Een boekhoudkundige transactie is een zakelijke activiteit of gebeurtenis die een meetbare verandering in de boekhoudkundige vergelijking teweegbrengt. Een ruil van geld voor goederen is een transactie. Alleen het plaatsen van een bestelling voor goederen is geen boekhoudkundige transactie omdat er geen ruil heeft plaatsgevonden. In de komende hoofdstukken leert u meer over de verschillende soorten financiële overzichten die accountants voor bedrijven opstellen.
In het vorige hoofdstuk hebben we specifieke soorten rekeningen beschreven waarin bedrijfsactiviteiten vallen, namelijk:
- Assets (wat het bezit)
- Liabilities (wat het aan anderen verschuldigd is)
- Equity (het verschil tussen activa en passiva of wat het aan de eigenaars verschuldigd is)
Dit zijn de bouwstenen van de basisvergelijking van de boekhouding. De boekhoudkundige vergelijking luidt:
ASSETS = LIABILITIES + EQUITY
Voorbeeld:
Een eenmanszaak heeft een schuld van $12.000 en u, de eigenaar, heeft persoonlijk $100.000 van uw eigen geld in de zaak geïnvesteerd. De activa van het bedrijf worden dan als volgt berekend:
$12.000 (wat het bedrijf verschuldigd is) + $100.000 (wat u hebt geïnvesteerd) = $112.000 (wat het bedrijf aan activa heeft)
| Assets | = | Liabilities | + Equity |
| 112,000 | = | 12.000 | 100.000 |
In een eenmanszaak is het eigen vermogen in feite het Eigen Vermogen. Als het bedrijf in kwestie een vennootschap is, zal het eigen vermogen in handen zijn van de aandeelhouders, die het eigen vermogen van de aandeelhouder gebruiken, maar de basisvergelijking is dezelfde:
ASSETS = LIABILITIES + EQUITY
Voorbeeld:
Een bedrijf heeft een schuld van $35.000 en de aandeelhouders (beleggers) hebben $115.000 geïnvesteerd door aandelen in het bedrijf te kopen. De activa van het bedrijf worden dan als volgt berekend:
$35.000 (wat het bedrijf schuldig is) + $115.000 (wat de aandeelhouders hebben geïnvesteerd) = $150,000 (wat het bedrijf aan activa heeft)
| Assets | = | Liabilities | + Equity |
| 150,000 | = | 35,000 | 115,000 |
Aangezien elke transactie die van invloed is op een bedrijfsentiteit in de boekhouding moet worden vastgelegd op basis van een gedetailleerde rekening (denk aan de dossiermappen en het rekeningstelsel uit het vorige deel), is het analyseren van een transactie voordat deze daadwerkelijk wordt vastgelegd een belangrijk onderdeel van de financiële boekhouding. Een fout in de analyse van een transactie kan leiden tot onjuiste financiële overzichten.
Om de analyse van transacties en hun effecten op de boekhoudkundige basisvergelijking nader te illustreren, analyseren wij de activiteiten van Metro Courier, Inc., een fictieve onderneming. Verwijs naar het rekeningstelsel dat in het vorige hoofdstuk is geïllustreerd.
1. Eigenaars investeerden cash
Metro Courier, Inc., werd opgericht als een vennootschap op 1 januari, het bedrijf gaf aandelen uit (10.000 aandelen aan $3 elk) van gewone aandelen voor $30.000 cash aan Ron Chaney, zijn vrouw, en hun zoon. De $30.000 cash werd gestort op de nieuwe bedrijfsrekening.
Transactie-analyse:
- De nieuwe vennootschap ontving $30.000 cash in ruil voor eigendom in gewone aandelen (10.000 aandelen à $3 per stuk).
