Lösung
Aufgrund der Frustration über den E-Mail-Speicherplatz und die Kalenderfunktion sowie die begrenzten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bat der CIO ein Team, gehostete Optionen für Studenten zu prüfen, darunter Google Workspace, Microsoft Live und Zimbra. Das Team analysierte die Kosten und Vorteile und bildete dann Studentengruppen, um die Optionen einzugrenzen. Nach Pilotversuchen mit den verschiedenen Tools sowie persönlichen Vorführungen und Rückmeldungen von Studenten entschied sich die Universität für Google. Die Möglichkeit der Integration mit unterschiedlicher Software und Hardware spielte bei der Entscheidung von NC State eine wichtige Rolle. „Damals funktionierte die Microsoft-Lösung nur mit dem Internet Explorer“, sagt Sarah Noell, Leiterin des Google Service Teams und stellvertretende Direktorin im Office of Information Technology. „Wir haben eine wachsende Anzahl von Macs auf dem Campus.
Für die Studenten, von denen viele bereits Google nutzten, war es wirklich ein Kinderspiel.“ In der Zwischenzeit beauftragte der CIO eine andere Forschungsgruppe auf dem Campus, Google Workspace für Fakultätsangehörige und Mitarbeiter zu bewerten. Ihr Hauptkriterium war eine Lösung, die nur geringe Änderungen an den Prozessen erfordern würde. Der Wechsel von einer On-Premise-Lösung zu einer Cloud-basierten Lösung erfordert zwar einige Änderungen, aber die Wahrnehmung der Veränderungen war größer als die Realität. Die meisten Fakultätsmitglieder begrüßten den Wechsel zu Google, nachdem sie gesehen hatten, wie erfolgreich es von Studenten genutzt wurde. Einige Mitarbeiter waren zwar anfangs zurückhaltend, aber seit sie Google Workspace nutzen, sind ihre Beschwerden so gut wie verschwunden, erinnert sich Noell. Heute verwaltet Noells Team 180.000 Google-Konten, von denen etwa 75.000 aktiv sind. NC State-Absolventen können ihre Konten auf unbestimmte Zeit behalten, und viele haben inaktive Konten.