この章では、提案書-あなたやあなたの組織がプロジェクトを行うことを承認または採用するための文書の一種-に焦点を当てています。
テクニカルライティングコースにおいて、提案書の課題は、あなたがその企業、組織、センター、その他のビジネスのある側面を改善するアイデアについて特定の名前の聴衆に向けて発表する機会となっています。
提案書の企画を始めるにあたり、基本的な定義を思い出してください：提案書とは、誰かのためにプロジェクトを完了するための申し出または入札です。 提案書には、技術的背景、推奨事項、調査結果、実現可能性に関する情報など、他の要素も含まれる場合があります。
提案書には、その提案の聞き手が、プロジェクトを承認するか、仕事をするあなたを承認または雇用するか、あるいはその両方を決定できるような情報を含める必要があります。
提案書、少なくともこのクラスで書く提案書のタイプについて混乱するのは簡単です。 たとえば、新しい技術を導入する素晴らしいアイデアがあり、その方法を説明し、利点を示し、経営陣に導入を促す文書を作成するとします。 これは提案でしょうか？ これだけでは、完全な企画書とは言えません。 どちらかというと、フィージビリティレポートのようなもので、あるプロジェクトのメリットを検討し、賛成か反対かを提言するものです。 しかし、この文書に、経営者にプロジェクトの実行を承認してもらう要素を加えるだけで、企画書となるのです。 さらに、このクラスでは、その要素のひとつに学術的な研究があります。 確かに、企画書の書き手の中には、提案するプロジェクトを売り込まなければならない人もいますが、どのような場合でも、企画書はプロジェクトを完成させるものとして書き手（または書き手の組織）を売り込まなければなりません。
企画書の種類
企画書が発生する状況について考えてみます。 ある企業が特定のプロジェクトについて提案を求める公告を出すことがある。 この公告は提案依頼書（RFP）と呼ばれ、ウェブサイト、電子メール、ソーシャルメディア、新聞、業界誌などを通じて発行されることがある。 そして、そのプロジェクトに関心を持つ企業や個人が、自らの資格、プロジェクトのスケジュールやコスト、プロジェクトに対するアプローチなどをまとめた提案書を作成します。 これらの提案をすべて受け取った企業は、それらを評価し、最も優れた候補者を選び、契約を結ぶことになる。
しかし、提案はもっと非公式に行われることもある。 たとえば、生産性を向上させるために新しい技術を導入することの利点を調査するような）仕事をすることに興味があるとします。 上司に会って、このことを納得させようとしたとします。 彼女は、「企画書を書いてくれれば、上層部にプレゼンしてあげる」と言うかもしれません。 これは、テクニカルライティングのコースで書く提案書のようなものです。
ほとんどの提案書は、いくつかのカテゴリに分けることができます：
- 内部、外部。 あなたの組織（企業、政府機関など）内の誰かへの提案は、内部提案です。 社内提案では、特定の項目（資格など）や、それほど多くの情報を記載する必要がない場合もあります。 外部提案とは、ある独立した組織または個人から、別のそのような組織に対して書かれた提案書です。 典型的な例は、独立したコンサルタントが、他の企業のためにプロジェクトを行うことを提案することです。 このクラスでは、この2種類の提案書のどちらかを書くことになりますが、以下に説明するように、募集型、非募集型の場合があります。 募集型企画書とは、提案先から依頼された企画書です。 通常、企業は提案依頼書（RFP）を郵便で送ったり、何らかのニュースソースに掲載したりします。 例えば、あなたが上司に、オフィスに新しいテクノロジーを導入することは素晴らしいことだと説明したところ、上司が興味を示し、そのアイデアの正式な調査を提供する提案書を書くように依頼されるかもしれません。 未承諾提案とは、相手から提案の依頼がない提案のことです。 未承諾提案の場合、提案書の本編に入る前に、問題やニーズが存在することを相手に納得してもらう必要がある場合もあります。
Typical scenarios for the proposal
多くの方は、実行可能な提案に基づいて技術レポートを作成することをあまり考えたことがないのではないでしょうか。 いくつかのサンプル トピックが課題シートに含まれています。
- ある企業が問題を抱えているか、何らかの改善を望んでいると想像してください。 会社は提案の依頼を出し、あなたはそれを受けて提案書を返送します。 3082>
- ある団体が、あなたの専門知識を生かしたセミナーを開催したいと言ってきた。