- We willen de activa Contant geld en het eigen vermogen Common Stock verhogen.
| Assets | Equity | |
| Transactie | Cash | Common Stock |
| 1. Eigenaar investeerde cash | + 30.000 | + 30.000 |
Laten we de boekhoudkundige vergelijking controleren: Assets $30.000 = Liabilities $0 + Equity $30.000
2. Purchased equipment for cash
Metro paid $ 5.500 cash for equipment (two computers).
Transaction analysis:
- The new corporation purchased new asset (equipment) for $5.500 and paid cash.
- We willen de activa Apparatuur verhogen en de activa Kas verlagen omdat we contant hebben betaald.
| Assets | Equity | ||
| Transactie | Cash | Equipment | Common Stock |
| 1. Eigenaar investeerde contant geld | + 30.000 | +30.000 | |
| 2. Gekochte apparatuur voor contant geld | – 5.500 | +5.500 | |
| Balans: | 24.500 | 5.500 | 30.000 |
Laten we de boekhoudkundige vergelijking eens controleren: Assets $30.000 (Cash $24.500 + Equipment $5.500) = Liabilities $0 + Equity $30.000
3. Kocht truck voor cash
Metro betaalde $8.500 cash voor een truck.
Transaction analysis:
- De nieuwe corporatie kocht nieuwe asset (truck) voor $8.500 en betaalde cash.
- We willen de activa truck verhogen en de activa cash verlagen voor $8.500.
| Assets | Equity | |||
| Transactie | Cash | Equipment | Truck | Common Stock |
| 1. Eigenaar investeerde contant geld | +30.000 | +30.000 | ||
| 2. Kocht apparatuur voor contant geld | – 5.500 | +5.500 | ||
| 3. Kocht apparatuur voor contant geld | – 5.500 | +5.500 | ||
| 3. Gekochte vrachtwagen voor contant geld | -8.500 | + 8.500 | ||
| Balans: | 16.000 | 5.500 | 8.500 | 30.000 |
Laten we de boekhoudkundige vergelijking eens controleren: Assets $30.000 (Cash $16.000 + Equipment $5.500 + Truck $8.500) = Liabilities $0 + Equity $30.000
4. Gekochte voorraden op rekening.
Metro purchased supplies on account from Office Lux for $500.
Transaction analysis:
- The new corporation purchased new asset (supplies) for $500 but will pay for them later.
- We willen de activa Voorraad verhogen en wat we verschuldigd zijn verhogen met de passiva Crediteuren.
| Assets = | Liabilities + | Equity | ||||
| Transaction | Kas | Voorraad | Uitrusting | Vrachtwagen | Betalingen | Gemeentelijke aandelen |
| 1. Eigenaar investeerde cash | +30.000 | +30.000 | ||||
| 2. Gekochte apparatuur voor contant geld | -5.500 | +5.500 | ||||
| 3. Gekochte vrachtauto voor contant geld | -8.500 | + 8.500 | ||||
| 4. Purchased supplies on account. | + 500 | +500 | ||||
| Balans: | 16.000 | 500 | 5.500 | 8.500 | 500 | 30.000 |
Laten we de boekhoudkundige vergelijking eens controleren: Activa $30.500 (Kas $16.000+ Benodigdheden $500 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500) = Passiva $500 + Eigen vermogen $30.000
5. Een betaling doen aan een crediteur.
Metro gaf een cheque uit aan Office Lux voor $300 eerder gekochte benodigdheden op rekening.
Transactie-analyse:
- Het bedrijf betaalde $300 in contanten en verminderde wat ze verschuldigd waren aan Office Lux.
