特別なイベント企画者、特に非営利団体の関係者は、屋外での資金調達イベントを企画することが素晴らしいアイデアであることを知っています。 この種のイベントは、他のコミュニティの資金調達のアイデアと同様に、今年の資金調達イベントが終了した後、直ちに来年のイベントの計画を開始する必要があります。 チームの記憶がまだ新しいうちに、イベントの報告を行い、何がうまくいき、何が改善されたかを話し合うことが重要です。 成功や改善点を話し合うことで、来年のイベントにそのような機能を盛り込んだり、強化したりすることが可能になります。 また、このような積極的な企画は、スポンサーにとっても付加価値があります。
このようなイベントを開催する第一の目的である資金調達に焦点を当てることが重要です。 コミュニティウォークを開催したことのあるイベントプランナーにとって、最も重要な企画のひとつは、実はウォークが終わった後に起こります。 今回は、コミュニティ・ファンドレイザー・ウォークの企画と実行のさまざまな側面について学ぶために、シカゴのY-MEブレスト・キャンサー・オーガニゼーションが主催した母の日イベントの舞台裏を覗いてみたいと思います。 この非営利団体は、乳がん患者のための多言語の全国乳がんホットライン・プログラムでよく知られていました。 このプログラムは、訓練を受けたピアカウンセラーである乳がん体験者だけで構成される、国内唯一の24時間フリーダイヤルのホットラインとして有名になりました。 しかし、この団体は毎年母の日に募金活動としてウォーキングを行い、そのプログラムやサービスを支援しています。 2007年、Y-MEは12都市から約43,000人のウォーカーを集め、700万ドル以上の寄付を集めました。 2008年には、15都市から参加しました。 残念ながら、Y-MEは2012年にその活動を終了しましたが、毎年行われた募金活動の遺産は、非営利団体のイベントプランナーにとって素晴らしい事例となっています。
Y-MEの募金活動の成功の多くは、計画に対する組織的アプローチと、最も重要な目的を最初に見据えたことに起因しています。 2007年に記録的な成功を収めたY-MEの特別イベント担当ディレクター、リズ・クルグ氏はこのように語っています。 “私たちは、計画の過程でさまざまな時点の計画を立てています。 だから、その最も重要なポイントを、確実に成功させるために、プロモーションの手段を講じる。 例えば、初めてイベントを開催するような都市では、人々がまた来たいと思うような素晴らしい会場や立地を確保することに注力しなければなりません。 この先、どのコーヒーショップにパンフレットを置けばいいのかに集中できるのです。”
数字の分析
コミュニティウォークや同様のイベントを主催するには、いくつかの異なる構成員の目的をまとめる必要がありますが、最終的には、イベントを主催する協会や慈善団体は、その目的のためにお金を集めるためにそうするのです。 したがって、次のイベントを計画する最初のステップは、現在のイベントが終了したときに行われ、その作業のほとんどは「数字」にまつわるものです。 今年はどうだったのか、前回と比較しました。 参加者の体験を調べ、スポンサーシップのカテゴリーを評価しました。 イベントに関する電子メールには、すぐに返信をしました」。 イベント・プランナーはまた、今年のイベントに関わったすべての人々が来年も続けることを保証するために、直ちに対策を講じるつもりです」
Klug はまた、細かい点まで掘り下げました。 ボランティアの人数、Tシャツの配布枚数など、細部にまで目を配りながら評価しています。
計画のタイムライン
コミュニティ・ファンドレイジング・ウォークを組織する人にとって、さまざまな時期にどんなステップを踏むべきかを知っておくことは重要です。 ほとんどの非営利団体は、イベントを成功に導くために多くのスタッフやボランティア委員を抱える余裕がありません。
Klug は、昨年の数字を分析した後の最初のステップは、企業の勧誘に焦点を当てることであると提案しています。 もしそのイベントが新しいプログラムでないなら、今年のイベントが終了した直後に、来年のイベントのための企業サポートを得ることが重要です。 「私たちは、イベントの総括報告をする際に、スポンサーシップの更新に力を入れました」とKlugは言います。 また、ファンドレイジング・イベントとしてコミュニティ・ウォークを開催したいと考えているプランナーには、次のような見どころがあるそうです。
