Als praktiserend fysiotherapeut hebt u een hoop aan uw hoofd – van het behandelen van patiënten en het bijhouden van resultaten tot het runnen van een winstgevende onderneming en het innen van betalingen voor uw diensten. Het is dus geen wonder dat u minder tijd hebt dan u zou willen om alle ins en outs van PT facturering bij te houden. Geen zorgen; ik heb u gedekt. Hier zijn 10 must-know PT facturering regels in een gemakkelijk te lezen digest formaat. (Als u dieper wilt ingaan op een bepaald onderwerp, klikt u op de links in de betreffende alinea. Ze brengen u naar gedetailleerde artikelen die u alles leren wat u moet weten over dat specifieke PT factureringsonderwerp.)
Nog een ding voordat we aan de slag gaan: Dit overzicht behandelt specifiek Medicare-richtlijnen. Hoewel veel externe betalers een soortgelijk factureringsbeleid hanteren, raad ik ten zeerste aan de regels te controleren voor elke verzekering die uw kliniek accepteert.
Met dat uit de weg, laten we erin duiken:
Factureerbare tijd
Eenvoudig gezegd, factureerbare tijd is tijd die wordt besteed aan de behandeling van een patiënt. Er zijn echter enkele nuances die u in gedachten moet houden. U kunt bijvoorbeeld niet factureren voor:
- onbekwame voorbereidingstijd,
- meervoudige tijdseenheden als gevolg van meerdere therapeuten,
- rusttijden of andere pauzetijden,
- supervisie, of
- documentatie.
Bij de berekening van uw factureerbare tijd mag u bovendien nooit naar boven afronden. U kunt evaluaties en herbeoordelingen in sommige gevallen wel in rekening brengen. De meeste betalers, waaronder Medicare, staan therapeuten toe om de eerste evaluaties in rekening te brengen die nodig zijn om zorgplannen op te stellen. En voor herevaluaties kunnen therapeuten de tijd in rekening brengen die ze besteden aan het uitvoeren van deze tussentijdse evaluaties, als er een belangrijke verandering is opgetreden in de vooruitgang van de patiënt (zie nummer 7 hieronder voor meer informatie hierover).
Voor een gedetailleerde bespreking van factureerbare tijd, bekijk deze post.
Eén-op-één-diensten vs. Groepsdiensten
De manier waarop u de tijd factureert die u besteedt aan de behandeling van patiënten, kan verschillen, afhankelijk van of u één-op-één- of groepsdiensten levert. Een één-op-één-dienst is een individuele therapiedienst – een dienst waarbij direct, één-op-één contact met een patiënt wordt gemaakt. Hoewel een groepsdienst nog steeds een constante aanwezigheid vereist, is er geen sprake van één-op-één contact met elke patiënt. Volgens CMS bestaat een groep uit “een gelijktijdige behandeling van twee of meer patiënten die al dan niet dezelfde activiteiten uitvoeren.”
Om meer te weten te komen over de verschillen tussen het in rekening brengen van één-op-één- en groepsdiensten, leest u dit artikel.
Co-treatment
Nu, wat als meerdere therapeuten tegelijkertijd een patiënt behandelen? Therapeuten die onder Medicare Deel B factureren kunnen niet afzonderlijk factureren voor dezelfde of verschillende dienst(en) die op hetzelfde moment aan dezelfde patiënt worden verleend. Therapeuten die onder Medicare Deel A factureren mogen echter wel afzonderlijke, volledige behandelsessies met een patiënt factureren, zolang elke therapeut tot een andere discipline behoort en op hetzelfde moment verschillende behandelingen aan dezelfde patiënt verleent.
Voor duidelijkheid over het in rekening brengen van medebehandeling – en een paar voorbeelden – bekijk deze bron.
Credentialing
Als u door een verzekeringsmaatschappij bent erkend, kunt u een aanbieder in het netwerk worden, wat u kan helpen een grotere groep potentiële patiënten te bereiken – en te bedienen. Als u nog niet bent goedgekeurd door een belangrijke betaler in uw gebied, kunt u overwegen om dat te veranderen. Sommige betalers, zoals Medicare, staan niet-toe dat niet-geaccrediteerde beoefenaars gedekte diensten leveren of daarvoor worden betaald.
Als u vragen hebt over het accreditatieproces, vraag dan advies aan een consultant of een gevestigde PT in uw buurt. Hij of zij kan u helpen bij het invullen van het papierwerk en u tips en trucs geven om de acceptatie ervan te waarborgen.
Copays
Als de verzekering van uw patiënt vereist dat hij of zij een copay betaalt, kunt u die betaling innen wanneer u uw diensten verleent. In de meeste gevallen is het geen goed idee om af te zien van eigen bijdragen of aftrekposten. Er zijn echter andere manieren waarop u financiële hulp kunt bieden aan patiënten die dat nodig hebben. Om meer te weten te komen over wat uw betalers acceptabel vinden als het gaat om het helpen van patiënten om de kosten van uw diensten te dekken, leest u uw verzekeringscontracten grondig door. Als u nog steeds met lege handen staat, neemt u rechtstreeks contact op met uw betalers.
De 8-minutenregel
De 8-minutenregel (ook bekend als “de regel van achten”) bepaalt hoeveel service-eenheden therapeuten kunnen factureren aan Medicare voor een bepaalde datum van dienstverlening. Volgens de regel moet u een directe behandeling van ten minste acht minuten geven om een terugbetaling van Medicare te ontvangen voor een tijdcode. Maar hoewel het eenvoudig klinkt, zijn er enkele lastige 8-minutenregel-scenario’s die u kunnen laten struikelen.
