ITインベントリを効果的に管理する方法

可視性、透明性、認識、明確性、そして予測性。 これらは、IT 資産管理 (ITAM) の規律を採用することによって IT 資産をうまく管理している IT 管理者の主な特徴です。

ほんの数年前までは、資産管理のプロセスはほとんどの IT 部門にとって本質的に脇役の仕事でした。 しかし、現在では、IT サービス マネジメントの不可欠な要素となっています。 実際、ITAMはITSMの5番目に採用されています。

さらに、IT資産の管理は、ITSMプロセスの上位4つ（インシデント、知識、変更、問題）に直接影響を及ぼします。

この記事では、以下のような IT 資産の管理を改善するための数多くの実践とヒントを取り上げます：

• 現代のビジネス環境における ITAM

• IT 資産管理ツールに求められるもの

• ITAM にスプレッドシートを使用するというのはどうなのでしょうか？

• ハードウェア資産管理のベスト プラクティス

• 既存の IT 資産登録データをツールのデータベースに追加する方法

• 新しいアイテムに対する IT 資産追跡プロセスの設定

• ハードウェア資産管理による IT 資産の最適化方法

• Best… ソフトウェア資産を管理するためのプラクティス

ITAM in modern business environment

IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) は、IT 資産管理とは組織内のビジネス ユニット全体に IT 資産を組み込む一連のビジネス手法であると説明しています。 その目的は、財務、在庫、契約、およびリスク管理の責任を結合し、資産のライフサイクル全体を管理することです。

過去 10 年間の組織的な実践と業界の傾向により、より優れた資産管理の必要性が高まっています。 それらには次のようなものがあります。

• シャドー IT の台頭。IT 部門以外の幹部が、正式なプロセスを経ずに新しいソリューションを採用すること
• ITプラットフォームの継続的な変革、クラウドへの移行。
• 仮想化やクラウドへの移行によるソフトウェアライセンス費用の不透明さ
• パフォーマンスを維持しながらコストを削減する圧力の高まり
• ソフトウェア監査の増加

2011年の時点でも、ITAMを訓練として成功させた顧客は、通常初年度において30％のコスト削減を達成しています。

一方、ITAM を採用していない、または採用が不十分な組織は、ソフトウェア ライセンスと、もう使われていない資産のハードウェア メンテナンスに、総コストの 20% を費やしていると報告されています。 SAMとHAMは、同じコインの裏表のようなものです。 それぞれ固有の要件があるため、若干異なる管理が必要ですが、それでも相互にリンクしています。

初期のころは、ソフトウェアが常駐する物理インフラが必要だったため、HAMが先で、SAMが後でした。

しかし、ハードウェア資産管理は高価で維持が難しく、中小企業にとってIT物理インフラへの大規模な投資は困難です。

現在では、SAP、IBM、Microsoftなどの大企業がハードウェアインフラ投資と運用コストを負担しています。

サーバーレス開発では、これをさらに進めて、インターネット接続された 1 台のコンピューターで複雑な機能をシームレスに実行できるようにしています。

このように、組織ごとにハードウェアとソフトウェアの配分が異なることがわかり始めています。 小規模な企業ではハードウェアへの投資が少なくて済みますが、Infrastructure as a Service を提供する大規模な組織では、需要を満たすためにより多くのリソースを展開する必要があります。

ここで、ほとんどの企業はすでに IT インフラへの投資を行っていて、クラウド ソリューションを採用することによって IT 能力を拡大しているにすぎないことを念頭におく必要があります。

ソフトウェア資産を仮想化した企業のほぼ 70% が、ベンダー監査に失敗し、多額の請求書を請求される羽目になりました。 ソフトウェア監査は IT リソースにとって大きな負担であり、ITAM チームは監査への対応に 50 ～ 70% の時間を費やさなければなりません。

コスト削減は主な推進要因であり、ITAM を採用する最も明白な理由です。 しかし、コスト削減以外にも多くの利点があります。

• 調達効率の向上
• コンプライアンスの改善
• 資産および知的財産のセキュリティの向上
• 財務、契約上の問題を軽減する
• ITAMを採用する主な理由はコスト削減です。

  そして評判リスク

  新しい契約の交渉がしやすくなる

IT 資産管理ツールに求められるもの

幸いにも、IT やネットワーク システムがますます複雑になる一方で、組織の資産コレクションの最適化と改善を支援するツールも開発されました。

• 簡単なデータ インポート機能
• ソフトウェアおよびハードウェア資産を管理するリポジトリ
• IT資産、ユーザー、および使用情報の間の明確な関係
• 隣接するITおよびビジネス システムとの統合

