Una transacción contable es una actividad o evento empresarial que provoca un cambio medible en la ecuación contable. Un intercambio de efectivo por mercancía es una transacción. El mero hecho de hacer un pedido de mercancías no es una transacción registrable porque no se ha producido ningún intercambio. En las próximas secciones, usted aprenderá más sobre los diferentes tipos de estados financieros que los contadores generan para las empresas.
En la sección anterior describimos los tipos específicos de cuentas en los que se encuadran las actividades empresariales, a saber:
- Activos (lo que posee)
- Pasivos (lo que debe a otros)
- Patrimonio (la diferencia entre los activos y los pasivos o lo que debe a los propietarios)
Estos son los componentes de la ecuación contable básica. La ecuación contable es:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Por ejemplo:
Una empresa unipersonal debe 12.000 dólares y usted, el propietario, invirtió personalmente 100.000 dólares de su propio efectivo en la empresa. Los activos de propiedad de la empresa se calculará entonces como:
$12.000 (lo que debe) + $100.000 (lo que usted invirtió) = $112.000 (lo que la empresa tiene en activos)
| Activos | = | Pasivos | + Patrimonio |
| 112,000 | = | 12.000 | 100.000 |
En una empresa unipersonal, los fondos propios son en realidad los fondos de los propietarios. Si la empresa en cuestión es una sociedad anónima, el capital estará en manos de los accionistas, que utilizan el capital de los accionistas, pero la ecuación básica es la misma:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Por ejemplo:
Una empresa debe 35.000 dólares y los accionistas (inversores) han invertido 115.000 dólares comprando acciones de la empresa. Los activos que posee la empresa se calcularán entonces como:
$35, 000 (lo que debe) + $115,000 (lo que los accionistas invirtieron) = $150,000 (lo que la empresa tiene en activos)
| Activos | = | Pasivos | + Patrimonio |
| 150.000 | = | 35.000 | 115,000 |
Dado que cada transacción que afecta a una entidad empresarial debe registrarse en los registros contables basándose en una cuenta detallada (recuerde, las carpetas de archivos y el plan de cuentas de la sección anterior), analizar una transacción antes de registrarla realmente es una parte importante de la contabilidad financiera. Un error en el análisis de la transacción podría dar lugar a estados financieros incorrectos.
Para ilustrar mejor el análisis de las transacciones y sus efectos en la ecuación contable básica, analizaremos las actividades de Metro Courier, Inc. una corporación ficticia. Consulte el plan de cuentas ilustrado en la sección anterior.
1. Los propietarios invirtieron dinero en efectivo
Metro Courier, Inc. se constituyó como sociedad anónima el 1 de enero, la empresa emitió acciones (10.000 acciones a 3 dólares cada una) de acciones ordinarias por 30.000 dólares en efectivo a Ron Chaney, su esposa y su hijo. Los $30,000 en efectivo fueron depositados en la cuenta de la nueva empresa.
Análisis de la transacción:
- La nueva corporación recibió $30,000 en efectivo a cambio de la propiedad de acciones comunes (10,000 acciones a $3 cada una).
- Se quiere aumentar el activo Efectivo y aumentar el patrimonio Acciones Comunes.
| Activo | Patrimonio | |
| Transacción | Efectivo | Acciones ordinarias |
| 1. Propietario invirtió efectivo | + 30,000 | + 30,000 |
Revisemos la ecuación contable: Activos $30,000 = Pasivos $0 + Patrimonio $30,000
2. Compra de equipo al contado
Metro pagó $ 5,500 al contado por el equipo (dos computadoras).
Análisis de la transacción:
- La nueva corporación compró el nuevo activo (equipo) por $5,500 y pagó al contado.
- Queremos aumentar el activo Equipo y disminuir el activo Efectivo ya que pagamos al contado.
| Activo | Patrimonio | ||
| Transacción | Dinero en efectivo | Equipo | Acciones ordinarias |
| 1. El propietario invirtió en efectivo | + 30.000 | +30.000 | |
| 2. Equipo comprado al contado | – 5.500 | +5.500 | |
| Balance: | 24.500 | 5.500 | 30.000 |
Revisemos la ecuación contable: Activos $30,000 (Efectivo $24,500 + Equipo $5,500) = Pasivos $0 + Patrimonio $30,000
3. Compra de camión al contado
Metro pagó $8,500 al contado por un camión.
Análisis de la transacción:
- La nueva corporación compró un nuevo activo (camión) por $8,500 y pagó al contado.