- 企業スポンサーを見つける
- ウォーキング・チームのプログラムを開発する
- イベント活動を決定する
- ウォーキングの募集を始める
- イベントのロジスティックスを確定する
- イベントを開催する
- 「ありがとう」イベントを開催する
- 評価と次のイベントを始める
。
Y-…また、MEは外部の物流会社を雇い、物流に必要な多くの業務を任せることになります。 しかし、最も役に立ったのはオンライン登録システムの導入でした。
オンライン登録システムの成功
Y-ME はオンライン登録にウェブを使用する重要性についてすぐに学び、以来、オンライン登録と資金調達にこの技術を使用するよう強く提唱しました。
彼らは2003年のレース ウェブサイトとして、オンライン有人関係管理システムへ投資しました。 この種のシステムは、ボランティアが寄付やその他の関与を個別に呼びかけるための個人的なウェブサイトとして機能します。 情報を1つのデータベースに取り込み、ウォーキングチームのキャプテンがメンバーを励ますためのツールとしても機能します。
オンライン参加者は、4,000人から11,594人に増加しました。 オンライン寄付は5,000件から19,650件に増加。 Y-ME チームは、235 万ドルの目標達成に貢献し、ボーナスとして、このテクノロジーによって管理コストを約 2 万ドル削減したと考えています。
このようなシステムは、組織がレース当日を越えて参加者をフォローアップし継続的に関与できる、重要なコミュニケーション ツールとしても機能します。 看板や場所の複雑さにもよりますが、イベントの準備は通常イベントの1週間前には始まり、ほとんどの活動はウォークの2日前に行われます。
Y-MEが毎年の資金調達イベントを計画しているとき、チームは通常、ウォークを行う地域を限定し、道路の閉鎖などの特定の運営作業を行うためにかなりのリソース時間を必要としないようにします。 彼らのウォーキングは一般に非競争的だったので、より競争的なレース環境に必要な要件を考慮する必要がなかったことも助かりました。
レース当日のスケジュールは、通常次のように流れました：
- イベント企画チーム到着 (2.965>
- ボランティア・チェックイン（2時間前）
- スポンサー・チェックインおよびセットアップ（2時間前）
- 受付開始（1時間前）
- 受付開始（4時間前）
- 受付開始（5時間前）
- ボランティア・チェックイン（5時間前）
- 受付開始（5時間前）
- 受付開始（5時間前965>
- スタートラインの設置（30分前）
- 開会式（10分前）
- レース開始（1時間後）
- メインステージでのエンターテイメント開始（1時間後）
- 公式メインスピーチ（終了後：1時間後）
- 開会宣言（30分前）
- メインステージでの公式メッセージ（30分後）
- 開会式（10分後）
- プログラム正式終了（ウォーキング開始後3時間）
- イベント解散開始（イベント正式終了後）
レース開始（10分前）
レース開始（30分後）
レース開始（30分後）
Tips for Planning a Community Walk or Run
初めてコミュニティのウォーキングやランを開催しようとする組織に対して、Klugはイベントの成功に役立ついくつかの提案を行っています。
- 人脈の広いボランティア、スポンサー、または大規模なチームなど、暖かいリードから始める。
- ベストプラクティスや改善のための領域を特定するために、あなたの都市/場所での競合イベントを評価する。
- 必要な許可やイベントのロジスティックス（時間、場所、参加者の数）について話し合うために、市長のオフィスや公園地区と協力する。
- 自分の予算を理解し、新しいイベントの運営費を25-30%に抑えるようにしましょう。 チャリティーの中には、総経費の15～20％を目標に努力するところもあります。
- イベントの運営費の100％を吸収するスポンサーを確保すること