IT資産管理ツールには、次の機能も非常に便利です。

• Audit Management
• Compliance Tracking
• Configuration Management
• Contract/License Management
• Cost Tracking
• Inventory Management
• Maintenance Management
• Procurement Management
• Requisition Management
• Supplier Management

ITAM にスプレッドシートを使うのはどうだろうか？

ITAM専用ツールに比べると、初歩的でマーケティング予算が少ないように見えるかもしれませんが、表計算ソフトには十分な機能があります。

スプレッドシートを最大限に活用するために、以下の機能を使用することを検討してください：

• 条件付きフォーマット

  これを使用して、サポート切れや更新などの資産を強調することができます。

• レポート作成

  Microsoft Excel のグラフやピボット テーブルを使用すると、複雑なレポートを作成することができます。

• マクロ

  データ処理の自動化と外部ソースへの接続

• データのエクスポートとインポート

  SQLデータベースに接続して情報を供給または取得

さらに、ほとんどの表計算ソフトウェアは無料で、ほとんどのITシステムにはすでにMicrosoft Excelのバージョンが入っています。

Best practices for managing hardware assets

Hardware とは、IT 環境で見られるほとんどのアイテムを含む包括的な用語である。 たとえば、デスクトップ、ラップトップ、モニター、ルーター、スイッチ、ハブ、電話などがあります。

各ハードウェア資産に対して保存される情報は、少なくとも資産を一意に識別できるようにしなければなりません。

ハードウェア資産を最適化するために、IT 管理者は保証、サポート契約、メンテナンス、その他の変数に関して追加情報を保存する必要があります。 ハードウェア資産管理には、SAMをサポートするためのデータも必要です。

ここで、ハードウェアのコア情報をいくつか紹介します。

• メーカー、モデル、場所などの情報を使用して一意の識別子を作成するための資産名
• 資産のベンダー
• ラップトップ、ルーター、携帯電話などのデバイス タイプ
• シリアル番号
• 配置、保管、引退、廃棄などの資産ステータス
• 生産、スタンバイ、廃棄などの資産ロール
• 各資産を所有する組織体
• デバイスの場所
• 構成情報
• 資産にインストールされているソフトウェア
• 購入日
• 稼働日
• 保証/契約サポート終了日

ITAM ツール データベースまたはスプレッドシートへの書き込みの際に。 また、IT管理者は現在のIT資産に関する情報を追加する必要があります。

既存のIT資産登録データをツールのデータベースに追加する方法

以下、IT管理者が現在のITシステムに関する情報をツールのデータベースに追加する3つの方法を説明します。

1. Import any existing trackers into the tool

   If you have grown your business and the simple spreadsheet was enough to keep track of your hardware, you can use your spreadsheet to feed all the information into the HAM tool.あなたのビジネスを成長させた、シンプルなスプレッドシートでハードウェアを追跡することができるのであれば、あなたのスプレッドシートを使用してすべての情報を HAM ツールに入力することができます。

2. 接続デバイスのネットワークを検出する

   ネットワーク全体をスキャンして、ハードウェア資産に関する多くの情報を返すことができる検出ツールがたくさんあります。

3. Use supplier’s order information

   Order details issued by the suppliers will give you information about all the assets in your estate.

Set up a IT asset tracking process for new items

Itemes in their estate を新しく追加するにあたり、企業は特定のハードウェア ライフサイクルに沿って進みます。 ライフサイクルは、デバイスがその寿命を通じて進行するステップの概要を示しています。

一般的に、ハードウェアのライフサイクルには次のようなものが含まれます。

• アーキテクチャとネットワーク設計
• 資産の要求
• 承認と調達
• 展開
• 使用、保守、アップグレード
• 廃棄

上記のようなライフサイクルでは、資産の追跡プロセスは早くも手順 1 から始まっています。

ステップ 4 では、すべてのデータが利用可能になると、資産管理プロセスを統合できます。

How to optimise IT assets using Hardware Asset Management

ハードウェア資産管理ツールを使用する利点は、単にデバイス情報を保存するだけにとどまりません。 最新のツールでは、ダッシュボードを設定し、次のような貴重な情報にアクセスできます。

