Planners van speciale evenementen – vooral die in de non-profitwereld – weten dat het organiseren van een fondsenwervingsevenement in de buitenlucht een geweldig idee is. Dit soort evenementen, net als andere ideeën voor fondsenwerving in de gemeenschap, vereisen dat de planning voor het evenement van volgend jaar onmiddellijk begint nadat het fondsenwervingsevenement van dit jaar is afgelopen. Het is belangrijk om het evenement te debriefen en te bespreken wat er goed ging en wat er beter kan, terwijl het evenement nog vers in het geheugen van het team ligt. Het bespreken van de successen en verbeteringen zorgt ervoor dat die elementen kunnen worden opgenomen of verbeterd voor het evenement van volgend jaar. Een dergelijke proactieve planning is ook van toegevoegde waarde voor de sponsors. En, onvermijdelijk, hopen alle succesvolle buurtwandelingen van jaar tot jaar te groeien en uit te breiden.
Het is belangrijk om gefocust te blijven op het primaire doel van het houden van dergelijke evenementen: fondsenwerving. Voor die evenementplanners die al eerder een gemeenschapswandeling hebben gehouden, gebeurt een van de belangrijkste momenten voor planning eigenlijk na afloop van de wandeling. Om meer te leren over de vele aspecten van het plannen en uitvoeren van een gemeenschapswandeling voor fondsenwerving, gaan we een kijkje achter de schermen nemen bij het Moederdag-evenement georganiseerd door Chicago’s Y-ME Breast Cancer Organization.
De Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME werd in 1979 opgericht door twee overlevenden van borstkanker. De non-profit was het meest bekend om zijn meertalige National Breast Cancer Hotline programma voor borstkankerpatiënten. Het programma werd beroemd als de enige 24-uurs gratis hotline in het land die volledig bemand werd door overlevenden van borstkanker die getrainde peer counselors zijn. Maar de organisatie organiseerde ook een jaarlijkse inzamelingsactie op Moederdag, waarmee hun programma’s en diensten werden gesteund. In 2007 haalde Y-ME meer dan 7 miljoen dollar op met bijna 43.000 wandelaars uit 12 steden. In 2008 deden 15 steden mee. Helaas sloot Y-ME zijn deuren in 2012, maar de erfenis van zijn jaarlijkse fundraiser blijft een geweldige casestudy voor non-profit evenementenplanners.
Veel van het fondsenwervingssucces van Y-ME kan worden toegeschreven aan een georganiseerde aanpak van planning en eerst de belangrijkste doelstellingen in het oog houden. Liz Klug, de voormalige directeur van speciale evenementen van de organisatie had dit te zeggen na hun recordjaar in 2007: “We hebben een plan voor verschillende tijdstippen tijdens het planningsproces. Dus nemen we stappen om die meest kritieke punten in de tijd te promoten om er zeker van te zijn dat we succesvol zijn. In een stad waar we bijvoorbeeld voor het eerst een evenement organiseren, moeten we ervoor zorgen dat we een geweldige locatie hebben waar mensen graag terugkomen. In een later stadium kunnen we ons richten op de coffeeshops waar we brochures gaan afgeven.” Laten we eens kijken hoe Klug en het Y-ME event planning team zo’n succesvol evenement hebben georganiseerd.
Analyse van de cijfers
Hosting een community walk of soortgelijk evenement vereist het samenbrengen van verschillende constituent doelstellingen, maar uiteindelijk doet de vereniging of liefdadigheidsinstelling die het evenement organiseert dit om geld in te zamelen voor hun doel. Daarom gebeurt de eerste stap in het plannen van het volgende evenement wanneer het huidige evenement is afgelopen, en het meeste van dat werk heeft betrekking op de “cijfers.”
“We keken goed naar de cijfers na afloop van het evenement,” legt Klug uit, “We vergeleken hoe we het dit jaar deden ten opzichte van het vorige . We keken naar de ervaring van de deelnemers. We evalueerden onze categorieën van sponsoring. We hebben direct gereageerd op e-mails over de evenementen.” De evenementplanners zullen ook onmiddellijk stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen bij het evenement van dit jaar volgend jaar doorgaan.
Klug dook ook in de details. In haar evaluaties keek ze naar alles, van het aantal vrijwilligers dat meedeed tot de hoeveelheid t-shirts die werden uitgedeeld. Ze zou dan vragen of ze meer of minder nodig had voor het volgende jaar.
Planning Timeline
Voor degenen die een communautaire fondsenwervingswandeling organiseren, is het belangrijk om te weten welke stappen op verschillende momenten moeten worden afgehandeld. De meeste non-profitorganisaties hebben niet de luxe van veel personeel en vrijwillige commissieleden om het succes van het evenement te stimuleren. Maar planners erkennen dat ze ervoor moeten zorgen dat ze nauw samenwerken met het kantoor van de burgemeester van een stad en de afdeling openbare werken om het evenement op de openbare kalender te krijgen.
