En general, puede pedirle a un empleado una nota del médico cuando se ausenta por enfermedad. Además de la política de bajas por enfermedad de su empresa, hay tres leyes federales que regulan las notas del médico y las ausencias relacionadas con el trabajo: la Regla de Privacidad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA); la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA); y la Ley Federal de Baja Médica (FMLA). Es importante saber lo que está permitido bajo cada ley.
HIPPA
En virtud de la Regla de Privacidad de la HIPAA, un empleador puede solicitar una nota del médico y otra información de salud de los empleados si la información es necesaria para determinar la licencia por enfermedad, la compensación de los trabajadores, los programas de bienestar o el seguro de salud.
Sin embargo, si usted pide directamente información al proveedor de atención médica de su empleado, éste no puede darle esa información sin el consentimiento del empleado – a menos que otro estatuto lo obligue.
ADA
Según la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo -que hace cumplir la ADA- los empleadores pueden tener una política que requiera que todos los empleados proporcionen notas del médico para justificar una discapacidad, solicitar ajustes razonables o probar la necesidad de una licencia.
En 2017, un tribunal federal confirmó un caso relacionado con la ADA en el que el empleado fue despedido por negarse a proporcionar una nota del médico. En el caso, Gogos contra AMS Mechanical System Inc, el empleado (Gogos) demandó a AMS Mechanical System Inc, argumentando que fue despedido por una discapacidad – lo que, de ser cierto, violaría la ADA. El tribunal afirmó que había pruebas «no contradictorias» de que el empleado fue despedido por negarse a lo que el tribunal percibió como una solicitud razonable y legal de una nota del médico.
FMLA
La FMLA permite a los empleadores solicitar una nota del médico o una certificación médica cuando un empleado solicita por primera vez un permiso bajo la FMLA. Si el empleado está en licencia prolongada, se puede solicitar una nota del médico cada 30 días.
Para un empleado en licencia intermitente de la FMLA, no se puede exigir una nota del médico cada vez que falte al trabajo. La nota inicial del médico que el empleado presentó, indicando la necesidad de la licencia FMLA intermitente, debería ser suficiente. Sin embargo, los empleadores pueden preguntar si la ausencia está directamente relacionada con el motivo de la licencia intermitente de la FMLA.
Política de licencia por enfermedad
Puede hacer que las notas del médico formen parte de la política de licencia por enfermedad de su empresa, siempre y cuando aplique la práctica de manera coherente a todos los empleados. Para evitar violar la ADA, puede considerar sólo verificar que un empleado fue visto por un proveedor de atención médica y confirmar cualquier restricción relacionada con el trabajo. No busque un diagnóstico de la enfermedad del empleado, a menos que lo permita la ley.
Asegúrese de comprobar las leyes estatales y locales de baja por enfermedad pagada, que pueden prohibirle solicitar una nota del médico a menos que su empleado haya estado ausente durante un período de tiempo específico.
Saber cuándo pedir una nota del médico a un empleado enfermo puede ser complicado. Busque asesoramiento legal antes de establecer la política de bajas por enfermedad de su empresa y para verificar el cumplimiento de las leyes federales.