Im heutigen schnelllebigen digitalen Zeitalter ist es fast schon eine Notwendigkeit, dass wir effizienter arbeiten und gleichzeitig die Technologie nutzen, um komplizierte Probleme zu lösen. Und kein Computerprogramm kann das besser als Microsoft Excel.
Erstmals Mitte der 1980er Jahre eingeführt, halten viele Wirtschaftsexperten Excel für eine der besten Software, die je entwickelt wurde – 2013 nannte PCMag es „die erste und einzige Wahl für die Bearbeitung numerischer Daten“. Und da große Teile der modernen digitalen Wirtschaft mittlerweile auf das Programm angewiesen sind, ist die Beherrschung seiner Feinheiten ein todsicherer Weg, um die Produktivität zu steigern, die Effizienz zu verbessern und Kollegen und Mitarbeiter zu beeindrucken.
Angesichts seiner herausragenden Stellung in der Softwarewelt gibt es unzählige Möglichkeiten, Ihre Microsoft Excel-Erfahrung zu verbessern, von denen einige direkt in die Programmoberfläche integriert sind und andere als Add-Ins und Plug-Ins verfügbar sind. Und da niemand jemals behauptet hat, Excel sei einfach, haben wir unsere Lieblingsstrategien für eine bessere Leistung zusammengestellt.
- 1.) Navigieren Sie in Excel wie ein Profi.
- 2.) Wenden Sie ähnliche Formatierungen auf mehrere Blätter gleichzeitig an.
- 3.) Excel-Daten in Microsoft Word oder PowerPoint einfügen.
- 4.) Wählen Sie einfach Spalten und Zeilen aus.
- 5.) Zeilen und Spalten lassen sich mühelos einfügen.
- 6.) Spalten in Zeilen umwandeln (oder umgekehrt).
- 7.) Verwenden Sie einfache Berechnungen, um Zeit und Energie zu sparen.
- 8). Fügen Sie einer Tabelle eine Summenzeile hinzu.
- 9.) Verwenden Sie AutoFill.
- 10.) Daten in geschützten Arbeitsblättern ausblenden.
Sicher, eine Maus und ein Trackpad gehören zur Standardausstattung der meisten modernen Schreibtische. Aber wenn Sie Microsoft Excel wirklich optimal nutzen wollen, sollten Sie Tastaturkürzel lernen. Wenn Sie z. B. die Strg-Taste gedrückt halten und gleichzeitig auf die Pfeile nach oben, unten, links oder rechts tippen, werden alle Zellen bis zum Ende des Blattes ausgewählt. Blättern Sie durch Arbeitsblätter, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie entweder die Seite nach unten oder die Seite nach oben drücken. Verwandeln Sie einen Zahlenbereich in eine Währung mit einem Dollarzeichen und zwei Dezimalstellen, indem Sie gleichzeitig Strg + Umschalt + $ drücken. Sie können auch eine Zahl in ein Datum (Tag, Monat und Jahr) umwandeln, indem Sie Strg + Umschalt + # drücken.
2.) Wenden Sie ähnliche Formatierungen auf mehrere Blätter gleichzeitig an.
Diese wichtige Aufgabe ist mit der Funktion „Gruppierte Arbeitsblätter“ von Excel ein Kinderspiel. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Registerkarten der Blätter, die Sie gruppieren möchten, und sie werden alle weiß; während die Blätter gruppiert sind, wird jede in einem Blatt eingegebene Formatierung auch in den anderen Blättern angezeigt. Klicken Sie nach der Formatierung gruppierter Blätter unbedingt auf Tabs, um die Gruppierung aufzuheben, bevor Sie Daten eingeben oder entfernen.
3.) Excel-Daten in Microsoft Word oder PowerPoint einfügen.
Wenn Sie das schon einmal versucht haben, werden Sie vielleicht lachen. Aber das Übertragen von Daten aus einer Tabellenkalkulation in ein Textdokument ist möglich. Achten Sie nur darauf, dass Sie auf die Zwischenablage klicken, die nach dem Einfügen angezeigt wird, um zu entscheiden, ob Sie die ursprüngliche Excel-Formatierung beibehalten oder die eingefügten Daten an das Format Ihres vorhandenen Word- oder PowerPoint-Dokuments anpassen möchten.
4.) Wählen Sie einfach Spalten und Zeilen aus.