- We willen de passiefpost Crediteuren verlagen en de actiefpost Kas verlagen omdat we geen nieuwe benodigdheden kopen maar betalen voor een eerdere aankoop.
| Assets = | Liabilities + | Equity | ||||
| Transaction | Kas | Voorraad | Uitrusting | Vrachtwagen | Betalingen | Gemeentelijke aandelen |
| 1. Eigenaar investeerde cash | +30.000 | +30.000 | ||||
| 2. Gekochte apparatuur voor contant geld | -5.500 | +5.500 | ||||
| 3. Gekochte vrachtwagen voor contant geld | -8.500 | +8.500 | ||||
| 4. Op rekening gekochte benodigdheden. | +500 | +500 | ||||
| 5. Het doen van een betaling aan schuldeiser. | -300 | -300 | ||||
| Balans: | 15.700 | 500 | 5.500 | 8.500 | 200 | 30.000 |
Laten we de boekhoudkundige vergelijking eens controleren: Assets $30.200 (Cash $15.700 + Supplies $500 + Equipment $5.500 + Truck $8.500) = Liabilities $200 + Equity $30.000
6. Het doen van een vooruitbetaling.
Metro gaf een cheque uit aan Rent Commerce, Inc. voor $1.800 om de kantoorhuur voor de maanden februari en maart vooruit te betalen.
Transactie-analyse (om ruimte te besparen zullen we alleen kijken naar de effecten van elk van de resterende transacties):
- Het bedrijf betaalde de huur voor de komende twee maanden vooruit door een vooruitbetaling van $1.800 contant te doen.
- We zullen een activarekening met de naam Vooruitbetaalde huur verhogen (aangezien we vooruitbetalen op het gebruik van de huur) en de activakas verlagen.
| Assets | ||
| Transactie | Cash | Voorafbetaalde huur |
| Voorafgaand saldo | $ 15,700 | |
| 6. Een vooruitbetaling doen. | -1.800 | + 1.800 |
| Saldo: | 13.900 | 1.800 |
De enige rekeningsaldi die zijn gewijzigd ten opzichte van transactie 5 zijn Kas en Vooruitbetaalde huur. Alle andere rekeningsaldi blijven ongewijzigd. De nieuwe boekhoudkundige vergelijking zou zijn: Activa $30.200 (Kas $13.900 + Benodigdheden $500 + Vooruitbetaalde huur $1.800 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500) = Passiva $200 + Eigen vermogen $30.000
7. Diensten verkopen tegen contante betaling.
Tijdens de maand februari heeft Metro Corporation in totaal $50.000 aan inkomsten verdiend van klanten die contant betaalden.
Transactie-analyse:
- De corporatie ontving $50.000 in contanten voor verleende diensten aan klanten.
- We willen de actiefpost Kas verhogen en de inkomstenrekening Service-inkomsten verhogen.
| Assets | Revenues | |
| Transaction | Cash | Service Revenue |
| Previous Balance | $ 13,900 | |
| 7. Verkopen van diensten voor contant geld . | + 50.000 | + 50.000 |
| Balans: | $ 63.900 | $ 50.000 |
Wacht even… de boekhoudkundige vergelijking is ACTIVA = VERPLICHTINGEN + VERMOGEN en het heeft geen inkomsten of uitgaven… waar passen die dan in? Inkomsten – Uitgaven is gelijk aan netto inkomen. Het netto inkomen wordt aan het eind van de periode toegevoegd aan het eigen vermogen. Activa $80.200 (contanten $63.900 + voorraden $500 + vooruitbetaalde huur $1.800 + uitrusting $5.500 + vrachtwagen $8.500)= passiva $200)+ eigen vermogen $80.000 (gewone aandelen $30.000 + netto-inkomen $50.000). Opmerking: Dit betekent niet dat inkomsten en uitgaven eigen vermogen zijn!
8. Diensten op krediet verkopen.
Metro Corporation verdiende in totaal $10.000 aan inkomsten uit diensten van klanten die binnen 30 dagen zullen betalen.
Transactie-analyse:
- Metro heeft werk verricht en zal het geld in de toekomst ontvangen.
