Im Allgemeinen können Sie von einem Mitarbeiter ein ärztliches Attest verlangen, wenn er sich wegen Krankheit krankschreiben lässt. Zusätzlich zu den Krankheitsurlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens gibt es drei Bundesgesetze, die ärztliche Atteste und arbeitsbedingte Abwesenheiten regeln: die Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA), das Americans with Disabilities Act (ADA) und das Federal Medical Leave Act (FMLA). Es ist wichtig zu wissen, was nach den einzelnen Gesetzen zulässig ist.
HIPPA
Nach den Datenschutzbestimmungen des HIPAA kann ein Arbeitgeber ein ärztliches Attest und andere Gesundheitsinformationen von Arbeitnehmern verlangen, wenn die Informationen für die Festlegung von Krankheitsurlaub, Arbeitnehmerentschädigung, Wellness-Programmen oder Krankenversicherungen erforderlich sind.
Wenn Sie jedoch den Gesundheitsdienstleister Ihres Mitarbeiters direkt um Informationen bitten, kann dieser Ihnen diese Informationen nicht ohne die Zustimmung des Mitarbeiters geben – es sei denn, eine andere Rechtsvorschrift zwingt ihn dazu.
ADA
Nach Angaben der Equal Employment Opportunity Commission – die den ADA durchsetzt – können Arbeitgeber eine Richtlinie haben, die von allen Arbeitnehmern die Vorlage von Arztberichten verlangt, um eine Behinderung zu belegen, angemessene Vorkehrungen zu beantragen oder die Notwendigkeit von Urlaub nachzuweisen.
Im Jahr 2017 bestätigte ein Bundesgericht einen Fall im Zusammenhang mit dem ADA, in dem der Arbeitnehmer gekündigt wurde, weil er sich weigerte, einen Arztbericht vorzulegen. In der Rechtssache Gogos gegen AMS Mechanical System Inc. verklagte der Arbeitnehmer (Gogos) AMS Mechanical System Inc. mit dem Argument, er sei wegen einer Behinderung entlassen worden – was, falls dies zuträfe, gegen das ADA verstoßen würde. Das Gericht bestätigte, dass es „unwiderlegbare“ Beweise dafür gab, dass der Arbeitnehmer entlassen wurde, weil er sich weigerte, ein nach Ansicht des Gerichts angemessenes und rechtmäßiges Ersuchen um ein ärztliches Attest zu stellen.
FMLA
Der FMLA erlaubt es Arbeitgebern, ein ärztliches Attest oder eine ärztliche Bescheinigung zu verlangen, wenn ein Arbeitnehmer zum ersten Mal Urlaub unter dem FMLA beantragt. Befindet sich der Arbeitnehmer in einem längeren Urlaub, kann alle 30 Tage ein ärztliches Attest verlangt werden.
Bei einem Arbeitnehmer, der sich in einem intermittierenden FMLA-Urlaub befindet, kann nicht jedes Mal ein ärztliches Attest verlangt werden, wenn er oder sie der Arbeit fernbleibt. Das ursprüngliche ärztliche Attest, das der Arbeitnehmer eingereicht hat und in dem die Notwendigkeit eines intermittierenden FMLA-Urlaubs angegeben ist, sollte ausreichen. Der Arbeitgeber kann jedoch nachfragen, ob die Abwesenheit in direktem Zusammenhang mit dem Grund für den intermittierenden FMLA-Urlaub steht.
Sick Leave Policy
Sie können ärztliche Atteste zum Bestandteil der Krankheitsurlaubspolitik Ihres Unternehmens machen, solange Sie diese Praxis konsequent auf alle Mitarbeiter anwenden. Um einen Verstoß gegen den ADA zu vermeiden, sollten Sie nur überprüfen, ob ein Mitarbeiter von einem Arzt behandelt wurde und ob er arbeitsbedingte Einschränkungen hat. Verlangen Sie keine Diagnose der Krankheit des Mitarbeiters, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig.
Überprüfen Sie unbedingt die staatlichen und lokalen Gesetze zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, die es Ihnen möglicherweise verbieten, ein ärztliches Attest anzufordern, es sei denn, Ihr Mitarbeiter ist für einen bestimmten Zeitraum abwesend gewesen.
Die Frage, wann Sie ein ärztliches Attest von einem kranken Mitarbeiter verlangen sollten, kann schwierig sein. Lassen Sie sich rechtlich beraten, bevor Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens für krankheitsbedingte Fehlzeiten festlegen und um die Einhaltung der Bundesgesetze zu überprüfen.