Aufteilung
Da Sie einen großen Teil Ihrer Zeit hinter dem Schreibtisch oder vor dem Computer verbringen, sollten Sie Ihren Arbeitsbereich so einrichten, dass alles seinen Platz hat und Telefon, Notizblöcke, Stifte und Terminkalender immer griffbereit sind. Platzieren Sie zusätzliche Ressourcen – aber nur die, die Sie unbedingt brauchen – in Reichweite. So müssen Sie sich weniger bewegen und können produktiver arbeiten.
Entrümpeln
Um unnötige Unordnung – und damit Zeitverschwendung – zu vermeiden, beschränken Sie die Anzahl der Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch. Tragen Sie Termine und Notizen direkt in Ihr Telefon, Ihren Kalender oder Ihren persönlichen Planer ein. So verhindern Sie, dass sich kleine Papierschnipsel auf Ihrem Schreibtisch stapeln.
Kategorisieren
Kategorisieren Sie Dateien in zwei Kategorien: aktive und inaktive. Bewahren Sie aktive Akten griffbereit auf (auf dem Schreibtisch, in einem rollenden Aktenwagen oder in einem Aktenschrank) und lagern Sie inaktive Akten in einer beschrifteten Aufbewahrungsbox. So verbringen Sie weniger Zeit mit dem Durchstöbern eines riesigen Stapels von Akten, die möglicherweise nicht mehr aktuell sind.
Nutzen
Vergessen Sie nicht, den oft ungenutzten Platz hinter der Tür oder an der Wand über Ihrem Schreibtisch zu nutzen. Verwenden Sie Produkte wie an der Wand montierte Gitter oder über der Tür hängende Ablagen für Schreibtischzubehör, CDs oder DVDs, um den begrenzten Arbeitsraum zu optimieren.
Minimieren
Das wiederholte Lesen eines Dokuments kann wertvolle Zeit kosten. Minimieren Sie die Anzahl der Lektüre eines Dokuments, indem Sie es sofort abheften, wegwerfen oder in eine „zu erledigende“ Akte legen. Wenn Sie dies zu Ihrer täglichen Routine machen, wird sich die Menge an Papierkram auf Ihrem Schreibtisch erheblich verringern.