- Queremos aumentar el activo Camión y disminuir el activo efectivo por $8,500.
| Activo | Patrimonio | |||
| Transacción | Dinero en efectivo | Equipo | Camión | Acciones ordinarias |
| 1. El propietario invirtió en efectivo | +30.000 | +30.000 | ||
| 2. Compró equipo al contado | – 5.500 | +5.500 | ||
| 3. Compra de camión al contado | -8.500 | + 8.500 | ||
| Saldo: | 16.000 | 5.500 | 8.500 | 30.000 |
Revisemos la ecuación contable: Activos $30,000 (Efectivo $16,000 + Equipo $5,500 + Camión $8,500) = Pasivos $0 + Patrimonio $30,000
4. Compra de suministros a cuenta.
Metro compró suministros a cuenta a Office Lux por $500.
Análisis de la transacción:
- La nueva corporación compró un nuevo activo (suministros) por $500 pero los pagará después.
- Queremos aumentar el activo Suministros y aumentar lo que debemos con el pasivo Cuentas por pagar.
| Activo = | Pasivo + | Patrimonio | ||||
| Transacción | Efectivo | Suministros | Equipos | Camión | Cuentas por pagar | Acciones ordinarias |
| 1. El propietario invirtió en efectivo | +30.000 | +30.000 | ||||
| 2. Compra de equipos al contado | -5.500 | +5.500 | ||||
| 3. Camión comprado al contado | -8.500 | + 8.500 | ||||
| 4. Suministros comprados a cuenta. | + 500 | +500 | ||||
| Saldo: | 16.000 | 500 | 5.500 | 8.500 | 500 | 30.000 |
Revisemos la ecuación contable: Activos $30,500 (Efectivo $16,000+ Suministros $500 + Equipo $5,500 + Camión $8,500) = Pasivos $500 + Patrimonio $30,000
5. Hacer un pago al acreedor.
Metro emitió un cheque a Office Lux por $300 de suministros comprados previamente a cuenta.
Análisis de la transacción:
- La corporación pagó $300 en efectivo y redujo lo que debe a Office Lux.
- Queremos disminuir el pasivo Cuentas por pagar y disminuir el activo efectivo ya que no estamos comprando nuevos suministros sino pagando una compra anterior.
| Activo = | Pasivo + | Patrimonio | ||||
| Transacción | Efectivo | Suministros | Equipos | Camión | Cuentas por pagar | Acciones ordinarias |
| 1. El propietario invirtió en efectivo | +30.000 | +30.000 | ||||
| 2. Compra de equipos al contado | -5.500 | +5.500 | ||||
| 3. Compra de camión al contado | -8.500 | +8.500 | ||||
| 4. Compra de suministros a cuenta. | +500 | +500 | ||||
| 5. Hacer un pago al acreedor. | -300 | -300 | ||||
| Saldo: | 15.700 | 500 | 5.500 | 8.500 | 200 | 30.000 |
Revisemos la ecuación contable: Activos $30,200 (Efectivo $15,700 + Suministros $500 + Equipo $5,500 + Camión $8,500) = Pasivos $200 + Patrimonio $30,000
6. Hacer un pago por adelantado.
Metro emitió un cheque a Rent Commerce, Inc. por $1,800 para pagar la renta de la oficina por adelantado para los meses de febrero y marzo.
Análisis de la transacción (para ahorrar espacio veremos los efectos de cada una de las transacciones restantes solamente):
- La corporación pagó por adelantado el alquiler de los próximos dos meses haciendo un pago anticipado de 1.800 dólares en efectivo.
- Incrementaremos una cuenta de activo denominada Alquiler prepagado (ya que estamos pagando por adelantado el alquiler) y disminuiremos el activo efectivo.
| Activo | ||
| Transacción | Efectivo | Alquiler prepagado |
| Saldo anterior | $ 15,700 | |
| 6. Realización de un pago por adelantado. | -1.800 | + 1.800 |
| Saldo: | 13.900 | 1.800 |
Los únicos saldos de cuenta que cambiaron a partir de la transacción 5 son los de Efectivo y Alquiler prepagado. Todos los demás saldos de las cuentas permanecen sin cambios. La nueva ecuación contable sería: Activos $30,200 (Efectivo $13,900 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500) = Pasivos $200 + Patrimonio $30,000
7. Venta de servicios a cambio de efectivo.
Durante el mes de febrero, Metro Corporation obtuvo un total de $50,000 en ingresos de clientes que pagaron en efectivo.
Análisis de la transacción:
- La corporación recibió 50.000 dólares en efectivo por los servicios prestados a los clientes.