- ある機関が、あなたの専門知識を生かしたセミナーを開催するための企画書を作成し、セミナー参加者が受け取るガイドブックやハンドブックをパッケージで提供します。 この機関から、簡易ガイドまたはスタートアップガイドを書くための提案依頼を受けます。
- 特定の問題に焦点を当てた非営利団体が、会員向けのハンドブックやガイドを書くコンサルタントを求めているとします。
すべての研究テーマがテクニカルライティングに適しているわけではありません。 価値観や信念に基づいたトピックは、テクニカルというカテゴリーには入りません。 歴史的、文学的なトピックは適格ではありません。
さらに、最終報告に学術的な研究を統合しなければならないことを念頭に置き、そのような材料を容易に見つけることができるトピックを選択します。
プロポーザルでよくあるセクション
以下は、このクラスでメモ形式で提出されるプロポーザルでよく見られるセクションの復習を提供します。 実際に書くプロポーザルには、その一つひとつが必ず含まれている必要はありませんし、ここで紹介する順序でなければならないとも思わないでください。
この提案書の章を読みながら、今週のユニットフォルダにある提案書メモのサンプルをチェックしてみてください。 繰り返しになりますが、ここで説明したセクションのすべてが例に現れるわけではありませんが、ほとんどの場合は現れることを覚えておいてください。 提案書の序文を慎重に計画してください。
- メモの内容が特定のプロジェクトに対する提案であることを示す。
- 受取人が読み進め、プロジェクトの承認を検討するよう促す、少なくとも1つの簡潔な動機付けの文章を作成する（特に、未承諾または競争提案の場合）
- 提案内容の概要を説明する
問題、機会、状況についての背景を述べる。 多くの場合、導入部の直後に行われる背景のセクションでは、プロジェクトの必要性をもたらしたもの、つまり、どのような問題、物事を改善するためのどのような機会が存在するか、基本的な状況が何であるかについて議論します。 たとえば、デイケアセンターのチェーンの経営者は、州が新たにCPRを義務付けたため、すべての従業員がCPRを知っていることを確認する必要があるかもしれませんし、オレゴン州東部の松材用地の所有者は、環境を破壊せずに販売可能な木材を生産する土地を取得したいと思うかもしれません
提案の対象者は問題を非常によく知っているかもしれませんが、問題の特定の見解を示すために、バックグラウンドセクションを書くことが役に立ちます。 あなたはおそらく問題や機会が存在し、それが対処されるべきであることを聴衆を説得する必要があります – 提案されたプロジェクトの
利益と実現可能性。 ほとんどの提案書は、提案されたプロジェクトを完了することの利点または利点を簡単に説明します。 これは、プロジェクトを承認することに賛成する一種の論拠として機能する。 また、プロジェクトの成功の可能性について述べているプロポーザルもある。 未承諾の提案書では、このセクションは特に重要です – あなたは、プロジェクトに聴衆を「売り込む」しようとしている。 ほとんどの提案書は、提案されたプロジェクトの完成品を記述する必要があります。 テクニカルライティングのコースでは、あなたが提案する文書、その読者、目的について説明し、アウトラインを提供し、その長さ、グラフィックス、製本などについて議論することを意味します。 あなたのシナリオでは、トレーニングセミナーや継続的なサービスの提供など、他の仕事も含まれるかもしれません。 この初期の段階では、プロジェクトを完了するために必要なことをすべて知っているわけではありませんが、少なくとも必要な手順のいくつかを把握しているはずです
メソッド、手順、理論。 提案によっては、提案された仕事をどのように完成させるかについて説明する必要があります。 これは、説得力のある追加要素として機能し、あなたがそのプロジェクトに対して健全で考え抜かれたアプローチを持っていることを聴衆に示します。 また、プロジェクトを完成させるために、あなたがその分野の知識を持っていることを示す役割も果たします。
スケジュール。 ほとんどの提案書には、完了予定日だけでなく、プロジェクトの主要なマイルストーンを示すセクションが含まれています。 何ヶ月にもわたる大規模なプロジェクトの場合、タイムラインには進捗報告書を提出する日付も示されるでしょう。 具体的な日付が言えない場合は、プロジェクトの各フェーズにかかる時間を記載します。
コスト、必要なリソース。 ほとんどの提案書には、内部または外部のプロジェクトにかかる費用を詳述するセクションが含まれています。 外部プロジェクトでは、時間給、予測時間、設備や消耗品のコストなどを記載し、プロジェクト全体の総コストを計算する必要があるかもしれません。 もちろん、社内プロジェクトは無料ではないので、プロジェクトを完了するために必要な時間、使用する機器や消耗品、組織内の他の人からの援助など、プロジェクトのコストをリストアップする必要があります
