Oplossing
Omwille van de frustraties over e-mailruimte en agenda’s, en de beperkte samenwerkingsmogelijkheden, vroeg de CIO een team om te kijken naar gehoste opties voor studenten, waaronder Google Workspace, Microsoft Live en Zimbra. Ze analyseerden de kosten en baten en richtten vervolgens focusgroepen op om de opties te beperken. Na een pilottest van de verschillende tools en persoonlijke demonstraties en feedback van studenten, besloot de universiteit voor Google te kiezen. De mogelijkheid om te integreren met verschillende software en hardware speelde een belangrijke rol in de beslissing van NC State. “Op dat moment werkte de Microsoft-oplossing eigenlijk alleen met Internet Explorer”, zegt Sarah Noell, hoofd van het Google Service Team en een assistent-directeur in het Office of Information Technology. “We hebben een groeiend aantal Macs op de campus.
Voor de studenten, van wie velen Google al gebruikten, was het echt een no-brainer.” Ondertussen vroeg de CIO een andere onderzoeksgroep op de campus om Google Workspace voor faculteit en personeel te evalueren. Hun belangrijkste criterium was een oplossing die weinig verandering in processen zou vereisen. De overstap van een on-premise oplossing naar een cloud-gebaseerde oplossing vereist wel enige aanpassing, maar de perceptie van verandering was groter dan de realiteit. De meeste faculteitsleden omarmden de overstap naar Google, omdat ze hadden gezien hoe Google met succes door studenten werd gebruikt. Sommige medewerkers waren aanvankelijk terughoudend, maar hun klachten zijn zo goed als verdwenen sinds ze daadwerkelijk Google Workspace gebruiken, herinnert Noell zich. Nu beheert Noells team 180.000 Google-accounts, waarvan er zo’n 75.000 actief zijn. NC State-afgestudeerden kunnen hun accounts voor onbepaalde tijd houden, en velen hebben inactieve accounts.