvang en complexiteit, wordt de handmatige aanpak van budgettering, planning, prognoses en rapportage met behulp van Excel en e-mail omslachtig. De behoefte aan een EPM-oplossing zal ontstaan.
Het goede nieuws hier is dat EPM-systemen vaak Excel kunnen gebruiken als een front-end, en zijn ontworpen om te integreren met en gegevens te verzamelen uit meerdere bronnen – ERP, GL, HR, verkoop, marketing, enz. In sommige gevallen kan de leverancier zelfs gecertificeerde connectoren leveren voor directe integratie met specifieke systemen, wat het integratieproces versnelt en de integratiekosten verlaagt.
En het mooie van de meeste EPM-systemen is dat, omdat ze agnostisch zijn ten opzichte van de onderliggende transactiesystemen, u uw onderliggende ERP/GL-systeem kunt upgraden of vervangen zonder uw managementprocessen – d.w.z. planning en rapportage – te verstoren tijdens de overgangsperiode. Dus organisaties op zoek naar deze systemen te upgraden, en niet al een EPM-systeem op zijn plaats, kan willen een EPM-systeem te implementeren voordat het doen van de ERP-upgrade om de verstoring te beperken. Dus in dit geval, de kip komt voor het ei!
Klant Voorbeelden
Planful heeft gewerkt met meer dan 600 bedrijven om hen te helpen spreadsheets of legacy-applicaties die worden gebruikt voor planning, consolidatie, rapportage, analyse en modellering te vervangen – met een cloud-gebaseerde EPM-oplossing die naadloos samenwerkt met hun ERP-systemen. En of het ERP-systeem nu on-premises of in de cloud is geïmplementeerd, Planful kan snel worden geïmplementeerd – meestal in een kwestie van weken of maanden.
Deze klanten zijn in staat om:
- De planning- en prognosecycli met maximaal 50% verkorten
- De dagen tot sluiting met maximaal 75% verkorten
- De financiële en managementrapportage met maximaal 80% versnellen
- Inzichten leveren die de kosten verlagen en de bedrijfsfocus verbeteren
- Al het bovenstaande doen tegen een lagere TCO dan on-premises en andere cloud-leveranciers
Om meer te weten te komen, download onze gratis whitepaper getiteld “Best Practices: ERP en Enterprise Performance Management.”