Klug suggereert dat de eerste stap na het analyseren van de cijfers van vorig jaar is om zich te concentreren op het werven van bedrijven. Als het evenement geen nieuw programma is, is het belangrijk om de bedrijfssteun voor het evenement van volgend jaar te krijgen onmiddellijk nadat het evenement van dit jaar is afgelopen. “We hebben ons gericht op het vernieuwen van sponsoring toen we het evenement afrondden,” zegt Klug. Ze biedt ook de volgende hoogtepunten voor planners die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een gemeenschapswandeling als een fondsenwervend evenement:
- Zoek bedrijfssponsors
- Ontwikkel wandelteamprogramma’s
- Bepaal evenementactiviteiten
- Begin wandelwerving
- De logistiek van het evenement afronden
- Het evenement houden
- Een “dank u”-evenement houden
- Evalueren en beginnen met het volgende evenement
Y-ME zou ook een extern logistiek bedrijf inhuren om veel van zijn logistieke eisen af te handelen. Maar een van de meest nuttige was het implementeren van een online registratiesysteem.
Succes online registratiesysteem
Y-ME leerde snel over het belang van het gebruik van het web voor online registratie en heeft sindsdien sterk gepleit voor het gebruik van de technologie voor online registratie en fondsenwerving.
Ze investeerden in een online constituent relationship management-systeem om te dienen als hun 2003 race website. Dit type systeem dient als een persoonlijke website voor vrijwilligers om persoonlijke oproepen te doen voor donaties en andere betrokkenheid. Het legt informatie vast in een enkele database en dient als een hulpmiddel voor loopteamcaptains om hun leden aan te moedigen.
Online deelnemers stegen van 4.000 naar 11.594. Online donaties stegen van 5.000 naar 19.650. Het Y-ME-team was van mening dat het had bijgedragen aan het bereiken van een doel van $ 2,35 miljoen, en als bonus verminderde de technologie de administratieve kosten met ongeveer $ 20.000.
Een dergelijk systeem kan ook dienen als een belangrijk communicatie-instrument dat een organisatie in staat stelt om de kiezers op te volgen en te blijven betrekken na de racedag zelf.
Tijdlijn voor de racedag
Gemeenschapswandelingen worden meestal ’s ochtends gepland. Afhankelijk van de complexiteit van de bewegwijzering en de locatie, kan het opzetten van het evenement meestal al een week voor het evenement beginnen, met de meeste activiteit een paar dagen voorafgaand aan de wandeling.
Wanneer Y-ME zou plannen voor hun jaarlijkse fondsenwervingsevenement, zou het team meestal proberen om het gebied waar ze de wandeling hielden te beperken, zodat het niet een aanzienlijke hoeveelheid tijd van de middelen nodig had om bepaalde operationele taken uit te voeren, zoals het afsluiten van straten. Hun wandeling was over het algemeen niet competitief, dus het helpt ook dat ze geen rekening hoefden te houden met de vereisten die nodig waren voor een meer competitieve race-omgeving.
Het schema voor de racedag zelf verliep meestal als volgt:
- Event Planning Team arriveert (2.
- Inchecken vrijwilligers (2 uur voor de start)
- Inchecken sponsors (2 uur voor de start)
- Inschrijven start (1,5 uur voor de start)
- Inchecken sponsors (2 uur voor de start)
- Inschrijven start (1,5 uur voor de start)
- Inchecken sponsors (2 uur voor de start).Startopstelling (30 minuten voor de start)
- Openingsceremonie (10 minuten voor de start)
- De wedstrijd begint
- Hoofdpodium Entertainment Begint (1 uur na start van de loop)
- Officiële Hoofdpodium Opmerkingen (na afloop van de loop; na 1. 5 uur)
- Officiële Hoofdpodium Opmerkingen (na afloop van de loop; na 1. 5 uur)
- Programma eindigt officieel (3 uur nadat de wandeling is begonnen)
- Event Breakdown Begint (nadat het evenement officieel is afgelopen)
Tips voor het plannen van een communautaire wandeling of hardloopwedstrijd
Voor organisaties die voor het eerst een communautaire wandeling of hardloopwedstrijd willen houden, biedt Klug een aantal suggesties die zullen helpen om een succesvol evenement te organiseren.
- Start met warme aanknopingspunten, waaronder goed verbonden vrijwilligers, sponsors of een groot team. Definieer meetbare resultaten.
- Evalueer evenementen van concurrenten in uw stad/locatie om hun beste praktijken en verbeterpunten te identificeren.
- Werk samen met het kantoor van de burgemeester en parkdistricten om de vereiste vergunningen en de logistiek van uw evenement te bespreken: tijd, locatie, aantal deelnemers. Zorg ervoor dat u voorbereid bent op deze vergaderingen.
- Begrijp uw budget en zorg ervoor dat u uw bedrijfskosten beperkt tot 25-30% voor een nieuw evenement. Sommige liefdadigheidsinstellingen streven naar 15-20% van de totale kosten.
- Zorg voor sponsors die 100% van de operationele kosten van uw evenement voor hun rekening nemen.