- Se quiere aumentar el activo Efectivo y aumentar la cuenta de ingresos Ingresos por servicios.
| Activo | Ingresos | |
| Transacción | Efectivo | Ingresos por servicios |
| Saldo anterior | $ 13,900 | |
| 7. Venta de servicios a cambio de dinero . | + 50.000 | + 50.000 |
| Saldo: | $ 63.900 | $ 50.000 |
Espera un momento… la ecuación contable es ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO y no tiene ingresos ni gastos… ¿dónde encajan? Los ingresos – los gastos son iguales a los ingresos netos. Los ingresos netos se suman al patrimonio neto al final del periodo. Activos $80,200 (Dinero en efectivo $63,900 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500)= Pasivos $200)+ Patrimonio $80,000 (Acciones comunes $30,000 + Ingresos netos $50,000). Nota: ¡Esto no significa que los ingresos y los gastos sean cuentas de capital!
8. Venta de servicios a crédito.
Metro Corporation obtuvo un total de $10,000 en ingresos por servicios de clientes que pagarán en 30 días.
Análisis de la transacción:
- Metro realizó un trabajo y recibirá el dinero en el futuro.
- Lo registramos como un aumento de la cuenta de activo Cuentas por cobrar y un aumento de los ingresos por servicios.
| Activos | Ingresos | |
| Transacción | Cuentas por cobrar | Ingresos por servicios |
| Saldo anterior | 50 dólares,000 | |
| 8. Venta de servicios a crédito. | + 10, 000 | + 10, 000 |
| Saldo: | $ 10, 000 | $ 60, 000 |
Recuerde, todos los demás saldos de cuentas siguen siendo los mismos. Los únicos cambios son la adición de las cuentas por cobrar y el aumento de los ingresos. Activos $90,200 (Efectivo $63,900 + Cuentas por cobrar $10,000 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500)= Pasivos $200 + Patrimonio $90,000 (Acciones comunes $30,000 + Ingresos netos $60,000).
9. Cobro de cuentas por cobrar.
Metro Corporation cobró un total de $5,000 a cuenta de clientes que poseían dinero por servicios previamente facturados.
Análisis de la transacción:
- Metro recibió $5,000 de clientes por trabajos ya facturados (no por trabajos nuevos).
- Queremos aumentar el activo Caja y disminuir (lo que recibiremos después de los clientes) el activo Cuentas por Cobrar.
| Activo | ||
| Transacción | Efectivo | Cuentas por cobrar |
| Saldo anterior | $ 63,900 | $ 10,000 |
| 9. Cobrar las cuentas por cobrar. | + 5.000 | – 5.000 |
| Saldo: | $ 68,900 | $ 5,000 |
Activos $90,200 (Efectivo $68,900 + Cuentas por cobrar $5,000 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500)= Pasivos $200 + Patrimonio $90,000 (Acciones comunes $30,000 + Ingresos netos $60,000).
10. Pagar los salarios de la oficina.
Metro Corporation pagó un total de $900 por los salarios de la oficina.
Análisis de la transacción:
- La corporación pagó $900 a sus empleados.
- Aumentaremos la cuenta de gastos Salarios Gastos y disminuiremos la cuenta de activos Efectivo.
| Activo | Gastos | |
| Transacción | Efectivo | Gastos Salariales |
| Saldo anterior | $ 68,900 | |
| 10. Pago de salarios de oficina. | – 900 | + 900 |
| Saldo: | $ 68.000 | $ 900 |
Recuerda que el beneficio neto se calcula como Ingresos – Gastos y se suma al Patrimonio. La nueva ecuación contable mostraría: Activos $89,300 (Efectivo $68,000 + Cuentas por cobrar $5,000 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500)= Pasivos $200 + Patrimonio $89,100 (Acciones comunes $30,000 + Ingreso neto $59,100 de ingresos de $60,000 – gastos $900).
11. Pagar la factura de servicios públicos.
Metro Corporation pagó un total de $1,200 por la factura de servicios públicos.
Análisis de la transacción:
- La corporación pagó $1,200 en efectivo por los servicios públicos.
- Aumentaremos la cuenta de gastos Gastos de servicios públicos y disminuiremos el activo Efectivo.
| Activo | Gastos | |
| Transacción | Efectivo | Gastos de utilidades |
| Saldo anterior | $ 68,000 | |
| 11. Pagar la factura de servicios | – 1,200 | + 1,200 |
| Saldo: | $ 66,800 | $ 1,200 |
Haga clic en Análisis de transacciones para ver el gráfico completo con todas las transacciones. La ecuación contable final sería: Activos $88,100 (Efectivo $66,800 + Cuentas por cobrar $5,000 + Suministros $500 + Alquiler prepagado $1,800 + Equipo $5,500 + Camión $8,500) = Pasivos $200 + Patrimonio $87, 900 (Acciones comunes $30,000 + Ingresos netos $57,900 por ingresos de $60,000 – gastos salariales $900 – gastos de servicios públicos $1,200).