Om te leren hoe u met deze situaties moet omgaan, raadpleegt u deze bron.
Herbeoordelingen
U mag alleen een herbeoordeling (97002) in rekening brengen als een van de volgende situaties van toepassing is:
- U constateert een aanzienlijke verbetering, achteruitgang of verandering in de toestand of functionele status van de patiënt die niet was voorzien in het zorgplan (POC).
- U ontdekt nieuwe klinische bevindingen in de loop van de behandeling die enigszins verband houden met de oorspronkelijke behandelende aandoening (d.w.z,
- U behandelt een patiënt met een chronische aandoening en u ziet de patiënt niet zo vaak.
- Uw staatspraktijk vereist herbeoordelingen op specifieke tijdstippen.
Lees hier meer over het factureren van herbeoordelingen.
The Therapy Cap
Ingevoerd als onderdeel van de Balanced Budget Act (BBA) van 1997, was de therapie cap bedoeld als een tijdelijke oplossing voor het beheersen van de Medicare-kosten. Ondanks langdurige pogingen om het plafond in te trekken, is het Congres het echter elk jaar blijven vernieuwen. Voor 2016 bedraagt het maximumbedrag $1.960 voor fysiotherapie en logopedie samen en $1.960 voor ergotherapie. De limiet wordt niet voor elke diagnose opnieuw ingesteld. Dus zelfs als een patiënt in de loop van de uitkeringsperiode therapie krijgt voor meerdere diagnoses, tellen al die diensten mee voor de limiet van die patiënt. Om ervoor te zorgen dat de limiet Medicare-patiënten er niet van weerhoudt medisch noodzakelijke zorg te verkrijgen, heeft het Congres ook elk jaar wetgeving aangenomen die uitzonderingen toestaat voor het overschrijden van de limiet. In 2016 is er een proces van uitzonderingen op twee niveaus.
ABN’s
Om Medicare-patiënten diensten te verlenen waarvan u denkt dat ze ofwel niet door Medicare worden gedekt of niet medisch noodzakelijk zijn (bijv, de diensten gaan verder dan de therapie cap), moet u uw patiënt een Advance Beneficiary Notice of Noncoverage (ABN) laten ondertekenen, waarmee u aangeeft dat hij of zij de financiële verantwoordelijkheid aanvaardt als – maar eigenlijk meer als – Medicare de claim afwijst.
Om meer te weten te komen over hoe (en wanneer) u een ABN correct toedient, leest u dit artikel.
Modifiers
Modifier 59
Als u tijdens dezelfde behandelingsperiode twee volledig afzonderlijke en verschillende diensten verleent – diensten die gewoonlijk samen worden gebundeld – moet u mogelijk modifier 59 toepassen om aan te geven dat u voor beide diensten moet worden betaald. Download hier uw afdrukbare beslissingstabel voor modifier 59.
KX Modifier
De KX modifier maakt deel uit van het automatische proces van uitzonderingen op de therapieplafonds. Als u van mening bent dat het medisch noodzakelijk is dat een patiënt die de therapielimiet al heeft bereikt, de behandeling voortzet – waardoor de patiënt in aanmerking komt voor een uitzondering – voegt u de KX-modifier toe en documenteert u duidelijk uw redenen voor de voortzetting van de therapie.
GA Modifier
Als u een Advance Beneficiary Notice of Noncoverage (ABN) afgeeft omdat u van mening bent dat bepaalde diensten medisch gezien niet redelijk en noodzakelijk zijn, moet u de GA-modifier aan de declaratie toevoegen om aan te geven dat u een ABN in uw bestand hebt. (Houd er rekening mee dat als u de GA-modifier gebruikt, u niet de KX-modifier moet gebruiken.)
Over ABN-gerelateerde modifiers gesproken, er zijn er nog drie die u moet weten:
- GX: geeft aan dat u een vrijwillige ABN hebt afgegeven voor een niet-gedekte dienst.
- GY: geeft aan dat u een niet-gedekte dienst hebt uitgevoerd, maar dat er geen ABN in uw dossier is. (In dit geval is de patiënt inherent aansprakelijk voor de kosten omdat de dienst niet gedekt is.)
- GZ: Geeft aan dat u verwacht dat de dienst zal worden geweigerd omdat deze niet medisch noodzakelijk is, maar dat u geen ABN in uw bestand hebt. (In dit geval is de patiënt niet verantwoordelijk voor de betaling.)
Denk je dat je de modifiers onder de knie hebt? Doe deze quiz om je slimheid te testen.
Daar heb je het: 10 must-know regels van PT facturering in digest vorm. Hoe blijft u op de hoogte van PT facturering regels? Welke bronnen zijn uw favorieten? Vertel het ons in het commentaargedeelte hieronder.
Over de auteur
Heidi Jannenga is medeoprichter en president van WebPT, de toonaangevende oplossing voor elektronische medische dossiers voor fysiotherapeuten en een drievoudig Inc. 5000 eervolle vermelding. Ze heeft meer dan 15 jaar ervaring als fysiotherapeut en kliniekdirecteur, en ze is een actief lid van de sport- en privépraktijksecties van de APTA, evenals van de PT-PAC Board of Trustees.