Wenn sich Ihre Daten in einer Tabelle befinden und Sie sich in einer neuen Formel auf eine ganze Spalte beziehen müssen, klicken Sie auf den Spaltennamen. (Profi-Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Cursor wie ein Pfeil nach unten aussieht, bevor Sie auf den Spaltennamen klicken). Weitere praktische Auswahlkürzel sind Umschalt + Leertaste, um eine ganze Zeile auszuwählen, und Strg + Leertaste, um eine ganze Spalte auszuwählen.
5.) Zeilen und Spalten lassen sich mühelos einfügen.
Eine gute Excel-Tabelle ist immer bereit, zu wachsen. Das schnelle Hinzufügen von Zeilen und Spalten kann auf verschiedene Weise erfolgen: Klicken Sie auf > Zeilen oder Spalten einfügen; klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zeilen oder Spalten und wählen Sie Einfügen; oder drücken Sie die Tasten Strg und + oder Strg + Umschalt und +
6.) Spalten in Zeilen umwandeln (oder umgekehrt).
Wenn Sie in Spalten organisierte Daten haben, die in Zeilen umgewandelt werden müssen (oder umgekehrt), machen Sie sich keine Sorgen. Kopieren Sie den ursprünglichen Zellenblock, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Zielzelle und wählen Sie „Einfügen Spezial“ und dann „Transponieren“.
7.) Verwenden Sie einfache Berechnungen, um Zeit und Energie zu sparen.
Die Formeln von Excel sind für ihre Komplexität legendär, aber einfache Berechnungen können Ihnen oft den unmittelbarsten Produktivitätsschub geben. Verwenden Sie zum Addieren die Taste +, zum Subtrahieren die Taste -, zum Multiplizieren die Taste * und zum Dividieren die Taste /
8). Fügen Sie einer Tabelle eine Summenzeile hinzu.
Sie können einer Tabelle in der Multifunktionsleiste Design (unter Windows) oder der Multifunktionsleiste Tabelle (auf einem Mac) eine Summenzeile hinzufügen, indem Sie die Option Summenzeile aktivieren. Sie können dann aus einer Vielzahl von Zusammenfassungsstatistiken wählen: nicht nur Gesamtsumme, sondern auch Gesamtzahl, Durchschnitt, Standardabweichung und mehr. Wenn Sie die Informationen in einer Gesamt- oder Zusammenfassungszeile platzieren, sind sie an Ihre Tabelle angehängt, bleiben aber in der untersten Zeile, unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabellendaten anschließend sortieren möchten. Dies kann eine große Zeitersparnis bedeuten, wenn Sie viele Daten untersuchen.
9.) Verwenden Sie AutoFill.
Dies eignet sich hervorragend für sich wiederholende Aufgaben: das Ausfüllen von Daten, Zeiten oder anderen Werten, die einer Reihenfolge folgen. Beginnen Sie mit dem ersten Eintrag und bewegen Sie den Cursor über den unteren rechten Bereich der letzten Zelle, wodurch ein Ausfüllgriff erscheint. Sobald er sich in ein Pluszeichen (+) verwandelt, klicken Sie darauf und wählen Sie alle Zellen aus, die Sie mit dem von Ihnen gewählten Muster füllen möchten. Sie können sogar eine Spalte nach oben oder links und rechts in einer Zeile gehen.
10.) Daten in geschützten Arbeitsblättern ausblenden.
Wenn Sie einige Daten mit anderen Nutzern teilen möchten, aber nicht alle, können Sie sie ausblenden. Der einfachste Weg ist, mit der rechten Maustaste zu klicken und die Funktion Ausblenden zu wählen. Noch sicherer sind Sie, wenn Sie die Funktion Zellen formatieren verwenden, indem Sie auf Startseite > Schriftart > Zellen formatieren > Registerkarte Zahlen > Benutzerdefiniert > Typ klicken. Auf diese Weise sind Ihre Daten wirklich sicher.
Ob Sie nun ein erfahrener Excel-Profi auf der Suche nach neuen Tricks für die Benutzerfreundlichkeit sind oder ein neuer Benutzer, der sich erst einmal zurechtfinden muss, diese Tipps sollten Ihnen helfen, das Programm besser zu verstehen. Sie möchten mehr über die Microsoft Office-Produktivitätssuite erfahren? Sind Sie neugierig, ob Ihr Büro für ein Upgrade bereit ist, das Ihr technisches Leben produktiver und effizienter macht? Wenden Sie sich noch heute an CMIT Solutions. Wir sorgen dafür, dass Hardware und Software für Ihr Unternehmen arbeiten und nicht dagegen.