結論。 提案書の最後の段落またはセクションは、プロジェクトの肯定的な側面に焦点を当て、読者を戻す必要があります。 最後のセクションでは、プロジェクトの詳細を解決するためにあなたに連絡するように促し、プロジェクトを行うことの利点を思い出させ、そしておそらくプロジェクトのための正しい選択としてあなたやあなたの組織のための最後の議論を行うことができます
プロジェクト固有の特別なセクション。 前述のセクションは、提案書において典型的または一般的なものであり、絶対的な要件ではないことを忘れないでください。 プロジェクト、その必要性、そこから生まれる利益、そこでのあなたの役割、そしてそれを行うあなたの資格を理解するために、他に何が必要なのかを常に自問自答してください。
特別な課題の要件
執筆状況によっては、提案書に他の専門的な要素も含める必要があるかもしれません。 これらのいくつかを以下に説明します。 注：これらの要素のいくつかは、実際にこのクラスの進捗状況メモで要求されます。しかし、実際のテクニカルライティングの状況では、上司はあなたの提案書に以下のいずれかを含めるように求めるかもしれません：
Audience: 最終報告書の読者層（提案書の読者層とは異なる場合があります）を記述してください。 報告書が誰のために作られたのか、彼らの肩書きや仕事、技術的背景、報告書を理解する能力などを説明する必要があるかもしれません。 情報源をリストアップし、トピックに対して十分な情報があることを確認します。レポートに貢献すると思われる特定の書籍、記事、参考文献、その他の種類の情報源の引用をリストアップします。 報告書に必要と思われるグラフィックを、その種類と内容に応じてリストアップしてください。 (レポートに必要なものが思いつかない場合は、良いトピックでない可能性があります。講師と一緒にブレーンストーミングをしてください。) この授業では、最終レポートにグラフィックを作成し、含めることが要求されます。
Outline:
Proposals and audience
テクニカルライティングコースでは、提案書の課題はいくつかの目的があることを覚えておいてください。 (1)提案書を書く経験を得る、(2)タームレポートの計画を始める、(3)講師があなたのプロジェクトに協力し、実行可能なトピックがあることを確認する機会を提供する、です。
このテクニカルライティングコースでは、提案書は、最終ポイントであるテクニカルレポートに到達するまでの多くの段階を経て、数週間に及ぶリサーチと執筆プロセスの始まりとなります。 このプロセスで提案書を提出するのは一度だけです。 その後、進捗報告書、概要書、注釈付き書誌、グラフィック・ドラフト、レポート・ドラフト、最終報告書と、さまざまなタイプの文書を書いて提出することになります。
もう一つ注意すべき点は、プロポーザルの読者層と、執筆プロセスの後半にあるレポートの読者層に関するものです。 企画書の読者は、あなたの研究や執筆を承認し、支援し、場合によっては資金を提供してくれる人たちです。 最終的に作成する報告書は、別の読者を対象としているかもしれません。 例えば、太陽光発電会社の上司に宛てて、住宅用ソーラーパネル設置業者のためのポリシーマニュアルを作成することを提案する企画書を考えてみましょう。 提案書の読者は、技術的な知識が豊富な経営者かもしれません。 一方、最終報告書の読者は技術者であり、技術者は経営者よりも専門的な知識を持っているかもしれません。 この2つの異なる読者に対して、内容や使用する言語を執筆状況に合わせて調整する必要があります。 (これについては、「オーディエンス分析」の章をご覧ください。)
企画書の改訂チェックリスト
企画書を見直し、改訂する際には、以下の点に注意してください：
- 正しい形式を使用すること。
- 提案のトピックの明確な要約（または紹介）を書く。
- 何をしようとしているのか正確に特定する。
- レポート（文書）が、あなたがしようとしているプロジェクトに何らかの形で関わっていることを確認する。 このテクニカルライティングコースでは、実社会で行われているような提案書を書く練習と、大学レベルの研究プロジェクトを完了する練習の両方を行っていることを忘れないでください。
- 提案書のセクションが論理的で自然な順序になっているか、サブヘッダーと箇条書き（およびその他の書式スタイル）を正しく使用しているか確認してください。
- 提案書は講師ではなく指定した読者に宛てます。