- We boeken dit als een verhoging van de activarekening Debiteuren en een verhoging van de dienstenopbrengsten.
| Activa | Opbrengsten | |
| Transactie | Vorderingen | Opbrengsten |
| Vorig saldo | $ 50,000 | |
| 8. Verkoop van diensten op krediet. | + 10.000 | + 10.000 |
| Balans: | $ 10.000 | $ 60.000 |
Bedenk wel dat alle andere rekeningsaldi gelijk blijven. De enige veranderingen zijn de toevoeging van Debiteuren en een toename van Opbrengsten. Activa $90.200 (Kas $63.900 + Debiteuren $10.000 + Leveringen $500 + Vooruitbetaalde huur $1.800 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500)= Passiva $200 + Eigen vermogen $90.000 (Gewone aandelen $30.000 + Netto-inkomen $60.000).
9. Incasseren van debiteuren.
Metro Corporation incasseerde in totaal $5.000 op rekening van klanten die geld in handen hadden voor eerder gefactureerde diensten.
Transactie-analyse:
- Metro ontving $5.000 van klanten voor werk dat we al hebben gefactureerd (geen nieuw werk).
- We willen het actief Kas verhogen en het actief Debiteuren verlagen (wat we later van klanten zullen ontvangen).
| Activa | |||
| Transactie | Cash | Accounts Receivable | |
| Vorige Saldo | $ 63.900 | ,900 | $ 10,000 |
| 9. Incasseren van debiteuren. | + 5.000 | – 5.000 | |
| Balans: | $ 68.900 | $ 5.000 | |
Baten $90.200 (Kas $68.900 + Debiteuren $5.000 + Voorraden $500 + Vooruitbetaalde huur $1.800 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500)= Schulden $200 + Eigen vermogen $90.000 (Gewone aandelen $30.000 + Netto inkomen $60.000).
10. Het betalen van kantoorsalarissen.
Metro Corporation betaalde in totaal $900 voor kantoorsalarissen.
Transactie-analyse:
- De corporatie betaalde $900 aan haar werknemers.
- We zullen de kostenrekening Salarissen Uitgaven verhogen en de activarekening Kas verlagen.
| Assets | Expenses | |
| Transaction | Cash | Salary Expense |
| Previous Balance | $ 68,900 | |
| 10. Betaling van kantoorsalarissen. | – 900 | + 900 |
| Balans: | $ 68.000 | $ 900 |
Houd in gedachten dat het nettoresultaat wordt berekend als Opbrengsten – Uitgaven en wordt toegevoegd aan het Eigen vermogen. De nieuwe boekhoudkundige vergelijking zou laten zien: Activa $89.300 (Kas $68.000 + Debiteuren $5.000 + Benodigdheden $500 + Vooruitbetaalde huur $1.800 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500)= Passiva $200 + Eigen vermogen $89.100 (Gewone aandelen $30.000 + Netto inkomen $59.100 uit inkomsten van $60.000 – uitgaven $900).
11. Betaling nutsrekening.
Metro Corporation betaalde in totaal $1.200 voor nutsrekening.
Transactie-analyse:
- De corporatie betaalde $1.200 in contanten voor nutsvoorzieningen.
- We zullen de uitgavenrekening Utility Expense verhogen en de activa Cash verlagen.
| Assets | Expense | |
| Transaction | Cash | Utilities Expense |
| Previous Balance | $ 68,000 | |
| 11. Betaling nutsrekening | – 1.200 | + 1.200 |
| Balans: | $ 66.800 | $ 1.200 |
Klik op Transactie analyse om de volledige grafiek met alle transacties te zien. De uiteindelijke boekhoudkundige vergelijking zou zijn: Activa $88.100 (Kas $66.800 + Debiteuren $5.000 + Leveringen $500 + Vooruitbetaalde huur $1.800 + Uitrusting $5.500 + Vrachtwagen $8.500) = Passiva $200 + Eigen vermogen $87, 900 (Gewone aandelen $30.000 + Netto-inkomen $57.900 uit inkomsten van $60.000 – salariskosten $900 – nutsuitgaven $1.200).