¿Cuál es la diferencia entre un sistema ERP y un sistema EPM? Qué problemas empresariales resuelven? ¿Por qué se necesitan ambos? ¿Cómo funcionan juntos?
ERP – Optimizado para el procesamiento de transacciones
Comencemos con los sistemas ERP. Aunque el nombre hace que suene como un sistema optimizado para la planificación, en realidad, un sistema ERP está diseñado y optimizado para el procesamiento de transacciones de back-office y el apoyo a los procesos operativos. Estos son algunos de los procesos clave que soporta un sistema ERP:
- Compras
- Cuentas por pagar
- Procesamiento de pedidos y facturación
- Gestión de cuentas por cobrar y cobros
- Gestión de activos fijos
- Tesorería y gestión de tesorería
- Contabilidad general
La mayoría de los sistemas ERP se construyen e implementan utilizando un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS), que está optimizado para el procesamiento de transacciones de gran volumen. Los datos de un sistema ERP se suelen resumir en el módulo del libro mayor.
Así que, además de gestionar los informes operativos sobre los datos transaccionales, los sistemas ERP también admiten algunos informes financieros y de gestión básicos. Esto incluye los estados financieros básicos, como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo. También incluye informes de gestión, como los informes de desviación real frente al presupuesto por centro de coste y departamento.
La mayoría de los sistemas ERP, sin embargo, se quedan cortos en el apoyo a los siguientes procesos de EPM:
- Consolidar e informar de los resultados financieros de múltiples sistemas ERP/GL
- Recoger, compilar y gestionar de forma iterativa los presupuestos financieros y operativos
- Organizar y gestionar un proceso de previsión continua
- Modelar los diferentes escenarios financieros u operativos (M&As, reorganizaciones, entrada de nuevos productos o mercados, planificación a largo plazo, previsión del flujo de caja, etc.)
- Análisis multidimensional de los resultados financieros y operativos
Así que se estará preguntando: ¿cómo manejan las organizaciones este tipo de requisitos si sus sistemas ERP no pueden manejarlos? La respuesta: Muchas organizaciones aumentan sus sistemas ERP con una serie de hojas de cálculo de Excel o utilizan aplicaciones EPM para apoyar estos requisitos.
EPM – Optimizado para los procesos de gestión
Las soluciones de software EPM son complementarias a los sistemas ERP y suelen sustituir a las hojas de cálculo que se utilizan para dar soporte a procesos de gestión específicos:
- Presupuestación, planificación y previsión
- Consolidación e informes financieros
- Informes de gestión
- Análisis
- Modelación empresarial
Veamos cómo un sistema EPM maneja algunos de estos procesos – empezando por la presupuestación, planificación y previsión.
El módulo de planificación dentro de un sistema EPM está diseñado para gestionar la recogida y compilación de presupuestos y datos de previsión, con un flujo de trabajo y un soporte de procesos que reconoce la naturaleza iterativa del proceso. Las plantillas de entrada de datos presupuestarios pueden crearse y ajustarse a las necesidades de los distintos departamentos, pero los responsables de línea no suelen poder anular las reglas de negocio y los cálculos definidos por Finanzas.
Y cuando los responsables introducen sus datos presupuestarios y pulsan Intro, los resultados van directamente a una base de datos centralizada para su compilación. Estas capacidades permiten a las organizaciones acelerar el proceso de presupuestación al tiempo que mejoran la precisión de la información. El presupuesto puede ser «sembrado» con los resultados reales del año anterior del sistema ERP, y cuando el presupuesto está finalizado, puede ser cargado en el sistema ERP, si es necesario.
Cuando se trata de la consolidación financiera y la presentación de informes, los módulos de consolidación de la mayoría de los sistemas EPM están diseñados para recoger y consolidar los resultados financieros de uno o varios GL, y otras fuentes de datos. Estos sistemas ofrecen soporte integrado para complejidades como la conversión de divisas, las eliminaciones entre empresas y la elaboración de informes según múltiples directrices contables, como los PCGA de EE.UU. o las NIIF. Además, los sistemas EPM ofrecen herramientas flexibles de elaboración de informes que permiten a los usuarios de Finanzas crear y producir fácilmente una amplia variedad de informes financieros y de gestión, sin necesidad de soporte informático. Esto permite a las organizaciones automatizar y acelerar el proceso de cierre del periodo y de elaboración de informes, y liberar más tiempo de Finanzas para el análisis.
Y cuando se trata de soportar el análisis «what-if», los módulos de modelado de la mayoría de los sistemas EPM están diseñados para soportar modelos integrados y multidimensionales que permiten a las organizaciones entender el impacto financiero de las decisiones operativas, extrayendo datos de otros módulos EPM, o de ERP y otros sistemas transaccionales.
EPM y ERP: trabajar mejor juntos
Una vez que se entienden las diferencias entre los sistemas ERP y EPM, la pregunta podría ser, ¿cuál se implementa primero? Esto me recuerda a la pregunta del huevo o la gallina, pero esta es más fácil de responder. En la mayoría de las organizaciones, el sistema de contabilidad/ERP es lo primero. A no ser que se piense en pagar las facturas y llevar la contabilidad manualmente, la empresa no puede funcionar sin algún tipo de sistema de contabilidad automatizado para gestionar las nóminas, procesar las facturas, realizar los pagos, facturar a los clientes, hacer un seguimiento de los cobros y producir estados financieros periódicos.
Las hojas de cálculo pueden ser suficientes, en las primeras etapas, como medio para crear presupuestos o previsiones, y hacer algunos informes y análisis básicos. Pero a medida que las empresas crecen en tamaño y complejidad, el enfoque manual de la presupuestación, la planificación, la previsión y la presentación de informes utilizando Excel y el correo electrónico se vuelve engorroso. La buena noticia es que los sistemas EPM suelen utilizar Excel como interfaz y están diseñados para integrarse y recopilar datos de múltiples fuentes: ERP, GL, RRHH, ventas, marketing, etc. En algunos casos, el proveedor puede incluso ofrecer conectores certificados que proporcionan una integración directa con sistemas específicos, lo que acelera el proceso de integración y reduce el coste de la misma.
Y lo bueno de la mayoría de los sistemas EPM es que, al ser agnósticos con respecto a los sistemas transaccionales subyacentes, se puede actualizar o sustituir el sistema ERP/GL subyacente sin interrumpir los procesos de gestión, es decir, la planificación y la elaboración de informes, durante el periodo de transición. Por lo tanto, las organizaciones que deseen actualizar estos sistemas y que aún no dispongan de un sistema EPM, podrían implementar un sistema EPM antes de realizar la actualización del ERP para reducir la interrupción. Así que en este caso, ¡la gallina viene antes que el huevo!
Ejemplos de clientes
Planful ha trabajado con más de 600 empresas para ayudarles a reemplazar las hojas de cálculo o las aplicaciones heredadas que se utilizan para la planificación, la consolidación, la presentación de informes, el análisis y el modelado – con una solución EPM basada en la nube que funciona perfectamente con sus sistemas ERP. Y tanto si el sistema ERP se despliega en las instalaciones como en la nube, Planful puede desplegarse rápidamente, normalmente en cuestión de semanas o meses.
Estos clientes son capaces de:
- Reducir los ciclos de planificación y previsión hasta en un 50%
- Acortar los días de cierre hasta en un 75%
- Acelerar los informes financieros y de gestión hasta en un 80%
- Ofrecer conocimientos que reduzcan los costes y mejoren el enfoque del negocio
- Hacer todo lo anterior con un TCO más bajo que en las instalaciones y otros proveedores de la nube
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