• レポートを作成する

  可用性、使用状況、現在インストールされていないアイテム、廃止予定のデバイスを確認する

• IT ネットワーク監視を使ってアラームを発する

  ソフトウェアの保証期間が終了したり寿命になったりしたら問題を提起する。

• 展開ワークフローを自動化

  デバイスの機能に応じて構成テンプレートを作成

• ソフトウェアおよびセキュリティ更新を管理

  更新のために専用の時間枠をスケジュールしてダウン時間を最小限に抑える。

ソフトウェア資産管理のベストプラクティス

ソフトウェア資産の管理は、クラウドコンピューティングの普及とシャドーITの黙認により必要となっている。

1. ガバナンス

   承認されたアプリケーションのみがローカル コンピューティング環境に導入され、ソフトウェア ライセンスが完全かつ適切に利用されるようにする。

2. マネジメント

   SAMは更新スケジュールの作成、コスト予測、新しい資産の追加や古い資産の廃棄など複数の機能を提供する。

3. Enterprise agility

   大きな組織では、情報の利用が変更プロセスを劇的にスピードアップします。

ライセンスの取り扱いが悪いと組織に数百万のコストがかかるため、ソフトウェア資産管理に関して、間違いなくライセンスは最も重要な側面です。 たとえば、

• Identity-locked

  ライセンスは特定のユーザーに割り当てられ、変更できません (例: Microsoft Windows)。

• Node-locked

  同時には1人のユーザーしか使用できないが、複数のユーザーがそれ以降に使用できるライセンス。

• Floating

  多くのユーザーが使用できるライセンスです。

• サイトライセンス

  ライセンスをインストールしたサイトでは無制限に使用可能。

• Timed

  ライセンスは一定期間のみ使用可能。

• Physically Restricted

  ライセンスはハードウェアにアタッチされているもの。

SAM ツールの選択

ソフトウェア資産管理ツールは、IT 担当者に IT 資産に対するコントロールと可視性をできるだけ多く提供するよう設計されています。 各ツールはそれぞれ異なりますが、ほとんどのツールは次のような機能を備えています。

• ソフトウェア ライセンス管理
• ソフトウェア設定
• インベントリ管理
• ソフトウェア利用
• 契約と購入
• コンプライアンス 広告ガバナンス
• ソフトウェア ライフサイクル管理
• ソフトウェア展開
• レポーティング

ソフトウェア資産管理ツールの重要な機能を評価する場合、次のようになります。 ソフトウェアのエンタイトルメントと消費データを照合し、コンプライアンスリスクの低減、コストの最適化、ビジネスパフォーマンスの向上を実現する特性を探すことをお勧めします。 インフラストラクチャーとオペレーションのリーダーには、次のような点を確認することをお勧めします。

• Software Entitlements Manual Entry
• Software Entitlements Automation
• Endpoint Software Consumption
• Data Center Software Consumption
• Cloud Consumption
• 特殊ソフトウェアの消費
• 外部情報の再統合
• エンタイトルメント/消費の最適化
• 情報の共有

社員の入社時や退職時にソフトウェア資産をどう管理するのか？

組織が変わるたびに、当該社員は最新のIT資産を持つ必要があります。

既存の資産の割り当て、新しい資産の調達、退社時の資産の回収、および紛失や盗難のプロセスの設定など、ワークフローを設定する必要がある。

このITワークフローは、人事システムと密接に連携し、ユーザーに関する情報と許可レベルを伝達する必要があります。

監査を防ぐためのソフトウェア資産の管理方法

ベンダー監査は、組織が契約条件の中でソフトウェアを使用しているコンプライアンスを調査するためのプロセスです。

利用可能なライセンスの可視性と管理が不十分な場合、組織はコンプライアンスを欠くことになり、ベンダーが製品をアップセルして多額の請求をする格好のターゲットになります。

Microsoft や Adobe、IBM、SAP、Oracle などの大手ソフトウェア ベンダーは、組織の IT 業務を混乱させてまで積極的にソフトウェア 監査を行うと評判を集めています。

ソフトウェア資産管理ツールを採用することにより、IT 管理者はすべての利用可能なライセンス、それらの配布方法、それらを使用している人、およびそれらの有効期限を包括的に把握するため、コンプライアンス違反をするリスクを劇的に減らすことができます。

ライセンスの更新を常に把握し、需要が増加したら追加の資産を取得し、使用されていないインスタンスのライセンスを削除することにより、組織は監査から身を守るだけでなく、IT 施設を最適化して最も価値のあるものを生産できるようになります。 すべてのユーザーが以前と同じサービスにアクセスでき、移行前と移行後のシステムに矛盾がないようにするには、ソフトウェア資産管理が大きな役割を果たします。

各ベンダーはわずかに異なるシステムを持っているので、SAPのHana Enterprise Cloud、IBM Cloud、さらにはAdobe Experience Cloudの間でも違いがあるのです。

Microsoft は、IT リーダーに対して、以下を支援する SAM ソリューションを検討するよう推奨しています：

• オンプレミス、クラウド、またはハイブリッドがビジネスにとって最善の構造であるかを判断できるように支援すること。
• 統合、クラウド、および仮想化プロジェクトのためのデータセンター資産の移動に関連するリスクの軽減。
• 移行目標を定義するのに役立つ長期的なクラウド移行ロードマップの提供。
• クラウドへの移行により、ソフトウェア資産の管理が容易になるかどうかを評価する。